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样机借机管理制度(K3)

样机借机管理制度
一.目的:为了防止公司的资产流失,对借出仓物料进行完善的管理,并能对借用/归还/ 报废/丢失进行跟踪,特制定此管理规定。 二.范围:适用于跟公司借用样机及其它物料的所有个人,部门和公司外单位。 三.操作流程: 序 权责人 流 程 要求 表单

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部门借 机管理 员

在 OA 系统中填写 《样机借用/归还/ 报废/丢失申请 表》 。截止到有效 期限未归还的若 须续借, 部门借机 管理员须在 OA 中 填写 《样机续借申 请表》 申请续借并 经相关人审核。

要求: ① . 所有借机操作均须以部门借 机管理员的个人名义在 OA 中申 请,实际使用人也须在表中填写, 按规定审批完毕; ② 如有借给 / 还回外公司物料和 样品与自己内部借机的申请须分 开申请填写,同时借机员应协助 外 借 公 司 与 本 公 司 签 订 书 面 的 《样机借用/归还 《样机借用申请函》 ,然后再由部 /报废/丢失申请 门借机管理员以个人名义借机, 表》 , 《样机借用申 并 由 内 部 员 工 在 担 保 处 签 字 担 请函》 , 《样机续借 保。 申请表》 3 若是因正常开发、 试验工作原因 而导致报废,损坏等也须在 OA 中 填写此表,若因个人管理不善而 导致丢失等也须在 OA 中申报填写 此单。 ④填写此申请单前必须详细阅读 借出仓管理办法中内容 , 包括赔 偿条款。 要求:确认借机/归还业务的真实 性和合理性。 《样机借用/归还 /报废/丢失申请 表》 , 《样机续借申 请表》

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借用部 门经理

在 OA 系统中审核 《样机借用/归还/ 报废/丢失申请 表》 在 OA 系统中审核 《样机借用/归还/ 报废/丢失申请 表》 在 OA 系统中审核 《样机借用/归还/ 报废/丢失申请 表》

3

PMC 经 理

《样机借用/归还 要求:确认所借物料是否有库存; /报废/丢失申请 所归还物料是否与原借物料一 表》 , 《样机续借申 致。 请表》 《样机借用/归还 要求:定夺借用/归还业务的可执 /报废/丢失申请 行性 表》 , 《样机续借申 请表》

4

副总经 理

5

K3 帐 务员

在 OA 系统中审核 《样机借用/归还/ 报废/丢失申请 表》并在 K3 借出 仓中制作《调拨 单》

要求:①检查 《样机借用 / 归还 / 报废/丢失申请表》 填写是否完整, 包括若是外单位借用还须审核有 内部员工担保并在《样机借用/归 还申请表》上的签字是否有担保; ②若是因正常开发、试验工作原 因而导致报废、损坏,帐务员须 根据 OA 中单据做《其它出库单》 出库挂部门费用;若是若因个人 及公司外单位管理不善丢失等原 因需根据 OA 中单据做销售出库单 进行赔偿。

《样机借用/归还 /报废/丢失申请 表》 , 《其它出库 单》 , 《其它出库 单》 , 《样机续借申 请表》 ,

6

仓库管 理员

仓库管理员根据 《调拨单》 填写书 面的《工厂放行 条》 给 PMC, 财务, 仓库等部门相关 人员签字确认。

要求: ①须 PMC, 财务, 仓库主管, 发料人, 收料人签字确认; ② 《调 拨单》格式为第一联 : 制单部门 《调拨单》 , 《工厂 ( 白 联 ) 第 二 联 : 财 务 ( 红 联 ) 放行条》 第三联 : 调出仓库 ( 黄联 ) 第四 联:调入仓库(绿联)。

7

品质人 员

品管部在 OA 《样 机借用/归还/报废 / 丢失申请表》 中 鉴定产品或物料 质量并签暑品质 意见。

要求: 对借用/归还/报废/丢失的产 品或物料质量进行确认并给定品 质认定。

《样机借用 / 归还 /报废/丢失申请 表》 , 《样机续借申 请表》 《样机借用 / 归还 /报废/丢失申请 表》 , 《样机续借申 请表》 和 《工厂放 行条》 《调拨单》

8

财务

审核 OA 系统《样 机借用/归还/报废 要求:对借/还机业务的真实性, / 丢失申请表》 和 财务风险性进行审核。 《工厂放行条》 《调拨单》 。 根据已签字审核 完整的《调拨单》 发放所借 /还物料 要求:只有相关单据完全审核和 给借机员, 并且发 签字完毕后,仓库管理员才能发 料 人 和 收 料 人 都 放和验收入库所借/还的物料, 须在调拨单上签 字确认。

9

仓库管 理员

《调拨单》 , 《工厂 放行条》

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K3 帐 务员

在 OA 和 K3 系统中 审核所借 /还物料 相关单据并存档 公司外单位及人 员借机还须存档 《样机借用申请 函》

要求:只有相关单据完全审核和 签字后,并且物料是真实出入库, 《调拨单》 , 《工厂 帐务员才能在 OA 和 K3 单据中审 放行条》 核并确认已入帐事实。

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保安

检查所放行实物 要求:凭《调拨单》和《工厂放 并核对《调拨单》 行条》拆箱检验、并登记。 和《工厂放行条》

《调拨单》 , 《工厂 放行条》

四.责任目标: 截至量产后的一个月后未归还机器者暂缓发放当月工资, 若遗失样器按我司借机到期日 当日的内部购机价格标准做内部购机销售处理; 若是非正常原因(不属于开发,试验原因等,须部门领导确认)损坏导致报废物料按物 料成本加成百分之三十管理费计价扣除工资。 五.实物资产管理: 1. 各部门借机管理员负责跟踪借机的状态和直接责任; 2. 各部门借机管理员(仓库管理员)序时登记《借机跟踪明细表》 ,须明确使用人、担保人、 借机时间、还机时间等相关事项; 3. 各部门借机管理员(仓库管理员)定期抽盘实物以确保“账实相符”(平衡原则:手工台账 =K3 账面结存数=实物实存数); 4. 各部门借机管理员(仓库管理员)月末进行实物盘点并统计借机到期未归还明细,并于下 月 2 号前上报财务部以便财务部做出相应的责任量化。 六.相关表单: 1.《样机借用/归还/报废/丢失申请表》 ; 2.《样机借用申请函》 ; 3.《样机续借申请表》 ; 4.《调拨单》 ; 5.《工厂放行条》 ; 6.《其它出库单》 ; 7.《借机跟踪明细表》 ; 七.附则: 1.本规定予 20**年**月**日开始实施, 原有关借机借料出入库流程与本规定有冲突的以 本规定为准; 2.本规定之最终解释权为财务部。


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