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如何写英文书信


如何写英文书信 一 书信概述

英语书信可大致分为正式信件和非正式信件两大类。正式信件包括商业书信(如日常商业信、 有关商品和服务的信等) 、社会交往书信(如邀请信、感谢信等)和公证信(如证明信、委拖书 等) 。非正式信件指私人信件,如家信、给家属、朋友的信等。 书信是交流信息传递情感最常用的方式之一。要写好一封英文书信并不容易,除了必须掌握英 语的文法及语言

特点之外,还得掌握英文书信特有的格式。 英语书信的语言特点可以归结为 Seven Cs 原则。Clearness(明了) 、Conciseness(简洁) 、 Correctness(准确) 、Courtesy(礼貌) 、Character(个性) 、Completeness(完整) 、和 Candor (坦城) 。 一、书信的格式 (The letter styles ) 齐头式(Full block style) 在齐头式英文书信中,信头、信内地址、称呼、正文、结束语、签名等都从左边顶格开始。例 如: 95 Hill Road Evanston, Illinoise August 2, 2004 Anthony Walton, Esq. Marketing &Development Manager Tri-Wall Containers Ltd. One Mount Street London,WIY5AA Dear Mr.Walton, Filling system catalogue We should be grateful for these copies of your current catalogues. We are particularly interested in filing cabinets. Your sincerely, Managing Director 二、书信的构成 (The parts of letters) 书信由以下几个部分组成: 1、 信头(Heading) 信头是指寄信人的单位名称,地址和写信日期。信头的顺序一般为:单位名称、门牌号码和街 道名称、城(镇)名、省(州)名、邮政编码、国名和写信日期。
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正式信件的完整信头应包括发信人的地址和写信日期。位置一般在信纸的右上角。若用印有信 头的信纸,则打上写信日期即可。私人信件或非正式信件的信头只需保留写信日期。日期中的 月份应完整拼出,不宜缩写。如:英式日期:14th August, 2004 和美式日期 October 8, 2004 不可写成 14th Aug. 和 Oct. 8, 2004。 信头有齐头式和缩进式两种写法,与信封上的寄信人的姓名和地址的写法相同。 2、 信内地址(Inside Address) 信内地址指收信人的姓名和地址,包括单位名称、门牌号码和街道名称、城(镇)名、省(州) 名、邮政编码和国名,与信封上的收信人的地址的写法相同。信内地址位于信纸的左边顶格写 起,低于寄信人地址和写信日期一至两行。 信内地址也有齐头式和缩进式两种写法,与信封上的收信人姓名和地址的写法相同。 例 1: (信头 Heading) 123 Third Avenue New York, NY 10017 U.S.A. June 4, 2004 (信内地址 Inside Address) Mr.William X.Johnson University of Ohio 316 Evergreen Street Freedom City ,Ohio 57632 U.S.A 例 2. (信头 Heading) Li Ming Zhongnan University of Technology 1 Xueyuan Road Hengyang,Hunan421001 P.R.China November,20,1999 (信内地址 Inside Address) Dr. David Peters State Insurance Corporation 345 Hightower Boulevard Prince Town, US 12345 3、 称呼(Salutation) 称呼写在低于信内地址一至二行的地方,从信纸的左边顶格写起,与信内地址第一行齐平。 称呼用语通常根据写信人和收信人的关系而定。 写给关系一般的个人信:Dear Mr. Smith;
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Dear Prof. Tom; Dear President Sherwood Scott 等。 写给熟人或亲朋好友的信:Dear Smith, My dear Ederward 等。 写给政府机关、社会团体、公司等的公函:Gentlemen, (Dear)sir(s)。 收信人是女性:(Dear) Madam, My dear Madam, My dear Mesdames(复数) 。 名誉头衔,如 M.D.(医学博士) ,Ph.D.(哲学博士) ,M.A.(文学硕士), M.D.(理学士)等要 放在姓名后面, 并用逗号与姓名隔开, William New, M.D.。 如 其他头衔, Mr. Charles Zhang, 如 Cashier。 收信人为普通大众或一组人时,可采用下列方式称呼: Dear Readers: 亲爱的读者: Dear Guest: 亲爱的旅客: Dear Customer: 亲爱的顾客: 4、 信的正文(Body of the letter) 信的正文就是书信的内容,也是书信的主体。 英语正文位于收信人的称呼下方,与称呼隔一至两行。正文的格式主要有齐头式和缩行式。正 式书信无论采用哪一种格式,段与段之间都应空一行,表示分段。 就正文的内容而言,写事务信件时,一般应该开门见山,简明扼要,条理清楚,直截了当的说 明写信的目的。如果信的正文较长,一页纸不够用,从第二页起不要用印有信头的信纸,用与 第一页大小和颜色一样的白纸。 5、 结束语(Complimentary Close) 结束语是写信人对收信人的一种谦称,相当于汉语的“此致,敬礼”“XX 谨启”等。结束语只 、 占一行,低于正文一至两行。结束语的第一个词的第一字母要大写,末尾用逗号。英语书信中 结束语的种类很多,使用何种结束语,通常根据写信人和收信人的关系而定。主要有下列几种 不同用法: 收信人地位或辈分高:Respectfully yours, Yours respectfully, Most sincerely yours, 一般: Sincerely, Sincerely yours, Yours sincerely, Faithfully, Faithfully yours, Yours faithfully, Truly, Truly yours, Yours truly, 亲密友好: Love, With love, Loving, Your loving, As always, As ever, Affectionately, Affectionately yours, 6、 签名(Signature) 签名即写信人的署名,通常包括手签的姓名、打印的姓名和头衔三项内容,前两项必须包括, 后一项则根据需要选择。签名位于结束语的下面一至两行。亲笔签名须放在打字姓名的上面。 三、 信封的写法 英语信封的写法与汉语不同。写英语信封时,要先在信封正面的左上角写上寄信人的姓名和地 址。顺序一般为:姓名、单位名称、门牌号码和街道名称、城(镇)名、省(州)后、邮政编
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码和国名。在信封正面中央写上收信人的姓名和地址,顺序与寄信人的姓名和地址相同。信封 一般用打字机打出,可在收信人姓名前加上 TO;在发信人姓名前加上 FROM。 例如: (From) Li Ming, English Department of Shanghai University, Shanghai, 201800 P.R. China (To)Prof. Bradley A. Smith, College of English, Emporia State University, 1200 Commercial Emporia, Kansas 66801 U.S.A. By Air Mail 书写信封时注意以下几点: 1) 目前信封的写法多为齐头式。 2) 如果想说明信件的类别,投递方式以及其他有关情况,可在信封左上角(即寄信人姓名和地 址的下面)或左下角写上说明语。常见的说明语有:Registered(挂号信) ,Double-Registered (双挂号信), By Air Mail(航空信), Immediate(急件), Express(快信), Ordinary Mail (平信), Confidential(机密), Printed Matter(印刷品), Sample Post(样品邮件), Manuscript(稿件), Photos Enclosed(内有照片), Photographs, Please Do Not Bend(内 附照片,请勿折叠) ,With Parcel(packet)(另附包裹), Private(私人信,亲启)和 Personal (个人信,私函)等。其中,Private, Personal 和 Confidential 等说明语通常写在信封的左 下角。例如: Ma Chun 15 Jiefang Road Hengyang, Hunan 421001 寄信人姓名地址 People’s Republic of China Registered(挂号信) Mr.John Warner English Language Institute 收信人 University of Pittsburgh Pittsburgh,PA 15213 U.S.A

姓名地址

Personal(私函) 3) 如果信件寄给第三者,再由第三者转交给收信人,则在收信人姓名后(后一行)先写上 C/O(=care of, 表示“由??转交”), 然后再写上转交人的姓名,地址则变为转交人的地址。 例如: Ma Chun
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15 Jiefang Road Hengyang, Hunan 421001 People’s Republic of China Registered(挂号信)

寄信人姓名地址

Mr. John Warner C/O Mr. Harold Wood Department of Chemical Engineering University of Pittsburgh Pittsburgh, PA 15213 U.S.A 美国宾夕法尼亚州匹兹堡大学机械系 哈罗德?伍德先生转交 约翰?魏纳先生收。 4) 如果信件不是通过邮寄, 而是托某某转交, 则信封上不写收信人的地址, 只写收信人的姓名, 然后在收信人姓名后 (后一行) 先写上 Kindness of, Politeness of, 或 Through (By) Courtesy of 等词语(这些词语均意为“请??转交”,再写带信人的姓名。例如: ) Mr. John Warner Kindness of Mr. Harold Wood 敬请哈罗德?伍德先生转交约翰?魏纳先生 也可只写收信人姓名, 而不写带信人姓名, 这时, 需要在收信人姓名之前 (上面一行) 写上 Please Forward(请转交??) ,例如: Please Forward Mr. John Hobart 请转交约翰?霍巴特先生

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