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浅析中小企业信息化建设的现状、困难及策略

企业信息化就是企业利用现代信息技术,通过信息资源的开发和利用,不断提高生产、经营、管理、决 策的效率和水平,进而提高企业经营效益和企业竞争力的过程,其核心就是降低成本和改善管理水平。企业 信息化是一个很广泛的概念,具体可以分为三个层次。第一层是企业在生产当中广泛运用电子信息技术实现 生产自动化,如生产设计自动化(CAD)、自动化控制等。第二层是企业数据的自动化、信息化,用电子信息 技术对生产、 销售、 财务等数据进行处理。 第三层是更高层次的辅助管理、 辅助决策系统 MRPⅡ、 CIMS、 等。 OA

企业信息化建设是一项系统工程,它的产生和发展是个循序渐进的过程,是与企业原有的产权结构、组 织形式、运作方式、利益格局等诸多方面的根本性变革互为基础和条件的,应用信息技术改进企业管理,实 质上是一个观念创新、体制创新、机制创新的过程。即通过企业的信息化建设促使企业管理水平的提升,给 企业管理国际化提供相应对策,从而进一步促进企业管理水平和运行效率的提高,使企业管理走向科学化、 规范化、系统化和最优化。

每当我们讲企业信息化,人们的眼光更多地是投向大企业、大机构,因为它们有很诱人的采购额度,很 广阔的市场,使得 IT 厂商们愿意专门为某个行业某些企业而定制行业解决方案、成立专门的服务队伍。然 而,在我国经济构成中,中小企业占有十分重要的地位,中小企业数占全部企业数的 99%,中小企业工业总 产值和实现利税分别占全国的 60%和 40%左右;在流通领域,中小企业占全国零售网点的 90%以上;中小企业 还提供了大约 75%的城镇就业机会。在 90 年代以来的经济快速增长中,工业新增产值中 76.7%是由中小企业 创造的。目前,食品、造纸和印刷行业产值的 70%以上,服装、皮革、文体用品、塑料制品和金属制品行业 产值的 80%以上,木材和家具行业产值的 90%以上,都是中小企业的天下。所以我们分析和研究中小企业信 息化建设的现状、困难及策略,对整个企业的信息化建设有很好的借鉴意义和举足轻重的作用。

信息化建设通过企业基础数据的信息化、企业基本业务流程和事务处理的信息化、企业内部控制及实施 控制过程的信息化、人的行为规范管理等企业基础管理信息化工程,确保企业在规模不断扩大和业务迅速发 展的过程中保持坚实的管理基础和繁殖内核,促进企业的可持续发展。

一、中小企业信息化的现状

据对我国企业信息化建设的抽样调查表明,在企业内部信息系统的建设和整合中,全部实现计算机辅助 设计系统、办公自动化系统、信息管理系统的企业不足 10%;做为企业电子商务最核心的企业资源计划系统, 目前已实现的企业仅占 2.9%。而在美国,企业已有近 70%的业务行为是在互联网上完成的,欧洲的企业也有 近 50%的业务行为在网上完成。这一比较中可以看出中外企业存在着多么大的反差!

随着中国加入 WTO,中国企业将无可避免地参与到国际竞争的大环境中,中国企业信息化的进程则更显 紧迫,而中国企业也将在国际的大舞台上与国外企业一较高低。在这种形势下,企业信息化水平的低下,不 仅将影响到企业自身的竞争力,而且还会影响到整个国家的竞争力,因此,如何迎接新经济挑战,增强自身 竞争力,已成为我国企业持续发展的关键。

中小企业信息化程度直接影响着整个国家经济的持续发展, 利用先进信息技术努力提高自身的管理水平 是中小企业普遍面临的重要课题。信息化建设悄然地改变着国内广大中小企业的生存和运营模式,中小企业 推进信息化,可以为企业节约大量成本,使企业员工提高工作效率以及规范企业的多层次全方位管理,在企 业与外界之间,它可帮助企业实现电子商务模式,以此拓宽交流范围,缩短交流的时间、丰富交流方式,并 可协助维护企业与社会之间良好的关系。

有人认为, 企业信息化是根治中小企业顽症的一剂良药, 因为按照国外的成功经验, 企业信息化的改造, 先进技术手段介入企业经营,能迅速改善中小企业的经营状况,提高市场竞争力。可是国内的中小企业经营 者们仍然是一脸苦笑:“我也知道自己的问题,知道有这样一条改进的途径。可问题是,我改得了吗?我的 资金、人力跟不上啊!”这句话,一语道破了国内中小企业的苦衷。企业信息化基础设施的改造需要大量资 金,运行系统的维护管理还需要高素质的人力资源,这在大型企业或许不是什么问题,而对众多中小企业来 说,恰恰是一道难以逾越的门槛。本来就实力有限,怎么进行信息化的改造?而不进行信息化改造,竞争力 上不去,企业实力又如何提升?这似乎是一个恶性循环,许多中小企业在这个怪圈里搁浅了。

中小企业信息化是一个漫长的征程,中小企业在信息化建设过程中存在许多困难,首先是人才问题,中

小企业很难找到一批 IT 业的高级人才,专职的 IT 人员薪水又较高,且往往需要更大的空间学习、交流、应 用,中小企业本身提供的环境可能留不住这些人才;其次是中小企业管理尚未定型,随着企业的高速成长, 变动也很大,而应用软件在企业应用的前提是管理程序化,这二者间形成了一对矛盾,不易解决;再次是目 前市场上的中小企业信息化解决方案太昂贵,中小企业承担不起;还有就是软件企业对中小企业的后续服务 跟不上。因此,信息化成了很多中小企业难以逾越的鸿沟。目前,我国中小企业信息化水平还很低,中小企 业信息化建设之路还很遥远!

二、企业信息化建设过程中应注重考虑的几个问题

1、确实摆正企业和信息化建设集成商之间的关系。企业信息化建设过程中,摆正企业与信息化建设集成商 之间的关系非常的关键,企业的信息化建设不可能由信息化建设集成商独立完成,企业信息化的"主角"是企 业本身,而信息化建设集成商仅仅是"配角"的身份,信息化建设集成商应该放在咨询、顾问和具体实施的地 位。摆正了关系,才能更好的进行合作,将双方的优势集中,实现"专业人做专业事"。

2、确实摆正技术先进和技术实用之间的关系。技术的领先性和技术的实用性一直困扰着企业信息化建设时 的选型,单纯追求技术的先进性和实用性都是不可取的,企业应该结合企业自身的实际,在追求先进性的同 时强调实用性, 并且一定要站在整个企业信息集成的角度来选择软件, 并且要切实注重于系统的集成和开放。

3、确实摆正技术、软件、实施、培训和服务的关系。企业信息化建设是一个系统工程,企业要树立技术先 导、软件跟上,实施培训和服务并重的整体规划,同时企业要树立信息化建设过程中的服务是要企业进行投 入的,更据成功实施的案例来看,企业在注重选型的同时,更加注重的是最终的实施效果。

4、确实领会"整体规划、分步实施、效益驱动"的具体意义。整体规划是系统的"整体",是信息化建设系统 的"整体规划",是实现整个系统的"技术途径",总体规划一般不承担具体的项目设计,是整个系统集成中不 可缺少的技术纲领。在具体实施过程中,要从简单技术入手,迅速向广度和深度发展。在应用的基础上启发

更广泛、更深入的需求,同时通过效益驱动可以树立企业信息化建设的信心,减少企业一次性投入过多,负 担过重而带来的不必要的风险,分步实施同时可以紧跟信息技术发展的前沿。

5、明确面向目标的方法。即是不要偏离系统建设的最终目标,实现企业的整体的信息系统的集成。

6、 确实领会信息化建设是"一把手工程"。即是信息化建设不仅仅是企业的最高领导亲自参与主持,还应该 包括整个决策层的参与决策,是一个企业的高层领导组成的领导班子集体,是广义上的"一把手"。

7、确实领会信息系统的"三分技术、七分管理、十二分数据"的具体含义。

三、企业信息化建设存在的误区

企业信息化建设是一个全新的事物,对此人们有不同的认识误区,当然在信息化建设过程中也就会出现 质疑,使得企业不能真正的实现企业信息化,总结企业信息化误区主要有以下六个方面。

● 最早的企业信息化在一些人看来是购置几台计算机硬件、运用一些基本的应用软件就实现了信息化,这 种认识随着近两年来网络的进一步发展,已不是很多,但仍然存在着。

● 以为信息化就是普及电脑,用电脑打字,玩游戏,聊天,看新闻。这种想法主要存在于对信息化不是很 了解的人,认为信息化就是这样。

● 网络联通后就等于实现了信息化。这种想法主要存在于对信息化认识不是很深刻的企业,事实上,信息 化是个系统工程,利用信息化就是要实现在管理、生产等方面充分利用信息技术的便利,来提高工作效率。 而部分单位企业却把信息化简单理解为“上网”,或者偶尔浏览一下网页也就完成了信息化的进程,这种本 末倒置的做法不能使企业真正利用信息化实现生产管理的飞跃。

● 以为信息化建设项目能立竿见影带来效益。一些企业希望通过上几个信息化项目的建设来实现企业信息 化,这种想法是对的,但仅凭几个项目远远不够,信息化建设需要从总体上规划,从基础做起,并将建设落 到实处,从企业发展的实际需要出发,脚踏实地,不能把信息化变成了“空中楼阁”。

● 信息化能解决一切问题。信息化并不是包治百病的灵丹妙药,而部分企业却把这一切实际希望寄托在信 息化建设这一条道上,信息化仅仅是一种提升企业竞争力和发展的途径,激烈的市场竞争靠的还是企业的综 合实力。企业通过信息化来提升竞争力已经被认为企业实现可持续发展目的的必备条件之一,但企业把“信 息化”当作企业经营发展的捷径,能够迅速全面的改变企业现状的思想是不切实际的。

● 为信息化而信息化。目前存在一种现象,就是企业仅仅增加信息化建设的相关设备,企业就向外宣传企 业已经实现了信息化,而不能够真正的提高生产经营效率,这种自欺欺人的做法最终只能对自己不利。

总之,企业信息化是一个过程,它不是简单的上几个项目,购置几台机器就能实现的,它需要一个很长 的过程。在建设过程中要避免存在以上的误区。

四、中小企业信息化的困难

1、难在观念上。多数中小企业,仍愿意停留在旧有的管理及销售模式中,并不感觉到信息技术会带来什么 样的成效。在有的企业还要面对生存的压力、资金的紧缺。让他们拿出精力和金钱来完成企业的信息化难度 可想而知。

2、难在企业内部制度执行得不彻底。如果企业制订的制度根本没有贯彻执行,即使利用再先进的技术也难 以实现。 许多企业都以为: 只要建立了一个信息管理系统, 或者建立一个企业网站就算已实现企业信息化了, 这种认识显然制约了企业信息化的健康发展。 实际上, 企业信息化是一项复杂的系统工程, 除了考虑技术外,

还要充分考虑到信息源的组织与开发, 现代信息技术与传统产业的改造和对技术创新的促进以及信息化对企 业管理、运作模式的深刻影响。这种影响在管理信息化方面表现得最为充分。因此,信息化的实现必须伴随 观念、业务流程、组织结构的根本变革方能实现。

3、难在企业人员的素质低上。有的人就是坚信“上有政策,下有对策”,秉承“乱中求胜”的生存之道, 信息化带来的严格管理制度会让他们感到“末日来临”般无所适从。试想,一个企业中的相当一部分人都是 这样,那么信息化也就成了一个大笑话。只有当企业中的骨干队伍具备运用现代信息技术的本领与能力,同 时能够真正理解信息为管理服务、为经营服务的管理理念,企业领导建立起信息管理不可缺少的观念,形成 决策办事讲科学、靠信息的工作习惯的时候,信息化的建设才有意义。

4、难在信息化的模式与需求无法更好地结合上。许多企业在信息化时会有无从下手的感觉,只是觉得别人 都信息化了,自己也要有,但是究竟需不需要,必不必要就不知道了。企业在决定信息化的时候要先决定需 要哪方面的服务, 这样提供ASP或ERP的网络公司才能根据要求为企业提供服务。 不见得越复杂的技术, 越先进的技术就越好,信息化的作用也不过是企业一个辅助工具,只有懂得使用的人才能够发现它的价值。 所以企业的需求是展开信息化的第一步,也是最重要的一步。

5、难在大环境还不足以让每个企业下决心上信息化。虽然网络系统的发展带动了企业信息化的发展,但是 基础设施还不够完善、支付手段和配送体系的滞后等瓶颈问题的存在,使企业认为还不是投入信息化的最佳 时机。这也导致了市场竞争不够激烈,并没有达到所谓的“生存或死亡的选择”。所以只有一些大的试点企 业首先信息化,才能促进其他的企业尽快实施信息化建设的决心。

五、中小企业信息化建设的策略

1、选取 IT 外包服务是实现信息化的捷径 IT 外包是指传统行业无须 IT 部门或者精减 IT 部门人员,将 IT 部门的运作部分或全部外包给专业的 IT

公司的一种业务,也就是让专业的外包公司成为企业的 IT 部门。

中小企业选择 IT 外包服务有以下优点:

● 解决成本问题 企业提出的任何设想, 可以得到免费的咨询; 本身 IT 外包比单位里自己设立 IT 部门成本节约, 费用低;

● 企业可以专注自身业务的开展;

● 由于外包企业有通畅的软件、硬件渠道,可以得到更低价格的硬件,软件,为企业信息化节约总成本;

● 由于有专职的咨询和方案论证,可以避免企业走信息化的弯路,保证投资的正常发挥。

● 有针对性的培训,可以提高企业人员的信息技术素质;

目前,比较大的 IT 外包服务商国外有 IBM,国内有联想,他们依托自身的 IT 产业优势,得到了大客户 的定单。国内还出现了许多专门为中小企业的提供 IT 外包服务的企业,他们通过优化硬件、软件渠道,为 客户提供低于市场价格的优质产品,保证企业的 IT 成本下降;同时,凭借自身对中小企业管理软件的开发 经验和企业的 IT 建设比较深厚的研究,能够为企业出谋划策,能为企业的 IT 建设保驾护航,成为企业的 IT 部门,而产生的费用比 IT 部门更低,达到的效果比企业自身的 IT 部门更科学,更完善。

2、选择适合企业的通用管理软件是加快信息化进程的关键

“麻雀虽小五脏俱全”,面对激烈的市场竞争,中小企业更加强调快速反应及时调整,没有一套先进的 管理软件实现管理的信息化是很难做到的。

目前市场上虽然有名目繁多的管理软件,随着 ERP、CRM、SCM 等概念及产品的出台,在很大程度上推动 了企业整体信息化管理水平的提高。但是,从市场细分的角度,我们也发现,目前市场上专门针对中小企业 的管理类产品始终较为匮乏。

从系统实施角度来看,ERP 是建立在企业本身内部整个工作流程已经相对完善的前提之下的,而中小企 业大多还处于老板对企业生产、财务、销售、人事等多种业务一肩挑的状态,企业内部尚未形成一种规范的 业务流程,整体信息化基础还十分薄弱。因此中小企业在实施一个信息化系统通常是从局部开始,而不是象 很多大型企业那样多个部门并发实施, 而目前我们所看到的 ERP 系统的设计思想通常需要企业方方面面通盘 考虑,这种思想并不能很好地适应中小企业的市场运作规律。

从功能上来看,目前市场上相对成熟的管理类软件大都是为大中型企业设计的,其系统模块的复杂度较 高,对于业务流程相对简单、应用需求相对单一、专业技术人才缺乏的中小企业来说,不可能选择使用那些 系统复杂度高、使用难度大的产品。

另外,从价格上来看,动辄数百万甚至上千万的价格也实在令中小企业望而生畏。

和大型企业相比,中小企业同样需要面对销售和市场、制造生产、财务会计、人事和组织等管理问题, 他们同样需要采用先进的信息技术在实现各种管理功能现代化的同时,将组织的管理职能有机地结合,从而 形成一体化的企业管理信息系统,并进一步为企业发展提供商业智能和决策支持能力。

从目前国内中小企业发展中普遍存在的问题来看,主要包括 5 个方面,即信息资源少、获得信息渠道狭 窄;市场范围小、业务拓展能力低;管理规则不健全、管理流程不科学;人才缺乏、人员流动性大,造成企 业资源流失严重;业务流程复杂、营销成本高、成本控制能力差等。因此适合中小企业的管理软件,应该具 备如下特点:

第一是首先要具有先进的管理思想;

第二是由于中小企业没有太多甚至根本没有专业的计算机技术人才, 因此针对中小企业的管理类产品必 须是便于使用的"傻瓜式"产品;

第三是中小企业的资金相对有限,因此他们在 IT 产品升级换代的速度上相对大中型企业较慢,所以一 方面要求针对他们的产品要在价格上更具合理性,同时在技术上要更着重考虑选择标准化的方向;

第四是对于中小企业而言,变化和速度显得更加突出,因此如何更好地满足中小企业不断变化的应用需 求,是所有针对中小企业的产品供应商需要考虑的。这就要求产品在系统设计上必须具备很高的灵活性,同 时具有快速实施的特点。

3、引入第三方咨询是企业实施信息化建设的有力保障

不管是实施成熟软件系统,或是新开发自用系统,或是安排 IT 投资,都需要抽象需求、规范业务流程 与控制,这时引入第三方咨询是必要的。

1) 中立的第三方既是参谋,也是医生。他们与企业项目组一起对企业进行事先的诊断和分析,开出性价比 较好的"药方",对今后的发展和实施是最为有利的。

2) 企业若是自己充当咨询角色,由于专业和资源的限制,对信息化的规律性缺乏深刻理解,会出现知识、 经验的盲点及失误,常导致多次的“否定之否定”或是前后矛盾的需求,到头来会得不偿失。

3) 由“IT 提供方”充当医生,他们常常由于利益驱动而做出有"倾向"的决定,误导企业多花钱或是"货不对

路",以至于引出法律纠分。

4) 一些"IT 与咨询"联盟的咨询机构也多暗藏玄机,会增加企业的信息化成本。

4、瞄准导入数字化的最佳时机是企业逐步推行信息化的正确入口

处于起步阶段的小企业,数字化可能对目前的经营管理还不能有明显的短期"疗效"。 因为主要是一些 基础性工作。但选择了正确的"入口",却能有"特效"。

● 优先对当前经营有重大意义的数字化业务,选择标准是数据量和实时性要求。

● 选择对今后经营有基础性影响的业务领域,这些资料需要准确和连续性。

● 在导入一项新的计划或运营一项新的业务时可一步到位,以免事后返工。

● 集成应用的项目应尽早统筹,防止"以新除旧"带来的浪费。

● 在可扩展和集成的条件下,可以单独应用的业务环节,亦可先行。

● 信息化知识条件比较好的部门可先行一步。

5、企业信息化建设应从大处规划,从小处实施,重点突破

中小企业的信息化应根据自身的需求和能力以及企业的远景和目标来规划, 确定 “整体规划, 分步实施, 重点突破”为总的指导方针。

● 明确信息化的目的是规范企业管理,提高管理效率。

● 要根据企业的远景目标而制定相应的方案即从大处规划,设定目标。

● 根据企业目前的能力和今后的发展计划而有步骤地实施即从小处实施。

一般来说,中小企业可以从以下几方面开始企业信息化的建设:

1)、从最基本的财务管理系统开始

财务软件在我国的发展较早,现在大多完成了从“核算型”向“管理型”的发展,目前,我国财务管理信息 化事业正处于大规模开发和运用“管理型”财务软件的阶段。所以在中小企业推广财务管理系统基本没有风 险,因为我们的财务体系比较固定,软件系统已经非常成熟。

2)、利用内部网络实现办公管理自动化

中小企业信息化的基本目的在于增进信息交流,包括公司内的信息交流,这是通过内部网络连通实现的。企 业利用计算机和企业局域网实现办公自动化,达到信息的快捷传递和共享的目的。

3)、建立企业网站,逐步探索电子商务

企业上网是企业信息化建设的重要内容, 企业网站在现代及未来的资讯社会将成为不可缺少的企业识别 标志之一。由于因特网在全球迅速普及,建立企业门户网站,这样不仅可以展示企业形象,提高知名度,而 且更有助于加强企业与社会之间的信息联系、沟通及互动交流。

企业信息化建设任务重,覆盖面广,工作点多,信息化的真正优势在于"集成效益",然而对中小企业来 说,这还是数字化远期目标。随着业务规模和运行规范化的发展,必然要过渡到"集成"阶段。因此,信息化 不能搞"一蹴而就",它是与企业一起成长的同步过程。


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