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第六讲 科技档案管理


第六讲 第一章 第一节 一、什么是科技档案

科技档案管理 科技档案 科技档案的概念

《科学技术档案工作条例》中,对科技档案定义做出如下表述: 科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的 应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录 像、录音带等科技文件材料,简而言之,科技档案是直接记述和反映 基本建设、

生产技术和自然科学研究等活动的归档保存的科技文件材 料。包括技术图纸、报表、文字材料。 对于这个定义,应从以下几点来理解: 1、科技档案是科技、生产活动领域中形成的,它是科技、生产 活动全过程的记录和反映,它记述的内容属于自然科学的范畴; 2、科技档案是科技、生产活动的直接记录。也就是说,科技档 案是记述科技、生产活动的原始材料或第一手材料; 3、科技档案是由具有保存价值的科技文件材料转化而来的,没 有保存价值的科技文件材料不能转化为科技档案。 二、科技档案与文书档案、科技资料、科技文件材料的联系与区 别 科技档案与文书档案、科技资料及科技文件材料,既互相联系, 互相渗透,又互有区别。 (一)科技档案与文书档案的联系与区别 科技档案与文书档案同属档案的范畴, 二者都是本单位工作活动 的记录,均反映本单位历史面貌,是国家全部档案财富的组成部分, 它们作为档案的基本属性是共同的。 科技档案和文书档案又是具有不同性质的两种档案材料, 它们的 主要区别是:

1、产生的领域和记述的内容不同。 科技档案是在科学技术活动和生产活动中产生的, 它记述和反映 自然界各种物质的现象和运动的规律,记述和反映人们认识自然、改 造自然的各种活动,是一种科技信息及其载体,其内容属于自然科学 范畴。文书档案则不同,它是由记述和反映政治生活、行政事务等方 面的文件材料转化而来的,其内容属于社会科学范围。 2、形成的特点不同。 科技档案的形成具有成套性的特点, 一套科技档案材料是一个不 可分割的有机整体。而文书档案的形成特点是:文件之间相互联系, 来文与复文,请示与批复,批转与原文,紧密联系,不可分割。 3、管理的方法不同。 科技档案一般是按照其成套性的特点组织保管单位进行科学管 理的,而文书档案则一般是按年度结合组织机构,或年度结合问题等 方法进行分类整理和保管。 科技档案与文书档案既有联系,又有区别,与其他专门档案如司 法、会计、人事档案等,也同样是既有联系,又有区别,不可混为一 谈。 (二)科技档案与科技资料的联系与区别 科技档案与科技资料互相联系,是两种有密切关系的科技材料: 1、科技档案与科技资料都记载着科学技术内容,是科学技术信 息的一种载体。它们不仅在内容上具有共同的科学技术性质,而且在 形式上也有许多相同的方面; 2、科学技术档案与科技资料,都是科技生产、活动所不可缺少 的科技资源条件,它们在科技、生产活动中都起着重大的作用; 3、科技档案与科技资料是相辅相成的,是可以转化的关系。如 果为科技、生产活动需要而收集来的科技资料被本单位所采用,这些 科技资料就成为反映本单位科技、生产活动的档案材料。例如某单位

购买了设备,虽然随机图样和有关的科技文件材料是别人编写的,但 它连同设备一起买来了,已随设备一起为本单位所使用,它反映了本 单位科技生产活动,就应作为设备档案保存。一个单位的科技档案如 被另一个单位为参考的目的而收集,则成为另一个单位的科技资料。 科技档案和科技资料又是属于两种不同的科技材料, 它们主要区 别于: 1、它们同本单位科技、生产活动关系不同。科技档案是直接记 述和反映本单位科技、生产活动的科技材料,而科技资料则是为了科 技、生产活动参考的目的而收集、交流或购买来的材料,它不直接记 述和反映本单位科技生产活动的历史记录; 2、它们所具有的作用不同,科技档案既具有现实的依据作用, 又具有历史的查考作用和凭证作用。 科技资料则不具备依据和凭证作 用,一般有现实的参考作用; (三)科技档案与科技文件材料的区分与联系 科技档案与科技文件材料关系十分密切。 科技文件材料是科技档 案的基础与源泉,而科技档案是科技文件材料的归宿。科技档案是由 科技文件材料转化而成的, 没有科技文件材料就没有科技档案, 但是, 科技文件材料转化为科技档案是有条件的。其主要条件是:第一,具 有保存价值。也就是说,只有对今后科技、生产活动有查考利用和历 史研究价值的科技文件材料,才能转化为科技档案。第二,科技文件 材料只有按照归档制度的要求,按照科学的方法,经过整理归档,才 能形成科技档案。

第二节

科技档案的种类

随着生产建设和科学技术研究发展, 随着新的科学技术领域的不 断开拓,科技档案种类也在不断增加,从现有情况来看,主要有科研 档案、工业生产技术档案、农业生产技术档案、基本建设档案、设备

仪器档案、专业科技档案等。 一、科学技术研究档案 (一)基本概念 是指在自然科学技术研究活动中形成的科技档案。 它记载和反映 科技研究活动的全部过程和成果。 科研档案按科研类型的不同,划分为不同的种类,一般被划分为 基础科学研究,技术科学研究和应用科学研究三种类型。 (二)科研档案的特点和构成 科研档案的基本特点是以课题成套。一个科研课题的档案材料, 是有机联系的整体。 科研档案的基本特点是由科学技术研究活动的特 点所决定的。 科研档案的基本构成:因研究任务的类型和专业而异,一般包括 以下内容: 1、科学技术研究规划、计划材料; 2、课题研究依据性材料; 3、课题论证材料; 4、试验研究材料; 5、工业性或区域性试验材料; 6、科研成果及总结鉴定材料; 7、成果推广和信息反馈材料; 8、其它有关材料。 二、工业生产技术档案 (一)基本概述 工业生产技术档案也称工业产品档案,是在工业产品设计、 研制和生产制造活动中形成的科技档案。 工业产品档案,内容十分丰富,专业及其繁多,形式多种多样。 工业生产专业不同,生产类型不同,其档案内容构成不同。

工业产品档案包括工业产品设计、研制档案和工业产品生产制造 档案。 (二)工业产品档案的特点和构成 工业产品档案的基本特点是以型号成套。一个型号产品的档案材 料,是有机联系的整体。工业产品档案的这个基本特点,是由工 业产品设计和生产制造活动的特点决定的。 产品档案的内容构成: 1、技术协议书、委托书以及有关合同文件; 2、技术任务书(设计、研制任务书) 、可行性研究报告、行 业调查报告、有关的专题分析报告、方案论证材料以及专业主管 机关的审批意见; 3、产品设计计算材料:计算任务书、计算书、计算程序、计 算记录和计算报告; 4、产品的有关图样材料:产品总图、装配图、零件图; 5、产品的目录式文件:文件目录(产品设计文件清单) 、图 样目录(产品全套工作图样清单) 、明细表; 6、技术条件; 7、产品试制鉴定大纲; 8、产品定型报告; 9、产品形式试验报告; 10、产品试制总结; 11、产品说明书或产品使用说明书; 12、产品合格证或产品合格证明书。 三、农业生产技术档案

农业生产技术档案又称农业科技档案。 是指农业生产技术活动中 形成的,是整个农业生产技术活动的直接记录。 农业生产技术档案种类繁多,内容十分丰富,如农业结构、资源 调查、农业区划、作物布局、土地改良、品种选育、植物保护、生态 平衡、耕作制度、栽培技术,乃至渔、牧、水产等不同种类的农业科 技档案。 农业生产技术档案的特点:专业多、涉及面广、综合性强、形成 周期长。 四、基建档案 (一)基本概念 基本建设档案是建筑物、构筑物、地上、地下管线工程的规划、 设计、施工和使用维修活动的直接记录。 基本建设档案的特点以工程项目成套, 一个工程项目的基本建设 档案是一组有机联系的整体。 (二)基本建设档案的特点和构成 1、前期工程文件材料;如可行性研究报告、计划任务书、工程 选地文件、征地文件及有关协议合同。 2、工程设计文件;如设计招标书、合同、设计基础材料、初步 设计或扩大初步设计文件等。 3、工程施工文件。 (1)施工准备工作文件。包括:施工承包协议文件和施工执 照、施工组织设计、开工报告、图纸会审、记录和施工、预算书 等。 (2)施工文件。包括:工程测量定位记录、建筑材料实验报 告、隐蔽工程施工记录、工程沉降、位移观测及观测记录、设计 变更和材料代用审核文件,以及施工日志、大事记等。 (3)施工验收、总结文件。包括:工程验收文件、工程质量检

验评定及事故处理文件、试车记录、竣工验收证明、施工技术总结和 竣工验收报告、竣工验收会议记录及有关照片。 (4)工程使用、管理、维护、改造、扩建中形成的文件材料。 五、设备仪器档案 (一)基本概念 设备仪器档案是指各种器械设备和仪器、仪表在制造使用、维修 过程中形成的各种档案材料。 设备档案按设备的构造和使用形式,可以划分为两种:一种是同 土建工程连在一起的,如冶炼设备等。这种设备档案,同基本建设档 案一般难于截然分开,可以作为基建档案的组成部分;另一种是单台 设备, 如各种金属切削设备、 运输设备等, 可以同土建工程档案分开, 独立存在。 设备仪器档案从其来源看有两种:一是本单位自己设计研制的, 即自制仪器设备;另一种是从国内外市场购买的,即外购设备。 (二)设备仪器档案的特点和构成 设备档案的基本特点同产品档案的特点一样,以型号成套,只是 因为这两种档案作用和形成过程不同,在内容构成上各有差异。 自制设备的档案内容构成:包括设备在设计、研制、试验和制造 过程中形成的文件材料,以及该项设备在安装、使用、维护、检修、 改造过程中形成的文件材料。 外购设备档案内容构成:包括设备仪器购置文件材料,随机文件 材料、设备仪器安装使用以后形成的文件材料。 六、其它专业科技档案 其它专业科技档案如地质档案、 测绘档案、 水文档案、 天文档案、 气象档案、地震档案、医药卫生档案、环境保护档案等,这里不作一 一介绍。 了解科技档案的种类,对于明确科技档案的范围,更好地认识科

技档案有着重要意义。

第三节

科技档案的特点

科技档案是档案的一大门类, 同其他档案特别是同一般政务档案 相比,在许多方面呈现出比较突出的特点。科技档案的主要特点是专 业性强、成套性、多样性、现实性强、复用性强。 一、专业性 首先,科技档案产生的领域具有鲜明的专业特点。人们在科技、 生产活动中,一方面在不断地开拓新的活动领域,另一方面也不断地 扩大专业分工,任何一项科技、生产活动都是在一定的专业分工的范 围内进行的,都具有一定的专业性。科技档案作为科技、生产活动的 记录和伴生物,它们毫不例外地都形成于特定的专业技术领域,是专 业技术活动的记录和产物。 科技档案的内容性质具有鲜明的专业性强的特点。 科技档案的内 容性质是由它所反映的科技、生产活动的具体专业领域决定的。在哪 一个专业领域的科技、生产活动中形成的科技档案,就集中地反映了 哪一个专业的科技内容及相关的科技方法和手段。 科技档案的专业性强的特点,不仅使它们同一般档案相区别,而 且使不同专业形成的科技档案彼此之间相区别。因此,专业性强的特 点是实现科技档案管理的重要依据之一。 诸如科技档案工作管理体制 的确立,科技专业档案馆的组建,科技档案的整理分类等等,都是建 立在科技档案专业性强的特点的基础之上。 二、多样性 种类的多元性和类型的多样性,是科技档案的又一明显特点。在 各个档案门类中,以科技档案种类最为繁多、类型最为复杂,其呈现 出多样化的鲜明特点。 以种类而言,由于科技、生产活动的多专业性,导致了它的伴生

物科技档案在种类上的多元化,基本建设活动产生了工程设计档案; 建筑施工档案和工程竣工档案; 产品开发活动产生了产品设计研制档 案;生产工艺档案和工艺装备档案;农业生产活动则形成了农、林、 牧、渔各种档案;至于自然观测活动则相应地形成了气象档案、水文 档案、天文档案、地震档案和地质档案、测绘档案等等。 以类型而言,科技档案是一切种类的档案中,类型最为丰富多样 的一种。科技档案所记载的科技、生产活动,专业多样,手段复杂。 这就是客观地要求必须以文件材料的多样性来适应科技内容和手段 的多样性,也就使得科技档案材料不仅在种类方面,而且在类型方面 呈现出多样性的特点。 科技档案种类和类型多样的特点, 为科技档案的科学管理提出了 许多特殊要求,诸如科技档案的收集、分类、保管、统计、鉴定、利 用等各项具体管理环节,都必须根据这种特点,采取相应措施,以保 证实现对科技档案的科学管理和有效利用。 三、成套性 科技档案的成套性特点是由科技、生产活动的特点决定的。任何 科技、 生产活动都是以一个独立的项目或某一特有的现象为对象进行 的,比如,一个课题的研究、一个工程项目的设计施工、一个型号产 品的研试生产制造、一个气象过程的观测等等。都围绕着一个独立科 技项目进行,规律性的形成了一系列相关的科技文件,这些科技文件 记载和反映了该项科技、生产活动的全过程和成果,它们之间既以不 同的工作阶段相区别,又以总体的科技程序和科技内容紧密衔接,构 成了一个反映该项科技、生产活动的文件整体。这就是科技档案的成 套性特点。 成套性是科技档案的重要特点,它集中体现在科技档案的形成 和内容构成两个方面。 成套性的特点对于科技档案的科学管理起着重 要的规定和制约作用,它要求科技档案必须完整,并以此来建立科技

档案的收集工作和其他有关工作, 它是科技档案分类整理工作的重要 的理论依据之一,保持一个科技项目档案材料的齐全成套,是对科技 档案分类整理工作重要的基本要求。科技档案的进馆,移交以及科技 档案的保管、统计、鉴定、开发利用等等,都需要考虑科技档案的成 套性特点。 四、现实性 科技档案的现实性特点是指它具有较强的现实使用性, 其他文件 材料归档以后基本上完成了现行功能,既使使用,也多半是用来进行 历史查考;科技档案则不同,归档进入档案部门的大多数科技档案材 料,不仅没有退出现行使用过程,相反,这正是它们发挥现行效用的 活跃时期,并在较长时期内发挥现行效用。如在提供利用科技档案过 程中,一经利用,就能收到立竿见影的效果。 五、复用性 科技档案复用性强的特点, 表现在一个专业之内, 可以相互通用, 重复使用原设计等,即在新设计中直接用某项设计的已有成果。 研究科技档案的特点,对于建立科技档案工作制度、做好科技档 案工作有着重要意义。

思考题: 1、科技档案的概念是什么? 2、科技档案与文书档案、科技资料、科技文件材料的区别与联 系有哪些? 3、科技档案的种类、特点上什么? 4、科技档案的性质有哪些?

第二章 第一节 一、什么是科技档案工作

科技档案工作 科技档案工作内容

科技档案工作是一项以科技档案作为研究对象和管理对象的工 作。它的基本任务是:按照科技档案工作的基本原则,以及科技档案 的形成规律和特点,科学地管理科技档案,充分地发挥科技档案的作 用,及时、准确地提供利用科技档案,为经济建设服务。 二、科技档案管理工作 科技档案管理工作分为两部分:一部分是科技档案室(馆)管理 工作,另一部分是专业档案馆的科技档案管理工作。在这里,我们主 要介绍科技档案室的管理工作。 科技档案室的工作主要是通过做好科技档案的收集、 整理、 保管、 统计、鉴定、利用等具体工作环节来完成的。 (一)科技档案的收集 就是根据科技档案集中统一管理的要求,按照归档制度,接收本 单位各部门在生产、建设和科学技术研究活动中形成的,具有保存价 值的科技文件。 (二)科技档案的整理 就是按照一定的原则和方法,对科技档案加以系统地整理,揭示 科技档案的内容与成份,固定科技档案的位置,科技档案整理工作的 具体内容,就是对已归档的科技档案进行科学的分类和有序的排列、 编号和编目,以及对保管单位进行必要的加工。 (三)科技档案的保管 就是妥善地保管科技档案,维护科技档案的完整与安全,延长科 技档案的寿命, 并尽力缩小科技档案的体积, 以便于当前和长远利用。 (四)科技档案的鉴定 就是按照国家规定的原则、 标准和要求, 对科技档案的科学价值、

历史价值和现实价值进行鉴定,决定科技档案的保管期限,并根据保 管期限,定期剔除失去保存价值的科技档案,突出重点,提高科技档 案的质量。 (五)科技档案的利用 就是在维护科技档案机密原则下,通过各种行之有效的方式、方 法,提供科技档案为生产、建设和科研工作服务。 (六)科技档案的统计 就是通过数字来揭示和反映科技档案的数量和质量, 以及科技档 案的收集、整理、鉴定、编研和利用工作的基本状况。

第二节

科技档案工作的基本原则

根据《档案法》与《科学技术档案工作条例》的规定,我国科技 档案工作的基本原则:实行统一领导,分级管理,维护科技档案的完 整与安全,便于国家各项工作的利用。 一、集中统一管理科技档案 它是科技档案工作基本原则的重要组成部分。 各基层单位的科技 档案,应由综合档案机构分别集中保存,不得分散在业务部门和个人 手中,长期保存的科技档案,应按规定“集中”到档案馆保存。 集中统一管理科技档案有利于形成一个科技资源储备和交流的 中心;可以减少人力、物力,降低成本,提高经济效益;便于更多的 人利用档案;便于采用科学的管理方法;有利于建立和发展科技专利 事业;便于保密和安全保管。 二、维护档案的完整与安全 维护档案的完整与安全,是对科技档案工作的基本要求。 维护档案的完整,就数量而言,要维护科技档案的齐全,使应该 集中和保存的科技档案不得残缺短少。就质量而言,要维护科技档案 的有机联系, 只有数量齐全, 才能保证质量的系统。 维护档案的安全,

不能零乱割裂。就要保证科技档案不失密。要克服和防止不利因素的 影响,最大限度地延长档案的寿命。 三、便于有效利用 便于有效利用是科技档案工作的根本目的, 是对科技档案管理各 项工作的具体要求和衡量标准。科技档案工作,不论保存和保管,归 根结底,是为了利用,因此科技档案工作的一切具体内容和环节,都 应从对目前和长远利用科技档案的需要和方便着眼。

第三节

科技档案工作的性质

明确认识科技档案工作性质, 其目的是掌握科技档案工作的正确 方向、工作原则和工作方法,更好地完成科技档案工作的基本任务。 科技档案工作性质总的可以概括为: 是一项专业技术性、 技术管理性、 服务性、机要性很强的工作。 一、 专业技术性 1、科技档案工作的性质表现在它的工作对象——科技档案具有 专业性内容。 科技档案是科技档案工作特定的物质对象, 它产生于科技、 生产、 基本建设等活动,是这些活动的直接记录。一定专业的科技档案,反 映出一定专业技术活动的特点,具有一定专业技术内容,各类科技档 案具有各不相同的专业技术内容。科技档案的这一特点,决定了科技 档案工作具有专业技术性特点。 2、科技档案工作的专业性,表现在它本身是一项专业性工作。 随着现代科学技术的发展,科技档案管理已由原来从事科技、生 产的职能机构和科技人员的直接管理下分离出来, 发展成为由科技档 案部门实行集中管理的一项专门事业,并在实际工作中,形成了从检 查和协助科技人员做好科技文件的形成、积累、整理和归档到科技收 集、整理、鉴定、统计、保管、利用等一整套工作内容和工作程序,

这就使科技档案工作同其他工作区别开来,成为一项专业性的工作。 此外,科技档案工作的专业性,还表现在它已经形成一个完整的专业 体系。目前,科技档案工作已形成了由科技文件的管理知识、专业科 学技术知识、科技档案管理知识组成的专业体系。 二、技术管理性 现代社会大生产,要求各个单位必须实行科学管理,科技档案工 作是科技管理工作的一个组成部分,是科技管理工作的基础。企事业 单位的各项管理工作,可以分为两种类型:一种是职能性管理工作, 如计划管理、生产管理、质量管理等,另一种是基础性管理工作,如 信息管理、定额管理等,它们为企事业单位各项职能管理提供资料依 据。 科技档案工作就是为企事业单位各项职能管理性提供资料依据和 前提条件的工作,以设备管理为例,设备仪器是科技、生产活动的重 要手段,设备管理的好,设备仪器的使用和维修就有了准确可靠的依 据,就能有效地实现设备仪器的科学管理。由于科技档案工作是企事 业单位各项 管理工作的基础,所以说客观存在是一项科技管理性工 作。 三、服务性 1、科技档案工作为企事业的各项管理工作提供准确可靠的数据 和各种有关的信息,是实现企事业单位科学管理的重要条件。 2、科技档案工作在生产、设计、科研单位,通过对科技档案利 用职权,产品的生产和科研、设计工作创造条件,使科技档案工作同 生产、科研、设计紧密结合。因此服务工作做的好坏,是衡量科技档 案工作的重要标志之一,也是科技档案工作赖以生存和发展的基础。 由于现代科技一些高、精、尖项目,涉及保密工作,因此科技档 案工作是一项机密性的工作。

第四节

科技档案工作的重要性

为了迅速建立和健全科技档案工作,更好地为经济建设服务,各 专业主管机关以及各单位必须加强科技档案工作。 一、加强科技档案工作的必要性 1、从科技档案的作用看加强科技档案工作的重要性。 实践证明,在生产、建设和科研等活动中,有完整的科技档案工 作依据, 将会使会使各项工作就会有秩序地, 多快好省的进行。 否则, 就会受到影响,往往造成人力、物力和财力的浪费。科技档案是生产 管理、基本建设和设备仪器使用维修的重要依据;是生产设计和科研 的技术基础和必要的条件;是进行科技交流的重要形式和手段。 2、从科学技术的发展来看加强科技档案工作的必要性。 现代科学技术正在经历着一场伟大的革命。 各门科学领域都发生 了深刻变化。科学技术的发展,总是由低级到高级的,一个新理论的 突破,一个新课题的解决,一项新技术的研究应用等都是在总结以往 经验的基础上获得的, 科学技术的继承性是很强的。 要发展、 要继承、 借鉴, 就得有储备。 科学技术储备越雄厚, 起步就越高, 发展就越快。 科技档案就是科学技术储备的一个重要形式。 或者说是人们的科技成 果处于观念性时候的一种载体,是科学技术发展、继承和借鉴的一个 必不可少的条件。 3、从科技档案工作的现状看加强科技档案工作的迫切性。 科技档案工作发展很快,但也存在一些问题,如单位制度没有建 立或不健全,科技档案、科技资料混杂在一起,有的分散在各个部门 或个人手中,有的即使归档保存,也还存在不系统、不准确、不安全 的问题,这些都严重地影响着生产、建设和科研工作的顺利进行。 二、如何加强科技档案工作 1、增强科技档案意识,提高对科技档案工作的认识。 2、加强各专业主管机关对所属单位科技档案工作的领导。 3、把科技档案工作纳入企业管理和科研管理的范围。

4、建立与健全科技档案管理机构,调整充实一定数量的管理人 员。

思考题: 1、什么是科技档案工作? 2、科技档案工作的基本原则是什么? 3、科技档案为什么要实行集中统一管理? 4、为什么必须加强科技档案工作?

第三章 第一节 一、什么是科技文件材料

科技文件材料 科技文件材料概述

科技文件材料是在工作、生产、建设和科学技术研究活动中正在 产生和使用着的技术图纸、技术照片和技术文字材料的总称。其含义 有三:一是科技文件材料是伴随着科技、生产活动产生的;二是科技 文件材料以特定的目的,通过图样、文字、数字、符号、声像等方式 来记录和反映科技生产活动;三是科技文件材料是科技、生产活动全 过程的直接记录和成果反映,同时也是科技、生产活动的依据;四是 科技文件材料是一切科技、生产活动所产生的知识形态成果的总称, 而不是科技文件材料是技术图纸、照片、文字材料的总称,而不是指 一份科技文件的具体称; 五是科技文件材料是科技档案的前身形态和 来源。 二、科技文件材料的类型 由于科学技术的不断发展, 制作科技文件材料的方法不断扩大和 改进,因而科技文件材料的种类和形式是比较复杂的。 (一)按它们的性质、用途和形式来分,基本上可以划分为以下 几种类型: 1、图样科技文件材料。 就是用制图方法绘制在平面上的物体图或其他专用的直线或曲 线图。图样科技文件材料按其产生的领域来划分,可分成机械制造技 术图样、建筑业技术图样和其它专业技术图样。 机械制造业中常用的基本技术图样有以下几种: (1)系统图,也 叫示意图; (2)总图; (3)装配图; (4)外形图; (5)零件图; (6) 安装图; (7)表格图。 建筑业中常用的图样有以下几种: (1)总平面图; (2)平面图; (3)立面图; (4)剖面图; (5)大样图; (6)鸟瞰图; (7)综合线

路图。 2、技术文字材料。 是指以文字和数字形式来表示和传达技术思想记录技术活动和 工作成果的科技文件材料。主要有以下几种类型: (1)计算书; (2) 说明书; (3)技术条件; (4)工艺文件; (5)任务书; (6)研究方案; (7)技术鉴定报告; (8)工程核算材料。 3、目录式科技文件材料。 主要有以下几种: (1)明细表; (2)一览表; (3)文件配套目录; (4)图样目录。 4、技术照片、影片、录音带、录像科技文件材料。 主要指在设计、施工、科研等活动中形成的技术照片、影片、录 音带、录像带等视听型文件材料。 (二)科技文件材料从其制作方法、使用目的来分,主要有以下 几种: 1、草图; 2、原图; 3、底图; 4、二底图; 5、复印图; 6、空白图。 三、科技文件材料的积累措施 为了保证科技文件材料积累工作地顺利进行, 不少单位还规定了 科技文件材料积累措施,归纳起来,大致有以下几点: 1、在有关技术科(室) 、车间、专业组建立兼职科技档案员,负 责本部门或专业组科技文件材料的积累、保管工作; 2、科技档案工作是科研、生产工作的有机组成部分,因此必须 把科技文件材料的形成、积累工作纳入相应的科研、生产计划。在检

查科研、生产计划的同时,也检查科技文件材料的形成、积累情况, 未形成相应的符合要求的技术文件,不算完成计划; 3、把检查科技文件材料的形成是否完整和符合要求,列入科、 室业务会议和专业组会议的内容, 对有问题的技术文件做到个人不出 手, 小组不出组, 科室不出室, 要进行定期检查, 科室进行阶段验收; 4、制定科技文件材料积累袋的使用办法,使科技人员能掌握和 运用,正确地积累、登记、整理和利用; 5、科技档案室平时加强业务指导,经常监督、检查各职能机构 和专业组科技文件材料的组成、积累情况,发现问题及时指出,给予 纠正。

第二节

科技文件材料归档

一、什么是科技文件材料归档 一个单位内部各机构,在工作和生产、建设、科研等科技活动中 形成的、已经办理结束或告一段落,具有保存价值的科技文件,按照 一定的制度和要求,收集齐全,系统整理,移交给科技档案部门。 二、科技文件材料归档的意义 1、科技文件材料归档工作是科技成果的收获阶段。 当每项研制工作任务完成,并取得相应的结果后,及时对记录和 反映研制工作全过程及其结果的科技文件材料整理归档, 便是科技成 果的收获阶段。鉴于我国目前技术管理水平比较低,尤其是普遍存在 着科技档案工作的意义认识不足, 比较忽视科技成果归档工作的情况 下,强调科技文件材料归档工作是科技成果的收获阶段,更具有现实 意义。 2、科技文件材料归档是科技工作全面展开的基础。 科技文件材料归档是科技档案形成过程中的必要步骤, 是科技文 件材料转化为科技档案的转折点,也是科技档案工作全面展开的基

础。科技文件材料在归档之前的形成积累工作,虽然有科技档案工作 者参加管理和指导,但这项工作任务主要由科技人员来完成,科技档 案工作的全面展开, 大量的工作内容, 还是在科技文件材料归档之后, 从这个意义上讲,没有科技文件材料的归档,就不会有科技档案,也 就没有全面开展科技档案工作的对象和基础。 3、科技文件材料归档是贯彻科技档案集中统一管理原则的具体 措施。 依据《档案法》 ,所有的科技档案都必须由专门的机构集中统一 管理,才能充分发挥科技档案的作用,只有建立与健全科技文件材料 的归档制度,通过正常的归档工作,才能把本单位各部门在科技活动 过程中形成的有继续使用价值的文件材料,完整系统地保存下来,从 而实现对科技档案的集中统一管理。 4、科技文件材料归档是维护国家机密的必要措施。 科技档案反映各单位的科研成果和研制水平, 科技尖端成果和发 展水平。科技文件材料在归档之前,虽然也可以采用些保密措施,但 如果长期任其分散各处,就容易出现泄密,给国家造成重大损失,因 此,只有建立和健全科技文件材料的归档制度,将科技成果及时收集 归档,才有利于维护科技档案的安全和保守国家机密。 三、科技文件归档制度 (一)制定科技文件归档制度的要求 科技文件归档制度, 是科技文件管理和科技档案管理的基本制度 之一,其有关规定是否科学和切实可行,将直接影响归档文件的质量 和归档工作的顺利进行。为此,国家和各专业主管部门对建立和健全 归档制度提出了基本要求,各企、事业单位,在制定本单位归档制度 时,要遵循集中统一管理本单位科技档案的原则,认真贯彻国家或专 业主部门有关归档方面的规定,其具体要求如下: 1、科技文件归档制度,必须符合本单位科技、生产活动和科技

文件的实际。 制定归档制度,一定要从本单位的实际出发,既要考虑本单位科 技、生产活动的性质、任务和特点,又要考虑科技文件的种类、内容 和形成规律,不能盲目抄袭、生搬硬套,只有这样,归档制度才能切 实可行,归档工作才能保证质量。 2、科技文件归档制度,必须与本单位其他相关的科技管理制度 协调一致 归档制度不是一项孤立的管理制度,而应该同其他各项有关的 科技管理制度相衔接,使其成为本单位整个管理制度的有机组成部 分: (1)要与产品开发管理制度、设计管理制度、科研管理制度、 工程施工管理制度、设备管理制度、各种自然现象观测管理制度等相 互衔接,将有关科技文件归档问题列入上述管理制度,并在归档制度 中反映上述管理制度的要求; (2)要与标准化管理制度相衔接,把科技文件的归档问题纳入 标准化管理。比如,归档文件的完整性、准确性、系统性和各种书写 材料、幅面要求等,都应符合有关标准规定或经标准化部门审查; (3)要与计划管理制度和有关的奖励制度相衔接。比如,把归 档任务的完成和归档质量纳入计划管理制度, 并且同有关人员的经济 利益挂起钩来,以保证归档制度的正确贯彻执行; (4)要与科技人员的岗位责任制相衔接,把科技文件的归档纳 入有关人员的岗位责任制。 3、有关规定应具体、明确。 科技文件归档制度的有关规定, 应该明确、 具体、 具有可操作性, 便于贯彻执行。 4、制定科技文件归档制度,要走群众路线。 归档制度不能由科技档案部门主观拟定, 应广泛听取各专业科技

人员和有关科技管理部门的意见,使所定的归档制度符合客观实际, 并有广泛的群众基础。这样的归档制度才能够顺利地得到贯彻执行。 (二)制定科技文件归档制度的方法 制定科技文件归档制度,一般采用如下方法: 1、掌握依据。 在制定归档制度之前, 有关人员要认真学习科技档案工作指导性 和参考性文件,主要有《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和 国档案法实施办法》 《宁夏档案条例》 《科学技术档案工作条例》 、 、 、 《科学技术研究档案管理暂行规定》、各专业主管部门制定的科技档 案管理办法、本单位的各项科技管理制度以及其他单位的经验材料。 2、调查研究。 在学习文件、掌握依据的基础上,对本单位各专业部门的科技、 生产活动及其科技文件的形成过程和特点,进行深人细致地调查研 究,尤其要有计划、有目的地听取有关人员对科技文件归档的意见。 3、拟定初稿。 在科技档案工作基本原则和国家有关规定的指导下, 密切结合本 单位科技、生产活动和科技文件的实际,条理清楚、明确具体地拟出 本单位科技文件归档制度的条文,形成归档制度初稿。 4、征求意见,修改、定稿。 初稿拟定之后,要就其内容的正确性、做法的可行性,广泛征求 有关部门和人员的意见。然后,汇总和鉴别分析各方面的意见,对归 档制度的初稿进行修改,形成定稿。 5、审查批准,印发执行。 归档制度定稿后,经有关会议和主要领导人批准,即可作为本 单位的规章制度印发执行。 (三)科技文件归档制度的内容 1、科技文件的归档范围。

(1)确定归档范围的标准。确定归档范围,就是确定一个单位 内哪些科技文件应该归档。要根据科技档案的基本含义和本单位科 技、生产活动的范围与任务,具体划定哪些科技文件应该归档,哪些 科技文件不必归档。归档范围是科技文件归档制度的核心内容。正确 划定科技文件归档范围,是保证本单位科技档案完整和质量的关键。 确定归档范围的标准是:科技文件是否有保存或继续使用的价 值。它既包括在当前或一定时期内具有依据和参考作用,也包括具有 长远的历史参考价值。 凡是直接记述和反映本单位科技、 生产活动的, 其有现实和长远参考价值的科技文件,都应列入归档范围。 (2)确定归档范围的基本方法。①研究和分析本单位科技、生 产活动的范围,从而掌握本单位在科技、生产活动中形成的科技文件 的种类和成分,确定在归档范围中应该包括哪些方面的科技文件。② 掌握本单位基本职能活动, 把在基本职能活动中形成的科技文件作为 归档范围的主体。 首先保证在基本职能活动中形成的科技文件归档范 围清楚、明确;然后再以基本职能活功为中心,研究和分析围绕基本 职能活动进行的其他科技、生产活动形成的科技文件,进而确定这些 科技文件的归档范围。这样,就能既把握重点,又照顾全面,主次分 明地制定出本单位科技文件的归档范围。 ③正确地划定本单位科技文 件与科技资料、科技文件与政务文件的界限。在确定归档范围时,按 照区分科技文件与科技资料的原则和方法,把科技资料划分清楚,避 免科技资料混入归档范围, 从根本上解决科技档案同科技资料不分的 问题。同时,在确定科技文件归档范围时,要把政务文件区分开来, 另行归档。④根据科技文件的保存价值,确定归档范围。把具有保存 价值的科技文件划入归档范围,其余为不必归档的材料,另行处理。 (3)科技文件材料的归档范围。科技文件材料的归档范围,主 要以服务和服从本单位生产建设科技活动的现行利用和长远利用为 总的出发点,结合业务部门的职能任务加以确定。①产品文件材料的

归档范围。技术任务书或技术协议书、设计方案、计算书、工作图、 标准化审查报告、试验记录、定型试验总结、技术经济分析报告、发 展建议书、鉴定总结、产品检验大纲、说明书、合格证明书、易损件 图册、精度检验单和装箱单、反馈意见等。②科研文件材料的归档范 围。科研工作长远规划、年度计划、技术委托书、技术协议书、研究 任务书、上级有关任务书的批准文件及重要指示、专题报告、技术措 施规划、国内外考察报告、专题分析报告、技术方案说明书、可行性 分析报告及批准书、 研究试验大纲、 研究试验方案、 阶段性研究报告、 试验总结、初步设计说明书、技术设计说明书、计算书、样机试验报 告、测试记录、试验鉴定大纲、技术经济效果分析报告、鉴定报告、 论文、 重大学术活动文件等。 ③工艺文件材料的归档范围。 工艺方案、 工艺试验记录、工艺试验技术总结、工艺规程、工艺过程卡片、特种 工艺规程、工艺守则、工时定额高材料消耗定额、工艺装备图及明细 表。④基建文件材料的归档范围。可行性研究报告、选址报告、工程 地质勘测报告、 招投标合同、 设计计划任务书、 初步设计、 技术设计、 施工图设计、 技术核定单、 施工记录、 材料试验记录、 隐蔽工程记录、 工程质量检查评定书、主要建筑物的测量记录、工程验收记录、竣工 图以及维修、改建、扩建中形成的图样和文件材料等。⑤设备仪器文 件材料的归档范围。设备随机文件:设备装箱单以及随机工具与备件 清单,设备安装图和安装使用说明书,出厂合格证书、产品出厂精度 检验单,备件图册,工具图册,设备土建任务书以及设备基础图、安 装操作规程等。设备安装调试文件:设备安装工艺规程、设备安装图 及电气接线图、设备安装调试记录、设备安装调试验收单。设备维修 文件:测绘图样、大修总结、设备事故分析记录及处理结果报告,大 小修后的精度检查记录及验收移交单,设备运转精度检验记录,设备 履历表,自制设备图,设备改进、改装和报废过程中产生的技术文件 材料。⑥产品质量检验文件的归档范围。订货合同、产品验收大纲或

验收技术条件、主要件和关键件的加工、检查记录、理化检验报告、 缺陷单和回用单、装备试车记录、完工鉴定、出厂合格证书、装箱单 产品质量总结。 2、科技文件的归档时间。 归档时间, 是科技文件归档制度的内容之一。 正确规定归档时间, 对维护科技文件的完整与安全, 确保科技部门和科技档案部门的正常 工作秩序都有实际意义。各种科技文件的归档时间,应根据科技文件 的形成规律和特点来做具体规定,归档时间过晚,科技文件长期滞在 各部门或科技人员手中,容易散失,损坏,并且会给科技文件形成部 门造成负担,还会增加科技档案部门接收时的困难。归档时间过早, 会影响科技部门正常业务工作的开展。综合各种科技、生产活动和科 技文件的形成特点,其归档时间可以划分为以下几种类型: (1)按项目结束时间归档。按项目结束时间归挡,是指在一项 科技、 生产活动 (如一项工程设计、 一个产品研制或一项课题研究等) 结束后归档。一项科技、生产活动结束后,围绕这项活动的科技文件 的形成过程也告结束,这时把有保存价值的科技文件系统整理后归 档,符合科技、生产活动的自然过程,易于保持科技文件的完整,并 使归档工作和科技、生产活动的总结收尾工作相协调。一般来说,形 成周期不太长的科技文件,较适于采用这种方式归档。此外,专业性 技术会议和学术会议形成的文件,也应在会议结束后及时整理归档。 (2)按工作阶段归档。科技、生产活动周期过长的科技文件, 可以按形成阶段归档。当一项科技、生产活动按照其工作程序完成一 个工作阶段后,即可将该阶段形成的科技文件整理归档。比如,在一 项重点工程或一个复杂的新产品设计活动中, 其科技文件可按可行性 研究阶段、初步设计阶段、施工图或工作图设计阶段等,分别进行归 档。这种归档时间,主要是为了方便科技部门的工作和便于保护科技 档案。有些科技、生产项目,从开始到结束周期很长。往往需要三年

五年、十年八年,甚至更长的时间。由于时间跨度比较大,如果不分 阶段而等到项目完结后归档,大量的科技文件长期地散放在形成部 门,无疑对形成部门是个负担,而且不利于维护科技文件的完整与安 全。所以,对形成周期较长的科技文件,按阶段进行归档是必要的。 (3)按子项结束时间归档。大型项目或研究课题,不仅设计、 施工和研制的周期较长,而且每个项目往往由若干子项(单项工程或 子课题) 组成。 比如一个大型钢铁联合企业的设计和施工, 包括烧结、 炼钢、轧钢等多个单项工程;又如一个航天飞行器的研制,包括动力 系统、控制系统、机身系统等多个系统。这些“单项”或“系统”作 为整个工程或课题的组成部分,不仅是各自相对独立的,而且在工作 进展上也常常不平衡。根据这种特点,为保证工作正常进行和科技档 案的完整、系统,当一个子项工程结束后,即可先行归档。 (4)按年度归档。按年度归档,就是在每年的初始阶段,将上 一个年度形成的科技文件整理归档。这大体适用于以下三种科技文 件。一是活动和形成周期较长,依年度比按阶段归档更合适的科技项 目形成的文件。二是某些自然观察或观测活动中形成的科技文件。如 气象、水文等观测活动,需要每时、每日、每年均连续观测,反映出 时间连续性强的特点。对这些科技活动中形成的科技文件,可按年度 进行归档。三是应该作为科技档案归档保存的科技管理性文件,一般 按年度归档。 (5)随时归档。在下述几种情况下,科技文件应该随时归档。 ①科技文件复制部门同科技档案部门合一的设计单位的施工图。 这样 的单位为了及时向用户(甲方)发出施工蓝图,常常对施工图随设计 随归档随复制随发出,而不等工程设计完毕,甚至不等一个设计阶段 完毕。归档成为科技文件形成、复制、发出的中间环节。②机密性强 的特殊科技文件。由于保密的需要,要求这些科技文件随形成、随时 归档。③外来文件。例如,外购设备的随机图样和文字说明材料、委

托外单位设计的科技文件等。为了保护外来文件的完整与安全,应该 随时进行归档。 (3)科技文件材料的归档份数。为了维护科技档案的完整和满 足日常工作需要,合理地确定科技文件材料的归档份数是完全必要 的。《技术档案室工作暂行通则》第八条规定:凡是需要归档的科技 文件材料,一般应该归档-份。但是,重要的和使用频繁的技术文件 材料,可以根据需要,再将副本一份或两份,送交科技档案室,专供 日常借阅使用。如有底图也应归档。在具体工作中应结合本单位的具 体情况和各种科技档案的特点,便于保管和提供利用,具体确定科技 档案的归档份数。对少数必须进专业档案馆永久保存的,应按科技档 案进馆办法准备,以便送存。 (4)科技文件材料的归档要求。①凡属归档范围内的科技文件 材料,必须收集齐全,保证科技档案内容完整、准确,对归档时有缺 损的情况无法补救的,在“备考表”中注明。②凡属重大工程项目、 尖端科学技术,具有重要历史意义的科技文件,要根据有关要求,向 科技专业档案馆移交。③归档的科技文件,必须由归档单位技术负责 人签字。④归档的科技文件,必须符合国家和行业的图样标准,材质 优良,图样清晰、字迹工整,不得用圆珠笔、铅笔书写,不准使用复 写纸。⑤几个单位共同协作完成的科技项目,主办单位应保存二整套 完整的科技档案,协作单位保管自己承担任务部分的科技档案,并将 复制本送交主办单位保存。⑥归档的科技文件,由项目负责人根据行 业和本单位的保密规定和保管期限表, 在保管单位封面上加注密级和 保管期限。⑦归档的科技文件,应编制移交目录一式两份,向科技档 案部门移交时,交接双方在归档交接单上签字并各存一份备查。 (四)科技文件归档手续 1、编写归档文件简要说明。 为了便于对归档文件进行检查和验收, 并且有助于日后对归档文

件的管理和使用,在归档时,应由有关的归档人员编写归档文件简要 说明。 归档文件简要说明,一般包括下述内容:项目名称和代号;项目 的任务来源和工作依据、主要任务和实施过程;项目的科技水平、质 量评价和技术经济效益;科技文件完整、准确、系统的情况;项目主 持人和参加人姓名和分工;归档文件整理人和说明书撰写人姓名、日 期等。 2、填写归档文件移交清单。 移交清单,是科技文件归档和接收的凭证。移交清单由档案部门 设计,移交单位填制一式两份,归档时交接双方按清单交点清楚,双 方签字,各留一份,以备查考。 基层科技档案部门,应按照上述归档制度的各项规定,检查、协 助和指导科技业务部门和有关人员做好科技文件归档工作。

思考题: 1、什么科技文件材料? 2、科技文件材料的类型有哪些? 3、如何理解科技文件材料的积累与归档?

第四章 第一节

科技档案收集工作

科技档案收集工作的意义和要求

一、什么是科技档案的收集工作 就是根据集中统一管理档案的原则,按照一定的归档制度,接收 本单位各部门在生产、建设和科学技术研究活动中形成的,具有保存 价值的科技文件材料。 在实际工作中,科技档案部门,除按制度接收归档以外,还要通 过各种方式对零散的科技文件材料进行收集工作。 二、科技档案收集工作的意义 1、 科技档案的收集工作标志着科技档案自身运动的一个新阶段。 收集归档前,科技文件材料是处在形成过程或现行使用过程当 中,它们是现行的科技文件材料,而通过收集归档,它们就由现行科 技文件材料,转化为科技档案。发生了基本属性的变化,从此,开始 具有了科学技术档案的属性和使命。由于基本属性和使命的变化,从 而不论在量的方面,质的方面,还是在存在形式方面,管理方式方面 都发生了变化。 2、科技档案的收集工作是科技档案工作的基础,是丰富科技档 案馆(室)藏的重要手段。 科技档案工作是通过收集工作, 从各个科技业务部门和科技生产 人员手中集中来的,如果没有收集工作,科技档案和它的前身——科 技文件材料,就处于分散状态,分散在各个科技业务机构乃至个人手 中,因此,没有科技档案的收集工作,科技档案部门就没有自己工作 的物质对象,因而也就无所谓科技档案的整理、保管、鉴定、统计、 利用工作。 3、科技档案的收集工作,是贯彻科技档案工作的基本原则的重 要措施。 科技档案实行集中统一管理,这是科技档案工作基本原则的核

心,没有科技档案的收集工作,就不能把在生产建设和科研、设计等 工作中形成的科技文件材料, 作为国家一项财富集中保管起来。 所以, 科技档案的收集工作,是贯彻集中统一管理原则的重要措施之一。此 外,科技档案的收集工作,是保证科技档案完整、准确的重要措施。 科技文件材料分散在各业务技术部门和个人手中,是无法保证完整、 准确的,必须在科技、生产活动结束或告一段落后,由科技档案部门 进行收集集中。 科技文件材料收集归档后, 科技、 生产活动还在延续, 产品投产后还会不断改进,工程、设备在使用,运行过程中要不断维 修和改造,还需要做科技文件材料的补充收集工作,以确保其完整和 准确,同时健全的科技档案收集工作,有利于保护科技档案,维护科 技档案的系统和安全。 三、科技档案收集工作的要求 1、科技档案收集工作必须认真贯彻集中统一管理科学技术档案 的原则。 集中统一管理,是做好科技档案收集工作的根本指导原则,检验 科技档案收集工作的首要标准是:是否贯彻了集中统一管理原则,对 科技档案是否实行了集中统一管理。 2、收集工作要遵循科技档案的自然形成规律。 科技档案的收集工作是一个承前启后的环节,它前面联系着科 技、生产活动,后边联系着科技档案工作活动,这就要求科技档案的 收集工作, 必须遵循科技档案的自然形成规律。 科技文件材料的归档, 实际上是科技、生产活动程序中的一个环节。因此,必须符合科技生 产活动的规律性。要根据科技、生产活动的工作程序和科技文件材料 的形成, 具体规定归档范围、 归档时间, 这样才能做到集中统一管理, 保证科技档案完整、安全,又不影响现行工作的使用。 3、收集工作要保证科技档案的完整、准确 科技档案的完整、准确,是保证科技档案质量的关键。完整、准

确的科技档案,可以充分发挥凭证、查考作用和科技储备作用。而不 完整的科技档案,特别是不准确的科技档案,其价值会大大降低。在 许多情况下, 不仅会影响其凭证、 查考作用, 甚至会产生相反的作用, 给工作造成损失。所以科技档案收集工作,必须严格注意保证科技档 案的完整性和准确性。

第二节

科技档案收集工作方法与措施

一、科技档案收集工作的方法 (一)按制度接收科技文件材料归档 在科技管理制度和科技档案管理制度健全的情况下, 科技业务部 门和科技、生产人员,在一项科技活动结束或告一段落后,应按照科 技程序和归档制度的有关规定, 对科技文件材料进行科学的筛选和系 统整理,向科技档案部门归档。科技档案部门对这些归档材料,经过 认真清点,办理交接手续,并及时做好以下工作: 1、向科技业务部门和科技人员介绍、讲解组成保管单位的方法、 要求和科技文件材料价值鉴定、 确定保管期限以及密级划分等基本原 则、方法和要求; 2、协助科技业务部门对应归档科技文件材料的积累情况,及时 督促,按时完成归档; 3、对科技业务部门组成保管单位的内容和科技文件材料是否完 整、准确、系统,特别是重要的保管单位和重要的科技文件材料,要 详细检查; 4、对保管单位内科技文件的纸张材料、字迹、编制格式进行检 查和指导; 5、及时向归档的科技业务部门提供归档用的表格、卷皮、卷袋 等; 6、协助科技业务部门对归档的科技文件材料进行价值鉴定、保

管期限的划定和密级划分等工作; 7、对组成的保管单位,检查标题与内容是否相符,书写是否简 练,字迹是否工整,整个卷面各项内容的书写是否准确和符合要求: 8、检查组成的保管单位的编目、页号的编写、备考表的填写是 否准确; 9、检查组成的保管单位,装订是否整齐、符合要求,金属物是 否去掉; 10、检查重要的科技档案是否具有两套,需送科技专业档案馆储 存的科技档案是否符合要求。 (二)疏通和确定科技档案收集渠道,定向、定内容进行收集 科技档案来源于科技部门, 科技部门是科技档案室收集工作的主 渠道。 1、以根据各科技部门的活动范围和工作特点,确定收集的对象。 如:到生产技术部门,应着重收集产品文件;到科研部门,应着重收 集科研课题文件;到基建部门,应着重收集在基本建设文件等等。 2、对于几个单位协作搞的项目,要以主持单位作为收集的主渠 道。 一般说, 主持单位的科技文件材料是比较齐全完整的。 这是因为, 按照科技活动的有关规定, 各协作单位各自负责收集整理自己承担的 那一部分项目任务的科技文件材料,把它整理好后交给主持单位,然 后由主持单位汇总,组成案卷、向科技档案室归档。这样,主持单位 不仅是科技项目的主要承担者,而且成为科技档案收集工作的主渠 道。 3、根据科技文件材料的具体情况,把归档或具体的收集渠道落 实到人,为使归档责任者或科学技术档案收集渠道更具体、明确,可 以根据科技文件材料的形成特点和实际情况, 以有关的科技文件材料 的编制方式,主持者个人为收集和归档的基本渠道,以确保科技档案 的收集质量。

(三)抓住重要环节和关键阶段进行收集 科技活动都是按照一定的程序或阶段进行的, 而科技文件也是按 阶段有规律地形成的。因此,科技档案室要根据科技活动的规律,抓 住它的主要环节和重要阶段进行收集。 1、产品档案的收集。 产品不论是机械产品、纺织产品、航空产品,还是其他产品,大 都要经过设计、试制、定型和批量生产等过程。在这个过程的每一个 阶段都会形成一定数量的、种类繁多的科技文件材料。因此,抓住产 品设计、研制、试验,定型和批量生产等几个关键环节和重要阶段进 行科技文件的收集,是保证科技档案齐全完整的重要措施。 2、工程设计档案的收集。 工程设计文件一般都是按阶段形成的,如设计前期工作阶段、初 步设计阶段、技术设计阶段、施工图设计阶段等。科技档案部门应围 绕各个设计阶段的工作特点开展收集工作。 对于一些设计周期较短的 中小型工程,可在工程设计结束后一次收集归档;对于设计周期较长 的大型工程,可按设计阶段,分期分批收集归档。 3、基建档案的收集。 基本建设工程一般要经过前期准备、 设计施工和竣工验收等几个 阶段。基建文件大都是在这些阶段中形成的。对基建工程来说,最关 键的是施工和竣工验收阶段。在这一阶段形成的科技文件材料,特别 是竣工图,如实反映了建筑物的现状,是今后管理、维修、改建、扩 建的主要依据。抓住这一阶段进行收集,符合科技档案的自然形成规 律,也容易保持科技档案成套性。 4、设备档案的收集。 设备文件一般都是在设备的自制、外购、安装、调试、运转、维 修、革新改造等过程中形成的。 (1)同土建工程连在一起的设备档案的收集。如航空、航天、

石油、化工、冶金、煤炭、交通、邮电等企业的各种大型装置,以及 某些管道、线路等设备的文件,可同相应的基建文件在一起,在基本 建设工程竣工验收阶段进行收集。 (2)专用设备档案的收集。对于一些工矿企业自制的一些专用 设备的文件材料,可按机械产品文件的收集归档方法,按阶段收集归 档。 (3)外购设备档案的收集。主要抓两个环节:①设备开箱验收。 设备到货开箱验收,是随机文件收集、归档的关键环节,有利于防止 随机文件的散失、损坏,可以先收集、归档,经过登记后再出借使用 或复制后出借使用。②安装、调试(试车)完毕。外购设备,安装、 调试(试车)过程中形成的文件材料,应在安装、调试(试车)完毕 后,抓住时机组织收集、归档。这样,外购设备前期阶段形成的文件 材料包括随机带来的文件材料和安装调试过程中形成的文件材料, 就 基本上收集起来了。 (4)科研档案的收集。科研一般都按课题、分阶段形成的每项 科研项目完成或某部分结束后,要及时归档。需要强调的是要特别抓 住成果鉴定这一重要环节进行收集。 因为成果鉴定标志着该课题的研 究工作已结束,有关的文件材料已经形成,课题组的任务已经结束。 所以要抓住成果鉴定阶段的有利时机做好有关文件材料的收集归档 工作。 (四)做好收集工作的几个“结合” 1、接收归档与现场收集相结合。 现场收集,是指深入基层进行收集,如到课题组收集等。一般说 来,一个单位的归档制度比较健全,归档计划比较完整全面、执行又 比较严格,接收归档即为收集工作的主要方面,现场收集处于辅助地 位。如果归档制度不健全,又无归档计划,或者执行不严格。此时现 场收集的作用就不可忽视。 必须正确运用接收归档与现场收集这两种

收集方法,使二者相结合,以提高科技档案的收集质量。 2、随时收集与集中收集相结合。 随时收集就是根据日常工作随时发现问题,随时进行收集,这种 收集方式灵活、 简便、 及时。 如出国人员的技术总结、 出国考察报告、 学术论文、有关会议材料,以及带回的参考资料等都需要随时收集。 另外有关人员的工作调动、退休时应该移交的文件,也应随时收集。 还有因故发生变化或因故中断项目,以及归档后遗漏的零散文件、国 内国外专题技术座谈会文件等均应随时收集。集中收集,除按归档制 度、归档计划定期进行外,还应在全面质量检查、企事业单位全面整 顿、保密检查、企业考评等重要活动中,突击进行集中收集工作。这 种收集工作,人力集中,效率高,效果好。 3、对内收集和对外收集相结合。 科技档案的收集工作,不仅要做好本单位内部的收集工作,而且 还要做好对外的收集工作。例如外购设备,除了随机文件外往往在安 装、使用、维修过程中,常常要向生产厂家收集有关文件。又如同外 单位协作的项目,需要向协作单位收集有关科技文件。再如建筑物的 使用单位,需向原勘探单位、设计单位、施工单位收集原设计文件和 施工文件及地质、地形等测绘勘探文件。只有通过对外收集,才能使 科技档案完整、齐全。 4、科技档案的收集同计划管理、全面质量管理紧密结合。 科技档案部门新制定的归档计划中的主要环节, 应纳入本单位的 全面计划之中, 并掌握科技、 生产、 建设动态, 与计划部门紧密配合, 一起检查执行完成情况。在全面质量管理中,科研设计文件质量是其 中一项重要内容。收集工作与全面质量管理活动紧密结合,就可以保 证所收集的文件的质量。 5、科技档案的收集与经营销售活动紧密结合。 经营销售、技术开发活动是离不开科技档案的。科技档案的收集

人员,通过这些活动又可以收集到市场信息、科研成果推广应用或产 品销售的反馈信息等。这对总结经验,发现问题,提高质量,发展新 品种等具有较大作用。 6、集体收集与个人收集相结合。 一项任务如果是由集体承担,个人完成的,除了收集专业组、课 题组集体编写的文件外,对个人的真实记录、计算或总结、报告也应 该收集。特别是个人的原始记录,如运行记录、原材料消耗试验、操 作过程的原始记录,原始检验数据、废品率等,这对日后查考与总结 经验,都有一定的作用。 另外,专家、名人、高级技术人员的专著、论文、操作工艺总结 均应收集。它们对今后的科学研究及名人研究,均有较高的价值。 (五)零散的科技档案材料的收集 零散科技档案材料, 是指那些不成套或没有组成案卷的科技档案 材料。在科技管理制度和科技档案管理制度健全的情况下,科技档案 室接收的都是已组好卷的科技档案。 但也不排除有零散的科技档案材 料。产生零散科技档案有正常与不正常两种情况。正常情况,就是对 已归档的成套科技档案的零星补充。 有许多科技档案不仅记述反映科 技活动的过程,也记述和反映对象实体的历史和现状。人们在对实体 的使用、维修、改造过程中,总要不断地产生新的科技档案补充到原 已归档的成套档案中去。这是产生零星科技档案的正常情况,因此, 必须对实体继续产生的科技文件材料进行归档, 以便保持科技档案同 它所反映的实体对象的一致性。非正常情况,这是由于有关的规章制 度不健全,应该集中保存的科技档案没有完全集中起来,有一部分还 散落在科技部门或科技人员手中, 于是就要开展零星科技档案的收集 工作。还有一种情况就是由于保管或使用不当,损坏或丢失了一些科 技档案,也需要零星补充。 (六)向本单位职工征集科研成果档案

我国现行科技政策规定,职工的非职务科研成果属职工个人所有;但 是如果单位认为有保存价值, 可以同职工协商, 征集其原件或复制件, 并给予必要的精神或物质奖励。科技档案室征集科技档案只是偶然 的,不是经常性的收集渠道。而且科技档案室征集的对象范围,一般 不超过本单位,也就是一般不向外单位职工征集科技档案。 (七)向外单位收集科技档案主要有以下几种: 1、向设备制造厂家收集或购买本单位急需的设备材料。 设备生产厂家在设备出厂装箱中所附的材料是有限的, 往往不能 满足使用单位的需要。另外设备在使用、维修过程中也时常短缺一些 材料,需要和有关单位收集或购买一部分科技文件材料,以满足本单 位的实际需要。 2、向工程设计、建筑单位收集或购买一些工程设计或竣工文件。 在规章制度不健全的情况下, 往往有些建筑属于边设计、 边施工、 边使用性质,没有来得及编制竣工图,这就给工程的使用和维修带来 极大困难。另外,有些单位不太注意科技文件的收集和积累。这样不 得不向原设计单位或施工单位收集或购买一些工程设计或竣工文件。 3、验收有偿转让的科技成果。 企业接受外单位有偿转让的科技成果, 其中属于科技文件形式的 一部分 ,总要复制多份,然后将原件归档,用复制件件去研究或直 接投入生产。因此 验收有偿转让的科技成果,是企业科技档案室收 集档案的又一渠道。 二、科技档案收集工作的措施 (一)实行“三纳入”,使科技文件的形成和积累制度化 对科技文件的形成和积累实行有效的管理工作, 最根本的措施是 实行“三纳入”。就是把科技文件的形成和积累纳入科技工作程序, 纳入生产、科研、基本建设等工作计划,纳入有关部门和有关人员的 职责范围。“三纳入”的实质是从加强科技管理入手,将科技文件的

形成和积累制度化。实践证明,只有实行“三纳入”,才能做到:组 织上有保证,制度上有规定,职责上有分工,工作上有安排,管理上 有考核,这是解决科技文件形成和积累的行之有效的方法。 1、纳入科技工作程序。 把科技文件的形成、积累纳入科技工作程序,就是在相关的科技 管理制度中具体地规定科技、 生产活动全过程的每一个阶段应该形成 和积累哪些科技文件,将这些文件的名称、内容明确地规定下来。比 如,对于基本建设活动,要按照基本建设程序,明确规定设计前期工 作阶段、施工图设计阶段、施工阶段以及竣工验收阶段都应该形成和 积累哪些科技文件。 2、纳入科技工作计划管理。 科技文件材料的形成、积累纳入计划管理,就是企事业单位在安 排生产、基建施工、科研等工作时候,要相应地把有关科技文件材料 的形成、积累列入计划中,同科技工作任务同时下达。科技档案部门 应会同计划管理部门,按照计划规定进行监督检查。一项科研、生产 工作完成以后,应有完整的科技文件材料归档,否则不算完成计划。 3.纳入有关人员的岗位责任制。 形成、积累科技文件,是科技人员的职责,之所以纳人岗位责任 制,是为了使这种职责制度化,以制度的明文形式固定下来,一方面 加强有关人员的责任感,另一方面也便于检查、管理。 所谓“有关人员”,主要是指两方面的人员;一是有关的科技、 生产人员,包括工程和产品的设计人员、生产操作人员、课题研究人 员以及各种自然现象的观测、 勘探人员等: 二是有关的科技管理人员、 即以总工程师为首的各级、各专业的管理人员,包括设备管理人员、 施工管理人员、 质量管理人员、 工程管理人员以及课题组长、 (研 设计 究)室主任等。在上述有关人员的岗位责任制中,明确规定各自在科 技文件的形成和积累中的职责任务。科技档案部门会有关部门,对有

关人员岗位责任制的执行情况进行监督和检查。 (二)运用经济原则:加强对科技文件形成、积累的监督管理 恰当运用经济原则,是对科技文件形成、积累进行监督管理的有 效方式。运用经济原则,包括外部和内部两种情况。 对外运用经济原则,是指对承担本单位科技项目有关任务的外 单位运用经济原则。 如编制竣工图就属于这种情况。 编制工程竣工图, 国家已有规定,竣工图应以施工单位为主进行编制,并且已经成为一 项重要制度。但是在实际工作中,有些工程项目的竣工图质量不高; 有的工程项目则没有编制竣工图。运用经济原则,就是在工程承包合 间或协议书中作出明确规定:由施工单位承担竣工图的编制工作,并 且以经济原则确保竣工图的有效编制。 对内运用经济原则,要与有关人员的岗位责任制相结合,即把科 技文件的形成、积累工作作为考核与奖励的一个条件,使科技文件的 形成、积累同有关人员的经济利益合理地联系起来,有利于科技文件 的形成和积累。 (三)建立责任保证体系和监督管理网络,保证科技文件的形成 和积累 建立一个自上而下的责任保证体系和监督管理网络, 这是保证科 技文件完整、准确、系统的重要措施。比如,在一个设计单位,建立 从主管技术的院长、总工程师、室主任、主任工程师、设计组长、专 业设计负责人、设计人直到制图人员的责任保证体系,建立从设计管 理、质量管理、计划管理、标准化管理、生产管理到科技档案管理的 监督管理网络。在这个责任保证体系和监督管理网络中,有关人员和 有关部门各司其职,各尽其责,从本人和本部门的职责任务出发,对 科技文件的形成、积累及对科技文件的完整和准确、系统负责。

思考题:

1、什么是科技档案的收集工作? 2、收集工作的渠道有哪些? 3、如何保证科技档案收集齐全、完整、准确?

第五章 第一节

科技档案的整理工作

科技档案整理工作的内容和意义

一、什么科技档案整理工作 就是按照一定的原则和方法,把科技档案加以系统化,并通过编 目把其具体内容和成份揭示出来的一项工作。 二、科技档案整理工作的内容 从一个项目(如一个科研课题、工程设计、产品研制)材料的整 个形成和运动全过程来讲,它的整理是通过两个工作过程来完成的。 第一个过程:即是在归档以前,科技文件材料形成以后,由科技 业务部门即科技文件材料的形成者或形成单位, 在科技档案部门的协 助、指导下所进行的整理工作,其主要内容是将科技文件材料组成保 管单位,并对保管单位进行基本编目工作。 第二个过程:是在科技文件材料归档以后进行的,其整理工作的 内容包括对保管单位档案进行科学分类、排列和编制科技档案号。这 一过程特点是,以科学技术档案的分类为基本内容,由科技档案部门 独立进行。 在正常情况下,任何企事业单位科技档案的整理工作,都是通过 这样两个工作过程实现的, 它符合科技文件材料及科技档案的自然形 成规律,符合国家的有关要求和规定。但是,在工作实践中,由于种 种原因,在一些企事业单位,这两步工作都由科技档案部门承担了。 三、科技档案整理工作的意义 整理工作是科技档案业务建设的中心环节。 在科技档案工作的各 个环节中,收集是起点,通过利用工作,使科技档案的作用得到充分 发挥。要想使科技档案便于利用,必须进行科技档案工作的整理,实 现系统化和条理化。 只有通过整理工作才可以检验收集归档材料的质 量,也只有通过整理,才能实现科技档案的妥善保管和准确统计,才 能实现科技档案工作根本目的。

第二节

科技档案整理工作的原则

科技档案整理工作的基本原则, 就是遵循科技档案的自然形成规 律和保持科技文件材料之间的有机联系,分门别类,便于保管、保密 和提供利用。 所谓遵循科技档案的自然形成规律和保持科技文件材料之间的 有机联系,就是按照科技文件材料的成套性及其产生过程分门别类、 科学管理。 所谓便于保管,就是除了保证整理的系统化之外,还应考虑到科 技文件材料的形式,不同形式的科技文件材料,要采取不同的整理方 法,以保护科技档案并延长其寿命。例如底图与蓝图,前者就不能折 叠也不能装订,此外,机密、绝密与非保密的科技档案应分别整理以 利保密。 整理科技档案,要正确的分类、科学的排列、编目,这是为了准 确地、迅速地提供利用创造方便条件。

第三节 一、分类 (一)什么是分类

科技档案整理工作的程序

科技档案的分类,是根据科技档案的性质、内容、特点和相互之 间的联系,把科技档案划分成一定的类别,从而使全部科技档案形成 一个具有一定从属 (纵的) 关系和平行 (横的) 关系的不同等级系统, 达到便于保存和查找,提供利用的目的。分类是整理工作的第一步, 是科技档案整理工作的核心内容。 (二)分类的要求 1、 要符合档案形成专业和档案形成单位科技活动的性质和特点。 在整理工作中要遵循科技档案自然形成规律, 也正是根据客观规

律和依据科技文件材料固有的秩序来分类。这种分类结果,不但能反 映出科技档案形成的历史面貌, 而且能够保持科技文件材料之间的有 机联系。 2、分类标准应该一致。 科技档案在分类时, 标准要求一致, 如产品档案按产品型号分类, 就应该一律按产品型号分类,不能一部分按产品型号分类,而另一部 分按专业分类。 3、分类的层次不宜过多。 分类层次过多不好划分,不易记忆和查找,也容易破坏科技档案 的自然形成规律,割裂科技档案的内在联系,不便于保管和利用。分 类一般以二、三个层次为宜。 (三)分类方法 科技档案的种类是多种多样的,其分类的具体方法也很多.最常 用的有以下几种: 1、基建档案按工程项目分类,就是把一个工程项目的全部档案 材料作为一类进行系统整理; 2、生产技术档案按产品型号分类就是把一种产品的全部档案材 料作为一类进行系统整理; 3、设备(仪器〉档案按设备(仪器)型号分类,就是把一个单 位的设备(仪器)分为若干类,在各类下再按设备(仪器)的型号进 行分类,把一个型号设备(仪器)的全部档案材料进行系统整理; 4、科研档案按专题分类,就是按照每个科研专题(课题〉作为 一类进行系统整理; 5、地质、水文档案按地域分类,就是按照档案内容所涉及的地 域分类进行系统整理; 6、气象档案按时间分类,就根据档案材料记载的时间先后,以 一定的时间(年、月、日)作为区分档案类别标志;

7、测绘档案按专业分类,就是按测绘生产过程把测绘科技档案 分成大地测量、地形测量和地图印制。再在大类里按专业分小类,在 小类里再分属类,依次进行系统整理。 (四)编制分类方案 1、什么是科技档案分类方案。 科技档案分类方案,是根据科技档案整理工作的原则和分类要 求,在了解本单位的性质、工作任务和熟悉各类科技档案成分与内容 的基础上编制的一种分类配套程序计划,技术部门和科技档案室,可 根据本单位科技档案分类方案, 对本单位形成的科技档案进行分类和 整理。 科技档案分类方案,是科技档案进行分类的依据,同时,借助于 分类方案,还可以了解科技档案的内容构成和组织体系。一个单体的 科技档案分类方案,实际上就是该单位全部科技档案的总类目表。通 过科技档案分类方案,就能了解掌握一个单位科技档案的基本状况。 科技档案分类方案的编制关系到科技档案分类编目的效果, 标志着科 技档案工作的水平,是科技档案分类工作的重要内容,也是科技档案 业务建设的一项基础性工作。因此,必须根据科技档案整理工作的基 本原则和分类的要求,结合科技档案的客观构成,编制科学的、切实 可行的科技档案分类方案。 2、科技档案分类方案的编制规则。 在编制具体的科技档案分类方案时,首先,应以专业系统的分类 大纲为指导。同时,还必须考虑本单位科技档案的客观构成,要有一 定的发展余地, 使科技档案分类方案具有科学性和实用性相结合的特 点。因此,科技档案分类方案的编制要符合以下的规则: (1)分类方案类目体系具有包容性。科技档案分类方案,实际 上就是本单位全部科技档案的分类类目表, 它由大类和各级属类的类 目组成。大类和各级属类构成了分类方案的类目体系。在进行科技档

案分类时按分类方案的类目体系确定科技档案在体系中的具体位置, 以便“对号入座。因此,科技档案分类方案的类目体系必须具有一定 的容量,能够包容本单位产生的科技档案的全部内容,使每一种类、 每一部分的科技档案,都能在分类方案的类目体系中找到自己的位 置。这就是科技档案分类方案类目体系的可包容性。为了达到分类方 案的类目体系具有可包容性的目的, 必须充分考虑科技档案的客观构 成,根据科技档案的种类、内容确定分类方案的类目体系。同时,还 必须估计到一定时期内科技档案的发展情况, 使分类方案的类目体系 具有相应的扩充发展的余地。 (2)分类方案类目体系的层次性。科技档案的分类方案,主要 是通过确定科技档案的类目体系来揭示科技档案之间的层次关系的 一种手段。 这种层次关系是从类目体系中纵向和横向两个方面表现出 来的。从纵向来看,类目体系要表现大类以及由其展开的各级属类之 间的关系。比如,一个种类的科技档案被划分成若干较小的类,一个 较小的类又被划分成若干更小的类,以此类推。形成类目体系的纵向 关系,就是上位类和下位类的关系,上位类一定要包含它所属的下位 类, 下位类一定要是上位类的组成部分。 每一组纵向排列的各级类目, 构成了一个类目体系。叫做“类系”。这种关系,反映了总体和部分 的关系。从横向来看,类目体系表现出各级同位类之间的关系,同位 类就是由同一上位类划分出来的一系列下位类。 同位类采取平行排列 的方式表达他们的并列关系。一组同位类成一个“类列”,类列反映 出同一体系中同一组层次的并列关系。 类目体系纵向和横向的关系,反映了科技档案类目之间的层次 性,体现出科技档案之间的有机联系,编制科技档案的分类方案,必 须体现分类方案类目体系的层次性。 这是实现科技档案科学分类的重 要原则。 (3)分类方案类目体系的相对稳定性。科技档案的分类,是实

现科技档案管理的基础,影响到整个科技档案工作的效果。这项工作 做好了,必然为科技档案的保管、鉴定、统计和提供利用工作创造良 好的条件。不然,就有可能引起一系列连锁反应,牵动整个科技档案 管理工作。因此,科技档案的分类方案必须保持长期的相对稳定性, 不宜经常的或频繁地变动和更改。

3、科技档案分类方案的编制方法。
科技档案分类方案的编制,实际上就是进行类目体系的设置工 作。主要有以下几个步骤: (1)根据本单位或本系统科技档案的实际状况设置大类。有多 少种科技档案,就可以设置多少个大类。比如,一个企业全部科技档 案可以设置产品档案、科研档案、基建档案、设备档案等若干大类, 这就是分类体系同位关系中的第一层类列。 大类之间的排列,即第一层类列顺序,应考虑科技档案的性质、 价值等因素,突出科技档案的主体。所谓科技档案主体,就是指反映 企、事业单位基本职能活动的科技档案。比如,厂矿企业科技档案的 主体是产品档案,设计单位科技档案的主体是设计档案,科研单位科 技档案的主体是科研档案等。首先,将反映主体内容的科技档案放在 大类之首,然后,根据各种科技档案的重要程度,安排其他大类的次 序。 (2)确定类目体系的关系层次,在每一个大类中,根据科技档 案的内容构成和形成特点,按照确定的分类标准和方法,设置各级相 应的上位类和下位类,形成不同的类别层次,构成一个完整的类系。 (3)对类目体系的每一类目给予相应的号码(由汉语拼音字母 和阿拉伯数字组成)。 (4)将由类列和类系组成的类目体系,用文字叙述或者图表的 形式表达出来,从而,形成一个完整的科技档案分类方案。 (5)撰写“分类方案编制说明”。所谓“分类方案编制说明”

就是对分类方案的编制依据、分类标准以及类目代号的确定、分类方 案的使用等给予必要的说明。主要目的是指导分类方案的具体使用。 二、组织保管单位 归档的科技文件不应是一堆杂乱无章的材料, 也不应是单份文件 或单张图纸,而应该是经过系统整理,组成案卷。组织案卷是科技文 件整理工作的核心内容,这项工作应由有关的科技业务部门承担,科 技档案部门履行检查、协助、指导的职责。 (一) 组织案卷的要求 案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最 小集合体。 1、案卷必须是一组具有有机联系的科技文件。 这就是说,案卷不是内容毫不相关的一堆文件的随意组合,而是 由相互之间有密切联系的科技文件组成的档案保管单位。 “有机联系” 是案卷的本质特征,也是组织案卷的基本要求。比如一个科技项目的 科技文件可以组成一个案卷,如果这个项目的文件数量比较多,那么 也可以按其内部的有机联系,分别组成若干个案卷。 2、案卷内科技文件的数量要适度。 组织案卷不仅要保持科技文件之间的有机联系, 而且还要从有利 于保管和利用的目的出发,正确处理整体与部分,大的联系与小的联 系之间的关系,从而使案卷内科技文件的数量适当。比如,一架飞机 的图纸上万张,作为一套文件,它们之间具有有机联系。这架飞机的 组成部分发动机有上万张图纸,其内部之间也存在着有机联系。这说 明,“有机联系”的范围,其大小幅度伸缩性很大。很显然,把一架 飞机上万张图纸组成一个案卷是不适宜的,既不便于管理,也不便于 利用。对于案卷,质的要求必须是一组具有有机联系的科技文件,同 时,还应该有一个量的界限,这就是案卷的组合度。 案卷的组合度,直观地表现为案卷的厚度。由于科技文件的载

体复杂,案卷的形式多样,因此组成案卷的数量界限只能是相对的, 可按国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定依科技文 件的具体情况确定。 3、案卷内科技文件的保存价值和密级应基本一致。 从科技档案鉴定、保管和利用的角度来考虑,这一要求是不可缺 少的。 在一般情况下,一个案卷既是一组具有有机联系的科技文件, 也是一组保存价值和密级相同的科技文件,三者基本上是一致的。但 是,由于保持“有机联系”和“区分价值”、“划分密级”是从三个 不同的角度提出的要求,其衡量标准不可能完全一致。解决这个矛盾 一般应以保持有机联系为主,在维护有机联系的前提下,再考虑按不 同价值和密级组织案卷; 如果因为区分价值和划分密级而有损于保持 科技文件的有机联系,那么就不要硬性分开,在日后鉴定、保管和利 用时,价值小的服从价值大的,密级低的服从密级高的。 4、案卷应力求整齐美观,便于管理和使用。 案卷既是科技业务部门归档的成果, 又是基层科技档案部门和科 技专业档案馆管理科技档案的基本单元,不论是科技档案的收集、整 理、鉴定、保管、统计工作,还是科技档案的著录检索、提供利用工 作,都是以案卷为基本单位进行的。因此,组织案卷是一项基本功, 不仅要注意它内在的有机联系和价值、密级的划分,而且要提高操作 技能,做到整齐美观,便于管理和使用。 (二)组织案卷的方法 科技文件之间的联系是多方面的, 因此组织案卷的方法也是多种 多样的。通常的方法有以下几种。 1、按结构组织案卷。 这种方法主要适用于机械产品和设备科技文件(特别是图样部 分)。其做法是:按照机械产品和设备的组、部件或系统,将其科技

文件组成案卷。比如一台机床,是由床身、传动机构、变速机构、进 给机构、升降机构、工作台、电气系统、润滑系统等部分组成。各结 构组成部分的科技文件,各自是有机联系的,即可分别组织案卷。 2、按子项或子课题组织案卷。 前者主要适用于建设工程科技文件: 即按照建设工程的子项将其 科技文件组成案卷。比如,某机械厂基本建设工程由铸工车间、金属 加工车间、机修车间、锅炉房、原料库、成品库等子项组成。各子项 的科技文件各自是具有有机联系的整体,可分别组织案卷。 后者适用于科研课题文件。 大的科技研究课题常常由若干个子课 题构成,每个子课题的科技文件是有机联系的,可分别组织案卷。 3、按工序或阶段组织案卷。 按工序或阶段组织案卷,就是根据科技、生产程序或工作过程, 把反映同一程序或过程的科技文件组成案卷。这种方法适用性较广。 比如,工艺文件可以按加工工序的不同,组织相应的案卷,科技文件 和设计文件可以按科研文件和设计文件,可以按科研、设计阶段,分 别组织案卷。 4、按专业组织案卷。 按专业组织案卷,是按照科技文件内容所涉及的专业,来分别组 成保管单位。比如一个机械产品的工艺文件,可以按照铸造、锻造、 热处理、焊接、电镀、油器等不同专业,分别组织案卷。工程设计和 基本建设工程的图样,可以按建筑、结构、电气、通风、给水和排水 等不同专业,分别组织案卷。 5、按问题组织案卷。 这种方法,是按照科技文件反映的不同问题,分别组织案卷。 比如,某项综合调查或考察、某个专业讨论会等,均可按照调查或考 察、讨论中的不同问题,将其科技文件分别组织案卷。 6、按名称或文件性质组织案卷。

前者是按照科技文件的不同名称,如设计任务书、计算书、说明 书、工程预算等,分别组织案卷。后者是按照科技文件的不同性质, 如原始基础性文件、 中间过程性文件、 成果性文件等, 分别组织案卷。 7、按地区组织案卷。 这种方法,是按照科技文件反映的地区分别组织案卷。它主要适 用于地质勘探文件、地形测量文件,以及水文、气象观测等文件。 8、按时间组织案卷。 这是按照科技文件所反映或形成的时间,分别组织案卷。这种 方法,主要适用于水文、气象、天文、地震等观测文件。如气象预报, 可按时间把一年内形成的气象月报集中在一起组成案卷。 也可以把一 年内形成的月报和本年度的年报集中到一起,组成案卷。 9、按作者组织案卷。 作者,亦称责任者,包括个人作者、集体作者或机构。按照作者 组织案卷, 就是把同一作者形成的科技文件材料组成保管单位。 比如, 专家关于科学技术问题的建议,科学家的考察报告、论文、专著手稿 等,均可以按不同的作者分别组织案卷。 上述九种方法,是组织案卷常用的主要方法。由于科技文件种类 繁多、 类型和载体复杂, 在具体运用时, 可根据科技文件的具体情况, 选用既能保持科技文件的有机联系, 又便于科技档案管理和利用的方 法。 在科技文件整理工作中,常会碰到以下问题,应妥善予以解决。 第一,当机械产品或电器产品发展成系列产品,或进行产品变型 改装时,同系列产品之间,或基型产品同变型产品之间,有些科技文 件特别是图样,会有重复现象,对此在整理和组织案卷时,可以基型 产品为基础,保持科技文件的完整成套,相关系列产品或变型产品的 科技文件则不必求全配齐,只保存本身专用的科技文件即可,这样可 以避免科技文件的大量重复保管。 为使系列产品或变型改装产品的全

套科技文件也能得到反映, 可以通过编制产品文件明细表的办法来解 决。 第二, 对产品、 工程设计和专用 (非标准) 设备中采用的标准图、 通用图和借用图,也不必复制全套进行整理、归档,只需在目录中注 明所采用的标准图、通用图和借用图的名称图号。 第三,随着产品和设备的革新、改进,工程项目和设备的使用、 维修,还会逐步形成和补充一些新的科技文件。对于新形成的科技文 件,可以单独组织案卷。这样做的目的,一是为了避免拆散原来已经 组织好并归档的案卷, 减少不必要的重复劳动; 二是有利于反映科技、 生产发展变化的历史过程,并且便于查找和利用。 三、卷内科技文件排列 案卷内科技文件的系统排列,也是组织案卷的一项工作内容,其 目的是为了更好地保持和正确地反映科技文件之间的有机联系, 便于 日后管理和查找利用。 (一)图样的排列 图样在形成时一般有两种情况:一种是在形成时编制了图样目 录,另一种是在形成时没有编制图样目录。对于第一种情况,可以按 已编制的图样目录顺序进行排列。对于第二种情况,在进行排列时有 以下几种方法可供选择: 1、按隶属关系排列。 这种方法用于机械产品图样的排列, 机械产品图样一般是运用结 构特征组织案卷, 同这种组卷方法相适应, 卷内图样可按 “隶属关系” 进行排列。其一般顺序是:总图在前,其他图样在后;组件图在前, 部件图和零件图排后, 即按照总图——组件图——部件图——零件图 的顺序进行排列。如果按组件组织案卷,其排列顺序为:组件图—— 第一部件图及其所属零件图——第二部件图及其所属零件图——直 属组件的零件图等。如果图样是按隶属编号法进行编号的,可按图号

依次排列。 2、按总体和局部关系排列。 这种方法主要适用于基本建设工程图样的排列。 其总的排列次序 是:总体布置图——系统图——平面图(或立面图、剖面图)——大 样图等, 即总体性、 综合性的图样在前, 局部性的图样居中, 细部的、 大样性的图样排后。 3、按比例尺大小进行排列。 这种方法主要适用于大地和地形测绘、测量图样的系统排列。 4、按地区特征进行排列。 这种方法主要用于地质勘探图样、地震观测图样的系统排列。 5、按时间顺序排列。 主要用于某些自然现象观测图样,如水文观测图样、气象观测图 样的系统排列。 (二)文字材料的排列 案卷内科技文字材料的排列,主要有以下几种方法。 1、按重要程度进行排列。 即按科技文件重要程度进行排列。比如在一个案卷内,既有成果 性文件,又有中间过程性文件和原始记录,则应根据重要程度按以下 顺序排列: 成果性文件——原始记录——中间过程性文件。 这样排列, 不仅可以体现出科技文件的重要程度, 而且也符合一般的查找利用规 律。 2、按地区排列。 根据科技文件所反映的地区特征,按顺序进行排列。 3、按时间排列。 根据科技文件的形成时间或其内容所反映的时间进行排列。 这种 方法是常用的系统排列方法。 4.按习惯排列。

这主要指:来文和复文,复文在前,来文在后;正文和附件,正 文在前,附件在后;正本和原稿,正本在前,原稿在后。 (三)图文混合文件的排列 有的案卷是由图样和文字材料混合组成的,其系统排列一般是文 字材料在前面,图样在后面。

四、案卷编目
案卷编目, 是在科技文件归档前由科技业务部门随同组织案卷一 并进行的,是科技文件整理工作的一项内容。基层科技档案部门应协 助和指导科技业务部门做好案卷编目工作。 (一)案卷编目的内容和要求 1、编目内容。 案卷编目,是以案卷为对象,通过一定的形式固定案卷系统整理 成果,揭示案卷内科技文件内容与成分的工作。其内容有:编页号, 填制案卷内科技文件目录,填写备考表,填制案卷封面和脊背标签; 2、编目要求。 案卷编目是在组成案卷的基础上进行的, 用以维护和监督案卷的 完整和安全,便于日后查找利用。因此,案卷编目应符合以下要求: (1)要正确地反映案卷系统整理成果,揭示出案卷内科技文件 的内容与成分,便于迅速、准确地查找和提供科技档案,为科技、生 产活动服务。 (2)要能够固定案卷内科技文件的排列顺序和位置,便于归档 后基层科技档案部门和科技专业档案馆作好各项管理工作, 便于维护 和监督科技档案的完整与安全。 (3)使用语言、符号要标准化或规范化,文字简明、书写工整、 字迹清楚。 (二)案卷编目的方法 1、编页号。

为案卷内每一页文件编制顺序号, 以便固定案卷内科技文件的顺 序,便于确切统计案卷内科技文件的数量,有助于保护和查找使用。 其方法是: 凡是有书写内容的页面,都要采用阿拉伯数字从“1”开始依次 逐页标注;单面书写的文件在右下角编号,双面书写的文件,正面在 右下角编号,背面在左下角编号;卷内目录、备考表和案卷封面不编 写页号。 某些科技文件,如成套图、说明书、计算书等,在编制时已经编 有页号,不必另行编号。只有在案卷内科技文件没有统一顺序号,或 者编号顺序不连贯,或者排列次序有了变动及出现误差时,才需要编 页号或重新编页号。 2、填制案卷内科技文件目录。 案卷内科技文件目录, 是卷内每一份文字材料或每一张图样的明 细表。它对于管理和使用案卷具有重要作用。. 成套图样或科技文字材料,一般在编制时就有图样目录或文件 目录,编目时应尽量利用原有目录。如果在科技文件形成时没有编制 目录,或原有目录不适用时,则要编制或重新编制目录。 案卷内科技文件目录,其项目有:序号,指该份文字材料或图样 在案卷内的排列序号; 题名, 指该份文字材料或图样的标题 (全称) ; 编号,指该份文字材料的文件号或图样的图号;责任者,指该份文字 材料或图样的直接编制部门或个人的姓名;日期,指该份文字材料或 图样的编制日期以及备注和页次。(附表样一) 3、填写备考表。 备考表是用来记载和说明归档前和归档后案卷内科技文件基本 情况和变化情况的一种工具。它对于案卷的保管和使用,乃至鉴定和 统计都有一定的作用。 备考表的项目主要包括两个部分:一部分是组织案卷时,卷内科

技文件基本情况的有关记载和说明,如图样、照片、文字材料等数量 的记载,以及归档单位或案卷组织者对卷内科技文件完整、准确情况 的说明。这部分内容是由有关的科技人员填写的。另一部分,是科技 文件归档后,在科技档案管理工作过程中,对有关该案卷变化情况的 记载和说明。这部分内容由科技档案部门的有关人员负责填写。 备考表排列在案卷内科技文件的尾页之后。(附表样二) 4、填制案卷封面。 案卷封面, 是以-定的格式概要介绍卷内科技文件内容和形式特 征的一种工具。同时,它又对案卷内的科技文件起着保护作用,封面 编制的质量和水平,将直接影响到对科技档案著录和检索工具的编 制,关系到科技档案的管理和开发利用。所以,填制案卷封面在案卷 编目中是一项重要内容。 封面的内容项目,主要由三部分组成。 (1)案卷题名。案卷题名又称案卷标题,是案卷内科技文件的 综合名称。它概括地反映了案卷的内容特征,是直接指引和帮助利用 科技档案的向导, 是著录 “题名” 和日后管理科技档案的依据。 因此, 案卷题名是案卷封面的核心内容。 案卷题名在结构上一般由三个部分组成:一是项目名称,即案卷 内科技文件所属工程、产品、课题或设备等的名称。二是案卷内科技 文件的内容特征,如机械产品某组成部分(结构特征),工程设计某 设计阶段(阶段特征)或某专业(专业特征)的科技文件等等。三是 科技文件名称特征,如图样、说明书、计算书、实验记录、成果报告 等。 拟写案卷题名,要注意概括性,做到文字简练,表达准确,不可 繁杂冗长,防止卷内科技文件名称的简单罗列,同时主注意完整性, 能够恰当地揭示案卷的内容和成分,避免不适当的简化。 (2)案卷封面其他项目。这一部分包括:编制单位(责任者),

指案卷内科技文件是由何人、何部门编制的;编制日期,指案卷内科 技文件形成日期或起止日期; 保管期限, 填写经鉴别划定的保管期限; 密级,根据保密规定填写。 五、科技档案号的编制 (一)科技档案号及其编制方法 科技档案号是指保管单位的编号或代号。 它是科技档案部门用来 反映科技档案分类层次和保管单位排列顺序的一组符号, 是科技档案 分类号和保管单位顺序号的组合体。 其模式是: 科技档案号=分类号+ 顺序号。科技档案号起着固定整理成果、反映分类和排列次序,便于 保管和查找调阅科技档案的作用。 科技档案号编制方法:是根据科技档案的整理办法来确定的。例 如,一个基建工程用“01”表示,电器部分用“D”表示;施工设施 阶段用“S”表示, “001”表示保管单位顺序号,它的档号就是 “01DS-001” 。示意如下: 01 D S——001 保管单位顺序号 施工设计阶段 电器部分 工程代号 (二)科技档案号编制要求 1、必须简单明了,代字统一使用汉字或汉语拼音字母,代号统 一使用阿拉伯数字。 2、应尽量与科技文件材料编号统一起来。 六、案卷装订 案卷可采用装订和不装订两种形式。 案卷内不同尺寸的科技文件 材料要折叠为统一幅面。以A5幅面为基准。长期保存的案卷装订时 必须取掉金属物。 案卷不装订时其科技文件材料要按照卷内目录的编

排次序排列有序。 科学技术档案案卷卷皮一般采用卷盒、卷夹两种形式。卷盒、卷 夹规格和制成材料要求。 卷盒的外表面尺寸为:300mm×22Omm,厚度尺寸分别为20、 30、40、50、60mm五种。 为了维护科技档案的完整和便于保管,一般来说,对蓝图组成的 保管单位,也可以不装订,但要折叠为 A4 图幅(297mm×200mm) , 并把标题栏露在右下角,对不适合装订的技术图样材料,如底图,一 般应采用平放,装入袋、盒、筒里保管。 七、案卷目录编制 案卷目录是用以揭示科技档案内容、提供科技档案存放线索,以 利于查找科技档案的工具。它是利用者利用科技档案的桥梁和向导。 科技档案目录主要有总目录和分类目录两种。 科技档案总目录是科技档案总登记帐。 它是按照科技档案归档时 间先后顺序,以保管单位为单位进行登记的。在大型企事业单位,由 于科技档案数量多,它只是科技档案库藏及变化情况登记簿,其主要 作用是便于统计。对于科技档案数量少的单位,总目录既有登记统计 的作用,也有检索工具的作用。 (附表样三) 科技档案分类目录是严格按照科技档案的分类、排列的次序,以 保管单位为对象进行登记的目录, 它的作用在于固定科技分类排列的 顺序,揭示科技档案的内容和成份,是直接地按类别查找科技档案、 检索工具。 (表样四) 科技档案分类目录是以产品、工程或科研对象进行编制的。科技 档案分类目录有簿式和卡片式两种。 底图目录,底图档案是一种特殊载体形式的科技档案,平时一般 以单张图纸为保管单位使用,因此,底图档案目录是以单张图纸为检 索对象,每张图纸构成一个条目,按项目组织目录。 (表样五)

表样一: 卷内目录 序 号 文件 编号 责任 者 文件材料题名 日期 页次 备注

表样二: 卷内备考表 说明:

立卷人:







表样三: 总 日 登 期 记 号 案 题名 数 级 单位 情况 档 案卷 张 密 编制 (移交) 变更 备注



表样四: 档案 号 归档 案卷题名 时间 张数 密级 交)单位 编制(移 备注

表样五: 项目 名称 0 1 2 图纸数量 合 3 4 5 计 备注

序号

思考题: 1、科技档案整理工作的基本原则是什么? 2、科技档案整理工作的程序是什么? 3、如何编制科技档案分类方案? 4、科技档案号的形式及其作用是什么? 我国现行科技政策规定,职工的非职务科研成果属职工个人所有;但 是如果单位认为有保存价值, 可以同职工协商, 征集其原件或复制件, 并给予必要的精神或物质奖励。科技档案室征集科技档案只是偶然 的,不是经常性的收集渠道。而且科技档案室征集的对象范围,一般 不超过本单位,也就是一般不向外单位职工征集科技档案。

(七)向外单位收集科技档案主要有以下几种: 1、向设备制造厂家收集或购买本单位急需的设备材料。 设备生产厂家在设备出厂装箱中所附的材料是有限的, 往往不能 满足使用单位的需要。另外设备在使用、维修过程中也时常短缺一些 材料,需要和有关单位收集或购买一部分科技文件材料,以满足本单 位的实际需要。 2、向工程设计、建筑单位收集或购买一些工程设计或竣工文件。 在规章制度不健全的情况下, 往往有些建筑属于边设计、 边施工、 边使用性质,没有来得及编制竣工图,这就给工程的使用和维修带来 极大困难。另外,有些单位不太注意科技文件的收集和积累。这样不 得不向原设计单位或施工单位收集或购买一些工程设计或竣工文件。 3、验收有偿转让的科技成果。 企业接受外单位有偿转让的科技成果, 其中属于科技文件形式的 一部分 ,总要复制多份,然后将原件归档,用复制件件去研究或直 接投入生产。因此 验收有偿转让的科技成果,是企业科技档案室收 集档案的又一渠道。 二、科技档案收集工作的措施 (一)实行“三纳入”,使科技文件的形成和积累制度化 对科技文件的形成和积累实行有效的管理工作, 最根本的措施是 实行“三纳入”。就是把科技文件的形成和积累纳入科技工作程序, 纳入生产、科研、基本建设等工作计划,纳入有关部门和有关人员的 职责范围。“三纳入”的实质是从加强科技管理入手,将科技文件的 形成和积累制度化。实践证明,只有实行“三纳入”,才能做到:组 织上有保证,制度上有规定,职责上有分工,工作上有安排,管理上 有考核,这是解决科技文件形成和积累的行之有效的方法。 1、纳入科技工作程序。 把科技文件的形成、积累纳入科技工作程序,就是在相关的科技

管理制度中具体地规定科技、 生产活动全过程的每一个阶段应该形成 和积累哪些科技文件,将这些文件的名称、内容明确地规定下来。比 如,对于基本建设活动,要按照基本建设程序,明确规定设计前期工 作阶段、施工图设计阶段、施工阶段以及竣工验收阶段都应该形成和 积累哪些科技文件。 2、纳入科技工作计划管理。 科技文件材料的形成、积累纳入计划管理,就是企事业单位在安 排生产、基建施工、科研等工作时候,要相应地把有关科技文件材料 的形成、积累列入计划中,同科技工作任务同时下达。科技档案部门 应会同计划管理部门,按照计划规定进行监督检查。一项科研、生产 工作完成以后,应有完整的科技文件材料归档,否则不算完成计划。 3.纳入有关人员的岗位责任制。 形成、积累科技文件,是科技人员的职责,之所以纳人岗位责任 制,是为了使这种职责制度化,以制度的明文形式固定下来,一方面 加强有关人员的责任感,另一方面也便于检查、管理。 所谓“有关人员”,主要是指两方面的人员;一是有关的科技、 生产人员,包括工程和产品的设计人员、生产操作人员、课题研究人 员以及各种自然现象的观测、 勘探人员等: 二是有关的科技管理人员、 即以总工程师为首的各级、各专业的管理人员,包括设备管理人员、 施工管理人员、 质量管理人员、 工程管理人员以及课题组长、 (研 设计 究)室主任等。在上述有关人员的岗位责任制中,明确规定各自在科 技文件的形成和积累中的职责任务。科技档案部门会有关部门,对有 关人员岗位责任制的执行情况进行监督和检查。 (二)运用经济原则:加强对科技文件形成、积累的监督管理 恰当运用经济原则,是对科技文件形成、积累进行监督管理的有 效方式。运用经济原则,包括外部和内部两种情况。 对外运用经济原则,是指对承担本单位科技项目有关任务的外

单位运用经济原则。 如编制竣工图就属于这种情况。 编制工程竣工图, 国家已有规定,竣工图应以施工单位为主进行编制,并且已经成为一 项重要制度。但是在实际工作中,有些工程项目的竣工图质量不高; 有的工程项目则没有编制竣工图。运用经济原则,就是在工程承包合 间或协议书中作出明确规定:由施工单位承担竣工图的编制工作,并 且以经济原则确保竣工图的有效编制。 对内运用经济原则,要与有关人员的岗位责任制相结合,即把科 技文件的形成、积累工作作为考核与奖励的一个条件,使科技文件的 形成、积累同有关人员的经济利益合理地联系起来,有利于科技文件 的形成和积累。 (三)建立责任保证体系和监督管理网络,保证科技文件的形成 和积累 建立一个自上而下的责任保证体系和监督管理网络, 这是保证科 技文件完整、准确、系统的重要措施。比如,在一个设计单位,建立 从主管技术的院长、总工程师、室主任、主任工程师、设计组长、专 业设计负责人、设计人直到制图人员的责任保证体系,建立从设计管 理、质量管理、计划管理、标准化管理、生产管理到科技档案管理的 监督管理网络。在这个责任保证体系和监督管理网络中,有关人员和 有关部门各司其职,各尽其责,从本人和本部门的职责任务出发,对 科技文件的形成、积累及对科技文件的完整和准确、系统负责。

思考题: 1、什么是科技档案的收集工作? 2、收集工作的渠道有哪些? 3、如何保证科技档案收集齐全、完整、准确?

第五章 第一节

科技档案的整理工作

科技档案整理工作的内容和意义

一、什么科技档案整理工作 就是按照一定的原则和方法,把科技档案加以系统化,并通过编 目把其具体内容和成份揭示出来的一项工作。 二、科技档案整理工作的内容 从一个项目(如一个科研课题、工程设计、产品研制)材料的整 个形成和运动全过程来讲,它的整理是通过两个工作过程来完成的。 第一个过程:即是在归档以前,科技文件材料形成以后,由科技 业务部门即科技文件材料的形成者或形成单位, 在科技档案部门的协 助、指导下所进行的整理工作,其主要内容是将科技文件材料组成保 管单位,并对保管单位进行基本编目工作。 第二个过程:是在科技文件材料归档以后进行的,其整理工作的 内容包括对保管单位档案进行科学分类、排列和编制科技档案号。这 一过程特点是,以科学技术档案的分类为基本内容,由科技档案部门 独立进行。 在正常情况下,任何企事业单位科技档案的整理工作,都是通过 这样两个工作过程实现的, 它符合科技文件材料及科技档案的自然形 成规律,符合国家的有关要求和规定。但是,在工作实践中,由于种 种原因,在一些企事业单位,这两步工作都由科技档案部门承担了。 三、科技档案整理工作的意义 整理工作是科技档案业务建设的中心环节。 在科技档案工作的各 个环节中,收集是起点,通过利用工作,使科技档案的作用得到充分 发挥。要想使科技档案便于利用,必须进行科技档案工作的整理,实 现系统化和条理化。 只有通过整理工作才可以检验收集归档材料的质 量,也只有通过整理,才能实现科技档案的妥善保管和准确统计,才 能实现科技档案工作根本目的。

第二节

科技档案整理工作的原则

科技档案整理工作的基本原则, 就是遵循科技档案的自然形成规 律和保持科技文件材料之间的有机联系,分门别类,便于保管、保密 和提供利用。 所谓遵循科技档案的自然形成规律和保持科技文件材料之间的 有机联系,就是按照科技文件材料的成套性及其产生过程分门别类、 科学管理。 所谓便于保管,就是除了保证整理的系统化之外,还应考虑到科 技文件材料的形式,不同形式的科技文件材料,要采取不同的整理方 法,以保护科技档案并延长其寿命。例如底图与蓝图,前者就不能折 叠也不能装订,此外,机密、绝密与非保密的科技档案应分别整理以 利保密。 整理科技档案,要正确的分类、科学的排列、编目,这是为了准 确地、迅速地提供利用创造方便条件。

第三节 一、分类 (一)什么是分类

科技档案整理工作的程序

科技档案的分类,是根据科技档案的性质、内容、特点和相互之 间的联系,把科技档案划分成一定的类别,从而使全部科技档案形成 一个具有一定从属 (纵的) 关系和平行 (横的) 关系的不同等级系统, 达到便于保存和查找,提供利用的目的。分类是整理工作的第一步, 是科技档案整理工作的核心内容。 (二)分类的要求 1、 要符合档案形成专业和档案形成单位科技活动的性质和特点。 在整理工作中要遵循科技档案自然形成规律, 也正是根据客观规

律和依据科技文件材料固有的秩序来分类。这种分类结果,不但能反 映出科技档案形成的历史面貌, 而且能够保持科技文件材料之间的有 机联系。 2、分类标准应该一致。 科技档案在分类时, 标准要求一致, 如产品档案按产品型号分类, 就应该一律按产品型号分类,不能一部分按产品型号分类,而另一部 分按专业分类。 3、分类的层次不宜过多。 分类层次过多不好划分,不易记忆和查找,也容易破坏科技档案 的自然形成规律,割裂科技档案的内在联系,不便于保管和利用。分 类一般以二、三个层次为宜。 (三)分类方法 科技档案的种类是多种多样的,其分类的具体方法也很多.最常 用的有以下几种: 1、基建档案按工程项目分类,就是把一个工程项目的全部档案 材料作为一类进行系统整理; 2、生产技术档案按产品型号分类就是把一种产品的全部档案材 料作为一类进行系统整理; 3、设备(仪器〉档案按设备(仪器)型号分类,就是把一个单 位的设备(仪器)分为若干类,在各类下再按设备(仪器)的型号进 行分类,把一个型号设备(仪器)的全部档案材料进行系统整理; 4、科研档案按专题分类,就是按照每个科研专题(课题〉作为 一类进行系统整理; 5、地质、水文档案按地域分类,就是按照档案内容所涉及的地 域分类进行系统整理; 6、气象档案按时间分类,就根据档案材料记载的时间先后,以 一定的时间(年、月、日)作为区分档案类别标志;

7、测绘档案按专业分类,就是按测绘生产过程把测绘科技档案 分成大地测量、地形测量和地图印制。再在大类里按专业分小类,在 小类里再分属类,依次进行系统整理。 (四)编制分类方案 1、什么是科技档案分类方案。 科技档案分类方案,是根据科技档案整理工作的原则和分类要 求,在了解本单位的性质、工作任务和熟悉各类科技档案成分与内容 的基础上编制的一种分类配套程序计划,技术部门和科技档案室,可 根据本单位科技档案分类方案, 对本单位形成的科技档案进行分类和 整理。 科技档案分类方案,是科技档案进行分类的依据,同时,借助于 分类方案,还可以了解科技档案的内容构成和组织体系。一个单体的 科技档案分类方案,实际上就是该单位全部科技档案的总类目表。通 过科技档案分类方案,就能了解掌握一个单位科技档案的基本状况。 科技档案分类方案的编制关系到科技档案分类编目的效果, 标志着科 技档案工作的水平,是科技档案分类工作的重要内容,也是科技档案 业务建设的一项基础性工作。因此,必须根据科技档案整理工作的基 本原则和分类的要求,结合科技档案的客观构成,编制科学的、切实 可行的科技档案分类方案。 2、科技档案分类方案的编制规则。 在编制具体的科技档案分类方案时,首先,应以专业系统的分类 大纲为指导。同时,还必须考虑本单位科技档案的客观构成,要有一 定的发展余地, 使科技档案分类方案具有科学性和实用性相结合的特 点。因此,科技档案分类方案的编制要符合以下的规则: (1)分类方案类目体系具有包容性。科技档案分类方案,实际 上就是本单位全部科技档案的分类类目表, 它由大类和各级属类的类 目组成。大类和各级属类构成了分类方案的类目体系。在进行科技档

案分类时按分类方案的类目体系确定科技档案在体系中的具体位置, 以便“对号入座。因此,科技档案分类方案的类目体系必须具有一定 的容量,能够包容本单位产生的科技档案的全部内容,使每一种类、 每一部分的科技档案,都能在分类方案的类目体系中找到自己的位 置。这就是科技档案分类方案类目体系的可包容性。为了达到分类方 案的类目体系具有可包容性的目的, 必须充分考虑科技档案的客观构 成,根据科技档案的种类、内容确定分类方案的类目体系。同时,还 必须估计到一定时期内科技档案的发展情况, 使分类方案的类目体系 具有相应的扩充发展的余地。 (2)分类方案类目体系的层次性。科技档案的分类方案,主要 是通过确定科技档案的类目体系来揭示科技档案之间的层次关系的 一种手段。 这种层次关系是从类目体系中纵向和横向两个方面表现出 来的。从纵向来看,类目体系要表现大类以及由其展开的各级属类之 间的关系。比如,一个种类的科技档案被划分成若干较小的类,一个 较小的类又被划分成若干更小的类,以此类推。形成类目体系的纵向 关系,就是上位类和下位类的关系,上位类一定要包含它所属的下位 类, 下位类一定要是上位类的组成部分。 每一组纵向排列的各级类目, 构成了一个类目体系。叫做“类系”。这种关系,反映了总体和部分 的关系。从横向来看,类目体系表现出各级同位类之间的关系,同位 类就是由同一上位类划分出来的一系列下位类。 同位类采取平行排列 的方式表达他们的并列关系。一组同位类成一个“类列”,类列反映 出同一体系中同一组层次的并列关系。 类目体系纵向和横向的关系,反映了科技档案类目之间的层次 性,体现出科技档案之间的有机联系,编制科技档案的分类方案,必 须体现分类方案类目体系的层次性。 这是实现科技档案科学分类的重 要原则。 (3)分类方案类目体系的相对稳定性。科技档案的分类,是实

现科技档案管理的基础,影响到整个科技档案工作的效果。这项工作 做好了,必然为科技档案的保管、鉴定、统计和提供利用工作创造良 好的条件。不然,就有可能引起一系列连锁反应,牵动整个科技档案 管理工作。因此,科技档案的分类方案必须保持长期的相对稳定性, 不宜经常的或频繁地变动和更改。

3、科技档案分类方案的编制方法。
科技档案分类方案的编制,实际上就是进行类目体系的设置工 作。主要有以下几个步骤: (1)根据本单位或本系统科技档案的实际状况设置大类。有多 少种科技档案,就可以设置多少个大类。比如,一个企业全部科技档 案可以设置产品档案、科研档案、基建档案、设备档案等若干大类, 这就是分类体系同位关系中的第一层类列。 大类之间的排列,即第一层类列顺序,应考虑科技档案的性质、 价值等因素,突出科技档案的主体。所谓科技档案主体,就是指反映 企、事业单位基本职能活动的科技档案。比如,厂矿企业科技档案的 主体是产品档案,设计单位科技档案的主体是设计档案,科研单位科 技档案的主体是科研档案等。首先,将反映主体内容的科技档案放在 大类之首,然后,根据各种科技档案的重要程度,安排其他大类的次 序。 (2)确定类目体系的关系层次,在每一个大类中,根据科技档 案的内容构成和形成特点,按照确定的分类标准和方法,设置各级相 应的上位类和下位类,形成不同的类别层次,构成一个完整的类系。 (3)对类目体系的每一类目给予相应的号码(由汉语拼音字母 和阿拉伯数字组成)。 (4)将由类列和类系组成的类目体系,用文字叙述或者图表的 形式表达出来,从而,形成一个完整的科技档案分类方案。 (5)撰写“分类方案编制说明”。所谓“分类方案编制说明”

就是对分类方案的编制依据、分类标准以及类目代号的确定、分类方 案的使用等给予必要的说明。主要目的是指导分类方案的具体使用。 二、组织保管单位 归档的科技文件不应是一堆杂乱无章的材料, 也不应是单份文件 或单张图纸,而应该是经过系统整理,组成案卷。组织案卷是科技文 件整理工作的核心内容,这项工作应由有关的科技业务部门承担,科 技档案部门履行检查、协助、指导的职责。 (一) 组织案卷的要求 案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最 小集合体。 1、案卷必须是一组具有有机联系的科技文件。 这就是说,案卷不是内容毫不相关的一堆文件的随意组合,而是 由相互之间有密切联系的科技文件组成的档案保管单位。 “有机联系” 是案卷的本质特征,也是组织案卷的基本要求。比如一个科技项目的 科技文件可以组成一个案卷,如果这个项目的文件数量比较多,那么 也可以按其内部的有机联系,分别组成若干个案卷。 2、案卷内科技文件的数量要适度。 组织案卷不仅要保持科技文件之间的有机联系, 而且还要从有利 于保管和利用的目的出发,正确处理整体与部分,大的联系与小的联 系之间的关系,从而使案卷内科技文件的数量适当。比如,一架飞机 的图纸上万张,作为一套文件,它们之间具有有机联系。这架飞机的 组成部分发动机有上万张图纸,其内部之间也存在着有机联系。这说 明,“有机联系”的范围,其大小幅度伸缩性很大。很显然,把一架 飞机上万张图纸组成一个案卷是不适宜的,既不便于管理,也不便于 利用。对于案卷,质的要求必须是一组具有有机联系的科技文件,同 时,还应该有一个量的界限,这就是案卷的组合度。 案卷的组合度,直观地表现为案卷的厚度。由于科技文件的载

体复杂,案卷的形式多样,因此组成案卷的数量界限只能是相对的, 可按国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定依科技文 件的具体情况确定。 3、案卷内科技文件的保存价值和密级应基本一致。 从科技档案鉴定、保管和利用的角度来考虑,这一要求是不可缺 少的。 在一般情况下,一个案卷既是一组具有有机联系的科技文件, 也是一组保存价值和密级相同的科技文件,三者基本上是一致的。但 是,由于保持“有机联系”和“区分价值”、“划分密级”是从三个 不同的角度提出的要求,其衡量标准不可能完全一致。解决这个矛盾 一般应以保持有机联系为主,在维护有机联系的前提下,再考虑按不 同价值和密级组织案卷; 如果因为区分价值和划分密级而有损于保持 科技文件的有机联系,那么就不要硬性分开,在日后鉴定、保管和利 用时,价值小的服从价值大的,密级低的服从密级高的。 4、案卷应力求整齐美观,便于管理和使用。 案卷既是科技业务部门归档的成果, 又是基层科技档案部门和科 技专业档案馆管理科技档案的基本单元,不论是科技档案的收集、整 理、鉴定、保管、统计工作,还是科技档案的著录检索、提供利用工 作,都是以案卷为基本单位进行的。因此,组织案卷是一项基本功, 不仅要注意它内在的有机联系和价值、密级的划分,而且要提高操作 技能,做到整齐美观,便于管理和使用。 (二)组织案卷的方法 科技文件之间的联系是多方面的, 因此组织案卷的方法也是多种 多样的。通常的方法有以下几种。 1、按结构组织案卷。 这种方法主要适用于机械产品和设备科技文件(特别是图样部 分)。其做法是:按照机械产品和设备的组、部件或系统,将其科技

文件组成案卷。比如一台机床,是由床身、传动机构、变速机构、进 给机构、升降机构、工作台、电气系统、润滑系统等部分组成。各结 构组成部分的科技文件,各自是有机联系的,即可分别组织案卷。 2、按子项或子课题组织案卷。 前者主要适用于建设工程科技文件: 即按照建设工程的子项将其 科技文件组成案卷。比如,某机械厂基本建设工程由铸工车间、金属 加工车间、机修车间、锅炉房、原料库、成品库等子项组成。各子项 的科技文件各自是具有有机联系的整体,可分别组织案卷。 后者适用于科研课题文件。 大的科技研究课题常常由若干个子课 题构成,每个子课题的科技文件是有机联系的,可分别组织案卷。 3、按工序或阶段组织案卷。 按工序或阶段组织案卷,就是根据科技、生产程序或工作过程, 把反映同一程序或过程的科技文件组成案卷。这种方法适用性较广。 比如,工艺文件可以按加工工序的不同,组织相应的案卷,科技文件 和设计文件可以按科研文件和设计文件,可以按科研、设计阶段,分 别组织案卷。 4、按专业组织案卷。 按专业组织案卷,是按照科技文件内容所涉及的专业,来分别组 成保管单位。比如一个机械产品的工艺文件,可以按照铸造、锻造、 热处理、焊接、电镀、油器等不同专业,分别组织案卷。工程设计和 基本建设工程的图样,可以按建筑、结构、电气、通风、给水和排水 等不同专业,分别组织案卷。 5、按问题组织案卷。 这种方法,是按照科技文件反映的不同问题,分别组织案卷。 比如,某项综合调查或考察、某个专业讨论会等,均可按照调查或考 察、讨论中的不同问题,将其科技文件分别组织案卷。 6、按名称或文件性质组织案卷。

前者是按照科技文件的不同名称,如设计任务书、计算书、说明 书、工程预算等,分别组织案卷。后者是按照科技文件的不同性质, 如原始基础性文件、 中间过程性文件、 成果性文件等, 分别组织案卷。 7、按地区组织案卷。 这种方法,是按照科技文件反映的地区分别组织案卷。它主要适 用于地质勘探文件、地形测量文件,以及水文、气象观测等文件。 8、按时间组织案卷。 这是按照科技文件所反映或形成的时间,分别组织案卷。这种 方法,主要适用于水文、气象、天文、地震等观测文件。如气象预报, 可按时间把一年内形成的气象月报集中在一起组成案卷。 也可以把一 年内形成的月报和本年度的年报集中到一起,组成案卷。 9、按作者组织案卷。 作者,亦称责任者,包括个人作者、集体作者或机构。按照作者 组织案卷, 就是把同一作者形成的科技文件材料组成保管单位。 比如, 专家关于科学技术问题的建议,科学家的考察报告、论文、专著手稿 等,均可以按不同的作者分别组织案卷。 上述九种方法,是组织案卷常用的主要方法。由于科技文件种类 繁多、 类型和载体复杂, 在具体运用时, 可根据科技文件的具体情况, 选用既能保持科技文件的有机联系, 又便于科技档案管理和利用的方 法。 在科技文件整理工作中,常会碰到以下问题,应妥善予以解决。 第一,当机械产品或电器产品发展成系列产品,或进行产品变型 改装时,同系列产品之间,或基型产品同变型产品之间,有些科技文 件特别是图样,会有重复现象,对此在整理和组织案卷时,可以基型 产品为基础,保持科技文件的完整成套,相关系列产品或变型产品的 科技文件则不必求全配齐,只保存本身专用的科技文件即可,这样可 以避免科技文件的大量重复保管。 为使系列产品或变型改装产品的全

套科技文件也能得到反映, 可以通过编制产品文件明细表的办法来解 决。 第二, 对产品、 工程设计和专用 (非标准) 设备中采用的标准图、 通用图和借用图,也不必复制全套进行整理、归档,只需在目录中注 明所采用的标准图、通用图和借用图的名称图号。 第三,随着产品和设备的革新、改进,工程项目和设备的使用、 维修,还会逐步形成和补充一些新的科技文件。对于新形成的科技文 件,可以单独组织案卷。这样做的目的,一是为了避免拆散原来已经 组织好并归档的案卷, 减少不必要的重复劳动; 二是有利于反映科技、 生产发展变化的历史过程,并且便于查找和利用。 三、卷内科技文件排列 案卷内科技文件的系统排列,也是组织案卷的一项工作内容,其 目的是为了更好地保持和正确地反映科技文件之间的有机联系, 便于 日后管理和查找利用。 (一)图样的排列 图样在形成时一般有两种情况:一种是在形成时编制了图样目 录,另一种是在形成时没有编制图样目录。对于第一种情况,可以按 已编制的图样目录顺序进行排列。对于第二种情况,在进行排列时有 以下几种方法可供选择: 1、按隶属关系排列。 这种方法用于机械产品图样的排列, 机械产品图样一般是运用结 构特征组织案卷, 同这种组卷方法相适应, 卷内图样可按 “隶属关系” 进行排列。其一般顺序是:总图在前,其他图样在后;组件图在前, 部件图和零件图排后, 即按照总图——组件图——部件图——零件图 的顺序进行排列。如果按组件组织案卷,其排列顺序为:组件图—— 第一部件图及其所属零件图——第二部件图及其所属零件图——直 属组件的零件图等。如果图样是按隶属编号法进行编号的,可按图号

依次排列。 2、按总体和局部关系排列。 这种方法主要适用于基本建设工程图样的排列。 其总的排列次序 是:总体布置图——系统图——平面图(或立面图、剖面图)——大 样图等, 即总体性、 综合性的图样在前, 局部性的图样居中, 细部的、 大样性的图样排后。 3、按比例尺大小进行排列。 这种方法主要适用于大地和地形测绘、测量图样的系统排列。 4、按地区特征进行排列。 这种方法主要用于地质勘探图样、地震观测图样的系统排列。 5、按时间顺序排列。 主要用于某些自然现象观测图样,如水文观测图样、气象观测图 样的系统排列。 (二)文字材料的排列 案卷内科技文字材料的排列,主要有以下几种方法。 1、按重要程度进行排列。 即按科技文件重要程度进行排列。比如在一个案卷内,既有成果 性文件,又有中间过程性文件和原始记录,则应根据重要程度按以下 顺序排列: 成果性文件——原始记录——中间过程性文件。 这样排列, 不仅可以体现出科技文件的重要程度, 而且也符合一般的查找利用规 律。 2、按地区排列。 根据科技文件所反映的地区特征,按顺序进行排列。 3、按时间排列。 根据科技文件的形成时间或其内容所反映的时间进行排列。 这种 方法是常用的系统排列方法。 4.按习惯排列。

这主要指:来文和复文,复文在前,来文在后;正文和附件,正 文在前,附件在后;正本和原稿,正本在前,原稿在后。 (三)图文混合文件的排列 有的案卷是由图样和文字材料混合组成的,其系统排列一般是文 字材料在前面,图样在后面。

四、案卷编目
案卷编目, 是在科技文件归档前由科技业务部门随同组织案卷一 并进行的,是科技文件整理工作的一项内容。基层科技档案部门应协 助和指导科技业务部门做好案卷编目工作。 (一)案卷编目的内容和要求 1、编目内容。 案卷编目,是以案卷为对象,通过一定的形式固定案卷系统整理 成果,揭示案卷内科技文件内容与成分的工作。其内容有:编页号, 填制案卷内科技文件目录,填写备考表,填制案卷封面和脊背标签; 2、编目要求。 案卷编目是在组成案卷的基础上进行的, 用以维护和监督案卷的 完整和安全,便于日后查找利用。因此,案卷编目应符合以下要求: (1)要正确地反映案卷系统整理成果,揭示出案卷内科技文件 的内容与成分,便于迅速、准确地查找和提供科技档案,为科技、生 产活动服务。 (2)要能够固定案卷内科技文件的排列顺序和位置,便于归档 后基层科技档案部门和科技专业档案馆作好各项管理工作, 便于维护 和监督科技档案的完整与安全。 (3)使用语言、符号要标准化或规范化,文字简明、书写工整、 字迹清楚。 (二)案卷编目的方法 1、编页号。

为案卷内每一页文件编制顺序号, 以便固定案卷内科技文件的顺 序,便于确切统计案卷内科技文件的数量,有助于保护和查找使用。 其方法是: 凡是有书写内容的页面,都要采用阿拉伯数字从“1”开始依次 逐页标注;单面书写的文件在右下角编号,双面书写的文件,正面在 右下角编号,背面在左下角编号;卷内目录、备考表和案卷封面不编 写页号。 某些科技文件,如成套图、说明书、计算书等,在编制时已经编 有页号,不必另行编号。只有在案卷内科技文件没有统一顺序号,或 者编号顺序不连贯,或者排列次序有了变动及出现误差时,才需要编 页号或重新编页号。 2、填制案卷内科技文件目录。 案卷内科技文件目录, 是卷内每一份文字材料或每一张图样的明 细表。它对于管理和使用案卷具有重要作用。. 成套图样或科技文字材料,一般在编制时就有图样目录或文件 目录,编目时应尽量利用原有目录。如果在科技文件形成时没有编制 目录,或原有目录不适用时,则要编制或重新编制目录。 案卷内科技文件目录,其项目有:序号,指该份文字材料或图样 在案卷内的排列序号; 题名, 指该份文字材料或图样的标题 (全称) ; 编号,指该份文字材料的文件号或图样的图号;责任者,指该份文字 材料或图样的直接编制部门或个人的姓名;日期,指该份文字材料或 图样的编制日期以及备注和页次。(附表样一) 3、填写备考表。 备考表是用来记载和说明归档前和归档后案卷内科技文件基本 情况和变化情况的一种工具。它对于案卷的保管和使用,乃至鉴定和 统计都有一定的作用。 备考表的项目主要包括两个部分:一部分是组织案卷时,卷内科

技文件基本情况的有关记载和说明,如图样、照片、文字材料等数量 的记载,以及归档单位或案卷组织者对卷内科技文件完整、准确情况 的说明。这部分内容是由有关的科技人员填写的。另一部分,是科技 文件归档后,在科技档案管理工作过程中,对有关该案卷变化情况的 记载和说明。这部分内容由科技档案部门的有关人员负责填写。 备考表排列在案卷内科技文件的尾页之后。(附表样二) 4、填制案卷封面。 案卷封面, 是以-定的格式概要介绍卷内科技文件内容和形式特 征的一种工具。同时,它又对案卷内的科技文件起着保护作用,封面 编制的质量和水平,将直接影响到对科技档案著录和检索工具的编 制,关系到科技档案的管理和开发利用。所以,填制案卷封面在案卷 编目中是一项重要内容。 封面的内容项目,主要由三部分组成。 (1)案卷题名。案卷题名又称案卷标题,是案卷内科技文件的 综合名称。它概括地反映了案卷的内容特征,是直接指引和帮助利用 科技档案的向导, 是著录 “题名” 和日后管理科技档案的依据。 因此, 案卷题名是案卷封面的核心内容。 案卷题名在结构上一般由三个部分组成:一是项目名称,即案卷 内科技文件所属工程、产品、课题或设备等的名称。二是案卷内科技 文件的内容特征,如机械产品某组成部分(结构特征),工程设计某 设计阶段(阶段特征)或某专业(专业特征)的科技文件等等。三是 科技文件名称特征,如图样、说明书、计算书、实验记录、成果报告 等。 拟写案卷题名,要注意概括性,做到文字简练,表达准确,不可 繁杂冗长,防止卷内科技文件名称的简单罗列,同时主注意完整性, 能够恰当地揭示案卷的内容和成分,避免不适当的简化。 (2)案卷封面其他项目。这一部分包括:编制单位(责任者),

指案卷内科技文件是由何人、何部门编制的;编制日期,指案卷内科 技文件形成日期或起止日期; 保管期限, 填写经鉴别划定的保管期限; 密级,根据保密规定填写。 五、科技档案号的编制 (一)科技档案号及其编制方法 科技档案号是指保管单位的编号或代号。 它是科技档案部门用来 反映科技档案分类层次和保管单位排列顺序的一组符号, 是科技档案 分类号和保管单位顺序号的组合体。 其模式是: 科技档案号=分类号+ 顺序号。科技档案号起着固定整理成果、反映分类和排列次序,便于 保管和查找调阅科技档案的作用。 科技档案号编制方法:是根据科技档案的整理办法来确定的。例 如,一个基建工程用“01”表示,电器部分用“D”表示;施工设施 阶段用“S”表示, “001”表示保管单位顺序号,它的档号就是 “01DS-001” 。示意如下: 01 D S——001 保管单位顺序号 施工设计阶段 电器部分 工程代号 (二)科技档案号编制要求 1、必须简单明了,代字统一使用汉字或汉语拼音字母,代号统 一使用阿拉伯数字。 2、应尽量与科技文件材料编号统一起来。 六、案卷装订 案卷可采用装订和不装订两种形式。 案卷内不同尺寸的科技文件 材料要折叠为统一幅面。以A5幅面为基准。长期保存的案卷装订时 必须取掉金属物。 案卷不装订时其科技文件材料要按照卷内目录的编

排次序排列有序。 科学技术档案案卷卷皮一般采用卷盒、卷夹两种形式。卷盒、卷 夹规格和制成材料要求。 卷盒的外表面尺寸为:300mm×22Omm,厚度尺寸分别为20、 30、40、50、60mm五种。 为了维护科技档案的完整和便于保管,一般来说,对蓝图组成的 保管单位,也可以不装订,但要折叠为 A4 图幅(297mm×200mm) , 并把标题栏露在右下角,对不适合装订的技术图样材料,如底图,一 般应采用平放,装入袋、盒、筒里保管。 七、案卷目录编制 案卷目录是用以揭示科技档案内容、提供科技档案存放线索,以 利于查找科技档案的工具。它是利用者利用科技档案的桥梁和向导。 科技档案目录主要有总目录和分类目录两种。 科技档案总目录是科技档案总登记帐。 它是按照科技档案归档时 间先后顺序,以保管单位为单位进行登记的。在大型企事业单位,由 于科技档案数量多,它只是科技档案库藏及变化情况登记簿,其主要 作用是便于统计。对于科技档案数量少的单位,总目录既有登记统计 的作用,也有检索工具的作用。 (附表样三) 科技档案分类目录是严格按照科技档案的分类、排列的次序,以 保管单位为对象进行登记的目录, 它的作用在于固定科技分类排列的 顺序,揭示科技档案的内容和成份,是直接地按类别查找科技档案、 检索工具。 (表样四) 科技档案分类目录是以产品、工程或科研对象进行编制的。科技 档案分类目录有簿式和卡片式两种。 底图目录,底图档案是一种特殊载体形式的科技档案,平时一般 以单张图纸为保管单位使用,因此,底图档案目录是以单张图纸为检 索对象,每张图纸构成一个条目,按项目组织目录。 (表样五)

表样一: 卷内目录 序 号 文件 编号 责任 者 文件材料题名 日期 页次 备注

表样二: 卷内备考表 说明:

立卷人:







表样三: 总 日 登 期 记 号 案 题名 数 级 单位 情况 档 案卷 张 密 编制 (移交) 变更 备注



表样四: 档案 号 归档 案卷题名 时间 张数 密级 交)单位 编制(移 备注

表样五: 项目 名称 0 1 2 图纸数量 合 3 4 5 计 备注

序号

思考题: 1、科技档案整理工作的基本原则是什么? 2、科技档案整理工作的程序是什么? 3、如何编制科技档案分类方案? 4、科技档案号的形式及其作用是什么?

第六章 第一节

科技档案鉴定工作 科技档案鉴定工作内容

一、 什么是科技档案鉴定工作 就是根据一定的原则和标准,来鉴定科技档案的利用价值确定 保管期限,拟需要保存的科技档案,妥善地保存起来,把失去保存价 值的科技档案,经过领导批准后剔除销毁。 科技档案鉴定工作是通过两个过程来进行的。确定第一过程是 在科技文件材料归档时,由有关部门和归档单位,对归档的材料进行 一次价值鉴定,并根据这个鉴定确定每个保管单位的保管期限。第二 个过程是科技档案室里进行的, 它的任务是对已过保管期限的科技档 案进行审查,并把失去利用价值的科技档案销毁。 二、科技档案鉴定工作内容 1、编制科技档案保管期限表。 2、根据科技档案保管期限表为每一个保管单位划定保管期限。 3、定期地对已到保管期限的科技档案进行审查,对失去保存价 值的科技档案进行登记,经有关领导批准后剔除销毁。 三、科技档案鉴定的意义 1、通过鉴定工作,才能突出重点,保护好有保管价值的科技档 案。科技档案价值不同,把不同价值的科技档案混淆在一起,直接影 响科技档案的利用。 通过鉴定工作, 把不同价值的科技档案区别开来, 分开保管,不仅能节约人、财、物,而且一旦发生突然事件时,也便 于及时抢救出其重要的有价值的科技档案。 2、鉴定工作可以提高档案的库藏质量,便于发挥科技档案的作 用。 3、鉴定工作,有利于减轻库房、设备负担,缓冲库房的设备紧 张状况。 4、便于使用计算机管理。

第二节

科技档案鉴定工作的要求与原则

一、 科技档案鉴定工作的要求 1、必须坚决贯彻执行国家和有关科技档案鉴定工作的规定和要 求。 2、建立、健全科技档案鉴定工作制度。科技档案的鉴定工作制 度应包括以下几个内容: ①档案管理部门确定的统一科技档案鉴定原 则和标准;②鉴定科技档案,应该建立专门的组织(鉴定委员会或鉴 定小组) ,实行领导、业务部门和科技人员相结合的方式进行鉴定; ③制定本单位的科技档案保管期限表,作为科技档案鉴定工作的依 据;④建立严格的销毁制度和手续,不得任意销毁科技档案。 3、要全面地、历史地研究科技档案的价值。科技档案是真实的 历史记录,它的产生与一定的历史条件分不开的。在认识其价值时, 应考虑到形成科技档案的历史条件。另外,科技档案的价值也不能看 成是一成不变的, 现在有用, 将来恐怕变成或无用, 反之, 现在无用, 将来恐怕变成有用,因此,在科技档案鉴定时要瞻前顾后,要有历史 的、全面的观点。 4、必须坚持群众路线,科技档案专业性强,鉴定工作必须实行 领导、档案业务人员、科技人员相结合,依靠科技人员,并取得他们 的支持和帮助,只有这样,才能保证和提高科技档案鉴定工作质量。 5、科技档案的鉴定是科技档案部门的一项经常性工作,不允许 搞突击鉴定和大量销毁科技档案。 二、 科技档案鉴定工作的基本原则 在科技档案价值鉴定工作中,坚持辩证唯物主义的价值观,坚持 科学的态度和方法。 (一)科技档案鉴定工作的基本原则 1、坚持整体价值观。科技档案是国家的财富,在鉴定和分析其

价值时应坚持整体价值观,既要从国家社会的全局观点出发,对科技 档案价值作全面的分析。在实际工作中,经常出现这种现象,某一企 业认为没有价值的档案材料,在另一个企业却得到充分的利用。在某 一方面已失去价值的档案材料,却在另一方面发挥了重大的利用。由 此看来,对科技档案价值鉴定中,必须进行全面的系统分析,树立整 体观念。 2、坚持动态价值观。科技档案是历史阶段的产物,它总是印着历 史背景的痕迹。但是历史是发展的,一些在一定历史条件下代表先进 方面的科技档案,也可能会随着时空变更而显得落后和陈旧。一些在 当前已失去了现实使用价值的科技档案, 如何会随着时代的发展而具 有长远的参考, 借鉴和研究的价值。 所以在进行科技档案价值鉴定时, 应用历史的和发展的眼光去观察问题,分析档案材料形成的背景条 件。对过去的功能,现在的作用,以及对未来产生的影响,都要考虑 到,不可简单地下结论。 (二)确定科技档案不同保管期限的基本原则 1、凡是工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价 值的科技档案,都应该永久保存。 2、凡是在一定时间内,具有利用价值的科技档案,其保管期限 都可作定期保存(长期或短期) 。 3、凡是介于两种保管期限的科技档案,其保管期限一律从长。 第三节 科技档案价值鉴定方法及具体问题

科技档案鉴定工作的方法,主要是直接鉴定法。它的基本精神 是对科技档案的每一个保管单位,采取具体的分析和详细的审查,逐 卷逐份文件的评定其价值。 由于科技档案种类很多,并且各有自己的特点,在鉴定工作中 常常会遇到一些具体问题 。

一、基建档案 1、工程项目已不存在的档案,有人认为,工程项目不存在,其 档案也应随之销毁。这种看法是不全面的观点。工程项目不存在,只 能说明这个工程项目的档案失去了使用价值。而其对科学研究、经验 总结等方面可能仍存在着历史价值,甚至有的可以重复利用。因此, 不能把工程项目报废作为判断其档案“命运”的唯一依据,对于一些 重要的和具有纪念意义的建筑物、构筑物的档案,应该从它的科学和 历史价值予以考虑,长期或永久保存。 2、已批准但未施工的工程设计档案,在档案鉴定时,要具体分 析产生这种情况的原因, 一般说来这种情况是暂时的, 档案应予保存, 供今后施工使用。 3、停建工程的档案,这部分应妥善保管起来,以备将来继续施 工。 二、生产技术档案 1、停产的产品档案。 对这一问题仍处置,不仅要有历史观点,而且要有全面的观点。 产品虽然停产了,该产品档案材料已经失去了现实使用价值,但有的 仍有科学和历史价值,不能随意销毁。另外,产品出厂,使用单位还 在使用,维修中可能还用到它。有的产品今后还有可能恢复生产,更 有保存价值。 2、工艺档案。 工艺文件是根据产品制造的要求编制的, 它说明产品制造的要求 与方法, 保证产品质量的重要依据。 因此, 工艺档案也有重要的价值, 应定期保管,特别重要的也应永久保管。 三、设备档案 设备档案一般取决于设备本身的寿命。设备档案应同设备共存 亡,设备存在,设备档案应该保存。但是有些尖端的、特殊的、进口

的贵重设备, 即使设备不存在了, 设备档案还会具有科学和历史价值, 仍要继续妥善保存起来。 四、科研档案 1、科研负成果的档案,要长期保存。 2、原始记录,指实验记录,研究工作记录,分析数据记录等, 这些是科学分析得出结论的依据和原始凭证,应该定期保存,重要的 还要永久保存。 3、未完成科学技术研究报告,这类材料也要长期保存。 4、科学考察或学术报告材料,一般讲,科学考察或学术报告材 料反映了新科技情况,为科研提供了许多新线索,可以在科研部门定 期保存。

第四节

编制科技档案保管期限表

一、什么是科技档案保管期限表 是用表格的形式列举出科技档案的名称、种类、来源、内容、形 式并注明保管期限,它是确定科技档案保管期限的依据,是对科 技档案进行工作的指导性文件。 二、科技档案保管期限表的结构 主要有文字说明和保管期限条款两部分组成: 1、文字说明部分,一般是在保管期限表的前面,它主要是说明 编制保管期限表的根据和确定保管期限表的基本原则和适用范围, 条 款的排列方法,以及如何使用和使用时应注意的问题等。文字说明部 分,起着使用保管期限表的指导作用; 2、保管期限条款部分,一般由顺序号、条款名称、保管期限、 备注等项组成: (1)顺序号:是条款名称的代号,用来固定条款排列顺序,便 于鉴定中使用条款。

(2)条款名称:是一组同类型的科技档案的名称,其能够反映 出一组档案文件的来源、内容和形式,如果同一条款名称中出现了不 同的保存价值的材料,可以在条款下加注“重要的”和“一般的”字 样,以区别不同的保管期限。 (3)保管期限:在每一条款名称之后,根据科技档案鉴定的原 则,指出每一条款科技档案的保管年限。保管期限划分为永久(50 年以上) 、长期(16 年——50 年) 、短期(15 年以下) 。 (4)备注,主要对条款和保管期限的说明和注释。 三、科技档案销毁 科技档案的销毁是鉴定工作的最后一环, 在进行科技档案销毁时, 必须严格审查,认真执行规定手续制度。 1、凡是准备销毁的科技档案材料,都必须详细登记销毁清单。 2、 坚持审批制度。 科技档案销毁时, 鉴定小组应写出鉴定报告, 提出鉴定结果和处理意见, 连同科技档案销毁清单一起送交本单位领 导审批。 3、销毁的方法。科技档案销毁清单未批准前,对剔出销毁的科 技档案应该登记妥善保管, 以便审批时检查。 对批准销毁的科技档案, 应送到指定的纸浆厂化为纸浆或到指定地点焚毁, 不准出卖或做其它 使用。在销毁时,派两人以上监销。销毁后科技档案销毁清单上注明 销毁的年、月、日,鉴定小组负责人和销毁人,要签名盖章,以示负 责。 经审查不准销毁的科技档案, 仍要保存好, 并在销毁清单上注明。

思考题: 1、科技档案鉴定工作的主要内容是什么? 2、如何编制科技档案保管期限表? 3、销毁科技档案的程序是什么?

第七章

科技档案的利用工作

一、 什么是科技档案利用工作 就是通过各种有效的方式和方法,提供和开发科技档案资源, 充分发挥科技档案的依据和查考作用,为经济建设服务。 二、科技档案利用工作的意义 (一)科技档案利用工作是科技档案工作的根本目的 科技档案工作的根本目的,就是以各种方式方法,开展和推进 科技档案的利用工作, 使科技档案在社会主义现代化建设中产生经济 效益和社会效益。这是科技档案工作的出发点和归宿。所以说,科技 档案利用工作的程度及其效果如何, 是衡量科技档案工作水平和评价 科技档案馆(室)工作和任务完成好坏的主要标准。因此,必须努力 做好科技档案的利用工作。 (二)开展科技档案利用工作是促进和推动科技档案工作全面 开展的需要 科技档案工作环节包括三个主要的过程:即科技档案的积累、 管理和利用。就三者之间的关系而言,积累是基础,管理是手段,利 用是目的。通过利用工作,可以检验、带动和促进积累于管理工作的 改进和提高,只有加强基础工作,重视科技档案的积累和管理,利用 工作才能得到发展;相反,科技档案积累得越不充分,管理水平不科 学,就难以促进利用的开展。因此,积极开展利用工作,才能使整个 科技档案工作不断向广度和深度发展。如果不开展利用工作,科技档 案积累得再多,管理得再好也没有实际意义。 三、科技档案利用工作的要求 1、要树立为社会主义事业服务的思想,面向生产、科技工作, 面向车间科室,面向科技生产人员,积极做好服务工作。 2、了解需要,熟悉家底,及时准确的提供科技档案。 3、了解科技生产活动的程序,掌握科技档案利用工作规律,发

挥咨询、参谋作用。 4、要善于处理利用与保密的关系。 四、科技档案利用工作类型与方式 (一)科技档案利用工作类型 1、按利用目的划分。 (1)社会利用。指档案面向社会开放,为社会所利用。如,写 论文、写调查报告、进行技术咨询、技术性案件佐证,广播、电视等 新闻媒体引用等。 (2)学术利用。指为自然科学和社会科学各研究领域、各学科、 各专业的研究工作提供档案。 (3)实际利用。指为现实进行的研究、生产、基本建设和教学 工作的提供档案。 2、按照利用者类型划分。 (1)个人利用。由于科学技术发展的需要,社会上每个公民都 有依法利用科技档案的权利。 随着科学技术的日新月异和信息传播技 术的发展,个人利用科技档案的数量将有增无减。 (2)社会利用。科学活动的社会化、技术市场的开放,为科技 档案作用的发挥提供了广阔的前景, 全社会利用科技档案的状况越来 越广泛。 (3)内部利用与外部利用。科技档案产生于本机关、企事业单 位(包括科研院所) ,为本单位所利用。同时,科技档案也是社会财 富,原则上属于国家所有,外部门、外单位也能利用。 (二)科技档案的利用方式 1、调拨。 国有企业、事业单位根据主管机关的决定,当科技档案实体发 生所有权变更或隶属关系变更时, 科技档案的所有权发生相应的变更 称为调拨。

2、借阅。 根据一定批准手续向利用者提供库存档案,就地阅览或借出阅 览。 3、转让。 在科技管理中,根据《专利法》的要求,科技档案复印件作为科 技商品进行的有偿交换,称为技术转让。 4、交流。 在科技文献服务工作中, 科技档案部分复印件作为科技资料进行 的一种商品交换或交流,称作科技资料交流。 5、科技咨询。 是科技档案人员以科技档案为根据, 以自己掌握的业务知识和专 业技术知识为基础,对查询者提出的有关问题进行咨询服务。 6、印发目录。 为了便于交流情况,互通信息,科技档案部门编制的科技档案目 录可印制分发。印发目录,包括内部印发和外部交流。 7、整编出版。 科技档案整编出版工作一般有两种情况, 一种是编辑科技档案参 考资料并出版发行或交流;另一种是出版发行整编的科技档案目录。 五、科技档案信息资源的开发 1、开发科技档案信息资源的意义。 科技档案是生产、建设、科研等活动的历史记录和真实反映,是 发展科技、进行现代化生产、建设的依据和必要条件,是一项非常珍 贵的科技信息资源。科技档案可以转化为生产力,社会经济、科学文 化事业的发展在很大程度上越来越依赖于对科技信息资源的开发利 用。通过开发利用科技档案信息资源,对进一步提高人们对科技档案 工作的认识, 改变科技档案工作的社会地位, 提高科技档案管理水平, 具有十分重要意义。

2、开发科技档案信息资源的基本条件。 (1)确立科技档案信息观念,理顺组织领导关系。科技档案是 一种信息,科技档案部门是一个科技信息部门,寻找科技档案信息, 就应到科技档案部门去查寻。一个单位必须根据自己的实际情况,建 立科技档案管理机构,有条件的可以建立科技档案、科技资料、科技 情况、 科技图书一体化管理的信息资源开发中心, 明确单位领导分管, 以便于切实加强对开发科技档案信息资源的领导和协调工作。 (2)对科技档案实行集中统一管理。要扩大科技档案工作范围, 打破传统观念,对本单位形成、收集的科技档案、资料必须集中统一 管理,不得分散在各业务部门和个人手中。首先把室藏丰富起来。 (3)做好科技档案管理基础工作。达到规范化的要求,要制定 科技档案管理规范,并按照管理规范对本单位形成科技档案、科技资 料、科技情况和科技图书系统的整理编目。 (4)准备必要的物质条件。主要是解决好保管库房与开发咨询、 阅览、编目等工作用地。增添必要的柜架及计算机、复印机等设施设 备。 (5)加强档案干部培训,提高人员素质。 3、开发利用科技档案信息资源的途径与方法。 开发科技档案信息资源,是社会发展的必然趋势和客观要求,也 是科技档案工作向纵深发展的必然结果。各单位应从实际出发,积极 创造条件,做好科技信息资源开发工作。开发科技档案信息资源,不 仅要具备基本条件,更重要的是必须解决途径与方法。 (1)端正服务思想,改善服务态度,开展科技档案的提供利用。 做好日常借阅,必要时送货上门,电话调卷,对非保密的科技档案, 实行开架阅览,实现科技档案工作由封闭型向开放型转变,把死档案 变成活档案。 (2)编制题录、简介、目录、索引与检索工具,建立科技档案

资料检索中心, 根据信息载体和技术手段, 逐步建立书本式检索系统、 卡片式检索系统、计算机检索系统等。 (3)采取各种形式,公布和交流科技信息。如印发科技档案信 息快报、通报,以便利用者前来查阅利用。

思考题: 1、科技档案利用工作的形式。 2、开发科技档案信息资源的途径与方法。

本讲参考书目: 1、 《科技技术档案管理学教程》 主编 王传宇; 2、 《科学技术档案管理学》 主编 熊贞; 3、 《中国档案实物全书》 。


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