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办公自动化的现状及发展趋势(杨婷婷)


六安职业技术学院
办公自动化的现状及发展趋势
Office automation present situation and trend of development

指 专 研 所

导 业 究 在

教 名 方 系

师: 称: 向: 部:

吴永林 计算

机应用技术 办公自动化 信息工程

二○一一年六月
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毕业论文(设计) 毕业论文(设计)开题报告 论文
姓名
学号

杨婷婷 082822

班级

计算机应用技术 0802

指导教师

吴永林

毕业论文(设计)题目

办公自动化的现状及发展趋势

一、选题的目的、意义及国内外现状 互联网的出现与迅速发展,信息技术步伐的加快,使得企业面临着众多的挑战 与竞争,在竞争过程中,对于一个集团企业而言,对信息的掌握程度、信息获取是 否及时、信息能否得到充分的利用、对信息的反应是否敏感准确,也越来越成为衡 量一个企业市场竞争能力的重要因素。随着科技、经济及社会的不断发展与进步, 管理和办公活动的重要性日渐突出,引起了各级领导者、管理学者以及技术人员的 普遍重视。 办公自动化(简称 OA)是 20 世纪 70 年代中期在发达国家迅速发展起来的一 门综合性技术。我国的办公自动化系统正朝着集成化、网络化、多媒体和智能化的 国际水平发展。国外办公自动化技术的发展比较成熟,世界各国政府极为重视本国 的 OA 系统的发展,不惜花费巨资.美国的办公自动化在公司和企业中发展得比政府 部门要早,并且水平相对于其他国家也较高。 二、通过本论文课题的研究,预计达到的效果: 办公自动化系统是企业管理的一部分,作为管理一部分,办公自动化可以便于 公司等各方面领导掌握人员的动向, 及时调整人才的分配和工作安排以达到提高生 产率、工作效率和质量,方便管理和决策的目的。

三、具体安排进度: 2011 年 3 月 1 日—30 日,确定论文题目,并完成开题报告; 2011 年 4 月 1 日—30 日,根据题目和开题报告搜集相关资料,形成初稿; 2011 年 5 月 1 日—5 月 31 日,修改并定稿答辩。

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毕业论文 设计)开题报告成绩评定 毕业论文(设计)开题报告成绩评定表 告成绩评

指导 教师 意见

指导教师签名:







开题报 告答辩 评语及 成绩 (百分 制) 教研室主任签名: 年 月 日

系部 意见

系部签字盖章:







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毕业论文(设计) 毕业论文(设计)成绩评定

指 导 教 师 意 见

答 辩 专 家 组 意 见

系 专 业 教 学 委 员 会 意 见

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摘要
计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣,作为信息科学的 载体和核心,计算机科学在知识时代扮演了重要的角色。在行政机关、企 事业单位工作中,是采用 Internet/Intranet 技术,基于工作流的概念,以计 算机为中心,采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术,广泛、全 面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息,使企业内部人员方便快 捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式, 为科学管理和决策服务,从而达到提高行政效率的目的。在新的时期,基 于多年办公自动化建设经验和互连网技术的发展,人们对办公自动化的认 识也越来越清楚,从网络的性质来看,办公自动化应定位于内部网(Intran et),从办公性质来看,办公自动化应定位于数字化办公,从信息化建设的 角度来看,办公自动化应是信息化建设的基础。本文将进一步的阐述办公 自动化的发展及趋势,最后还展现了 OA 市场发展新趋势。 关键字:办公自动化 OA 关键字 发展 趋势 概念 互连网技术 数字化

Abstract
the computer's birth and the development promoted human society's progress and the prosperity, took the information science the carrier and the core, the computer science has played the important role in the knowledge time. In the Administrative organ, in the Enterprises and institutions work, uses the Internet/Intranet technology, based on the work class's concept, take the computer as the center, uses a series of modernized the office equipment and the advanced communication, widespread, comprehensive, collects, the reorganization, the processing, the memory and the use information rapidly, causes the enterprise interior personnel to facilitate shares the information quickly, highly effective joint operation; The change was complex in the past, the low efficiency manual work way, served for the scientific management and the decision-making, thus achieved raises the administrative efficiency the goal. In the new time, experiences based on many year office automation construction and interlocks the net technology development, the people are also getting more and more clear to office automation's understanding, looking from the network nature, the office automation should locate in
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the intranet (Intranet), looking from the work nature, the office automation should locate in the digitized work, looking from the informationization construction's angle, the office automation should be the informationization construction foundation. This article the further elaboration office automation's development and the tendency, have unfolded finally also the OA market development new tendency. key words: Office automation OA trend of development concept interconnection network technology digitization

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目录 第一章:办公自动化的基础知识 第一章:办公自动化的基础知识…………………………… 8
1、 什么是办公自动化……………………………………………………………… 8 2、不同定义的办公自动化 ……………………………………………………… 9 3、层次 ……………………………………………………………………………… 10 4、 办公自动化的内容和意义…………………………………………………… 11 5、 办公自动化的内涵和外延…………………………………………………… 11

第二章:办公自动化的发展现状及未来趋势 第二章:办公自动化的发展现状及未来趋势………………11 11
1、起源 ………………………………………………………………………………12 2、 办公技术设备的发展演变 ……………………………………………………12 3、办公自动化的发展趋势和方向 ……………………………………………12 4、 我国 OA 发展过程及其整体现状 ……………………………………………13 5、办公自动化的忧患 ……………………………………………………………12 6、办公自动化程度和自动化方法 …………………………………………… 14 7、 办公自动化的发展策略 ………………………………………………………15 8、 我国当前实现办公自动化解决方案…………………………………………16

第三章 : 市场发展新趋势 ………………………………16 OA 16
1、摘要 ………………………………………………………………………………16 2、企业信息化发展阶段 …………………………………………………………17 3、 发展阶段 ……………………………………………………………………18 OA 4、 未来 OA 发展的特征 ……………………………………………………………20 5、 中国办公自动化设备总况 ……………………………………………………20 6、 日企在中国 OA 市场的重要地位 ……………………………………………21

第四章: 第四章:结束语 ……………………………………………23 23 第五章: 第五章:致谢 ………………………………………………24 24 参考文献……………………………………………………24 24 参考文献

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第一章: 第一章:办公自动化的基础知识
1、什么是办公自动化
办公自动化(Office Automation, 简称 OA) 作为一个术语是由美国通过汽 车公司 D.S.哈特于 1936 年首次提出。 20 世纪 70 年代美国麻省理工学院教授 M.C. Zisman (季斯曼) 为办公自动化 下了一个较为完整的定义:“办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科 学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、 包括 非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。” 1985 年,我国第一次 OA 规划讨论会给出的定义: 办公自动化(Office Automation, 简称 OA)是指办公人员利用先进的科学技 术,不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中,并由这些设备与办公 室人员构成服务于某种目标的人——机信息处理系统,以达到提高工作质量、工 作效率的目的。 办公自动化是以行为科学为主导,系统工程学为理论基础,综合应用计算机 技术和通信技术来完成各项办公事务。 以计算机等现代办公设备取代传统的手工 办公用具,以现代化的办公系统代替传统的手工办工系统。 、 科学技术突飞猛进的发展,在各个领域内都改变着人们的工作和生活条件,社会 向着物质文明和不断提高的劳动生产率大踏步前进。 科学技术的飞速发展也使办 公室这一传统的以人工(脑力和体力劳动的高度结合)为主的领域内古老的劳动 方式发生了巨大的变化。 办公室中使用的各类现代化的办公设备很大程度上代替 了原来的文房四宝,办公桌上的打字机被计算机文字处理机所取代,办公室墙边 的文件柜被又小又薄的“磁盘”所取代,包括记录、起草、编辑、修改、打印、 存档、复制在内的办公室常规工作,无论在时间上还是在空间上都被大大地压缩 了,这不但减轻或节省了人们的办公劳动,而且大大提高了办公效率,改善了办 公环境,使人们从原先繁重的重复性、例行性的办公事务中解放出来,从而有更 多的时间和精力投放在更需要人的思维来考虑和解决的问题上。 用于办公室工作 的这些技术越来越先进,设备越来越多,功能越来越强,性能也越来越高,这为 实现办公自动化和无纸办公创造了必要的条件。例如,用于处理办公信息和进行 协同工作的各种计算机(包括微型机、超级小型机和中、大型机) ;起草文稿用 的文字(词)处理机;制作报表用的电子表格打印机;编排各种文件、资料格式 等的电子台式出版系统;存放、管理文件和档案用的文档资料管理系统;自动控 制各种工作流程的办公自动化系统;支持远距离协同工作的视频会议系统;计算 机通信用的局部网络系统;用于办公通信的现代化电话机、传真机;复制资料用 的复印机等,这些技术和设备对办公室工作提供有力的支持,在不同程度上为办 公室工作的自动化提供了现代化的推动手段。 在这些技术和设备中,对办公室自动化的发展起最显著作用的是计算机信息 处理设备和构成办公室信息通信的计算机通信网络系统。 信息处理技术得益于计 算机的高速处理能 力,没有计算机技术就没有现代化的信息处理技术。信息处理技术也延伸了办公 室业务处理的内涵,成为办公室自动化的主要技术手段,其内容也在不断地深化 和丰富。 近年来, 计算机工业和产品的飞速发展扩大了信息处理技术的应用范围,
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也使办公室信息处理技术向纵深方向发展,并不断扩大其应用范围。网络通信技 术的发展,有可能使相隔任意距离的办公室之间,超越空间的界限,实现处于不 同地点的办公室之间的同时办公。Internet、数据仓库与数据挖掘、电子邮件、 多媒体信息的传输与处理、电子数据交换、信息安全等新技术使办公室自动化技 术更上升到一个新的技术境界。信息处理和信息通信两者的紧密结合,使办公室 自动化技术具有更高的效能,也是办公室自动化技术发展的重要趋势。 办公自动化是一项综合性的科学技术,它涉及到系统科学、行为科学、信息科学 等,是一门交叉性的综合学科。其中系统科学为办公自动化建立办公模型与决策 模型,通常办公自动化系统要用系统工程的方法来组织和实施;行为科学研究在 社会中人的行为产生的原因和规律,希望对行为进行预测和控制,以改善与协调 人际关系;信息科学是研究信息的采集、储存、传播、处理和安全使用的科学, 目前正在不断发展中;管理科学则是根据一些必要的信息,研究如何对国民经济 或地区、部门、企业的发展问题进行预测和决策,以从宏观与微观两个方面调控 物质、能源、资金和人员。

2、不同定义的办公自动化
办公自动化的概念在世界各国产生以来,出现了很多种关于办公自动化的定义。 这些定义从不同的角度描述了什么是办公自动化。关于办公自动化,不同的人从 不同的角度,会有不同的理解,不同的时期也会有不同的标准。首先要明确办公 自动化与管理信息系统之间的相互关系,这种关系从概念上看有两种观点:一种 认为管理信息系统包含办公自动化,另一种认为办公自动化包含管理信息系统。 这两种观点都各有道理, 原因是这两种观点对 “办公自动化” “管理信息系统” 和 的概念定义不同,就“办公自动化”而言,第一种观点属狭义,第二种观点属广 义。这里讨论的是广义的办公自动化,因为广义的办公自动化更多的是对智能化 办公功能及实现方案的讨论。现代办公可理解为人们借助一些先进机器,利用资 源操纵信息以完成某些事务处理活动的过程。可以说,OA 是一个不断发展的过 程,是力争把现代科技的最新成果尽快应用于人类办公和管理的一种努力,它从 概念到实体都是在不断发展的,强调实用性。许多 OA 产品都是围绕着产品及其 使用来下定义的。以下列举几个比较流行的有关办公自动化的定义: 用电子计算机及先进的办公设备连续地、自动地处理办公例行事务,提 高人们在办公室中工作和管理的效率。 利用先进的科学技术,不断地使人们的一部分办公业务物化于人以外的 各种现代化的办公设备中,以达到提高办公效率的目的。 办公自动化是把计算机技术、信息技术、系统科学和行为科学应用于传 统的数据处理技术难以处理的,数量庞大而结构又不明确的业务处理工 作的一项综合技术。 利用计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学等先进科学技术,不 断地、综合地提高办公系统的业务处理能力,自动和智能地服务于某种 目的的人机信息 系统。 办公自动化,就是用现代的信息技术和手段实现现代办公,达到无纸化、 自动化和智能化的目标。
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办公自动化是指利用先进的科学技术,不断地使人们的一部分办公业务 活动物化于人以外的各种设备中,并由这些设备与办公室工作人员构成 服务于某种目标的人机信息处理系统。 虽然这些定义的内容不尽相同,但它都有某些主要的共同点,即: 强调 OA 系统是以行为科学为指导,以管理学科、社会学、系统工程学 和人机工程学为其理论基础,并结合运用计算机技术、通信技术和自动 化技术等的一门综合性科学技术,是一个多学科相互交叉、相互渗透的 系统科学工程。 强调 OA 系统是以计算机技术为核心的现代信息技术的系统集成,使用 的是先进的科学技术和现代化办公设备,这些技术和设备被用于信息的 交流和管理,以实现科学管理与决策,所以它是现代信息社会的主要标 志之一。 强调 OA 系统是一个由办公人员和办公设备构成的人机信息系统,具有 很强的信息处理功能。它包括:信息的采集、加工、传递和存储等环节。 它应该是对文字、语音、数据和图形、图像等多媒体信息一体化的处理 过程,能把基于不同技术的办公设备(如计算机、打印机、传真机等) 用网络连成一体,将文字处理、语音处理、数据处理和图像视频处理等 功能集成在一个系统中,使办公室具有综合处理这些信息的能力。 OA 系统的任务是尽可能有效地利用信息资源,向多级办公人员及时提 供所需信息,提高工作效率和质量,进行辅助决策,提高办公效率,改 进办公质量,以求得良好的社会和经济效益,达到既定的工作目标。所 以,提高效率和改进质量是办公自动化的目的。

3、层次
办公自动化分为三个层次: (1)事务处理型 又称确定型事务处理办公系统,主要是处理比较确定的例行事务,从事的是 有规律的、重复性工作。在这类办公系统中,人们的主要工作是信息的收集、整 理、存储和检索,同时有一些简单的信息生成工作。最基本的应用,包括文字处 理、个人日程安排、行文办理、函件处理、文档资料管理、编辑排版、电子报表、 人事管理、工资管理,以及其它事务处理。 (2)管理控制型 包含事务处理型。这类办公系统承担着事务处理和管理控制双重任务,即 在完成事务性工作的同时,运用行政的、经济的、法律的多种手段管理有关社会 事务,并对管理有关的信息进行控制和利用。该层次的 OA 主要是 MIS,它利用 各业务管理环节提供的基础数据,提炼出有用的管理信息,把握业务进程,降低 经营风险,提高经营效率。 (3)辅助决策型 又称非确定型决策处理办公系统,最上层的应用,它以事务处理型和管理控 制型办公系统的大量数据为基础,同时又以其自有的决策模型为支持。该层次的
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OA 主要是决策支持系统。

4、办公自动化的内容和意义
1、内容 (1)公文管理 (2)会议管理 (3)部门事务处理 (4)个人办公管理 (5)领导日程管理 (6)文档资料管理 (7)人员权限管理 (8)业务信息管理 2、意义 (1)实现办公活动的高效率、高质量 (2)实现办公信息处理的大容量、高速度 (3)实现办公活动的智能化

5、办公自动化的内涵和外延
在新的时期,基于多年办公自动化建设经验和互连网技术的发展,人们对 办公自动化的认识也越来越清楚,从网络的性质来看,办公自动化应定位 于内部网(Intranet),从办公性质来看,办公自动化应定位于数字化办公, 从信息化建设的角度来看,办公自动化应是信息化建设的基础。 办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的的。通过实现办公自动 化,或者说实现数字化办公,可以优化现有的管理组织结构,调整管理体 制,在提高效率的基础上,增加协同办公能力,强化决策的一致性,最后 实现提高决策效能的目的。 办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累。技术只是办公自 动化的手段。只有对管理及管理业务有着深刻的理解,才会使办公自动化 有用武之地,只有将办公过程中生成的信息进行有序化积累,沉淀,办公 自动化才能发挥作用。 办公自动化的灵魂是软件,硬件只是实现办公自动化的环境保障。数字 化办公的两个明显特征是授权和开放,通过授权确保信息的安全和分层使 用,使得数字化办公系统有可以启用的前提,通过开放,使得信息共享成 为现实。 办公自动化建设与现阶段政府上网工程之间的关系,政府上网工程一 直是近一两年业界炒作和关注的热点之一,政府上网工程是由于互连网的 普及,政府部门把一些政务信息发布到 Internet 上,进而在网上建立与老百 姓沟通的渠道,以实现政务公开和政府行为接受监督的目的。从实际效果
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来看,很多政府部门只是在网上存放一些静态的政府信息,实质性的工作 却非常少。并且,在很多情况下,很多人将办公自动化和政府上网混为一 谈。这种现象导致很多部门重上网工程轻办公自动化工程。甚至把上网工 程误认为是办公自动化工程。实际上,从网络划分的角度,政府上网工程 是外网建设,办公自动化工程是内网建设,办公自动化工程是政府信息化 的基础,政府上网工程是政府信息化的对外表现形式,办公自动化工程在 政府信息化建设中所占的比重远高于政府上网工程。只有办公自动化工程 的建设并运转成功,政府上网才会有源源不断的信息发布,政府上网才有 意义,否则政府上网工程就会变成无源之水。当然,政府上网工程的宣传 对我国信息化建设也起了一定的推动作用。

第二章: 第二章:办公自动化的发展现状与未来趋势
1、起源
20 世纪 60 年代初,美国 IBM 公司研制出一种打字机,最先将电脑系统引入办公 室。 美国 GE(通用电器)公司最早使用计算机进行工资计算,开始了计算机数据处理. 我国 70 年代末长春“一汽”最早使用计算机开始进行数据处理工作.

2、办公技术设备的发展演变
办公自动化技术设备的使用经历了单机、局部网络、大规模计算机网络、世 界性计算机网络四个阶段。 (1)1975 年以前为办公自动化的第一阶段,设备以单机为中心。 (2)20 世纪 70 年代后期到 80 年代初期为第二阶段,设备使用在单机应用的基 础上,以单位为中心向单位内联机发展,建立起电脑局部网络系统(简称局部网 络) 。 (3)20 世纪 80 年代后期到 90 年代中期为第三阶段,设备使用由电脑局部网络 向跨单位、跨地区联机系统发展的阶段。 (4)20 世纪 90 年代中期至今为第四阶段,是“全面实现办公自动化”的阶段。

3、办公自动化的发展趋势和方向
1、办公自动化未来发展趋势将体现以下几个特点: (1)办公环境网络化 (2)办公操作无纸化
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(3)办公服务无人化 (4)办公设备移动化 (5)办公思想协同化 (6)办公信息多媒体化 (7)办公管理知识化 2、办公自动化的发展方向 办公自动化的发展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的 办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看,特别是互连网技术 的发展,安全技术的发展和软件理论的发展,实现数字化办公是可能的。 从管理体制和工作习惯的角度来看,全面的数字化办公还有一段距离,首 先数字化办公必然冲击现有的管理体制,使现有管理体制发生变革,而管 理体制的变革意味着权利和利益的重新分配;另外管理人员原有的工作习 惯、工作方式和法律体系有很强的惯性,短时间内改变尚需时日。尽管如 此,全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。

4、我国 OA 发展过程及其整体现状
(1)我国 OA 发展过程 我国的办公自动化从 20 世纪 80 年代初进入启蒙阶段 , 80 年代中期, 制定了 办公自动化的发展目标及远景规划。 20 世纪 80 年代末,我国开始大力发展办公自动化,到现在已经有十几年的 历史。这个阶段我国建立了一批能体现国家实力的国家级 OA 系统 . 20 世纪 90 年代中期后,随着网络技术(如 100M 以太网)、群件系统(特别 Microsoft Exchange Server 和 Louts Notes)、数据库技术(成熟的关系数据库管理 系统)和各种面向对象开发工具(如 Microsoft Visual Studio)等技术和产品日渐成 熟而被广泛应用,同时由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈,以及 政府管理职能的扩大和优化, 这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快 速增长。这时,办公自动化开始进入一个快速的发展阶段。 (2)整体现状 我国办公自动化发展已经经历了三个阶段,各个单位办公自动化程度有所不 同,大致可以分为四种情况: ① 起步较慢,还停留在使用没有联网的计算机,使用 MS Office 系列、WPS 系 列应用软件以提高个人办公效率。 ② 已经建立了自己的 Intranet 网络,但没有好的应用系统支持协同工作,仍然 是个人办公。网络处在闲置状态,单位的投资没有产生应有的效益。 ③ 已经建立了自己的 Intranet 网络,单位内部员工通过电子邮件交流信息,实 现了有限的协同工作,但产生的效益不明显。 ④ 已经建立了自己的 Intranet 网络;使用经二次开发的通用办公自动化系统; 能较好地支持信息共享和协同工作,与外界联系的信息渠道畅通;通过 Internet 发布、宣传单位的有关情况;Intranet 网已经对单位的管理产生了明
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显的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系 统,实现科学的管理和决策,增强单位的竞争能力,使企业不断发展壮大。

5、办公自动化的隐忧 、
一是互联网协议是开放的、面向大众的,安全性能差 其网络协议(TCP/IP、HTTP 等)由于便于连接、方便使用,已成为开放的、 面向大众的网络协议,协议在安全方面考虑得很少,而且创建的比较早,被“黑 客”发现的漏洞愈来愈多,安全性能愈来愈差。 二是操作系统、网络硬件、应用程序漏洞多 现在看操作系统的漏洞已经无法避免,尤其是微软开发的 windows 系列, 早已被世界公认为漏洞最多的操作系统,所以银行等一些特殊的部门,他们大多 采用的据说是一种叫做 UNIX 的数据库系统,安全系数相对高很多。 三是网上鱼龙混杂,网络攻击者猖獗 现在由于黑客工具的大量开发,使很多稍懂点微机的人都有可能成为黑客, 有的是为了好玩,试试身手,烦人的是那些恶意破坏,盗取数据的。比如前段时 间咱们局很多机器上不了网的问题,主要就是遭到 arp 木马病毒的攻击。

6、办公自动化程度和自动化方法

目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类: 目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类 : ▲起步较慢 起步较慢,还停留在使用没有联网的计算机,使用 MS Office 系列、 起步较慢 WPS 系列应用软件以提高个人办公效率。 ▲已经建立了自己的 Intranet 网络,但没有好的应用系统支持协同工 已经建立了自己的 网络 作,仍然是个人办公。网络处在闲置状态,企业的投资没有产生应有的效 益。 ▲已经建立了自己的 Intranet 网络 已经建立了自己的 网络,企业内部员工通过电子邮件交流 信息,实现了有限的协同工作,但产生的效益不明显。 ▲已经建 立了自己的 Intranet 网络 已经建立了自己的 网络;使用经二次开发的通用办公自动 已经建 化系统;能较好得支持信息共享和协同工作,与外界联系的信息渠道畅通; 通过 Internet 发布、宣传企业的产品、技术、服务;Intranet 网络已经对企 业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制

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的综合办公自动化系统,实现科学的管理和决策,增强企业的竞争能力, 使企业不断发展壮大。 办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况,主要是企业的经济实力。 按照上述分析,第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入,既要搭 建企业 Intranet 网络,又要开发办公自动化系统,需要企业有较强的经济实 力才能完成;而对于第二、第三类企业,由于企业 Intranet 网络已经存在, 只是没有或没有好的办公应用系统,所以只须投入相对网络投资少得多的 资金即可开发通用办公自动化系统,产生较高的投资回报。即便一步到位 开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少得多,而产生的经济效 益更高;对于第四类企业,由于其办公自动化基础好,只须较少的投资即 可达到目前办公自动化的最高水平。 那么,什么样的企业适合使用办公自动化(OA)系统?几乎所有企业都适 合使用办公自动化(OA)系统,但不同企业使用的目的性会有所不同,具体 是: [1]信息化尚未入门的企业 信息化尚未入门的企业 由于没有信息化应用基础,先上办公自动化(OA),注 OA 有着近乎 10 0%的成功率,有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操 作能力,有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。 [2]信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心的企业 信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心的企业 信息化失败,特别是大型业务管理系统失败,例如 ERP,给企业方 面的信心打击是十分沉重的,为了重塑信心或者一开始就回避一下风险, 选择办公自动化不失为一种选择。 [3]缺少信息化 资金准备的企业 缺少信息化资金准备的企业 缺少信息化 信息化投入一般比较昂贵,在没见到实际效果的时候,多数企业会犹 豫不决。因此,对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业,先上办公自动 化(OA),有利于企业逐步了解企业信息化及其作用,减少今后信息化工作 的盲目性。 [4]已拥有业务管理系统且需要进一步改善行政办公与内部信息交流环 已拥有业务管理系统且需要进一步改善行政办公与内部信息交流环 境的企业 办公自动化(OA)与业务管理系统互为补充,可以丰富并完善企业信息 化工作的形式与内容。

7、办公自动化的发展策略
根据我国办公自动化建设的现状和存在的问题,使我国办公自动化建设走 上健康快速发展的轨道,在办公自动化建设方面应采取如下对策: 在组织实施方面,从传统的工业项目管理体制转向专业化和产品化实 施体制,确保系统的运行维护和系统持续的升级,走合作与分工并举的道
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路。由此可造就一批以办公自动化为业务核心的、规模较大的专业软件公 司。 在技术选向方面:选择与世界发展潮流吻合的技术。现在还在流行的 技术并不能代表未来一定能够流行。技术的标准化程度要高,开放程度要 好。关键应用主张自主开发,发展民族产业。在技术结构方面,尽快从 Cli ent/Server 结构体系转 Browser/Server 结构体系,采用 B/S 思路,最终用 户界面统一为浏览器,应用系统全部在服务器端,是标准的三层结构体系。 系统负载轻,开放性好,系统维护升级方便。 系统设计方法:考虑到我国办公自动化的现状,采用生命周期法和快 速原型法相结合,在已有产品的基础上,以快速原型法为主。在实施方面 遵随统一规范和分布实施的原则。 在设计思想方面,从传统的面向业务的设计转向面向用户的设计,即 将设计的着眼点放在用户对象身上,设计视角范围是整个内部网,在此基 础之上进行相关业务设计。将面向对象的思想引入到系统设计中去。 在实现方法方面,从传统的结构化设计转向采用复杂适用系统(CAS) 理论进行实现,即从一般的业务需求中抽象出关键的复杂适应系统,该系 统能够适应环境变化,系统使用越久,积累的有价值的东西就越多。.

8、我国当前实现办公自动化解决方案
一个单位要实现办公自动化,其解决方案应遵循以下步骤: 1、搭建单位的 Intranet 网络,这是办公自动化的应用网络平台。 2、对于已经拥有 Intranet 网络的单位,需要一套通用办公自动化系统。 3、对于那些已经在使用通用办公自动化系统的单位 4、或者只有 Intranet 网络并打算一次到位实施办公自动化的单位,进一步的工 作将是开发针对其具体业务的一套综合办公自动化应用系统.

第三章: 第三章:OA 市场发展新趋势
1、摘要
以信息化来武装企业,目前已经是大势所趋。轧钢车间里工人通过自动控制系统 来完成带钢的穿孔、轧制、卷曲等操作;办公室的员工借助电脑和网络高速地处 理日常的业务;企业依靠 ERP 等应用系统来管理物料、处理订单。试想一下,如
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果硬盘坏掉、 网络瘫痪、 应用系统崩溃, 无论对于个人还是企业, 都是一场灾难, 从这个侧面的确反映出人们对于信息系统的依赖程度。 联想集团曾经提出“企业信息化, OA 开始”, 从 这句话可圈可点。 所谓 OA, 即办公自动化(OfficeAutomation),是办公工作处理的自动化,它利用先进的 技术, 使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、 各种人机信息系统来协助完成, 达到充分利用信息,提高工作效率和工作质量,提高生产率的目的。OA 系统也 是每个企业信息化初期就开始投入建设的基本系统。从 C/S 结构到 B/S 结构,从 最初桌面办公软件的应用、收发邮件到后来公文流转、车辆管理、会议管理、网 上审批等功能应用,OA 已经是我们日常使用最多、最频繁的一个基本系统。 随着企业信息化的发展和成熟,目前很多企业的 OA 系统已经整合了越来越 多的应用,日趋变得复杂,也远远超出了传统 OA 的范畴,集成了人、财、物、 信息、知识等诸多企业的资源,逐步成为一个员工办公、中层管理、领导决策的 知识协同的平台。而新一代的 OA 更是融合了协同、知识管理、门户等精髓,OA 这棵“老树”开始绽放“新花”,脱胎换骨,重新焕发出新的光彩。因此我们也 需要用发展的眼光来看待这种新的发展趋势。

2、企业信息化发展阶段
第一阶段:业务操作电子化。电子化即将日常手工事务性工作转变为机器工作的 过程;关注个体的工作行为,可以提高个体的工作效率。该阶段以财务电算化、 生产制造自动化等为代表。 第二阶段:业务流程信息化。信息化即通过企业的管理重组和管理创新,结 合 IT 优势固化业务流程;关注整个组织的流程,提升组织的效率。该阶段广泛 开展流程梳理和信息化建设,例如 ERP、CRM、SCM、BOSS 系统建设等。 第三阶段:业务管理知识化。知识化即让合适的角色在合适的时间、合适的 场景获取合适的知识和资源,系统推动企业管理生态的建立,对环境的变化作出 灵活的反应,业务流程持续改善,全面提升执行力,获得持久的竞争力。该阶段 强调实现业务活动和管理活动的真正结合,以 KM、协同、门户等为代表。 第四阶段:业务决策智能化。智能化即在企业的已有知识的基础之上,能够 智能创造、挖掘新知识,用于业务决策、日常管理等,形成自组织、自学习、自 进化的企业管理体制。该阶段中,人工智能、专家系统的思想将应用在企业管理 领域中。

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3、OA 发展阶段
第一阶段:文件型 OA(1980 年~1999 年) 我们对 OA 的初步认识实际上从上个世纪 80 年代开始。1985 年全国召开了 第一次办公自动化(OA)规划会议。那时计算机还是一个稀罕物,初步的办公自 动化实际上从单机版的办公应用软件开始,例如 WPS、MSOFFICE、Lotus1-2-3 等软件,当时许多人把 OA 称为“无纸化办公”。该阶段主要关注个体的工作行 为,主要提供文档电子化等服务,所以我们可以将该阶段称之为“文件型 OA”。 到了 90 年代,由于网络经济的到来,政府和一些企业开始搭建网络、建立 自己的邮件系统,并借助 LotusNotes 等平台做初步的应用开发,一些工作审批、 流转也有了初步的雏形,OA 的概念开始逐渐形成,但是似乎还没有形成专门做 OA 的软件厂商。毕竟,当时竞争还不充分,企业的管理比较粗放,软件市场也 没有进行细分,而 OA 的成熟是市场竞争的产物,也只有随着竞争的加剧才能得 到重视和振兴, 因为竞争迫使企业加强内部管理, 规范办公流程, 提供工作效率。 第二阶段:流程性 OA(2000 年~2005 年) 该阶段从最初的关注个体、以办公文件/档案管理为核心的文件型 OA,到目 前正在成为应用主流的流程性 OA,它以工作流为中心,实现了公文流转、流程 审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理、新闻发布等众多实用的功能。 在这个阶段,OA 市场才真正兴起,一批专业的 OA 软件公司开始崭露头角, 其中有蓝凌、慧点、合强、新思创、泛微、点击、红矾、凌科、京华、品高、奥 尊、朝华、通达等。在 2003 年之后,更是出现数百家 OA 软件公司群雄逐鹿的局 面,这一方面反映出市场需求的旺盛,OA 系统做为基础的系统已经成为各家企 业信息化建设的必选;另外一方面也反映出市场还没有完全成熟,鱼龙混杂、泥 沙俱下的行情估计还会胶着一段时间,能够专注 OA 系统、不断升级产品、强调 后期服务的 OA 厂家并不多。有的供应商可能是 OEM 其它 OA 的产品,有的可能直 接从网上买一套源代码修改一下就发布了, 而有的厂商直接干脆模仿一些知名公 司的产品了事。这样造成了软件 Bug 不断、系统质量低下、知识产权存在隐患、 低价恶性竞争、可拓展性不高等诸多问题。 第三阶段:知识型 OA(2005 年~2010 年) 随着 OA 系统应用的逐步深入,企业的员工每天上班做得第一件事情可能就 是登陆 OA 系统,收一下邮件、看看公司最新的新闻、处理自己今天需要待办的 工作等。OA 俨然成为一个日常工作的基础平台,企业已经不可离开它了。但是 新的挑战又产生了:如何借助这个平台能够让员工合适的场景下,合适的时间里 获取合适的知识?如何借助该平台来沉淀组织的最佳实践并传递到整个组织? 这样可以大大节省员工查找知识的时间、减少不必要的重复劳动、提高工作的效 率、沉淀组织的知识、提高组织的应变速度,并最终最大化提升组织及个体的产 能,全面提升企业的管理。
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随着客户这种需求的产生,OA 发展也派生出全新的气象。以“知识管理” 为思想、以“协同”为工作方式、以“门户”为技术手段,整合组织内的信息和 资源发展出来的 OA 系统,即我们通常所说的“知识型 OA”。其中一些企业如蓝 凌、明基逐鹿、华炎、AMT 等,也敏锐地洞察了这一趋势,将知识管理的思想融 入来日常的办公协同平台软件中去(当然,知识管理更强调综合的因素,管理、 文化、IT 系统一个都不能少),同时整合进以团队协作和项目管理为目标的沟 通协作软件工具,包括各种通信软件,如腾讯 QQ、即时通信、VoIP 等;实时会 议包括电话会议、 视频会议等; 群组协作如工作流管理、 群件、 网络化项目管理; 联系人管理以及相关的信息安全产品如信息加密、身份认证等。这时候 OA 系统 已经不单单是我们日常协同办公的平台, 更是一个企业或组织进行知识管理的基 本平台;传统的 OA 系统全面蜕变成企业的管理支撑平台,担负起更加复杂、综 合的作用: 1、协同工作平台:通过实时通信、在线感知、团队协同等,将企业的传统 垂直化组织模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”矩阵模式, 使普通员工 与管理层之间的距离缩小,提高企业工作人员协作能力,最大限度地释放人的创 造力。 2、知识管理平台:实现知识的沉淀、共享、学习、应用和创新,整个组织 能够积累基于战略的核心知识资产,为高层管理提供决策支持和信息情报;业务 部门能够结合流程开发出各种方法论和模板,通过基于业务的知识流按图索骥, 提升执行力;员工能够根据自己的岗位随时随地使用自己或他人日常工作的积 累,对工作做出指导与帮助、提升工作的绩效; 3、 项目协作平台:通过为项目团队提供一个全方位的沟通、协作平台,提 高多项目组的工作效率和质量,使项目成员可以在灵活的时间、地点对他人或事 务的需求做出即时的响应。实现团队的通信、共享、管理和制订各种项目文档或 日程安排, 使项目或临时任务中交流想法、 共享信息、 协同完成任务变得更轻松。 4、 激情管理平台:从企业文化建设着手,提高员工工作激情,营造一个相 互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围,从而稳定工作情绪, 激发工作热情,形成一个共同的工作价值观,进而产生合力,实现共同目标。 5、企业通信平台:建立企业范围内的电子邮件和网络通信系统,包括 WebMail、网络会议、实时通讯、手机短信、WAP 和传真自动收发,使企业内部 通信与信息交流快捷流畅,并且与 Internet 邮件互通。 6、信息发布平台:为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所,使企业的 规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播,使企业员工能及时感知企 业发展动态。 7、行政办公平台:实现办公事务的自动化处理。通过公文流转改变了企业 传统纸质公文办公模式,企业内外部的收发文、呈批件、文件审批、档案管理、 报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子 化流转方式,真正实现无纸化办公。
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8、 信息集成平台:现代企业中已存在的 MIS 系统、ERP 系统、财务系统等 存储着企业一些经营管理业务数据,OA 系统能把企业的业务数据集成到工作流 系统中,使得系统界面统一、帐户统一,业务间通过流程进行紧密集成。 第四阶段:智能型 OA(2010 年~) 随着组织流程的固化和改进、知识的积累和应用、技术的创新和提升,最终 OA 系统将会脱胎换骨,全新的“智能型 OA”成为未来的发展方向,该阶段 OA 更关注组织的决策效率,提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务。 可能它不叫 OA,换为更能体现其价值的名称(例如“企业知识门户 EKP”、 “管理支撑平台 MSS”等),这已经远远超出传统 OA 的范畴,转变成为企业的 综合性管理支撑平台。 传统的 OA 功能已经融进这个更大层面的工作平台框架中, 有些功能可能在某些的模块还能体现出来,但更多是与其它功能模块一起,形成 你中有我、我中有你、共同服务的混合体了。

4、未来 OA 发展的特征
1、 门户导向:未来 OA 更加强调人性化,强调易用性、稳定性、开放性,强调 人与人沟通、协做的便捷性,强调对于众多信息来源的整合,强调构建可以拓展 的管理支撑平台框架,从而改变目前“人去找系统”的现状,实现“系统找人” 的全新理念。 2、 业务导向:加强与业务的关联,在基于企业战略和流程的大前提下,通 过类似“门户”的技术对业务系统进行整合,使得 ERP、CRM、PDC 等系统中的结 构化的数据通过门户能够在管理支撑系统中展现出来; 使得业务流程和管理流程 逐步整合,实现企业数字化、知识化、虚拟化。 3、 知识驱动:以知识管理为核心理念,建立知识和角色的关联通道,让合 适的角色在合适的场景、合适的时间里获取合适的知识,充分发掘和释放人的潜 能,并真正让企业的数据、信息转变为一种能够指导人行为的能力。 原通用电气的 CEO 杰克.韦尔奇说:“一个组织机构获取知识以及将知识快 速转化为行动的能力是其最终的竞争优势。 ”作为企业信息化、 知识化基础平台, 未来的 OA 系统应该为实现这个目标而发挥其重要的作用。

5、中国办公自动化设备总况
随着中国经济发展的推动,办公自动化为中国企业带来了高效率的经营,企业数 字化办公程度变得日趋成熟,办公用品市场也得到了快速的发展。2006 年,OA
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设备成了办公用品市场的主力军, 占中国办公用品 41%的市场容量 (图一) 2008 。 年中国 OA 市场规模达到 60 亿元。OA 设备中打印机是销售量比例最大的一类 产品,投影仪、复印机紧跟其后(图二) 。
图一:2008年办公用品市场
其他 27% OA设备 46%

文具 27%

图二:2008年中国市场OA设备产品细分状况

30% 25% 20% 15% 10% 5% 0%

28% 22% 16% 8% 10% 7% 扫描仪 9%

打印机

投影机

复印机

考勤机

碎纸机

传真机

6、日企在中国 OA 市场的重要地位
目前中国 OA 设备市场大概可以分为日系、欧美和国产三大阵营。在中国 OA 设 备市场的日企如下。理光、佳能、东芝、夏普、富士施乐、柯尼卡美能达、兄弟、 松下、爱普生、京瓷等。 1、日系品牌占领中国打印机市场半壁江山。 中国是打印机的重要生产国,2006 年中国市场销售打印机 754.88 万台,同比增 长了 9.9%,2008 年打印机达到 1120 万台,2006 年到 2010 年的销量年均复合增 长率为 4.4%。从消费者对中国市场打印机品牌关注度前五名排列看,惠普作为 世界一流的打印机供应商在中国打印机市场影响是根深蒂固排名第一, 日系三大 打印机品牌爱普生、佳能、富士施乐占据中国打印机市场半壁江山。国产品牌联 想也在打印机市场中抢占到了前五的市场关注度排名(图三) 。

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图三:2008年中国打印机市场品牌排行

5% 2% 17%

7% 40%

29%

惠普 爱普生 佳能 联想 富士施乐 其他

数据来源:恒辉行业数据库

由于中国的打印机企业基本上都是从事组装生产,处于产业链的末端,高技术含 量和高附加值环节任然由发达国家美国、日本企业掌握。

2、日企垄断复印机领域,大量渗透中国机关政府采购市场。 中国迈向数码化、自动化办公的时间比日本短,办公设备的发展会提升到一个相 对较高的水平。中国复印机市场的发则是市场需求推动产品技术的发展。恒辉数 据统计,2009 年中国数码复印机的销售量将达到 100 万台,将成为仅次于美国 的全球第二大市场。中国的打印机市场从传统的打印消费模式时代向着高端复 印、复合时代转变。复印机厂商对政府采购协议供货的重视在不断的加强,中央 与地方的协议采购也给日企带来了吸引力。据中央国家机关政府采购 2007 年信 息类产品协议供货产品数据显示,2006 年中央直属机关政府采购协议供货入围 厂商有 9 家,日企就占到了 6 家。2007 年入围厂商的有增至 11 家。新入围的两 家厂商均为日企。以下近两年是入围中国政府采购的品牌。

连续两年入围品牌 2007 年新入围品牌

震旦、松下、施乐 、理光、柯尼卡美能达、佳能、方正、 夏普、HP 东芝、村田

3、日企霸占教育行业投影机市场,积极抢占商务投影机市场份额。 中国投影机市场稳步高速增长,支撑中国投影机行业的四大市场是教育、商务、 政府、消费(家用及娱乐),目前中国投影机市场是以高于 40%左右的增长速度 快速发展。据恒辉调查数据显示,2006 年中国市场投影机的销量接近 40 万台。 其中投影机在教育行业市场占有率超过 50%,商务投影机市场占到 35%左右。 日系品牌在中国的投影机市场的占有率达到 67.3%,其次是欧美品牌占到 17.6%,紧跟其后的中国品牌占到 14.2%。爱普生、东芝在教育投影机就有超过 10%以上的市场份额。随着近几年中国信息化办公趋势的飞速发展,中小企业需 求量的增加,商务投影机将会成为中国投影机市场新的增长点。索尼、爱普生、 明基、日立、三菱等日企正加快速度抢占这一市场份额。
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4、日企在中国办公自动化设备市场的发展和挑战 在中国,OA 设备经过十几年的发展,从集成模式、数字化水平到整体技术提升, 已经具备了比较扎实的发展条件。特别是中国进入 WTO 后,信息技术、互联网 技术的迅猛发展,电子政务、电子商务等不断应用普及,企业办公信息化程度高 速发展。据恒辉数据显示 2006 年,中国企业总量超过 3000 万家,中小型企业 占到 99.5%以上,大型企业的信息化投资规模达到 159 亿元,投资增长 15.3%, 中小型企业的信息化投入增长率为 19.8%,市场规模达到 115.2 亿元,未来几年 中国企业信息化投入将以 15%的速度增长,中国 OA 设备市场伴随着信息化建 设的脚步稳步发展。目前,大多数的日本企业在中国 OA 设备市场保持着良好的 市场竞争力。虽然中国的中小企业快速增长为办公自动化设备市场创造更多机 会,但是在 OA 设备会越来越趋向于功能集成的方向发展,欧美厂商一直以技术 和服务上竞争到很大的市场份额,国产厂商也有自己的价格优势占领着低端市 场, 所以日本企业必须要抓住中国市场的变化和发展, 细分市场, 做好渠道建设, 以便应对竞争日趋激烈的市场局面。 改革开放以来中国的经济发展迅速, 信息化建设一直是中国经济发展的一个重要 方向。随着中国经济的不断增长,中国企业的规模快速发展,在市场经济的推动 下,办公自动化已经成为企业提高市场竞争力的一个重要手段,为 OA 设备市场 带来了巨大的市场机遇。网络经济推动着办公自动化市场的成熟,日本企业不仅 要重视产品的功能整合性, 还需要重视针对不同消费层次的市场开发多种产品来 迎合市场需求,巩固在中国的市场的领导地位。

第四章: 第四章:结束语
本文主要讲了办公自动化的基础知识和发展趋势。让我们知道了办公自动 化建设的本质是提高决策效能为目的的。通过实现办公自动化,或者说实 现数字化办公,可以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,在提高效 率的基础上,增加协同办公能力,强化决策的一致性,最后实现提高决策 效能的目的。然后,通过对国内外形势的比较,以及 OA 市场的新趋势的描 述,让大家了解到办公自动化的发展方向应该是数字化办公,全面实现数 字化办公是办公自动化发展的必然趋势。

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第五章: 第五章:致谢
首先诚挚的感谢指导老师吴永林,在老师指导下使我得以完成论文。老师的 细心指导使我获益匪浅。在日常教学中,老师也是一丝不苟、兢兢业业的完成教 学任务。在他的身上,我们可以感受到一个学者的严谨和务实,这些都让我们获 益菲浅,并且将终生受用无穷。毕竟“经师易得,人师难求”,希望借此机会向吴 老师表示最衷心的感谢!

参考文献

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