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浅谈EPC项目中的文件管理

浅谈 EPC 项目中的文件管理 摘要: 建立健全文件管理体系并且保证该体系有效运行尤显重要。文件管理 体系的健全、清晰、科学、专业化将有力彰显企业的管理水平。 关键词: EPC 项目 文件管理 项目运作 一个工程的顺利完成离不开对各类文件的有效管理。而面对国际设计采 购施工总承包工程(EPC 项目)时,由于运作较国内项目更复杂、文件管理专业 化要求更高,且各类文件通常以外语为主,因此文件管理更加严格,对文件管理 人员的素质要求也更高。 各类文件通常时效性强、 针对性强、 直接影响工程进度、 质量、造价,因此建立健全文件管理体系并且保证该体系有效运行尤显重要。文 件管理体系的健全、清晰、科学、专业化将有力彰显企业的管理水平。建立一套 高效适用的文件管理体系;提供国际 ECP 项目文件管理控制水平;加快与国际 通用模式的接轨;已成为企业在国际工程中提高竞争力的关键因素之一。 1 建立文件管理体系必须明确的问题 1.1 肯定文件管理部门的权威性 文件作为项目管理过程中沟通管理的主要信息纽带,对其管理的水平直 接影响项目沟通的有效性。因此,要肯定文件管理部门的权威性,并赋予相应权 力。让文件管理覆盖整个项目的各部门,将文件分类编号、格式、用纸、复印扫 描、传递、存档等工作统一归口到文件管理部门。 在项目执行过程中,文件管理部门可定位为对外是承包商和业主及第三 方联系的窗口,对内它既是部门管理运作系统的龙头也是各部门之间的纽带。 1.2 加强文件管理的专业性和科学性 项目管理的信息化运作, 注定了文件种类和数量的浩繁及管理的专业性。 因此,文件管理必须突出专业性和科学性。根据项目运作的特点,可采用各职能 部门分散负责,文件管理部门设专人对口管理、归档、传递。也可采用各部门专 人负责、并兼职文件管理部门某专业管理员的方式。 1.3 将文件管理贯穿项目运作全过程 项目开工、施工、运行、移交几个不同时期运行张弛不一,容易造成文 件控制管理过程中常出现的失控状态。项目前期文件是项目投资、运作方式及预 期结果的定性, 竣工文件是项目完工实现最终移交的依据。项目的过程文件在项 目的收尾阶段和工程索赔过程中,对承包商非常重要;要减少工程缺陷的损失及 加大结算合同款的额度,都要依靠项目运作过程中的设计变更、业主调整、不可 抗力影响等过程文件来支持。 因此,在项目运作过程中保持文件控制部门的全程 参与、全程管理,对承包商意义重大。在项目执行中,要注重文件管理人员队伍 的稳定,人员变动时工作交接要清晰有据、过渡合理。同时,要注意利用文件管 理部门的主线作用,合理使用管理软件,追踪项目各个环节的进度,及时发现制 约工程进度问题。 2 项目运作中文件管理的重点 2.1 以文件管理部门为核心,加强保密性和安全性 网络化办公的成本和效率优势毋庸置疑,但对运作周期较短,工作内容 涉密、涉外的国际 EPC 项目,由于国内外法律体系和要求不同,且对工程所在 国的法律无法做到完全熟悉, 往往容易在网络化办公中造成泄密,设置触犯所在 国的法律法规,或因违反 EPC 合同中保密条款而遭到受害方索赔。因此,将网 络管理和网络服务纳入文件管理是一项行之有效的管理方式。 在内部网络中确立 使用权限、范围、确保数字化签名的有效安全,加强网络病毒的集中防范管理, 都是要逐项解决的重要问题。 2.2 文件管理部门要负责好电子文件和硬拷贝文件的双重管理 目前,无纸化办公已成为国际上衡量企业现代化管理水平的一个标志, 随着网上可传输数据量的急剧增大、压缩工具的功能增强、数字化影像资料支取 方法简化, 现在几乎全部的工程设计及管理文件都可以网上传递,且确保安全性 和只读性,推行真正的无纸化办公体系条件已非常成熟。当然,无纸化办公是相 对的,既要认识到它的高效、低成本的优势,也要根据不同合同条款的要求和工 程所在国法律法规及国际仲裁法中对提供证据有效性的要求, 建立必要的硬拷贝 文件管理体系。 2.3 文件管理部门做好分包商文件的管理 在招标文件中虽然对分包商文件都有详细要求,但由于国内和国外分包 商对自己随机文件的重视程度完全不同,而在项目执行过程中,这一问题又常被 忽视。这种忽视的后果,一般要到交工验收时才能体现出来,此时再整理分包商 文件已经事倍功半。因此,有文件管理部门牵头,在设计、施工、运行等部门的 配合下, 在项目运作初期及时对分包商文件的准确性和完整性进行检查,发现清 理存在的问题,对项目最终移交至关重要。 2.4 文件管理部门要做好设计过程文件和竣工文件的管理 首先,要在整个项目中建立严格的文件发放程序,确保升版后的设计文 件及时地发放到相关部门, 以保证项目始终执行最新的图纸和文件,减少工程损 失;其次,针对重大工程变更,要建立必要的作废文件图纸强制召回制度。文件 和图纸版本的更新信息,要及时公布在内部网络上,通知到各有关部门;第三, 国际 EPC 项目要求竣工图必须由设计单位负责完成,这与国内项目中通常是设 计单位委托或依靠施工单位来完成竣工图的做法截然不同。因此,文件管理部门 在相关部门帮助下对现场的施工记录、工程签证做好整理归档,为最终拿出一套 真实准确的竣工图创造充分条件。 3 文件管理的难点及解决方法 国际 EPC 项目文件管理的体系建立,一方面由于社会、文化、制度和法 律体系的不同,不同国家的文件管理体系有所不同。为了沟通管理和信息畅通, 必须建立适应属地化项目管理的文件管理体系, 而这些工作的开展必然涉及到人 财物的投入等问题; 另一方面就是国内项目形成的文件管理体系和国际通用项目 文件管理体系的冲突问题。针对这些难点,提出以下解决方案: 3.1 加强与业主的沟通,将文件管理体系化繁为简 项目运作伊始,就应结合项目属地的法律法规通过与业主沟通确立项目 文件管理的运作模式,做到化繁为简,尽可能降低体系的运行成本。 3.2 利用多种资源,建立健全文件管理体系 鉴于国际 EPC 项目普遍会遇到的劳务名额限制问题, 这个矛盾可以通过 建立国内文

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