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ERP运行基础--物料编码相关


企业 ERP 系统中物料编码的原则和方法 在企业信息系统的建设中, 物料编码的确定往往是比较头痛的事情, 因为编码方案既要 考虑现实,又要考虑长远,既要考虑使用习惯,又要讲究科学规范。如果考虑不周,包含不 全,编码规则就得经常修改,不仅造成工作量增大,还影响系统运行。因此,怎样制定一套 完整实用,扩充性强,又能满足系统要求的编码方案,是每个企业在信息化建设中都必须解 决的问题。 四机厂在 ERP 项目实施中物料编码就遇到了一些复杂的情况, 过去工厂开发过一 些部门级的应用管理软件, 各个部门建立了自己适用的一套物料编码, 由于对数据理解的角 度不同, 同样物料的编码方案和规则都有所不同。 经过多年的应用形成了习惯难以接受新的 变化。在实施 PDM 系统时,为了统一全厂的物料编码,企业重新制定了一套编码方案,这套 编码根据物料特征属性进行了多层分类,编码规则过于复杂,编码的难度大,虽然在图纸和 PDM 系统中强行使用,但没有在采购、仓储和生产过程中被应用。目前 ERP 系统中需要有统 一的物料编码,到底是采用何种编码方案可行呢? 企业对此进行了深入的探讨和研究,提 出了一些新的想法,本文就编码的一些思路和做法进行必要的阐述。 1.物料的定义及编码的作用 首先我们要明白物料的含义是什么, 根据 ERP 系统的通用定义, “物料”是为了产品出 厂,需要列入计划的一切不可缺少的物资的统称,不只是原材料或零件,还包括毛坯、在制 品、半成品、成品、外购件、包装材料、产品说明书,甚至还包括工装工具、劳保用品、能 源等等的一切物料。 ERP 系统要利用计算机来处理大规模的数据, 物料编码作为关键数据是人和计算机使用 所有其他数据元素的基础,它可以记录生产过程中物料的运动变化情况,跟踪物料的动向。 物料数据有了规范化的编码,还能便于计算机识别和检索,便于对物料进行高效、有序的管 理,便于系统对物料进行分类、检索与统计,以及便于物料信息的交换与共享,所以物料编 码是 ERP 系统中作为的一个关键主数据是决不可少的。但是在 ERP 系统中物料代码最主要 的是作为物料的标识符来使用的,而不是一种描述符,因此物料编码并不要求带什么含义, 最根本的是要到做唯一性就行了,即:一物一码。同一种物料,不论出现在什么产品上,只 能用同一个代码;而不同的物料,那怕有极微小的区别也不得用同一个代码。一般地,只要 物料的物理或化学性质有变化、 只要物料要在仓库中存储、 就必须为其指定一个编码, 举例, 如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一 车间完成, 不更换加工单位, 即冲压成型后立即进行钻孔, 紧接着进行喷漆, 中间没有入库、 出库处理,则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成,其顺序是 冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库,则在库存管理中为了区分该物料的三 种状态,必须取不同的物料编码。 2、编码的原则 从 ERP 系统的技术角度来看, 并不需要编码自身表示出多少信息, 也不要求有什么含义, 系统只要求每项物料都有一个唯一的代号就行了, 用流水号表示编码也是可以的, 而且具有 适应性强、弹性空间大的优势。但是通常人们认为编码还是应该有一定含义的,希望通过编 码一看就知道是什么东西, 编码能代表物料的一些属性。 但物料的含义太多以后就会给编码

带了很大的难度, 因为物料对于不同的部门有着不同的属性需要, 想要将所有的属性都反映 到编码中去,必须考虑的众多的因素,必然使编码规则变得复杂和繁琐,编码的长度也会随 着满足特性的要求而不断地延长, 而有很多物料的属性还是在不断发展变化的, 也是不可预 测的,这样在编码中如何分类,如何给位,造成了不确定性,如果预计不足或考虑不周,将 来码位不够用时, 就要修改编码规则, 必须将以前所有的物料编码全部清除后再按新的规则 进行编码, 这对系统来讲是一个致命的打击。 其实物料的属性信息可以在系统中通过属性字 段的描述来定义, SAP 系统中就有许多管理物料属性的字段, 如 通过这些字段可以反映物料 多方面的信息,所以更多的含义是作为属性字段放入到主数据记录中去。同时,软件系统提 供了全面的检索途径, 不需要仅靠编码来进行查询, 所以编码只要符合以下一般性原则就行 了。 唯一性 :物代码要唯一识别,不能有二意性,不能重复 标准化 :尽量采用国际标准、国家标准和部级标准 简单化 :物代码要简单明了,易读、易懂、易使用 快捷性 :有快速识别、快速输入和计算机快速处理的性能 连续性 :有的代码要求继承原来代码的特性 系统性 :要全面、系统地建立物代码的体系结构, 可扩展性:所有代码要留有余地,以便扩展。 3、物料编码的方法 当然现实中采用无含义流水号编码的企业并不多,因为没有一点含义人们是极不习惯 的。 从存在就是合理的角度讲, 有一些含义未尝不可。 简单的分类也不影响编码的编制难度, 但其含义层不应该超过三个层次, 不要考虑更复杂或详细的规则, 在将物料的属性放到编码 中去的时候,应该只考虑重要的,不变的,重要特征的属性,变动属性不应纳入编号中。 分类是将具有不同属性或特征的信息区别开来的过程,是确定分层与属性编码的基础。 分类一般有两种方法,即线分类法和面分类法。线分类法是一种层级分类法,将数据逐次分 成有层级的类目,类目间构成并列和隶属的关系,形成串、并结合的树形结构。例如,四机 厂外购件分为56个大类,每个类目里有若干个中类,中类下面还有很多的小类,这种分类方 法就是线分法。另一部分代码可采用面分类法,该法根据分类对象各自的特征,分成互不相 关的面,面之间不存在从属关系,因而不存在交叉和重复,而且顺序固定。如产品、部件和 零件,不反映隶属关系时,只按功能进行分类,可用面分法。尽量不要将物料的使用属性作 为分类的依据,因为它是不稳定的,而采用自然属性作为分类的依据则比较可靠。 物料相当单纯时,只要将物料简单分类为几项即可,物料分类项目多了,就显得很不方便。 若物料相当复杂时,就要将大分类再加以细分一下 ,层次不宜太多,含义也不要太多,因 为追求编码的全息化将导致巨大的工作量。 物料编码应尽量简短, 统一, 编码含义应遵循简单的原则, 编码分配应遵循统一的原则。 编码的目的就是在求简化,因此编号位数愈少愈好。这样可以节省阅读、抄写、输入的作业 时间,增加数据处理的效率。同时,由于编码简短,在处理的过程中出错的机率也会相应的降 低。因为生产控制要求每项生产活动和库存变化都记入计算机,由于处理数量很大,为了提 高系统的运行效率,物料代码应尽量简短。在 SAP 系统中要求编码不能超过18 位。

编码中还应尽量避免使用英文字母和一些特殊符号, 最好全部用阿拉伯数字来编号。 一 则可以使键入编码的作业效率提至最高, 二则可以避免数字与某些英文字母因为形象雷同 容易产生混淆的情形。常有人为了让编号段落分明而在编号中使用「一」符号,或者在编号 中夹杂着「*」 「/」?等特殊符号。这些符号的使用将影响输入的效率,而在口述编号时 「.」 也会造成不便,因此最好避免采用。 4.几种方案的分析比较 四机厂目前对大家提出的几种方案进行了比较和分析, 认为需要有一套新的编码方案来 适应未来 ERP 系统的应用,因为旧有的几套方案都不同程度地存在一定的缺陷。 4. 1在 PDM 系统中采用的是分层含义码, 每层都代表了不同的技术参数或物料的特殊属 性,如零部件的编码是按形状、功能、尺寸、表面处理、硬度等级等参数为特征的含义码。 这种分类方法可以方便相似形分类查找, 也消除了隶属码的借用关系, 但记忆编码的含义是 不可能,更严重的是将来这些含义参数发生变化后,可能导致码值不够用而产生代码溢出, 这样会导致整个编码规则的变更。 4. 有人提出来用现有图号加版本号做物料编码, 2 因为图号是大家熟悉和习惯使用的, 很容易被大家所接受,也有的企业将图号与物料编码合二为一,这样做既统一又规范,减少 了很多的麻烦,但是图号并不是与物料一一对应的,图物不相符的情况仍然存在,有一些虚 拟件、中间件的图号不规则,或者就没有图另外在生产过程中由于为了应付紧急的交货期, 产生了大量的临时图纸,这种图纸也没有正规的编号,但物料入库却是需要编码的。不定期 有图纸在更改的过程中,有的更改有版本号,而一些小的更改是没有版本号的,如材质的替 换,物料本身变了,但图号并没有改变,都会产生图物不符的情况。特别目前四机厂图纸编 码新旧规则不一样,长度也不一样,会导致编码规则和结构的不统一等问题。 4.3 物料编码规则的新思路 按物料的总体分类,可以将物料分为产品、部件、零件、毛坯、工装件、外购件、标准 件等几类,每一类下面再进行细分为若干类,如:考虑到靠行业和国家的标准,以及今后物 料的发展和扩充, 四机厂外购物料号可仍然采用了中石化集团的物资标准分类代码的前两位 (即56大类分类码) ,后面的中类和小类码分的很细,可以进行简化和合并,缩短结构,同 时加长流水码的位数。这样两位大类码、三位中类码、五位流水码就解决了问题。采用阿位 伯数字编码,便于计算机的操作和输入,也增加了编码的弹性空间,为将来物料的变化提供 了可容的空间。 5.物料编码如何维护 在 ERP 系统中企业所有的物料应该是一个统一的编码, 要统一编码, 就需要有一个专门 的部门或专业的小组来进行统一的维护, 大家都使用一个源头出来的数据, 才能保证唯一性 和统一性。 在企业中由于过去信息只是在部门内部管理, 往往同一种物料, 在这个部门叫 A, 而在另一部门叫 B,不仅代码不一致,连名称、规格、型号的叫法和写法都不同,外购进厂 的物料供应商的叫法、写法也与企业的不尽相同。要想达到数据共享,资源统一,物料的名 称、 规格、 计量单位等数据的基本属性也要统一, 同时还要对物料的使用范围的一定的规定, 设计人员要尽量使用企业现有的库存物料, 最大限度地利用库存, 在选用物料方面有一定的 范围控制,不然会造成采购品种增加,库存上升,因此统一维护数据就显得十分重要。那么

由什么部门、什么人来进行编码,需要企业根据自己的情况来做出决定。但如果遇到新的物 料时,需要通过编码申请流程进行审批,先由编码维护人员在系统中维护好后再行使用,这 样就能保证 ERP 系统中物料的一致性和统一性,否则多头管理必然带来一定的混乱。

ERP 实施中要重视物料编码的规则 南方一家上了国外 ERP 系统的大型制造厂,出现了一些客户投诉问题。主要是客户投诉下 订单后到货期太长, 有的甚至投诉延迟了半年才交货; 还有就是到了合同定的交货日期交货 时有漏货的现象。据一些客户反映,许多工程有漏货的现象,需要重新催工厂补产,导致了 最终交货期的延长。 经过调研,问题可能是出在 ERP 系统没有实施好;其中,没有能够做到物料编码的惟一 性是其中一个重要的原因。 一般在做生产计划时,是先查此产品的库存有多少,然后系统根据库存情况、物料的情 况,安排物料的购进和组织生产计划;如果在生产完成后,发现生产出来的产品并不是客户 所需要的产品,那就会造成两个后果:一是制造了库存;二是不能按时供货给客户。 从理论上说,在 ERP 中,物料代码是物料的标识,是人和计算机使用所有其他数据元素 的基础。 它主要用于记录在生产活动中运动的物料。 生产控制要求每项生产活动和库存变化 都记入计算机,由于处理数量很大,物料代码应尽量简短,各个软件规定的位数也不相同, 但一般不超过20位。位数过长会增加录入时间且容易出错。 物料号的惟一性是最基本的要素。所谓惟一性就是说,同一种物料,不论出现在什么产 品上,只能用同一个代码;而不同的物料,那怕有极微小的区别也不得用同一个代码。确定 物料号时要考虑所选软件的其他查询功能,若软件可以通过其他代码(如分类码、分组码) 查询,在物料号中不必考虑过多的标识因素,以免增加字段长度。 企业在数据准备阶段的一项非常重要的工作就是确定物料代码的编码原则和编码方法。 多数软件对设定好的物料号不允许轻易变动,如要修改,必须先把所有该物料的记录(如库 存、加工单、会计科目等记录中有该项物料时)统统清除干净,这是一件十分麻烦的工作。 因此,确定物料号的编码原则要特别慎重,不但要考虑当前的方便,而且要考虑今后发展扩 充的需求。 但是在手工管理的环境下,人们往往采取如下方案:用开头的两位数字代表产品,然后 用两位数字代表规格,再用4位数字代表材料等等(这家工厂虽然上了 SAP R/3,但在物料 编码上还是沿用了这种方法) 。然而,不管初始设计者如何富于远见,随着时间的推移,总 会有一些情况出人意料。

例如,本来认为第二部分需要用两位数字就够了,现在却需要3位,因此,有含义的物 料编码系统很快就失败了。即使在手工管理的环境下,有含义的编码思想也不尽合理。在使 用现代计算机系统的环境下,物料代码的功能只是作为“惟一标识符”,而不是描述符。在 ERP 系统中,物料代码应是无含义的。 而在这家工厂中, 没有能够做到每项物料有惟一的编码, 而且在物料代码中其真正无意 义的位数只有三位。在这种情况下,研发部门的新产品不断出来,号码会很快就不够用了, 那时候,只能采用取消早期产品的 SAP 号,用此号码代替新的物料或产品,这样更增加了出 错的几率。 一些工厂的管理者还坚持认为, 物料的含义可令出错减少, 万一前一道工序的员工出错, 到后几道工序的员工手中能够容易发现错误所在。 笔者认为这种观点还是以往的人脑比电脑 可靠的想法,实际上,一个设计完善的 ERP 系统应该是很容易解决这个问题的。 综上所述,在实施 ERP 之前,一定要重视物料编码的规则,一定要具有前瞻性,这是 ERP 实施的成功基础。在实施中可以考虑用条形码来配合。

ERP 和物料编码 地球除了陆地,就是浩瀚的海洋,轮船在大洋中的定位,是通过经纬度坐标表达出来的,经 纬度可以认为是一种地理位置的编码;十里南京路,有众百上千家商号,有朋千里相约南京 西路1038号, 不论是外地游客还是本地人坐上20路电车都弄不明白在哪下车, 如果你们相约 是梅龙镇广场,则很多乘客可以帮助你,请在江宁路下车,而不必费劲打听南京西路1038 号。 猴年马月,地理系来了一位神秘的信息顾问,要在地理系推广 ERP,顾问下达指令,首 先要对地理信息重新编码,原来的地理信息编码不规范、太简单,新的编码原则我来制定。 地理信息编码中除了包括经纬度信息外, 必须包括当地的海拔、 气温、 日照、 海洋陆地标识、 环境指标,编码长度为经纬度10位海拔4位气温3位日照1位海洋陆地标识1位环境指标5位, 总共24位。后来这个地理系化了3个月编码,11个人月从事这项工作,要知道小小寰球即使 按照经纬度划分, 也将产生360X360=129600个点数据点, 在赤道附近两点间的距离仍将达到 833公里。 上述故事告诉我们:人们通常查寻信息有不同的方式,有时通过代码,有时通过名称, 有时通过别的什么方式。 编码并不总是有利于查询的; 追求编码的全息化将导致巨大的工作 量,在 ERP 电脑化环境中也没有必要。 编码应该遵循的是简单原则。经纬度编码是简单的,路牌号码也是简单的。下面我们看 看个人身份证号码。个人身份证18位(以前15位) ,310 128 19800101 131,查证民警一看 就明白此人上海某地区1980年1月1日出生该地区当天第66位出生的男性公民, 普通人要读出 身份证号码的信息可不容易,但是如果上了计算机资料库,你输入身份证18位号码,你要的 资料立刻呈现在你的屏幕上,退一步,如果个人身份证号码是顺序编制,你在电脑前输入身

份证号码, 你要的资料也照样会立刻呈现在你的屏幕上。 问题是身份证号码如果是顺序编制, 全国的户籍系统需要千万台联网, 这是不现实的。 我们现在看到的身份证号码实际上是一种 比较好的编码方案,有大地区、户籍号、出生、3位顺序号组成。这种编码方式使得身份证 号码的产生非常容易,在任何户籍派出所,都可以独立产生一个身份证号。编码容易符合编 码简单原则。 条形码是商品的身份证号码,由黑白相间、粗细不同的条纹组成。在条形码下方的一组 数据是代码, 它所表达的内容和条形码是一样的。 国际上公认的有 UPC 条形码和 EAN 条形码, EAN 码一共有13位,前三位代表地区,代码段690至693分配给中国大陆,表明是在中国大陆 地区注册使用的;中间四位数是厂商代码,后五位是商品代码,由各厂自行确定产品号码。 最后还有一位是校验码, 供计算机识别用。 一个13位的编码体系能够包容全世界几千家企业 的几百亿商品。条形码的编码也反映了一个简洁、高效的编码原则。 企业信息编码最重要的是物料编码。 物料编码是编码体系中最为重要也最为复杂的, 它 是数据库建立的基础。编码原则同样应该是简单。依据简单原则可以追寻的编码线索:现存 编码;顺序编码;赋义编码。 现存编码在企业当中是一种现存的编码资源,但是同一物料在企业中可能存在多种编 码,应此,需要对不同种类物料的编码进行一个分析,确定分段选取策略。 物料的种类大致可以划分为原料(黑色、有色) 、毛胚(锻件、铸件) 、标准件、辅料、 自制件、组件、半成品、成品、定制品甚至还包括工装工具、劳保用品、能源等等。 物料的编码大致可以划分为储位码、技术图号、分类加流水号、物料属性号、国标加规 格号。 下面是选择现存编码的一种可能的编码思路:

顺序编码是更简单的一种编码, 计算机也可以提供流水编码的功能。 在没有现存的编码 可利用的前提下,可以考虑顺序编码,或者称谓流水号编码。 赋义编码顾名思义是赋于编码一定含义。 这种编码常用的是层次码和属性码。 层次码可 以表达物料的统计上的卷叠要求;属性码可以表达物料的配置要求。 我们认为好的编码原则应该是简单的,同时认为对编码的认识应该是细致的。 金玉良言: 你如果没有很好的理由不要把资料的属性含义放到编码中。 在计算机系统中 如果没有产生方式的困难最好采用单一含义的编码。

电子行业一个 ERP 最短物料编码方案 在2001年制定的物料编码方案,经我所在的电子公司多年使用,证明其简洁方便、易用。特 介绍出来供有关单位参考。 编码码长9位,分为三部分:第一部分4位,分类号,第二部分4位,顺序号,第三部分1 位,标识号。基本采用全数字(0-9)编码。用图简示如下:

分类号: 第1位层次号 0:软件 1:原材料包括外购料和自制件 2:由2个以上的原材料构成的单个部件,称为2层部件 3:由一个或一个以上的2层部件与原材料的组合,可以是单件,也可以是分离件。称为 3层部件 4:由一个或一个以上的3层部件与3层以下部件或原材料的组合,可以是单件,也可以 是分离件 类似地,可以定义5、6层的部件或产品。 这样定义的部件或产品的编码结构类似于操作系统中多层树状的目录结构。 其中文件类 似于原材料,2以上的各层部件类似于各层文件夹。 例如由多个机柜组成的程控交换机产品, 每个机柜有多层机框和机框之间的连线或背板 组成,每个机框内又有若干电路板组成。这些电路板可视为2层部件,若干电路板(2)和机 框(1) 、背板(1)等组成3层部件,整个机柜就是4层部件,若干个机柜(4)和电缆(1) 、 电源箱(外购整机1) 、控制台(4以下)等组成一交换机组5层部件(整套产品) 绝大多数电子企业的产品的层次结构不会超过6层,一般在5层或5层以下。 第2、3位大类号 无论是对于原材料还是产品,两位码可满足100(00-99)个大类的编码需求,这对于绝 大多数的电子企业来说是足够了。 第4位小类号 对于每个大类的材料和产品,可分为0-9共10个小类,如不够,可使用连续两个大类号 来扩充,这相当于把小类又细分为两个大类。因此在编制大类号时,一开始不要连续编写, 对于可能会超过10个小类的物料或产品,中间应保留大类号。 分类举例: 100集成电路 1000单片机 1001DSP 1002稳压器 1003逻辑电路和接口电路 1004线性电路

1005线性逻辑混合电路 1006(保留) 1007存储器 1008专用电路 1009(保留) 顺序号 这部分编码最容易,即按用户使用的物料按顺序从0001、0002、0003……的顺序一直往 下编即可,不必考虑到相邻两编码物料规格型号的参数相关性。如果把这部分编码再细分, 那只会增加编制的时间和成本,必要性不是太大。如果用户认为有必要,当然也可细分。 识别号 1. 制造商序号同一电气参数、规格型号和外形尺寸的不同制造商, 用数字1、2、3……. 相区别,不涉及制造商的用数字0表示。如 物料编码名称规格型号 100300800双向总线发送器/接收器74HC245 100300801双向总线发送器/接收器74HC245(TI) 100300802双向总线发送器/接收器74HC245(PHILIPS) 100300803双向总线发送器/接收器74HC245(TI)(三星客供) 105000020铝电解电容器1uF/50V,5*11,弯,85℃, 105000021铝电解电容器1uF/50V,5*11,弯,85℃,20%,2(SAMWHA) 105000022铝电解电容器1uF/50V,5*11,弯,85℃,20%,2(青岛三莹) 105000023铝电解电容器1uF/50V,5*11,弯,85℃,20%,2(杭州江海) 105000024铝电解电容器1uF/50V,5*11,弯,85℃,20%,2(G-LUXON) 105000025铝电解电容器1uF/50V,5*11,弯,85℃,20%,2(苏州旺虹) 注:弯表示折弯的引脚 除软件和印刷电路板外的物料编码都遵循以上规则。 2.版本号对于软件和印刷电路板这类需要经常变更设计的编码,其末位代表版本号。 软件一般是自行设计的, 所以末位也没有必要用于制造商, 而印刷电路板属于委外加工 件,一般加工单位比较稳定,基本就是1-2家,且制造厂家往往在所制造的线路板上都做了 标识,出了质量问题也容易找到制造厂家。 技术部门在 BOM 设计中, 对于供应商比较稳定的物料, 往往选择采购量最大的一种物料 编码作为主物料,另外选择1-3种物料作为替代物料;而对于某些采购源较多的通用料如电 阻、电容、螺钉、螺帽等则使用末位为0编码的通用物料,在系统排产前经采购部门根据当 前市场情况确定某一生产厂商的产品,即确定了具体生产时使用的某一末位不为0的物料编

码。 物料属性 每种物料在使用中都有数种甚至数十种区别于其它物料的特征,如: 基本特征:名称、规格型号、计量单位、形态、尺寸、替换物料代码 制造特征:中间件/最终件、外购/自制、工艺文件号 采购特征:供应商编码、采购价格、最高价格、最低价格、采购策略、采购员、在供方 的编码、停止采购标记、临时采购标记、多供应商标记 库存特征:库存数量、安全库存、入库价格、出库价格、结存价格、是否呆滞物料、是 否报废、仓管员、最近入库单号、最近出库单号、最近盘点单号、是否有毒、仓位号、最高 库存、最低库存、 质量特征:免检标志、检验员、质检文号 对于2层以上的部件或产品编码,其属性还包括: 制造部门、仓库编码、业务员、客户编码、停止出售标记、客户方编码 等等 根据这些属性,人们就能方便地管理生产过程的各个环节。为此,把物料编码存放在3 个表中: 1)软件 其属性有 软件名称、编译时间、字节数、存放目录(链接) 、归档文号(链接) 2)基本物料 由基本属性的字段组成 3)2层以上部件和产品。其属性上面已叙述过 软件编码的必要性: 电子产品中的软件往往镶嵌于某个硬件部件之上而成为硬件的一部分。 软件版本的不同 往往影响着相关软件所寄托的部件甚至整个产品的功能。 整个产品经常遇到硬件完全相同而 软件版本不同的情形。 生产部门在每个批次的生产前必须搞清楚对应本批次产品的软件版本 号。为此,将软件编码嵌在硬件之中,当软件版本发生变化时,软件的编码(即末位码)也 随着变化,表示产品的 BOM 发生了改变。这样生产部门能够及时了解软件版本的变化:生产 前像硬件领料单一样"领用到"正确版本号的软件。不至于将错误的软件烧制到存储器上。 由于物料编码中有一个"外购/自制"属性,软件大多为本公司软件人员编写,因而被赋 予"自制"属性,对于"自制"属性的物料经计算机排产后是不会出现在采购清单中的。 多供应商处理: 对于一个物料由多个供应商供应的物料, 根据物料进货批次可以在入库单中查到 (入库 单中包含供应商编码) ,入库单中又包含相应的采购订单号、到货单号和检验单号;因此根 据入库单是可以与供应商结账的。 至于到了生产线上, 制造商相同而供应商不同的物料是不 易分清的,有的质量管理人员希望物料按供应商编码,即使同一制造商而供应商不同,其物

料编码也要不同。 从技术上这样分是不难的。 但是这会大大增加库存及生产部门的管理成本。 环保物料与非环保物料的编码对应关系: 为了便于叙述,把满足欧盟 RoHS 指令要求的物料简称为环保物料,它们与非环保物料 相比,除不含有害物质铅、镉、汞、六价铬等有害物质外,其余各项技术指标、外形尺寸等 完全相同。 实际生产中经常需要用环保物料替代非环保物料。 如何在 ERP 的物料数据库中方 便快速地找到与非环保物料相对应的环保物料或者相反?本编码规定将原非环保物料左面 第一位的1用7替代,而右面8位不变。规定:凡是以7开头的物料就是环保物料,以1开头的 物料为非环保物料,他们的技术参数、外形尺寸与制造商来源等完全一致。这样各级使用人 员就可据此方便、快捷地找到它们的对应物料了。 至于为何采用7开头的物料作为环保物料, 是考虑到物料编码中产品的层次码为2-6的缘 故。 (本方案已用于浙江达峰科技有限公司和浙江西盈科技有限公司的 ERP 系统) (本编码方案亦可用于其它有关行业)

走出物料编码的误区

最近遇到几个项目,总是卡在物料编码(包括其他编码)阶段,花费较多时间,项目不能顺利推进。

一个项目是企业认为其目前的编码体系非常混乱,需要全面整理,重新建立新的编码体系,于是,从 产品开发及各业务部门召集8人形成一个编码小组,广泛研究国内外标准零件编号,耗时4个多月,却以失 败告终,企业认为涉及方面太多,很难用一套编码把上万中材料清晰地区分开来。

另外一个项目是企业原来的物料编码太复杂,把供应商、客户信息也放在了物料编码中,导致很多问 题无法处理,需要重新编码,但各层管理人员总是把注意力停留在如何分类上,财务、销售、采购、库存 等各自有不同的意见,找不到一个好的分类标准能够满足各部门的要求,所以一直停留在讨论方案阶段。

还有一些项目,在选型阶段,受到某些厂商以有丰富的行业经验为诱惑,大谈物料编码的重要性,仅 一个编码就讲两三个小时,以显示其专业性,这些被误导的企业在编码时往往不知所措。

在此结合 APICS 的观点、计算机软件的特点及个人经验提出一些看法,供参考。

一、编码的目的

给物料编码,就象给人取名,取名的目的首先是能够和其他人区别开来,然后要好读、好听、好记、 好写,好用。

好读:即没有生僻字、多音字等,让每一个人都能够正确读出你的名字,否则每听到别人叫错你的名 字一定不爽,与自己不利,也给别人带来麻烦;

好听:不仅仅是听起来动听、悦耳,更主要的是当你读出来后,别人能够马上知道是什么字,怎么写 的;

好记:便于记忆,有一定的规律,如串起来是一个词,或者一个地名等;

好写:即名字要大家都能够写出来,电脑也能够输进去,不然,办什么事总要比别人花费多一些时间, 有朋友因名字的一个字电脑中没有,机票上的名字和身份证不符,每次都要手写、盖章,非常麻烦;

好用:当有了前三个条件自然就好用多了。

给物料编码,目的就是要好用,一个好用的编码自然也要好读、好听、好记、好写。

二、APICS 对物料编码的几个基本原则

1.统一性原则:一个组织内只能使用一套物料编码,以方便组织内不同企业间的数据交换;

2.唯一性原则:即一种物料只能有一个编码,同样一个编码只能对应一种物料;

3.严谨性原则:所有物料编码的建立需要授权专人负责,以便保证其正确性;

4.终身制原则:即使某物料以后不再使用,其编码也不能重新分配给其他物料使用;

5.简单性原则:编码必须简单,一套复杂的编码体系需要昂贵的学习成本,也不利于推广;

6.清晰性原则:编码中使用的字符必须能够清晰辩识,避免使用容易引起混淆的字符,如字母“O”和 数字“0”,字母“Z”和数字“2”,字母“Q”和数字“0”等;

7.扩展性原则:考虑预留足够的扩展空间,便于以后记念新增的物料能够继续使用该编码体系。 三、有含义的物料编码

用有含义的物料编码是很多喜欢的编码方式。特别是老一代管理人员,对物料编码的方案有着深入的 研究。记得在一个项目中,有一位做了20多年编码工作的工程师问到,你们的系统是支持“线编码”还是支 持“面编码”?够专业吧,到现在为止,我还不知道什么是“线编码”,什么是“面编码”。

我们之所以非常喜欢有含义的编码,主要是因为它非常有效,能够通过编码本身非常快速地识别物料, 也便于理解和解释,使用过程中不需要辅助以物料名称、物料规格。比如:某化工厂生产胶片,某一规格 的产品编码是:“300-015-150-100”,总共15位,“300”表示产品大类,“015”表示厚度,单位是“毫米”, “150”表示宽度,单位是“厘米”,“100”表示长度,单位是“米”。这样当需要知道某规格的产品是否生产过、 是否有库存等信息时,只要按照要求的规格组成编码输入电脑即可,业务人员只要记下规则即可,这样的 编码非常好用。

然而编码如果赋予了太多的含义,不同类型的物料含义又不同,则问题就复杂多了,曾经遇到一个企 业,编码长度达到32位,编码规范就长达30多页。这样的编码虽然符合基本原则,但显然不是好读、好听、 好记、好写,好用。当我们使用时,要在电脑中录入32位,要在电话中讲32位,要在纸上写32位,其难 度可想而知,也产生更多出错的机会。还有就是其可扩充性受到很大限制,如果开始考虑不周,几年后编 码规则将不再有效。

很多人比较喜欢有含义的编码,除了上文讲的优点外,更多地是在考虑编码时是基于一个没有计算机 系统的前提下使用的。很多人对计算机系统还不够深入理解,总是假设在没有计算机时,如何仅凭一个编 码能够更多地知道物料的信息,因此就出现了复杂的规则,久而不决的编码方案。当然一些易用性不好的 计算机系统即便使用了,有些时候也需要仅凭一个编码就需要更多地知道物料的信息。因为在物料编码出 现的地方,并没有同时显示物料的名称、规格型号、计量单位等基本信息,厂商只能去误导客户编码是多 么重要,必须要重视编码,否则系统就无法运行等等。

四、无含义的物料编码

无含义的物料编码即使用字母或数字的流水顺序,好处是比较短,可以快速录入和书写,有充足的扩 展空间,缺陷是不好记忆。然而在计算机系统普及的今天,这一缺陷已经被计算机系统所弥补。好的软件, 在任何时候只要你看到物料代码,就同时能够看到物料的名称、规格型号、计量单位等基本信息,因此编 码是否有含义其实已经不重要了,因为不需要根据编码去判断它的其他信息。因此,采用无含义的物料编 码,更适合于有计算机系统的场合。这就是为什么有些人非常喜欢采用无含义编码的原因。

五、一点补充建议

纯粹的有含义和无含义在使用中都有一定的局限性。现实生活中,某些情况下我们是在一个有计算机 的环境下使用,某些情况下是在无计算机的情况下使用。因此对于编码有几点建议:

1.不要赋予太多的含义在编码中,建议以一到两项为宜;

2.有计算机的情况下,尽可能使用无含义的编码体系,或者二者结合的体系,充分利用计算机的优势;

3.在中国,尽可能采用数字编码,主要原因是大多使用的人员对字母的读、说、写、听及输入计算机 还远没有数字那么准确、敏感、熟悉,纯数字编码也便于用小键盘输入,发挥一部分人的优势;

4.图号和物料编码是完全不同的事情,图号可能存在复杂的借用关系,在产品更新换代频繁的今天, 这种借用关系如果反映在编码中将使问题异常复杂;

5.没有一个十全十美的编码体系,只要基本原则符合就可以,不必要耗费太多的时间,况且有些软件 本身也支持编码的修改,可以很好地支持规则的进一步完善。

〖转〗ERP 的物料编码原则

ERP 中的物料编码是所有数据的基础,可以这样说:“没有物料编码就没有 ERP”,但很遗憾,很多人都不 大了解如何编写正确的合乎规范的物料编码,有极大多数的人都是依据手工方式下的编码方式来进行 ERP 中的物料编码,这之间就包括许多所谓的、有丰富经验的“ERP 专家”。 何谓“手工方式下的编码方式”,简单的讲就是用形式上便于记忆的字母(或加上数字)来进行编码,比如: 五金35#,就编成 WJ35;PP 膜(610mm*0.20mm*178M),就编成 PP61020178,如此等等,或者有时候 为了好看,最多在后面补上 N 个零以对齐。更有甚者,在数据库中将编码字段设置为主键,而在实施时又 以手工形式下编码方式来进行 ERP 系统的物料编码。 以我短短几年的从业经验,所知的公司(工厂)少有不是这样编码的。这样一旦在业务规则有变更时,势 必引起不可逆转的严重后果。比如假设之前企业用的编码规则是“大类(2)+中类(4)+规格(6)”,有 一天发现这样编码不合适,需要改成“大类(3)+中类(4)+小类(4)+流水号(3)”,这时个你想会 怎么?哭都来不及呀。 为什么会有这样的情形出现?我想原因应该如下: 一、 ERP 只是一种潮流。当今 ERP 概念满天飞,许多公司为了出成果,招揽了一批懂得点程序编码,但 对企业业务流程一窍不通的程序编写人员,编写出了不合企业规则的四不像程序,然后借销售人员的三寸 不烂之舌,以及一些企业的盲目跟风,从而推上了市场; 二、 应用没有实施经验的人员来做 ERP 实施。我觉得这应该是最重要的一点,拥有丰富经验的实施人员, 即使在程序设计上有缺陷的时候,也应当尽量引导企业流程向正确的方向发展,以减少不可逆转之错误的 发生。在编码规则的应用上,应当避免延续企业旧有手工形式的编码方式,而采取适合计算器管理与查询 的先进编码方式。而目前很多中小型软件开发商,为了节约成本,常常是招募一些刚从学校里面出来的年 轻人,经过简单的几次培训后就派去企业方进行实施,结果会怎样,用脚趾头想都会知道;

三、 企业自身没有既精通企业管理,又懂 ERP 理论的高层管理人员。有很多中小型企业为了节约资金, 应用之前的硬件维护人员来跟进 ERP 系统的实施,这样的情形,如果在软件开发商派有丰富经验的实施人 员情况下,可能还察觉不到多大的严重性,但如果刚好开发商派来的也是个初出茅庐的新手,那可就彻底 完完了。假设一下他们对如何定义物料编码规则的对话: 实施方(甲) :请问一下你们工厂目前的物料编码规则是怎样的? 企业方(乙) :…这个,等我看一下…,我们现在的规则是:大类(2位字母)+中类(4位字母)+规格(6 位) 。 甲:那么,每一位是否都有意义呢? 乙:是的,大类代表…,中类代表…,规格代表…,这样简单易记,他们(指其它相关人员)一看就知道 这个编号代码什么甲:那,现在我们用 ERP 的话,你们这样编码可能会不合适的…

乙:有什么不合适,又简单,又好记,他们现在都用得很好呀~(这小子,怎么一来就说我们的编码规则不 好?) 甲:这个…(不知对方深浅,可不能轻易得罪) ,那好吧,我们先这样进行编码,你通知一下物料编码人员, 尽快把物料编码输入 ERP… 乙:这好办,我马上请他们去做 甲:那我们再谈一下其它的问题… … 各位读者看到可能要为这个工厂担忧了,工厂的前途可能就毁在这两个人的手里。 当然,当然,影响编码原则的因素还有很多,但归根结底就是由于对 ERP 编码原则的认识不清所至。

物料编码原则及规则

指导说明书

编码原则

第一节物料编码的意义 第一节物料编码的意义

物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其他有关事项的一种 管理工具。在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关紧要,但在物料多到数百种 或数千、数万种以上的工厂,物料编码就显得格外重要了。此时,物料的领发、验收,请购、跟催、盘点、 储存等工作极为频紧,而藉着物料编码,使各部门提高效率,各种物料资料传递迅速、意见沟通更加容易。 物料编码之功能如下:



增强物料资料的正确性 物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有物料编码可以查核,因此 物料数据更加正确。至于一物多名,一名多物或物名错乱之现象不致于发生。



提高物料管理的工作效率 物料既有系统的排列,以物料编码代替文字的记述,物料管理简便省事,效率因此提高。 利于电脑的管理 物料管理在物料编码推行彻底之后,方能进一步利用电脑作更有效的处理,以达到物料管理之 效果。



降低物料库存、 降低物料库存、降低成本 物料编码利于物料库存量的控制,同时利于呆料的防止,并提高物料管理工作的效率,因此可 减轻资金的积压,降低成本。



防止物料舞弊事件之发生 物料一经编码后,物料记录正确而迅速,物料储存井然有序,可以减少舞弊事件之发生。 便于物料之领用 库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方 便。

第二节物料编码的原则
物料编码必须合乎物料编码的原则,合理的物料编码,必须具备下列基本原则: l l l l l l l l l 简单性 分类展开性 完整性 单一性 一贯性 可伸缩性 组织性 适应电脑管理 充足性

l

易记性

一、简单性
编码的目的在于将物料化繁为简,便于物料的管理,如果编码过于繁杂,则违反了编码之目的。因切 此物料编码在应用文字符号或数字上应力求简单明了,这样可节省阅读、填写、抄录的时间与手续,并可 减少其中的错误机会。 物料相当单纯时,只要将物料简单分类为几项即可,物料分类项目多了,就显得很不方便。若物料相当复 杂时,就要将大分类再加以细分 ,这种分类展开也称为多级分类。

二、分类展开性
物料复杂,物料编码大分类后还要加以细分,如: 需要分类 的项目 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 3 2 1 第一种分类 第二类分法 方法 11 12 13 14 15 16 21 22 23 24 25 26 31 32 33 34 35 36 7 8 9 6 5 4 3 2 1 0 01 02 03 1 21 22 23 3 41 42 43 5 61 62 63 7 8 9 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 第三类分法

(表一)

三、完整性
在物料编码时,所有的物料都应有物料编码可归,这样物料编码才能完整。若有些物料找不到赋予之 物料编码,则很显然物料编码缺乏完整性。 新产品新物料的产生容易破坏物料编码的完整性。因此每当有新物料产生,即应赋予新的物料编码, 并规定新的物料没有编码,采购部门不得从事采购,即使没物料编码的新物料采购进来了,仓库部门或会 计部门发现物料订购单缺少物料编码,即应请采购部门补填物料编码,否则不予入库、不予付款。这样才 能确保物料编码的完整性。

四、单一性
物料编码的单一性是指一个物料编码只能代表一种物料,同一种物料只能找到一个物料编码,而绝无 一个物料有数个物料编码,或一个物料编码有数项物料,一般地,只要物料的物理或化学性质有变化、只 要物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码,举例,如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工 序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成,不更换加工单位,即冲压成型后立即进行钻孔, 紧接着进行喷漆,中间没有入库、出库处理,则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个 车间完成,其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库,则在库存管理中为了区分该物 料的三种状态,必须取不同的物料编码。例:3000A,3000B,3000C 三个编码分别表示三种不同加工状态的 物料。

五、一贯性
物料编码要统一而有一贯性,如以年限分类为标准时,就应一直沿用下去,在中途不能改变用籍贯或 姓氏别来分类,若要这么做必须要分段或分级进行。

六、伸缩性
物料编码要考虑到未来新产品发展以及产品规格的变更而发生物料扩展或变动的情形。预留物料的 伸缩余地,并不能仅就目前物料的现状加以物料编码的安排,否则他日新物料产生时,就有新物料无号可 编的情况。

七、组织性
物料编码依其编码的系统,作井然有序的组织与排列,以便随时可从物料编码查知某项物料帐卡或资 料。物料编码的组织性,对物料管理可以省掉不必要的麻烦。

八、适应电脑管理
电脑的应用已经比较普及,因此在编码时一定要考虑录入的方便性,如编码尽可能短、少使用其他符 号。

九、充足性
物料编码所采用的文字、记号或数字,必须有足够的数量,以便所组成的个别物料编码,足以代表所有个 别物料,以及应付将来物料扩展时的实际需要,以免遇有特殊物料时无号可编。否则物料系统被破坏,费 时误事。

十、易记性
在不影响上述九项原则之下,物料编码应选择易于记忆的文字、符号或数字,或赋予暗示及联想性。 但这原则是属于次要原则,若上述九项原则俱全而独缺乏此项原则的物料编码,仍不失为优秀的物料编码。


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