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公文规范格式


关于公文写作的几点认识

一、公文的定义和分类
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㈠定义:公文,是公务活动中所形成和使用的文字 材料,是方针、政策、法规、政令和信息、情况 的表现者、运载者,是机关实施管理的基本手段 和重要工具,发挥着上令下达、下情上报和信息 沟通的重要作用。公文贯穿机关管理工作的始终。 我们要向上级报告情况,需要写成文件;我们要 向街道、

园区安排什么工作,提工作要求,需要 写成公文印发下去,备查、备用,便于基层照章 执行;我们要告知社会公众一个什么决定,也要 印制成公文。因此,公文写作与我们每一个机关 告知人员息息相关,可以说,具备较强的公文写 作能力,是每一个机关工作人员的基本素质要求。

㈡分类 1.按照制文机关的种类划分:党务机关公文、行政 机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事 业单位公文、社会团体公文。今天所说的,重点 是行政机关公文。 2.按照行文方向划分:上行公文、平行公文、下行 公文。草拟公文前,必须弄清楚行文方向,才能 确定文种、内容、措辞等。 3.按照保密程度划分:绝密公文、机密公文、秘密 公文、内部材料、普通公文5种。我们在起草或者 管理公文时,必须要按照该公文的秘密等级来处 理,涉及秘密问题的,不能泄密。 4.按照紧急程度划分:特提公文、特急公文、加急 公文、平急公文、普通公文5种。
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5.按照使用范围划分:通用公文和专用公文。决定、通知、 通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全是通 用公文;司法类的公文、经济类的公文、任免类公文、议 案、提案、建议等等,属专用公文。我们所用到的主要是 通用公文。 6.按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划 分:规范性公文和非规范性公文。规范性行政机关公文有 13种:命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报 告、请示、批复、意见、函、会议纪要。规范性党务机关 公文有14种:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公 报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。行 政机关公文和党务机关公文相同的共有9种。非规范性公 文:除规范性公文以外的公文。常用的非规范性通用公文 有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说 明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格 类、大事记等等。

㈢机关公文要素 机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、 发文字号、签发人、标题、主送机关、正 文、附件、发文机关署名、成文日期、印 章、印发传达范围、主题词、抄送机关、 印制版记组成。 ㈣公文处理包括哪些工作 公文处理包括拟制、办理、管理、立卷归 档在内的一系列衔接有序的工作。

二、公文写作的共性要求 公文不同于其他文字作品,它的写作、制发、处 理必须按照固有的规定、特定的体例格式来进行。 ㈠确定文种 这是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前, 要弄清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用, 是在什么背景下写这个文件材料。根据写作的背 景、目的、受文对象(为什么要写这个文件;写 这个文件要达到什么目的,是安排工作、通报情 况,还是解决困难问题;文件是写给哪个部门, 是上行、平行还是下行),确定采取哪个文种。 一般说来: 1.要对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关 单位及人员,变更或者撤消下级机关不适当的决 定事项,选择《决定》文种。
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2.要向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要 事项或决定,适用公告。要公布社会各有关方面 应该遵守或者周知的事项,比如停水停电,适宜 采用通告文种。 3.我们要将上级的文件批转给下级执行,或者要求 下级从哪些方面作好哪件工作时,一般印发《通 知》。 4.向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关 的询问时,选用报告类文种,如工作报告、情况 汇报等等。(在其中,政府工作报告是一个有特 指内容的文种,政府工作报告是政府向同级人大 或人大常委会报告工作情况)。 5.向上级机关反映并请求帮助解决困难和问题,选 用《请示》。

6.答复下级机关的请求事项,用《批复》。 7.我们要对某项重要工作或者某个重要问题 提出见解和处理办法,一般选用《意见》。 8.不相隶属的机关之间,也就是说不存在直 接的行政管理关系的机关之间,商洽问题、 询问或答复问题,一般用《函》。 9.明确通过会议形式决定的事项、记录会议 精神,选用《会议纪要》。

10.还有一种《命令》文种,主要适用于依照 有关法律公布行政法规和规章(如主席令、 国务院令),宣布施行重大强制性行政措 施(如通缉令),这些法规、规章的制定, 要省级以上的国家机关才能制定和通过, 因此,在市、区两级,一般不涉及到《命 令》文种。 以上讲的是一般原则,具体采用哪类文种, 要根据具体情况来确定。

㈡规范写作 公文写作要努力做到“七个规范”: 1.主题规范。主题是文章所要表达的中心思 想。任何文章都要有主题,公文也不例外。 公文主题的提炼标准,就是集中单一、鲜 明显露。要求一文一事,一个主题,主题 鲜明突出。主张什么,反对什么,要鲜明 直接,不能含糊,不能让人产生歧义。

2.使用材料规范。公文材料的选用标准必须 是真实典型,新鲜有力。所谓真实,就是 实实在在存在的、反映当前事物本质规律 的真实。我们分析问题时,所列举的现象, 不是假的、人为编造的,也不是偶然现象 和个别现象。所谓典型,就是既是个性特 征,又是共性特征。公文的选材标准与文 学作品不同,公文强调真实,强调掌握最 基础最真实的材料。 3.文章格式规范。公文格式方面的内容分为 写作格式和印制格式两个方面。

第一,公文格式 公文的格式是指公文文面外形的项目、标记 及其在文面上的组成。根据党和国家公文 法规以及市委、市政府公文处理办法的有 关规定,公文格式一般由版头、发文字号、 标题、主送机关、正文、附件、发文机关 署名、成文日期、抄送机关、秘密等级、 紧急程度、主题词、印制版记等组成。 ⑴版头: 所谓版头即指公文首页上端印有“××文 件”字样的一行红色大字,例如“大连金 州新区管理委员会文件”等,也就是习惯 上称的“红头文件”。

⑵发文字号: 凡正式公文均应有发文字号,表明一篇公文发出的 数量和次序。一般由机关代字、年份、序号三个 要素组成。例如:大金管发〔2010〕30号。 ⑶标题: 公文标题的写法一般是发文机关+事由+文种。例 如《中共中央关于完善社会主义市场经济体制若 干问题的决定》,其发文机关是“中共中央”, 事由是“完善社会主义市场经济体制的若干问 题”,文种是“决定”。再例如《金州新区管委 会关于印发金州新区加强集体土地管理实施意见 的通知》也是由发文机关、事由和文种构成,但 现在区内发文机关一般是省略的。

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⑷主送机关: 主送机关是行文的致送对象,即要求主办和答复的单位, 也就是负有对公文内容进行掌握、答复得单位,也就是负 有对公文内容进行掌握、答复或者贯彻执行责任的受文机 关。上级机关对下发的通知、决定等,需要所属各单位了 解和执行的可以送几个或全部下属单位,也就是全文或部 分部门即各有关单位。一般公文,只有一个主送机关,特 别是下级机关向上级业务指导机关请示或报告事项更是仅 有一个主送机关。具体应注意以下几点: 一是只写受文机关的名称,不写领导个人名字(领导特别 要求的除外)。送给机关领导人的公文一般经其秘书转交。 二是只能写一个主送机关,例如:市委或市政府,其他需 要送达的受文机关采取抄送方式;三是用统称或者规范的 简称,不能随意写,如管委会、新区管委会都是规范的简 称;四是行文关系,只能逐级行文,一般不能越级行文 (如要上报省政府的文件,一般只能市政府转报;上报市 政府的文件,一般要通过管委会转报)。

? ⑸正文:

正文是主送机关以下、结束语之前的部分。 正文是一篇公文用笔最多、最重要的部分。 不同文种的公文,各有其特点,因此写法 也不一样。正文要做到逻辑层次清楚有序, 说理简洁准确并力求深刻,用语符合规范。 一般是在主送机关之后,先写一段或几句 导语,说明写这篇公文的原因、根据或者 目的,导入正文。例如:根据管委会主要 领导要求,现将※※事项汇报如下或请示 如下。

? ⑹结尾:

正文写完后,一般要写几句号召的话(一般 针对下行文),或者表决心、态度的话 (上行文)。《请示》要说“当否,请批 示”;《通知》和《报告》一般可以不要 结尾,如要则一般是“特此通知或特此报 告”;讲话稿类的一般有鼓劲、号召的话 语;汇报材料一般有表示感谢和今后打算、 态度的。

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⑺附件: 附件也是公文的一个重要格式要素,但不是必备要 素。公文如有附件,应注明附件的标题和件数。 格式一般为“附件:关于××的实施方案”。常 见的有两类:一类为用于补充说明或证实正文的 附件,包括各种形式的说明材料、参考材料、图 表、凭据等。二类为用于向上级机关报送或向下 级机关批发(批转、转发、印发)的附件。 ⑻发文机关: 即制发机关,也称落款。政府机关的公文一般仅 以版记和印章为标志而不写落款,党的机关公文 一般写有落款。

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⑼成文日期: 成文日期是指公文发出和生效的日期。对其确定具 有特定的规定要求。会议通过的决定、决议等公 文以会议通过的日期为准;领导人签发的公文, 以签发机关的领导人签发日期为准;法规性文件 以批准日期为准或者以在正文最后专门规定具体 生效和开始执行的日期为准。成文日期必须写明 年月日,行政公文要用汉字数码表示,如:二○ 一○年十二月二十日。“○”这个符号不是从键 盘输入的,而是从视图—工具栏添加符号栏,从 word文档下面的符号栏中添加。党的机关公文, 其成文日期一般使用阿拉伯数码表示。 ⑽主题词及印制单位等。

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第二,印制规范 印制规范。主要指排版、用纸规格、印制机关等 要素标识。 ⑴印制格式(印制方式):两种,红头文件和白 头文件。红头就是单位的文件头、简报、信息等, 一般适用于正式形成的请示、报告、意见、通知、 函等文件,上面已经讲了。白头就是不冠特定的 文件用纸,直接排版印制,一般会议印发的讲话 稿、汇报材料等用白头印制。调查报告、对内的 工作方案(如单位解放思想大讨论方案)这类文 件既可印制成红头,也可印制成白头,视具体情 况定。红头文件拟文单位、成文时间等落款在结 尾处,白头文件一般把拟文单位、成文时间放在 标题下。

? ⑵签发:公文的制作签发程序很严谨,不

能谁写谁签都行。上行文一般都需要有 “签发人:××”,这里的一定是单位一把 手领导。 ? ⑶印鉴:即盖章,也有讲究。首先是不能 盖倒了;其次是要盖在单位落款和成文时 间之间,具体有下套、中套两种盖法;联 合行文的落款盖印,一般每排平行落两个 单位的名称,依次往下排,盖印时不能相 互侵占。

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⑷行文层次序数的写法及排版(详见《国家行政 机关公文格式》(GB/T9704—1999)): 行文层次:一个正式的文件材料,除总标题外一般 有四个层次,总标题用小二号宋体加黑。第一个 层次,是大标题,一般用三号黑体,写成一、二、 三;第二个层次是小标题,用㈠、㈡、㈢(这些 数字是从键盘—数字序号中插入的)来表示,三 号楷体或者三号仿宋加黑;第三个层次用阿拉伯 数字表示,即1.2.3.(注意阿拉伯数字后的标点不 是顿号而是顿点),可以三号仿宋加粗以醒目; 第四个层次用⑴、⑵、⑶(这些数字是从键盘— 数字序号中插入的)表示。

? 排版:行政机关公文用纸采用A4型纸,公

文用上白边(纸天头)37mm,下白边 35mm,左右各28mm;页眉0 mm,页脚 35mm;正文用3号仿宋字体,数字用 Times New Roman,一般每面排22行,每 行28个字。党务机关公文用纸采用16开型 纸,公文用上白边41mm,下白边25mm, 左右各23mm;页眉15mm,页脚17.5mm; 正文用3号仿宋字体,数字用Times New Roman,一般每面排20行,每行25个字。

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5.文字表述规范。公文的用语用字要求简明、准 确、朴实、得体、通俗、易懂,体现字面意义而 非联想意义,讲求陈述性、写实性,而非描绘性、 虚拟性。一般以概述为主,据事说理,言之有物。 ? 6.标点符号使用规范。该用逗号用逗号,该用句 号用句号。需要慢慢积累琢磨。要注意:转发上 级或下级文件时,标题一般不用标点符号(有书 名号的,取消书名号,但是法律、法规性文件的 书名号可以保留,例如:金州新区管委会关于印 发《金州新区义务兵优待及退役士兵安置暂行办 法》的通知)。 ? 7.数字和计量单位使用规范。一般使用阿拉伯数 字。前后要统一,不能一时用大写,一时用小写。

三、几种常用公文的写作 ? 1.请示: 这是机关经常使用的文种,这里需要特别注意几 个事项:一是请示只能一事一请,不能在一个请 示里夹带多个请示事项,要资金就只写要资金的 请示,需要某个政策性决定的,就写成单一的请 示。二是一请一报,一个请示只能报一个主送机 关,不能多头报送。三是一般不越级请示,但特 殊情况除外(如经费请示),在实践中本着解决 问题的原则,不僵化、不教条。四是要简短精炼, 简洁明了地讲明原因、困难,对请求事项要明确, 要多少钱,要什么政策,至于人家怎么批是人家 的事,还要讲明你要的钱主要是用作哪个方面。
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2.报告:报告是典型的上行公文,是向上级机关 汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复上 级的询问等。报告的特点是阅知性,不是批复、 答复性,看的人可以签署意见,也可以不签署意 见或表态。所以,在选择这个文种的时候,要选 择那些只需要上级知道的工作或事件,或者向就 某项工作提意见建议,但不一定需要批复。 ? 分类:一是工作报告,是按照上级机关要求做作 的报告,如政府工作报告;二是情况报告,即在 工作中遇到了问题,或觉得应该让上级知道某个 重要事项的当前情况(贯彻落实会议精神的报 告);三是回复性报告,回答上级问询、落实上 级临时交办的某项工作(关于审计意见整改情况 的报告);四是备案报告(规范性文件备案)。

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写法:一是要有导语,说明依据什么写这个报告, 或者为什么要写这个报告(依据什么机关的什么 通知精神,或者根据某位领导的批示精神,我们 做了什么,怎么做的)。二是总体结构一般是: 第一,基本情况;第二,主要做法;第三,收到 的效果;第四,存在的问题;第五,今后工作的 建议。这是常规格式,具体中有变化。如人大视 察的实施情况,就可以先写成效(可以一并写做 法),再写问题,最后写建议,三个部分完成。 回复报告的写法比较直接,上级问什么问题,我 们就答什么问题,一条一条的答。三是结尾。一 般是“特此报告”。切忌报告中夹带请示事项。

? 3.意见:分为上行意见、平行意见、下行意

见三种,上行意见一般上级要作出处理或 者答复,平行意见则一般提供给对方参考, 对方可以不执行,下行意见则具有指示性, 下级应该遵照执行。意见的写法也不是固 定不变的,但一般应该包括几个方面的内 容(以印发关于开展某项工作的意见为 例):指导思想和原则、目标和意义、方 法和步骤、工作要求等。

? 4.通知:通知的应用范围很广泛。传达指示、

部署工作、实施管理措施、处理公共事务、 任免干部等等,都需要印发通知。通知以 红头文件和白头文件印发都行。属下行文, 要下级机关(或受文对象)明确做什么、 怎么做(这与请示、报告不同,比意见要 细),要具有操作性。例如写一个会议通 知,开会时间、地点、参加人员、有些什 么要求等等,要一、二、三逐一说清楚, 让看的人一看就明白。通知可以不写结束 语。此外,标题中不要过多出现“通知” 两个字,一般只有一个“通知”。

? 5.函:函是机关之间用于商洽工作、询问和

答复问题的一种公文。函分为便函和公函, 这里主要是公函,公函是正式文件,应按 正规形式的公文处理。在一般情况下,函 是用于不隶属的机关之间商洽工作、咨询 和答复问题的公文,不具备指导作用,也 无批准效力。函一般分为标题、正文和结 尾。函的结尾一般是“此函”,如果请求 帮忙,应客气一些为“特此函请”。

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6.工作计划类:是对未来一定时期内的某项工作 或全面工作进行安排部署的文件,明确下一步做 什么、怎么做。工作计划要有操作性(缺乏操作 性是当前部门上报工作计划的通病)。计划、规 划、方案、要点,都属于计划类公文范畴。计划 类公文必须具备目标、措施、步骤三要素。特别 是在写方案时,一定要写明目标、措施、步骤。 ? 7.工作总结类:写作关键和重点:其特点是实践性、 经验性、自述性、理论性(不仅陈述工作情况, 更要揭示理性认识,不仅回答“是什么”,更要 回答“为什么”、“怎么做”的问题。一般包括 本年度(半年)基本工作情况、所做的主要工作、 工作进度、取得哪些成绩经验、存在的不足和教 训、下步工作计划(个人总结写努力方向)。

四、公文处理中几个需要注意的问题 ? 1.数字的问题:百分数与分数应用阿拉伯数字表述。 如20%不应写为汉字表述的“百分之二十”,3/4 不应写为“四分之三”。表述时间时段,一般不 要表述为去年、今年、明年等,应表述出具体的 年份,如2007年、 2008年。 ? 2.请示和报告区别: 内容不同。请示是一文一事,报告内容可广泛。 对象不同:请示只送一个领导机关,报告可多头 主送。 处理方式不同:请示需要批复,报告一般不需要 批复。 行文时间不同。请示是事先行文,报告可在事前、 事中、事后行文。
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