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会议组织备忘录

会议组织备忘录

1、取得会议通知。 负责人 取得时间

2、取得参会人员名单(包括姓名、单位、职务、联系电话和参会人员总数及联系人) 。 负责人 3、向财务借支。 负责人 取得时间 资金数量 取得时间

4、资料准备(档案袋、笔、本及数量)和信封。 负责人 完成时间

5、烟和火种(档次、数量) 。 负责人 完成时间

6、酒(档次、数量、品牌) 负责人 完成时间

7、矿泉水(规格、数量、品牌) 负责人 完成时间 完成时间

8、确定会议地点和酒店及其他。负责人

包括:1)大、小会议室及数量和费用(会议室安排包括的内容水、笔、本等有否及收 费情况,投影及投影仪等有否及收费情况) 2)住宿安排(套间、单间、套间、标间、会务组房间等数量以及住宿天数和费 用) 3)房卡办理 9、车辆准备(小车、大车及数量) 。负责人 10、接送安排。负责人 完成时间 完成时间

包括:1)飞机、火车等接机车辆、人员、接机牌、接机时间(房卡带否,是否直接分 发到人) 2)飞机、火车等会后离店的车辆、人员和时间 11、参会人员回程票的办理(火车、飞机、时间、航班号和车次) 。 负责人 完成时间

12、就餐(自助餐、包间等人数、数量和标准及人员就餐的包间号,就餐时间和地点)以及 烟、酒准备。负责人 完成时间

13、参会人员桌签的制作、会议条幅的制作及数量、导引牌的制作及放置、签到表制作及签 到、会务指南制作及分发(包括会议议程、地点、时间,就餐地点、时间,会务联系人员和 电话) 。负责人 完成时间 完成时间

14、酒店大厅接待人员。负责人 15、会务人员着装。

16、水果购买(品种、数量、盘数;会议室和房间的摆放果盘数量及果盘购买) 。 负责人 完成时间

17、会议室的准备: 1)桌签摆放及次序、烟、火种、烟灰缸、矿泉水、茶杯和茶叶、果盘、档案袋、笔、 本、会议资料以及会议服务人员桌子的摆放。负责人 2)话筒数量(固定、无线)和调试。负责人 3)投影仪调试。负责人 4)条幅的悬挂。负责人 18、会议摄像的安排。负责人 19、专家费用及发放方式和时间。负责人 20、领导发言稿准备。负责人 21、酒店 LED 欢迎词及安排。负责人 22、会务结算。负责人 完成时间 完成时间 完成时间 完成时间 完成时间 完成时间 完成时间

住宿安排
序号 姓名 联系电话 单位名称 房间号

会务组: 联系人: 房间电话: 手机:

会议签到

序号

单位

姓名

职务或职称

联系电话

会务指南

日期

时间

会议内容

会议地点 早餐及地点 和时间

就餐安排 午餐及地点 和时间 晚餐及地点 和时间

会务组: 联系人: 房间电话: 手机:


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