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第二章 公务文书_图文

第二章

公务文书

第二章
学习目标

公务文书

能够识记公务文书的一般格式,熟悉常用公务文书的使用,熟练 掌握常见公务文书的格式,能够根据具体的行文需要制作符合文种与 行文方向的公文。

第一节
先导任务

一般格式

小组讨论:从大家常见的文件谈谈你对公文格式有哪些方面的印 象?你对公文的格式有什么样的认知?

第二章
基本知识
一、一般格式 1.眉首

公务文书

(1)公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的 顺序编号。公文如需标识公文份数序号,即用阿拉伯数码顶格标识在 版心左上角第1行。并不是所有的公文都需要编制份数序号,《国家行 政机关公文处理办法》(简称《办法》)规定带有密级的公文必须编制份 数序号。如果发文机关认为有必要,也可对不带密级的公文编制份数 序号,如国务院文件都编有份数序号。编制公文份数序号用阿拉伯数 码。一般说来,应根据公文的份数来决定所编份数的位数,但至少应 不少于两位阿拉伯数字,即从“01”至“99”。

第二章

公务文书

(2)秘密等级和保密期限 秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。 根据《办法》的规定,涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其 密级范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。“绝密” 是最重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的 损害;“机密”是重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭 受严重的损害;“秘密”是一般的国家秘密,泄露会使国家的安全 和利益遭受损害。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文 中标识公文的秘密等级。 (3)紧急程度 紧急程度是对公文送达和办理时间的要求。根据《办法》 规定,紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。电报的紧急程 度分为“特急”、“紧急”、“加急”、“平级”等四种。

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(4)发文机关标识 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加 “文件(电报)”组成。“函”只标识发文机关全称或规范化简称,不 加“文件(电报)”字样;“命令(令)”、“会议纪要”除标识发文机 关全称或规范化简称外,还应加上文种名称。 (5)发文字号 文件拟写发文字号的作用主要为便于文件的管理,以及 方便文件的再查找和引用。发文字号由发文机关代字、年份和序号 组成,一般用3号仿宋体字标注在发文机关标识下空2行,居中排列。 “命令(令)”的文号标注在命令(令)标识下边缘空2行居中位置; “函”的发文字号位于武文线下1行右空1字处;电报的发文字号置 电报上、下黑色反线之间右侧。联合行文,只标明主办机关发文字 号。

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(6)签发人 上报的公文需标注签发人姓名,如联合行文还需标注会签 人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧,发文字号居左空1字, 签发人姓名居右空1字。“签发人”用3号仿宋体字,“签发人”后 标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。“会签人”及会 签人姓名置于“签发人”及签发人姓名之下,其标识方法同签发人。 2.主体 (1)标题 公文标题是对公文中心内容的高度概括与提炼,一般是由 “发文机关、事由、文种”三个部分组成,通常称为公文标题“三 要素”。如《国务院关于进一步做好退耕还林还草试点工作的若干 意见》,其中“国务院”是发文机关,“进一步做好退耕还林还草 试点工作”是事由,“意见”是文种。

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公务文书

(2)主送机关 主送机关是公文收受、承办的机关。主送机关应当使用 全称、规范化的简称或同类型机关的统称,在标题下一行顶格书写, 回行时仍应顶格书写。上行文的主送机关只能有一个,不要多头主 送,以防责任不明,互相推诿,延误对问题的及时处理;下行文的 多个主送机关按主次顺序排列。同一性质、同一系列的机关单位排 列在一起,不同机关单位名称用顿号隔开,不同性质、不同系列的 机关、单位名称用逗号隔开,如“各省、自治区、直辖市人民政府, 国务院各部委、各直属机构”。 (3)正文 正文是文件的主体部分,用来表述公文的具体内容,体现发 文机关的意图,是公文的核心。正文结构包括开头、主体、结尾三 部分。

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(4)附件 附件是对附属于文件的其他文件或材料的说明。如有附件, 应在位于正文之后、下空1行、左空两格的位置标识“附件”,说明 所附材料的名称及份数。在发文机关落款和成文日期之后附上所列 附件的材料。有附件的公文,附件就同正件一起组成一个完整的公 文。 (5)成文日期 成文日期是公文生效的日期。成文日期以领导人签发的 日期为准;联合行文的以最后签发的机关领导人签发的日期为准; 会议讨论通过的,以讨论通过的日期为准;法规性文件以批准日期 为准,法规性文件的发布日期与施行日期不一致时,应在正文中同 时注明施行日期。

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(6)印章 加盖印章是公文生效的标志。公文除会议纪要、电报、翻印件 外,均应加盖印章。印章压盖在成文时间上。单一机关制发的公文在 落款处不署发文机关名称,只标识成文时间。成文时间右空4字,印章 用红色,端正、居中下压成文时间,印章应上距正文2~4mm。当印章 下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;当印章 下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上;当联 合行文需加盖两个印章时,应将成文时间左右拉开,距离版心左右各 为7字,主办机关印章在前,两个印章均压成文时间,即两个单位联合 行文时,也不署单位名称,仅署成文时间;当联合行文需加盖3个以上 印章时,此时,行文单位要署名,以避免“空白章”。每排最多排3个 印章,两端不得超出版心。最后一排如余一个或两个印章,均居中排 布。 印章之间互不相交或相切,在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

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(7)附注 附注一般是对公文的发放范围、使用时应注意的事项等情况的 说明。附注应当加圆括号标注,标识在成文时间下1行,左空两格的位 置。机关的“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 3.版记 (1)主题词 主题词是揭示文件主要内容的规范化名词和名词性词组。文 件标注主题词,是为了实现办公自动化的需要,它有利于文件管理的 规范化、科学化。选用主题词时,要从国务院办公厅编制的《国务院 主题词表》中选用。主题词的选用应以能否确切反映公文主题内容为 原则。主题词的标引次序应根据主题词的含义由小到大,从内容到形 式来排列。一份文件可根据内容和特点,按类别词、类属词的顺序排 列,除类别词外,一份文件选用3~5个为宜,最多不超过5个。“主题 词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋 体字;标注位置在附注的左下方,文尾横线上端,词目之间应有一个 词的间距,不用标点符号。

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公务文书

(2)抄送 抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓的其他机关。抄送 机关名称应当使用全称或规范化的简称、统称,在主题词下1行,左空 1字,用与图文区等长的横线与主题词隔开;用3号仿宋体字标识“抄 送”,抄送机关间用顿号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在 最后一个抄送机关后标句号。 (3)印发机关和印发时间 印发机关指负责把公文文稿印成正式公文的机 关。印发日期是指公文文稿送往印刷的时间。印发机关和印发时间位 于抄送机关之下(无抄送机关的在主题词之下)占1行位置,印发机关左 空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉 伯数码标识,然后在下方划一条与图文区等长的间隔线作底线。

第二章
二、公文的特定格式 1.信函式格式 2.命令格式 3.会议纪要格式

公务文书

三、公文的排版规格和印制装订要求 1.排版规格 2.制版要求 3.印制要求 4.装订要求 5.用纸要求

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表格

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表格

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表格

第二章
训练设计

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一、指出下面公文发文字号的错误,并给予改正 1.京发(2008)45号 2.(2007)××大学字第6号 3.(08)年×市×字23号 4.×政字[2008]026号 5.×教字〔2007〕第8号 6.×办发〔2008〕第07号 7.×局发[2007]82号 8.×政发[二OO八]26号 二、指出下面公文标题的错误,并给予改正 1.××市物价局关于印发物价管理暂行条例的通知

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2.××县人民政府通告 3.××县食品厂关于添购冷冻机的请示报告 4.×××厅关于设立基建处的请示报告 5.××县税务局关于××厂减免工商税的函 三、指出下面所示公文格式(下行文)中不规范之处,并另外绘制出正 确的公文(下行文)格式
表格

第二章
第二节
先导任务

公务文书
通 告

小组讨论:阅读下面这则通告,体会通告的使用范围,讨论通告 的写作要点,以及通告与公告的区别。

基本知识
一、通告的适用范围和特点: 1.知照性 2.约束性 3.专业性 二、通告的分类: 1.周知性通告 2.法规性通告

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公务文书

三、通告的结构与写法 1.标题 (1)完整式标题 这类标题通常要写全发文机关、事由和文种,如《× ×市人民政府关于严厉禁止传销行为的通告》。 (2)省略式标题 在实际使用过程中,标题是可以有所变化的。有的标 题不写事由,由发文机关和文种构成,省略了事由部分,如《中华 人民共和国商务部通告》;有的标题不写发文机关,由事由和文种 构成,省略了发文机关名称,如《关于办理营业执照年检的通告》; 有的标题不写发文机关和事由,只有文种,即“通告”两字,这种 标题一般用于张贴的通告。 2.正文

第二章

公务文书

(1)缘由 通告的缘由常用“为了……”或“根据……”的句式说明发 布通告的目的、依据和原因。通告的理由或依据与通告的事项之间 一般用“特此通告如下”等惯用语过渡到事项部分。 (2)事项 事项是正文的主体,要写得简洁明了,明确具体。若内容属 周知性,往往篇幅较短;若内容属规定性,一般分条文写明应当遵 守的有关事项。 (3)结语 结语主要写明执行通告事项的要求或发出号召。有的通告没 有专门的结语,用“特此通告”的形式来结束全文。 3.发文机关和成文日期 四、公告与通告的区别 1.发布机关不同 2.周知对象不同

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3.实际功能不同 4.内容侧重不同 五、通告写作注意事项

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(1)严格区分通告与公告使用范围,不能把文种混淆使用,更不能随意 将启事类的文稿冠以“通告”之名行文。 (2)通告的语言要准确、简明,通俗而不失庄重。 (3)通告行文要求内容单一、简明扼要,以方便公布的有关事项被大众 理解。

例文示范

第二章
训练设计
一、阅读资料,完成任务

公务文书

在市政府的领导和广大市民的积极配合下,××市采取的空气质量和 交通保障措施取得了明显成效。为了创建全国文明城市,全面兑现× ×市政府的承诺,实现了“让社会满意、让人民群众满意”的目标。 同时,也为贯彻落实国务院节能减排要求,减少机动车尾气排放对空 气质量的影响,保持交通基本顺畅,结合本市大气环境质量状况和道 路及交通流量的具体情况,市政府决定实施有关交通管理措施。请你 代××市政府拟写一份通告,要求措施具体、可行。 二、指出下面这则公文的错误,并修改

第二章
第三节
先导任务

公务文书
通 报

小组讨论:阅读下面的通报例文,体会通报的写作特点。

第二章
基本知识
一、通报的适用范围和特点

公务文书

(1)典型性 通报通过对本部门、本系统有代表性的典型人物、事件的宣 传达到教育和指导的作用。 (2)时效性 通报报道得越及时,对现实的指导作用就越大。 (3)真实性 通报中报道的人、事都要是真实、确凿的,通报的内容表述 也要求准确。

第二章

公务文书

二、通报的分类 1.按照通报的性质和内容分 (1)表彰性通报 用于表扬作出显著成绩的先进集体或先进个人,以达 到树立典型,发扬正气,总结成功经验,号召大家学习,推动工作的 目的。

第二章

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(2)批评性通报 用于批评、处分在工作、生产或其他活动中违法政策, 或违法纪律等错误行为,通报事故或反面典型,要求大家引以为戒, 吸取教训,防止和避免类似事件再次发生。 (3)情况通报 用于传达上级重要精神与重要情况,以便上情下达,统 一认识,协调工作。 2.按照通报的表述方式分 (1)直述式通报 发文机关直接叙述通报的事实,并加以评论及提出要 求。 (2)转述式通报 发文机关转发其他发文机关的通报或文字材料,并加 以评论、提出要求。 三、通告的结构与写法 1.标题

第二章
2.主送机关 3.正文 4.落款

公务文书

四、通报的写作要求 (1)通报的内容必须真实可靠,且具有一定的典型性、代表性。先进 的典型能揭示时代的本质,反面的典型能起到警示的作用。 (2)通报的评价要做到分析中肯,评价实事求是,恰如其分,既不能 随意拔高,也不能任意贬抑。 (3)通报的语言要注意把握分寸,不讲空话、套话、过头话。用词要 简明扼要,恰当准确,做到以理服人。 (4)通报的写作主要用于指导工作,因此,在发现问题后应及时、快 捷地制发通报,这样才能发挥通报的宣传和教育作用。

第二章
例文示范
1.表彰性通报

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2.情况通报

第二章

公务文书

第二章
训练设计
一、阅读资料,完成任务

公务文书

××市×报社在修建大楼时,在未经规划部门批准的情况下,擅自扩 大大楼建设项目的建设规模,增建两层办公用房计2150平方米。×× 建筑公司为其进行施工,事情发生期2006年8月。为此,××市人民政 府对这种违反建设程序规定的做法作出处理如下:一、对×报社进行 通报批评。二、对擅自扩大增建的两层办公用房予以没收。市政府告 诫各主管部门对在建项目加强检查,发现问题坚决制止,并申明今后 对此类问题要追究有关人员的直接责任。请你代××市政府拟写一份 通报。 二、指出下面这则公文的错误,并修改

第二章
第四节
先导任务

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报 告

小组讨论:阅读下面的报告例文,归纳报告的写作要点。讨论不 同类型报告在写作上的区别。

基本知识
一、报告的适用范围和特点 1.使用上的广泛性 2.时间上的灵活性

第二章

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3.表述上的陈述性 二、报告的分类 (1)工作报告 单位、部门或地区、系统工作到一定阶段,以书面的形 式向上级领导机关汇报工作、反映情况的报告。工作报告又可以分 为综合性报告、专题性报告、突发性报告三种。 (2)情况报告 指就某一方面问题或某一偶发事件的情况向上级反映所 做的报告。一般是单一的、专题性的报告。 (3)答复报告 指为答复上级机关的询问而写的报告,这是一种被动行 文。 (4)报送报告 指下级机关向上级机关报送文件、物件时,随文随物而 写的报告,起到介绍说明的作用,如《××大学关于报送200×年财 务报表的报告》。

第二章
三、报告的结构与写法 1.标题 2.主送机关

公务文书

3.正文 (1)开头 开头要写出报告的目的、意义、缘由或根据,概括说明报告 的主要内容,然后用“现将情况报告如下”、“特将这一情况报告 于下”等过渡语,引出下文。答复报告在此处要先引用来函的文号 及询问的问题,然后过渡到下文,答复上级机关的询问。 (2)主体 这是报告的核心部分,用来说明报告的事项。

第二章

公务文书

(3)结语 报告的结束语应另起一行,空两行来写。根据报告种类的不同 一般都有不同的程式化用语。工作报告和情况报告的结束语常用“特 此报告”、“请审阅”、“以上报告,请审查”;答复报告多用“专 此报告”;报送报告则用“请审阅”“请收阅”等。 (4)落款 包括发文机关名称和成文时间两项内容,一般标注在正文右下 方。 四、报告的写作要求 1.报告要形成制度 2.报告要迅速及时,不失时机 3.报告内容要真实 4.报告不能夹带请示事项

例文示范

第二章
1.工作报告

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表格

第二章
2.情况报告

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表格

第二章
训练设计
一、阅读资料,完成任务

公务文书

××市×报社在修建大楼时,在未经规划部门批准的情况下,擅 自扩大大楼建设项目的建设规模,增建两层办公用房计2150平方米。 ××建筑公司为其进行施工,事情发生期2006年8月。为此,××市人 民政府敦促×报社对这种违反建设程序规定的做法作出自查、自纠, 并将处理情况向××市人民政府汇报。请你代××市×报社拟写一份 报告。 二、指出下面这则公文的错误,并修改

第二章

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第五节 请
先导任务

小组讨论:阅读下面这则请示例文,体会请示的写作要点,讨论 请示与报告在写作上的区别。

图说

第二章
基本知识

公务文书

一、请示的适用范围和特点: 1.期复性 2.单一性 3.针对性 4.时效性 二、请示的分类: 1.请求批准的请示 2.请求指示的请示 3.请求批转的请示 三、请示与报告的区别: 1.行文目的不同 2.行文的时间不同
3.内容要求不同 4.收文处理不同

第二章

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四、请示的结构与写法 1.标题 2.主送机关 3.正文 (1)开头 开头要交代请示的缘由,也就是请示行文的原因、根据,要写 得充分、透彻、合乎情理。它是请示事项能否成立的前提条件,也是 上级机关批复的根据。请示写得好不好,关键也看缘由的叙述。一定 要写得理由充分,情况确实,数据准确。一般用“现将××问题请示 如下”过渡到主体部分。

第二章

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(2)主体 这是请示的核心部分,具体写出请示的具体事项:要明确写 清楚请示什么问题、要求批准什么事项、要求解决什么难题等,请 求资金要直接写明数额、请求物资要写明品名、规格、数量等内容, 以便上级机关给予明确的批复。 (3)结语 这是请求的结尾。习惯用语一般有“当否,请批示”、“妥 否,请批复”,“以上请示,请予审批”或“以上请示如无不妥, 请批转各地区、各部门研究执行”等。 (4)落款 一般由发文机关名称和成文时间两个项目内容组成。 五、请示的写作要求 1.理由充分,请示事项具体 2.必须一文一事 3.不多头请示

第二章
4.不越级请示 5.不得抄送下级机关 6.语气要谦恭

公务文书

例文示范
表格

第二章
训练设计
一、阅读资料,完成任务

公务文书

××省外资局拟于2007年12月10日派组(局长××等5人)到美国纽市 ××设备公司检验引进设备。此事需要向省政府请示。该局曾与对方 签订引进该设备的合同,最近对方又来电邀请前去考察。在美考察时 间需20天,所需外汇由该局自行解决。请你代××市×报社拟写一份 请示。 二、指出下面这则公文的错误,并修改

第二章

公务文书


第六节 批
先导任务

小组讨论:阅读下面这则批复例文,谈谈批复的写作要点。讨论 不同答复意见下的批复在写作上的区别。

第二章
基本知识

公务文书

一、批复的适用范围和特点: 1.针对性 2.指示性 3.明确性 二、批复的分类: 1.肯定型的批复 2.否定型的批复 3.解答型的批复 三、批复的结构与写法: 1.标题 2.主送机关 3.正文

第二章

公务文书

(1)批复引语 批复引语是批复的缘由和依据。《办法》规定:“引叙来 文,应当先引标题,后引发文字号”,常用的固定格式:“你×《关 于××问题的请示》(发文字号)收悉。”批复引语之后一般用“经研究, 批复如下”等过渡语过渡到批复事项部分。 (2)批复事项 这是对请示的事项所作的明确具体的答复和批示。写明对 请示事项的批复意见,即针对“请示”的内容给予明确肯定或否定的 答复以及具体的指示。在同意的批复中,可以提出希望;在不同意的 批复中,一定要阐明不同意的理由,使对方明白道理。 (3)结语 一般用“此复”、“特此批复”等习惯用语,也可以不用结语。 (4)落款 一般由发文机关名称和成文时间两个项目内容组成。 四、批复的写作要求: 1.行文前要认真研究请示内容 2.批复要及时 3.用语要准确,文字要简洁

第二章
例文示范
解答型的批复如下:

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表格

第二章
训练设计
一、阅读资料,完成任务

公务文书

××省外资局拟于2007年12月10日派组(局长××等5人)到美国纽市 ××设备公司检验引进设备。该局曾与对方签订引进该设备的合同, 最近对方又来电邀请前去考察。在美考察时间需20天,所需外汇由该 局自行解决。此事××省外资局已经于2007年8月5日向省政府行文请 示,省政府研究同意××省外资局的考察请示。请你代省政府拟写一 份批复。 二、指出下面这则公文的错误,并修改

第二章

公务文书


第七节
先导任务

小组讨论:阅读下面这则函的例文,谈谈函的写作要点。讨论不 同函在格式上、写作上的不同。

第二章
基本知识

公务文书

一、函的适用范围和特点: 1.使用的广泛性 2.写作上的灵活性 二、函的分类 1.按行文方向划分,函可以分为来函和复函两种。 2.按函的内容划分,函可以分为商洽函、询问函、答复函、请求函、 邀请函等。 三、函的结构与写法: 1.标题 2.主送机关 3.正文

第二章

公务文书

(1)开头 来函的开头主要说明发函的缘由和目的,写明商洽、询问、 请求有关事项的原因,然后用“为此”、“为……”过渡到来函的 具体事项部分;复函的缘由部分,一般首先写明来函的标题、发文 字号,然后用“经研究,函复如下”过渡到复函事项部分。 (2)主体 这是函的核心内容,来函写明商洽要求、询问内容、请批内 容等主要说明致函事项。对事项的表述要清楚具体,一函一事;如 果属于复函,答复的事项要具有针对性和明确性,如果内容较多, 可分条陈述。 (3)结语 应根据函的不同行文方向,选择运用不同的结束语。一般常 用的结束语,如“特此函达”、“特此函达,请即复函”、“特此 函复”、“此复”等。 (4)落款 一般由发文机关名称和成文时间两个项目内容组成。

第二章
四、函的写作要求 1.主旨集中 2.行文目的明确 3.语言有分寸感

公务文书

例文示范

第二章
训练设计
一、阅读资料,完成任务

公务文书

××省公安厅拟于2007年8月10日举办一期安全保卫制度培训班,系统 培训安全保卫人员。××高校近期招聘了一批10人的安全保卫人员, 由于缺乏专业培训人员,新招聘的人员一直未得到正规、系统培训。 现××高校打算派这10名安全保卫人员随公安厅举办的培训班学习, 培训费用由××高校如数支付。请你代××高校向××省公安厅拟写 一份函。 二、指出下面这则公文的错误,并修改

第二章
本章小结

公务文书

(1)能够识记公务文书一般格式的内容要素。熟悉常见公务文书的格式, 能够根据具体的行文需要制作符合文种与行文方向的公文。 (2)识记通告的一般格式与内容要素,区分通告与公告的区别。 (3)区分三种通报在写作上的区别。 (4)区分三种报告在写作上的区别。能够根据具体的行文需要制作符合 工作需要的报告。 (5)识记请示的一般格式与内容要素,区分不同行文目的请示在写作上 的区别,注意请示理由充分,请示事项要具体。 (6)能够识记批复的一般格式与内容要素,区分不同行文目的批复在写 作上的区别,注意批复的意见要明确。 (7)识记函的一般格式与内容要素,区分不同行文目的函在写作上的区 别,注意函的语气态度要明确,语言简洁、明了。


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