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时间管理与工作统筹技巧技巧(张栋)


主讲:张栋 主讲:

乌鲁木齐东福嘉业商贸有限公司

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名——陶渊明 陶渊明 人 凡是在事业上有所成就的人, 凡是在事业上有所成就的人,无 一不是利用时间的能手。 一不是利用时间的能手。 名 ——华罗庚 华罗庚 言 放弃时间的人,时间也会放弃他。 放弃时间的人,时间也会放弃他。
——莎士比亚 莎士比亚

r />2

盛年不重来,一日难再晨, 盛年不重来,一日难再晨, 及时当勉励,岁月不待人。 及时当勉励,岁月不待人。

你热爱生命吗? 你热爱生命吗?那么别浪费时

名 人 名 言

因为时间是构成生命的材料。 间,因为时间是构成生命的材料。 ——富兰克林 富兰克林 时间是最为宝贵的资源, 时间是最为宝贵的资源,如果 我们不能管理时间,便什么都不能 我们不能管理时间, 管理。 管理。 ——彼得 杜拉克 彼得

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一、时间管理的基本概念

1、什么是时间
■牛顿力学中的时间
——是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照, 是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照, 是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照 通过我们所定义的标准的时间单位, 通过我们所定义的标准的时间单位,去衡量物质 运动变化本身的变化规律。 运动变化本身的变化规律。

■时间的目的
——就是描述物质运动变化的参照,并提供一种事件 就是描述物质运动变化的参照, 就是描述物质运动变化的参照 运动变化的标准流程的计量模式, 运动变化的标准流程的计量模式,同时它又是事 件进程描述的一个基本的物理量。 件进程描述的一个基本的物理量。
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一、时间管理的基本概念

1、什么是时间
■科学上的时间概念
——1956年国际计量委员会将秒规定为1900年1月0日 1956年国际计量委员会将秒规定为1900年 1956年国际计量委员会将秒规定为1900 12时正回归年长度的1/31556925.9747。这种以地 12时正回归年长度的1/31556925.9747。 时正回归年长度的1/31556925.9747 球公转为基础的时间标准称为*历书秒。 球公转为基础的时间标准称为*历书秒。 ——1967年第十三届国际计量大会又采用以原子内部 1967年第十三届国际计量大会又采用以原子内部 1967 辐射频率为基准的时间计量系统,成为*原子时。 辐射频率为基准的时间计量系统,成为*原子时。 ——按新规定,“秒是铯-133原子基态的两个超精细 按新规定, 秒是铯-133原子基态的两个超精细 按新规定 能级之间的跃迁所对应辐射的9 192,631,770个周 能级之间的跃迁所对应辐射的9,192,631,770个周 期的持续时间” 期的持续时间”。
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一、时间管理的基本概念

2、时间是怎样产生的
■日常的时间概念
——年、月、日、时、分、秒 年 ——地球自转、公转与月球公转 地球自转、 地球自转

太阳 月球 地球公转轨道
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地球

一、时间管理的基本概念

3、时间的基本特性
时间 恒久性 1 客观 公正性 5 时间 一维性 2

时间 特性

时间 的刚性 4
7

不可 逆转性 3

一、时间管理的基本概念

4、什么是时间管理
■概念 —— 由于时间所具备的基本特性,所以时间管 由于时间所具备的基本特性, 理的对象并不是时间本身, 理的对象并不是时间本身,而是指面对时间而 进行的“自管理者的管理” 进行的“自管理者的管理”。所探索的是如何减 少时间浪费,以便有效地完成既定目标。 少时间浪费,以便有效地完成既定目标。 ■结论 ——通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。 通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。 通过计划统筹而相对合理利用和节约时间
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二、时间管理的重要意义

2、个体生命的有限性
■每一个生命只有一次机会 ——时间与生命年轮 时间与生命年轮 ■成就大事业的黄金时代 ——童年、少年、青年、中年、壮年、 ——童年、少年、青年、中年、壮年、老年 童年 ■为什么许多人一生平淡,毫无见树 为什么许多人一生平淡,
鲁迅先生说:时间是组成生命的材料, 鲁迅先生说:时间是组成生命的材料, 浪费别人的时间是无异于谋财害命的。 浪费别人的时间是无异于谋财害命的。
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二、时间管理的重要意义

4、个人和组织的机会成本
■成本的类别 ——容易重视的有形成本 容易重视的有形成本 ——容易忽视的无形成本 容易忽视的无形成本 ——无形成本中的时间成本 无形成本中的时间成本 ——大小企业的区别 大小企业的区别 ■成本外延的扩大化 ——由时间特性而导致的机会成本 由时间特性而导致的机会成本 ——“过了这个村”与“机不可失” 过了这个村” 机不可失” 过了这个村
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三、员工个人的职业生涯规划

1、员工职业生涯与时间管理
■生命的有限性 ——人最宝贵和稀缺的是什么 人最宝贵和稀缺的是什么 ■生命的价值观 ——生命的价值和人生的意义 生命的价值和人生的意义 ■追求成功人生是每个人的梦想 ——成功的原动力来自心灵 成功的原动力来自心灵 ■实现理想取决于行动力 ——个人职业设计与操作中的时间管理 个人职业设计与操作中的时间管理
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人生的时间表
0—20岁:

20-40岁:

40-60岁: 60-80岁:
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三、员工个人的职业生涯规划

2、人生的四个职业发展阶段
不同 阶段 探索 15岁 24岁之间 阶段 15岁-24岁之间 确立 阶段 尝试子阶段 24-44岁 24-44岁 稳定子阶段 之 间 职业中期危机阶段 25-30岁之间 25-30岁之间 30-40岁之间 30-40岁之间 30多岁和40多岁之间的 多岁和40 30多岁和40多岁之间的 某个时段上

具体说明

维持 45岁 65岁 阶段 45岁-65岁 下降 66岁以上 岁以上, 阶段 66岁以上,当退休临近的时候
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三、员工个人的职业生涯规划

3、人生定位与选择最佳职业
■性格/爱好/能力/市场 性格/爱好/能力/ ——准确定位提高人生价值是另一种时间节约 准确定位提高人生价值是另一种时间节约
爱好线 个人职 业选择 的范围 性格线 市场线
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能力线

三、员工个人的职业生涯规划

4、企业为员工设计发展规划
■栽下梧桐树,引来金凤凰 栽下梧桐树, ——提供了广阔的舞台 提供了广阔的舞台 企 业 ——指明了发展方向 指明了发展方向 为 确立了奋斗的目标 员 ——确立了奋斗的目标 工 ——提供了向上发展的空间 提供了向上发展的空间 利 ■员工与企业的三个共同体 情 共同体 事
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益 感 业

三、员工个人的职业生涯规划

4、企业为员工设计发展规划
■寻求三方面的平衡 事业发展

家庭生活

社会交往

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四、团队组织的时间管理

1、我们的问题在哪里
■时间的浪费 ——电话干扰,陪同煲粥 电话干扰, 电话干扰 ——会而不议,议而不决 会而不议, 会而不议 ——不速之客,礼节陪聊 不速之客, 不速之客 ——回复信件,斟字酌句 回复信件, 回复信件 ——外部客观的低效率,如: 外部客观的低效率, 外部客观的低效率 公共交通(班次少、道路拥堵、晚点等) A、公共交通(班次少、道路拥堵、晚点等) B、餐饮服务
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C、社会化程度

四、团队组织的时间管理

1、我们的问题在哪里
■时间的浪费 ——某项调查数据结果(1天) 某项调查数据结果
睡 眠 用 餐 琐 事 工 作 交 际 休 息 娱 乐 8.05小时 8.05小时 1.31小时 1.31小时 0.55小时 0.55小时 7.34小时 7.34小时 0.39小时 0.39小时 0.45小时 0.45小时 0.31小时 0.31小时 上下班交通 读书报杂志 处理家务事 兴趣的工作 音乐或电视 与朋友聊天 0.73小时 0.73小时 0.42小时 0.42小时 0.26小时 0.26小时 0.37小时 0.37小时 2.51小时 2.51小时 1.11小时 1.11小时

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四、团队组织的时间管理

1、我们企业的问题在哪里
■时间陷井 ——情不自禁 情不自禁 ——事必躬亲 事必躬亲 ——过分客套 过分客套 ——例行公事 例行公事 ——犹豫不决 犹豫不决 ——漫不经心 漫不经心 ——碌碌无为 碌碌无为
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国外学者对某跨国公司总部人员 跟踪调查显示: 的跟踪调查显示: 管理人员平均每8分钟被打扰一次; 管理人员平均每 分钟被打扰一次; 分钟被打扰一次 业务系统的管理人员平均每周花在 会议上的时间不少于10小时; 会议上的时间不少于 小时; 小时 行政管理人员每周会议20小时。 行政管理人员每周会议 小时。 小时 心理学家指出: 心理学家指出: 恢复思路平均时间为3-5分钟 恢复思路平均时间为3

四、团队组织的时间管理

日本学者关于时间浪费的调查
“人们一般每8 分钟会收到1 次打扰,每小时大约7次, 人们一般每8 分钟会收到1 次打扰,每小时大约7 即每天50 60 即每天50—60次。平均每次打扰大约是5分钟,总共每天 50 60次 平均每次打扰大约是5分钟, 大约4小时,也就是50%。其中约3 大约4小时,也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义 50% 或者极少有价值的。 或者极少有价值的。同时 人被打扰后重拾原来的思路至 少需要3分钟,每天就是2.5小时。 少需要3分钟,每天就是2.5小时。” 2.5小时 根据以上的统计数据,可以发现, 根据以上的统计数据,可以发现,每天因打扰而产生的 时间损失约为5.5小时, 时间损失约为5.5小时,按8小时工作制算,这占了工作时 5.5小时 小时工作制算, 间的68.7%。 间的68.7%。 68.7%
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四、团队组织的时间管理

2、团队时间管理的原则
■时间进度表制定原则 ——实际花费的时间总比预计的长 实际花费的时间总比预计的长 ■突发性事件应付原则 ——为突发事件预留处理时间 为突发事件预留处理时间 ■日常性事务维护原则 ——做好数据库清理与更新等基础工作 做好数据库清理与更新等基础工作 ■时间被占用说不原则 ——过度热心肠者的良药 过度热心肠者的良药
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四、团队组织的时间管理

3、走出观念上的误区
■“缺我不可”的潜理念 缺我不可” ——事必躬亲的诸葛亮 事必躬亲的诸葛亮 ——导致操劳过度的高管人员 导致操劳过度的高管人员 ■推迟决策会提高决策质量 ——借口“需要更多的事实” 借口“需要更多的事实” 借口 ■只要授权就可节约时间 ——相关人员能力不足 相关人员能力不足 ——无效授权或授权失控 无效授权或授权失控
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四、团队组织的时间管理

3、走出观念上的误区
■高效率就是高效益 ——快就一定好吗? 快就一定好吗? 快就一定好吗 ——方向错误和方法不当 方向错误和方法不当 ■鉴别问题比进一步解决问题容易 ——想明白了再行动 想明白了再行动 ■找到管理捷径是节约时间的因素 ——管理上有捷径可走吗? 管理上有捷径可走吗? 管理上有捷径可走吗
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四、团队组织的时间管理

4、时间管理的八大法宝
■树立时间价值观 ■结构流程优化 ■工作环境“5S” 工作环境“ ■工作的计划性 ■分清工作轻重缓急 ■并行串行的兼顾性 ■工作任务转移 ■学会说“不” 学会说“
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理念变革 组织前提 准备工作 目标管理 优先级 统筹学 授权与借力 拒绝的学问

五、时间管理的基本策略

2、应该记住的20条实用方法 应该记住的20条实用方法 20
■准备之二:临时准备(5) 准备之二:临时准备( ——明天的工作前晚进行优先级排序 明天的工作前晚进行优先级排序 ——将相关的工作列在一起 将相关的工作列在一起 ——把工作计划放到随时可见的地方 把工作计划放到随时可见的地方 ——每天早晨比规定时间起早十分钟 每天早晨比规定时间起早十分钟 ——做好正式工作前的准备工作 做好正式工作前的准备工作
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六、基础工作与有备无患

1、树立时间价值观
■ 首先解决思想认识问题 ——人的行动是受思想支配的 牢记鲁迅先生的话: 人的行动是受思想支配的 牢记鲁迅先生的话: ——思想方法决定行为模式 思想方法决定行为模式 ■牢固树立时间的价值观 ——时间就是效益 时间就是效益 ——时间就是金钱 时间就是金钱 ——时间就是生命 时间就是生命
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时间是组成生命 的材料, 的材料,浪费别人的 时间, 时间,其实是无异于 谋财害命的。 谋财害命的。

六、基础工作与有备无患

2、组织结构流程优化
■众多国企浪费时间的根源 ——为什么会有内耗(窝里斗)? 为什么会有内耗(窝里斗)? 为什么会有内耗 ——组织的体制障碍 组织的体制障碍 ■组织设计的原则 ——精简、高效、弹性 精简、高效、 精简 ——管理幅度与跨度 管理幅度与跨度 ——部门岗位设置与职责明确化 部门岗位设置与职责明确化 ■价值链管理与流程优化
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六、基础工作与有备无患

4、日常价值法控制时间
■工作中的现象 ——我们每天都要面对各式各样的人和事,这些 我们每天都要面对各式各样的人和事, 我们每天都要面对各式各样的人和事 人和事都需要你耗费时间来处理。 人和事都需要你耗费时间来处理。 ——你将如何应对? 你将如何应对? 你将如何应对 ——是坚持一贯的做法,还是依据本能的反应? 是坚持一贯的做法,还是依据本能的反应? 是坚持一贯的做法 ■通常的表现 ——有明确标准的,快速决断 有明确标准的, 有明确标准的 ——没明确标准的,依据直觉感受 没明确标准的, 没明确标准的
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七、工作目标及其计划性

1、浪费时间的大敌
■工作目标不明确 ——你为什么工作 你为什么工作 ——你要达到什么目的 你要达到什么目的 ■工作没有计划性 ——工作千头万绪 工作千头万绪 ——眉毛胡子一把抓 眉毛胡子一把抓 ——被动工作和生活 被动工作和生活 ——跟着感觉走 跟着感觉走
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七、工作目标及其计划性

2、时间管理第一法则
■目标管理与工作的计划性 ——工作方法三段论 工作方法三段论 计划
计划是 从目标到 方法的桥 梁

目标

方法

行动

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七、工作目标及其计划性

3、明确工作目标
■建立目标体系 组织 战略目标
按一定时 间范围把 目标分解

群体

工作规划

个人
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个人计划

七、工作目标及其计划性

4、目标体系的SMART原则 目标体系的SMART原则 SMART
■ S-Specific
具体,不能笼统; 具体,不能笼统;

可度量, ■ M-Measurable 可度量,

■ A-Attainable 可实现,指付出努力的情况下 可实现,
可以实现,避免过高或过低的目标。 可以实现,避免过高或过低的目标。 现实性,指目标是实实在在的。 ■ R-Realistic 现实性,指目标是实实在在的。 时限,完成目标的期限。 ■ T-Time bound 时限,完成目标的期限。

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八、分清工作的轻重缓急

法则运用 1、“80、20”法则运用 80、20 法则
■先做最重要的事情
你知道去掉 圆的面积正方 形面积还剩下 多少吗? 多少吗?
你知道 圆的面积占 正方形面积 的多少吗? 的多少吗?

结论: 结论: 做重要的少数事情

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八、分清工作的轻重缓急

现场思考: 现场思考: ——请运用“80、20”法则,找出自己 请运用“80、20 法则 法则, 请运用 常工作任务中重要的20% 20%。 日 常工作任务中重要的20%。 个人模式: 个人模式:自发回忆法 团队模式: 团队模式:头脑风暴法

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八、分清工作的轻重缓急

4、工作优先级综合分析
—— 四象限坐标图 重要度 B
重要但不紧迫

A
重要而且紧迫

紧迫性 D
不重要不紧迫


紧迫但不重要

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八、分清工作的轻重缓急
■请运用四象限方法排列你的工作: 请运用四象限方法排列你的工作:
紧 急
A(碎石型的事务) (碎石型的事务) 危机 急迫的问题 有期限压力的计划 C(细沙型的事务) (细沙型的事务) 不速之客的接待 某些信件、文件、 某些信件、文件、电话的处理 某些会议的出席 某些必要而不重要的会议、 某些必要而不重要的会议、活动

不紧急
B(石块型的事务) (石块型的事务) 发掘新机会 规划 改进产能 建立伙伴关系 防患于未然 D(水型的事务) (水型的事务) 一些可做可不做的杂事 一些不必要的应酬 有趣的活动

重 要

不 重 要
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案例分析

一天下午, 公司的 公司的KA业务某某正在公司内核对账款 一天下午,TY公司的 业务某某正在公司内核对账款 开税票,由于晚上要给他女朋友过生日, 开税票,由于晚上要给他女朋友过生日,心理在盘算这件 事。突然收到手机短信,两个同学从外地出差来此,约李 突然收到手机短信,两个同学从外地出差来此, 华晚上参加校友聚会。这时财务告知,由于税票缺少需下 华晚上参加校友聚会。这时财务告知, 午才能开具税票。刚一出公司,就接到电话告知, 午才能开具税票。刚一出公司,就接到电话告知,好家福 超市里KF业务今夜要去调整陈列。 超市里 业务今夜要去调整陈列。 业务今夜要去调整陈列 假如你是此业务,此时此刻你该怎么办? 假如你是此业务,此时此刻你该怎么办?

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案例分析
M公司是一家生产快速消费品的大型企业,由于市场竞争加剧 公司是一家生产快速消费品的大型企业, 公司是一家生产快速消费品的大型企业 近来业绩严重下滑,员工士气低落, ,近来业绩严重下滑,员工士气低落,今天上午竟有两名业务骨干 提出辞职申请。为稳定员工队伍,李三已约定今晚同这两人谈话。 提出辞职申请。为稳定员工队伍,李三已约定今晚同这两人谈话。 但下午接到在北京出差的总经理的紧急电话, 但下午接到在北京出差的总经理的紧急电话,一位西安的经销商今 天来本市,晚上六点到机场,因为这是一个很重要的大客户, 天来本市,晚上六点到机场,因为这是一个很重要的大客户,总经 理特别强调要李三经理代表他亲自去机场迎接并配合办公室搞好接 其实,李三的月报尚未完成,这两天也到了最后的期限, 待。其实,李三的月报尚未完成,这两天也到了最后的期限,他曾 想让助理帮忙,助理未能达到其要求, 想让助理帮忙,助理未能达到其要求,这样的事便搅得他十分着急 刚过五点钟李三就急匆匆地找到司机,开车前往机场。 。刚过五点钟李三就急匆匆地找到司机,开车前往机场。还没走出 市区,突然手机响了,里面传来老婆的声音: 李三吗? 市区,突然手机响了,里面传来老婆的声音:“李三吗?今天我要 加班,下午7点你去把孩子从幼儿园接回家 点你去把孩子从幼儿园接回家。 加班,下午 点你去把孩子从幼儿园接回家。” 假如你是李三,从接到总经理指示到此时此刻,该怎么办? 假如你是李三,从接到总经理指示到此时此刻,该怎么办?

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九、时间管理的统筹技巧

4、工作任务转移
■学会授权与借力 ——依据企业管理的组织原则 依据企业管理的组织原则 ——遵照公司岗位职责和权限 遵照公司岗位职责和权限 ——合理分权为授权的前提 合理分权为授权的前提 ——非指挥权限关系的借力 非指挥权限关系的借力 ——依靠个人非职务影响力 依靠个人非职务影响力 ■注意事项 ——授权有度,控权有方 授权有度, 授权有度 ——借力要适当,注重实效 借力要适当, 借力要适当
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十、时间管理技巧的具体应用

承 诺 今 天
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今天是我新生命的开始, 今天是我新生命的开始, 我呼吸着新鲜空气, 我呼吸着新鲜空气, 我沐浴着灿烂阳光, 我沐浴着灿烂阳光, 我对今天充满信心, 我对今天充满信心, 我无法预料未来, 我无法预料未来, 但我要牢牢把握今天! 但我要牢牢把握今天!

课程总结
时间的特性决定了人永远无法直接管理时间 根本手段是通过合理利用时间提高工作效率, 根本手段是通过合理利用时间提高工作效率, 相对节约时间和完成更多的任务 时间管理的八大法宝(理念、原则、方法) 时间管理的八大法宝(理念、原则、方法) 20条应该掌握的具体实用方法(四类) 20条应该掌握的具体实用方法(四类) 条应该掌握的具体实用方法 时间管理方法的应用实践 (经理人员、秘书人员,会议、应酬) 经理人员、秘书人员,会议、应酬) 简单实用方法和养成良好的习惯 (记住下页的顺口溜) 记住下页的顺口溜)
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时间管理的原则
应有一张思考的床,不要穷忙、瞎忙、 1、应有一张思考的床,不要穷忙、瞎忙、 无心的忙。 无心的忙。 对不可控制的时间先行控制, 2、对不可控制的时间先行控制,并订定 处理原则 养成事先规划时间的习惯, 3、养成事先规划时间的习惯,依事情的 轻重缓急优先顺序妥善安排 定期研讨工作内容与时间安排, 4、定期研讨工作内容与时间安排,如何 改进并提升效率 5、心无旁骛地在一段时间内解决一件事 情 6、有效运用每天的黄金时间
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各时段工作状态表
注 意 力

时 8 10 12 13 15 16 18

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课程总结

《时间管理》顺口溜 时间管理》
凡事明确目标,提前做好准备; 凡事明确目标,提前做好准备; 制定工作计划,分清轻重缓急; 制定工作计划,分清轻重缓急; 操作统筹兼顾,学会说不借力; 操作统筹兼顾,学会说不借力; 注意劳逸结合,一切注重效率! 注意劳逸结合,一切注重效率!

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课后作业: 课后作业:
1、请按下表类型列出你日常的工作任务: 请按下表类型列出你日常的工作任务:
紧 急
A(碎石型的事务) (碎石型的事务)

不紧急
B(石块型的事务) (石块型的事务)

重 要
C(细沙型的事务) (细沙型的事务) D(水型的事务) (水型的事务)

不 重 要

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真诚是最佳的公关模式 用心是最好的工作方法

谢谢大家! 张栋
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