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Excel基础教程PPT课件


EXCEL 2003

目 录
Excel概述 Excel 的启动和退出 Excel工作界面 基本操作 工作表的格式化 数据的管理 公式函数的应用 图表 排版与打印 高级应用

保护功能
数据的输入

一、Excel概述
在日常办公事务中,人们经常要“写”和“算”。“写” (写通知,写报

告等)可通过文字处理软件进行,而“算”(计 算,统计数字等)则应使用电子表格来实现。 Excel 之所以被称为电子表格,是因为它采用表格的方式来管 理数据。 Excel以二维表格作为基本操作界面。 Excel 2003是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组 件,确切地说,它是一个电子表格软件,可以用来制作电子表格、 完成许多复杂的数据运算,进行数据的分析和预测并且具有强 大的制作图表的功能。

Office家族成员之一——电子报表软件

表格标题
数据 自动填充 图表 文字 公式 数值 函数

公式自动处理 图表直观显示

图形对象 数据清单

排序

筛选

分类汇总

数据管理功能

二、Excel 2003的启动和退出
启动Excel的方法:
? 用快捷图标启动:桌面快捷方式图标

? 双击已存在的表格文件(扩展名为.xls的文件)启动
? 用“开始”按钮中的“程序”项启动 2 3 4

1

退出Excel的方法:
?从Excel窗口的“文件”菜单中选择“退出”命 令 ? 单击Excel窗口标题栏右侧的关闭按钮

? 按Alt+F4键

三、Excel工作界面
工 作 簿

工作簿 (Workbook) :是用于存储并处理数据的文件, 启动
Excel 2003后,系统将自动建立建立一个名为Book1的新工作簿。 一个工作簿是一个Excel文件,扩展名为 .XLS,工作簿的名字就

是文件名.xls

工作表(Worksheet):由单元格构成的表格,是工作簿的重要组
成部分,又称电子(报)表格。
工作簿是工作表的

集合。一个工作簿可包
含多个工作表。 系统默认一个工作 簿包含三个工作表名称

为:Sheet1 ,Sheet2,
Sheet3 一个工作簿最多有 255张互相独立的工作 表Sheet。
工作表标签

工作表

同一时刻一般只能对一张工作表进行编辑处理;正在使用的 工作表(即活动工作表)显示为白色;在活动工作表标签的左

侧有4个按钮,每个按钮显示不同的工作表。

单元格:行和列的交点形成的每个网格称单元格。是
工作表的基本单元。

每个工作表有256列和65536行组成。
当前单元格

名称框:显示活动单元格的地址或单元格区域名称,也可以给单 取消按钮:单击该按钮,可取消此次对单元格的输入或修改操作, 元格区域命名。 相当于按Esc键。 编辑区:显示活动单元格中的内容,向活动单元格输入数据、公 输入按钮:单击该按钮,可确认此次键入或修改的内容,相当于 式或函数时,输入的内容会在单元格和编辑区中同时出现。 按Enter键。 插入函数按钮:调出【插入函数】对话框,以便于在单元格中输 入或修改函数

编辑栏

地址栏/名称框

工作表

工作簿(255)

单元格 工作簿 单元格:是工作表的基本单位。 (1)列标由A,B,C?字母表示,行标由1,2,3?数字表示 (2)每个工作表只有一个单元格为当前工作单元格,称为活动

单元格,当选中某一单元格作为活动单元格进行操作时,它的
四周就会出现粗黑线框,同时它的名称还会显示在表格左上方 的名称框中。

(3)为便于对单元格的引用,系统赋予每个单元格一个地址:

列标+行号。
如:F6表示的是第F列第6行交叉点处的单元格; A1:D4表示的是A1到D4单元格之间的巨型区域。

单 元 格 地 址

列号

单元格地址:C2
行号

单元格地址:B8

(4)单元格的选取: 单个单元格:鼠标左键单击;或“编辑”菜单/“定位”命令

多个连续单元:鼠标变成空心十字时
按住左键拖动鼠标。 不连续单元格:选一单元格,按住Ctrl 键,逐一选取。 整行/列:单击相应的行号/列标

整表:单击左上角行列交叉的全选按纽
相临行/列:鼠标拖拽行号或列标。

选定内容
单个单元格 单元格区域

操作方法
单击某一单元格或按光标移动键,移动到某一单格 单击要选定区域的第一个单元格, 并拖动鼠标到最后一 个单元格

非相邻单元格 先选定第一个单元格或单元格区域, 按 Ctrl 键的同时再 或单元格区域 选择其他单元格或单元格区域 大范围的单元 单击单元格区域的第一个单元格,按 Shift 键的同时再 格区域 单击区域的最后一个单元格 整行 整列 单击行号 单击列标

相邻的多行或 从第一行(列)开始拖动鼠标到最后一行(列) ;或先 多列 选定第一行(列) ,按 Shift 键在选定最后一行(列) 非相邻的多行 选定第一行(列) ,按 Ctrl 键的同时再选定其他行(列) 或多列 工作表的所有 单击工作表左上角行号和列标交叉处 单元格

四、工作薄与工作表的基本操作
1.Excel文件的建立

? 选择“文件”|“新建”命令来建立一个Excel文件。
? 直接点击常用工具栏中的“新建”按钮。 ? 按Ctrl+N键来完成新建操作。 2.Excel文件的打开 ? 使用“文件”|“打开”命令

? 直接单击工具栏中的“打开” 按钮。
? 按Ctrl+O键 3.Excel文件的保存

4.改变默认的工作表数目
“工具”/“选项”命令,弹出“选项”对话框,

单击其中的“常规”选项卡,如图所示。微调框中输入。

5.工作表的选定 单击,选定单个工作表 选择相邻多个工作表:shift(工作组) 选择不相邻多个工作表:ctrl 选择全部工作表:右键快捷菜单 6.工作表的插入、删除

选定一表,“插入”-“工作表” 、“编
辑”|“删除工作表”命令 选定一表,右键单击可见 插入、删除等命令

7.工作表复制、移动:
同一个工作簿:拖动标签、ctrl

不同book之间:如图,或右键“移动或复制工作表”
8.工作表的重命名: 双击要改名的工作表标签, 使其反白显示,直接输入新名, 然后按<Enter>即可; 右键快捷菜单“重命名”;

菜单“格式”/“工作
表”/“重命名”

9.切换工作表:

出现在工作表中的:直接单击相应的标签
未出现在工作表中的:使用滚动按钮切换

快捷键:Ctrl+Pageup
10.工作表的隐藏和恢复

Ctrl+Pagedown

选定要操作的表,使用“格式”|“工作表”|“隐
藏”“取消隐藏” 11.改变工作表显示比例: “视图”|“显示比例”命令(在格式工具栏上有 提示操作)

12.拆分与冻结工作表(以“销售统计表.xls”为例)
当一个工作表数据超过一屏幕时,滚动会使表头移出当前屏 幕,而不利于观看。有时,我们希望数据上下移动时,表头不动, 左右移动时,表题列不动。 拆分屏幕使之成为多个窗口,目的是使同一工作表中相距

较(甚)远的数据能同时显示在同一屏幕上。分割有菜单法和
鼠标拖动法两种。 先来看拖动法:

拖动“水平分割条”可将屏幕分成上下两个部分,拖动 “垂直分割条”可将屏幕分为左右两个部分。水平、垂直同时 都分割,最多可以分割成四个窗口。 取消拆分:可通过鼠标双击拆分线来完成; 或将拆分框拖

拽出工作区均可取消相应的拆分框。

再来看菜单法:

菜单“窗口”|“拆分”(【窗口】→冻结窗格)

若要取消拆分:执行【窗口】/【取消拆分】命令
取消冻结,可选择【窗口】→【撤消窗口结】。
?拆分后,Excel工作窗口中有一个拆分框,拆分后的窗口被 称为窗格,在数据多的情况下,每个窗格都有各自的滚动条。

?拆分后的工作表还是一张工作表,对拆分后任意一个窗格
中的内容的修改都会反映到另一个窗格中。 ? 对于一张较大的工作表,可以将其按横向或者纵向进行拆

分,这样就能够同时观察或编辑同一张工作表的不同部分

五、保护和隐藏功能
工作簿

sheet
密码区分字母的大小写

所谓保护即知道密码方可修改工作表或工作簿

1、保护工作簿
工作簿的保护有两个方面:第一是保护工作簿,防 止他人非法访问;第二是禁止他人对工作簿或对工作簿

窗口的非法操作。

2、对工作表的保护
如果不允许对工作簿中工作表进行移动、删除、插

入、隐藏、取消隐藏、重命名或禁止对工作簿窗口的移
动、缩放、隐藏、取消隐藏或关闭,操作步骤如下: ①【工具】/保护/保护工作表 ②如果选勾复选框,工作表将 不能移动、删除、插入等 ③键入密码,若要取消这种保 护,可以选择【工具】→保护

→撤消工作簿保护。

3、保护单元格
① 首先使工作表处于非保护状态(撤消工作表保护)
② 选定需要锁定或取消锁定的单元格区域;

③ 【格式】→单元格/“保护”标签

④ 注意:清除“锁定”复选框并单击“确定”按钮。 重新对工作表实施保护后,本操作中取消锁定的单元格

就是可以进行修改的单元格,其余单元格为保护单元格。

4、隐藏功能
对工作簿和工作表除了上述密码保护外,也可以赋予“隐藏” 特性,使之可以被其他工作表调用,但其内容不可见,从而得到 一定程度的保护。 (1)隐藏工作簿 隐藏: ① 打开要隐藏的工作簿; ② 单击【窗口】→隐藏;

③ 退出Excel,退出时选择保存;下次打开该文件时,以
隐藏方式打开。可以使用其数据,但不可见。 取消隐藏: 【窗口】→取消隐藏

(2)隐藏工作表
隐藏工作表

① 打开要隐藏的工作表;
② 【格式】→工作表→隐藏,单击“保存”。 隐藏工作表后,屏幕上不再出现该工作表,但可以 引用该工作表中的数据。若对工作簿实施“结构”保护 后,就不能隐藏其中的工作表。 取消工作表的隐藏 ① 【格式】→工作表→取消隐藏

②在弹出的对话框中选中要取消隐藏的sheet,“确定”。

(3)隐藏单元格的内容
隐藏单元格内容是指:单元格的内容不在数据编辑区显示。 例如,对存有重要公式的单元格进行隐藏后,人们只能在单

元格中看到公式的计算结果,但在数据编辑区中看不到公式本身,

而隐藏之前却可以看到。

隐藏单元格内容:
?“格式-单元格-保护-隐藏”(若需要隐藏的单元格区 域有保护,则要先取消单元格保护); ?【工具】→保护→保护工作表,使隐藏特性起作用。

取消单元格隐藏
①取消工作表的保护,方法如前;选定要取消隐藏的单 元格区域。 ②单击【格式】→【单元格】,对话框中单击“保护” 标签,清除“隐藏”复选框,最后单击“确定”按钮。

(4)隐藏行或列
1)隐藏行(列): 法一:“格式”-行-隐藏 法二:右键快捷菜单-隐藏

2)取消行(列)的隐藏

① 鼠标变为 = 形状时双击 ② 单击【格式】→行(或“列”)→取消隐藏。 ③ 也可用鼠标拖动的方式来完成,把鼠标指针指向 已隐藏行的下一行的行号最上端(或已隐藏列右列的

列标最左侧),当鼠标指针出现为 = ,向下(右)
拖动鼠标即可。

六、数据的输入

?输入文本 ?输入数值 ?输入日期和时间 ?快速填充数据

1、输入文本

默认单元格内左对齐

?每个单元格最多包含32000个字符。 ?文本包含任何字母、中文字符、数字和键盘符号组合。 ?当数字作为文本输入时,数字前输入单引号‘表示输入 的数字作为文本处理。如 ?存储数据:Enter键或Tab键;上、下、左、右的光标键;
或在其它单元格单击鼠标,都可以存储当前单元
?1234

格中输入的数据。

?取消输入: 若在未存储之前,取消输入的数据,按Esc键

确认操作

取消操作

?进入修改状态的方法: 按F2或双击 ?单元格内换行:
按Alt+Enter组合键可强制在某处换行

2、输入数字
?正数:直接输入
?负数:带括号或使用“-”号,如:-15或(15)均表示负数。 ?小数:“工具”-“选项”-“编辑” 对 齐 方 式 : 默 认 右 对 齐

正数,设置小数位数 负数,设置尾数0的个数

?输纯分数:应在分数前加“0”和一个空格,要避

免把输入的数字当作日期,如:0 3/4。

提示两点:
(一)当要输入并显示多于11位的数字时,系统自动以科学记数 法(如7.89E+08)表示,而编辑栏中仍将显示输入的内容;无 论显示的数字的位数如何,Excel单元格中只保留15位数字精度。 若超过15位的数字,则多余数字位将转换为0(低位)。

(二)当输入一个超过列宽的较长数字时,Excel会自

动采用科如果单元格中给出【####】标记,说明列宽已
但系统“记忆”了该单元格的全部内容,当选中该单元 格后,在编辑栏中会显示完整内容。

不足以显示数据(扩大列宽后数据会重新完整地显示),

3、输入日期和时间
日期和时间视为数字处理,右对齐。输入时,必须严格按照 规则,当输入的不是合法的日期时系统自动认为是文本,被当做 字符串来处理,就左对齐了,如:2011.3.4。

1)输入日期:使用分隔符 /或 -

1996/10/1,1996-10-1, 01-OCT-96,1/OCT/96

3/4,3-4:则显示“3月4日”
2)输入时间:hh:mm:ss
19:15,7:15空格PM,19时15分,下午7时15分 (12小时制:AM或PM,PM或P表示下午,AM或A表 示上午。如“8:20 PM”)

3)日期和时间的组合输入

既要输入日期又要输入时间,则用空格分隔开
如:1996-10-01 19:15 ,

96年10月1日19时15分。

输入当天日期:ctrl+; 组合 输入当前时间:ctrl+: 组合

4、填充
在Excel中,利用数据的填充可以将大量数据迅速

地输入到工作表中去.对于有一定规律的数据和公式,
Excel提供快速序列填充,主要包括等比序列、等差序 列、日期序列、自定义序列等,对于不同的序列,填充 方法稍有不同。

(1)填充柄自动填充
适用于填充相同文本序列、等比序列、等差序列、

日期序列甚至是自定义序列,但必须告诉Excel在开始时
如何去做。步骤如下: ① 在第一个单元格区域中输入数据; ② 选择填好数据的单元格或区域,将光标 移至区域的右下角填充柄处;

③ 鼠标左键拖动填充柄至最后一个单元格
松开鼠标即可;

(2)输入序列
① 在序列的第一个单元格中输入数据作为初始值 ② 选定序列所填充的单元格区域(此步骤可省略)
③ 【编辑】/【填充】/【序列 】,弹出【序列】对话框,选 择填充类型,填入步长值,如 果没有选定序列所在的区域, 需选择序列产生的方向和填入

终止值,用以确定数据区域的
范围。注意:在选定单元格区 域的情况下,【序列】对话框

的【终止值】不用填写。
④ 单击【确定】按钮即可完成序列的填充。

练习:在单元格A1:A10中填入序列数字2, 4,8, 16…4096,

(3)自定义序列

经常使用有一定的规律相对固定的文本(如学生姓
名等),可设定为自定义序列。
设置方法:

?选择【工具】/【选项】命令, ?在【输入序列】框中输入相应的数据项,每个数据项 以Enter键分隔,输入完毕后单击【添加】按钮即可 ?用户也可根据需要随时删除或编辑自定义序列。
使用方法:

使用时只需输入该序列的第一个数据,拖动填充柄
即可实现自定义序列的填充。

(4)在不连续单元格中输入相同内容 ?按住Ctrl键,选定所有需要输入相同数据的单元格 ?在最后选定的单元格中输入数据,按Ctrl+Enter键

作业NO.0902 制作学生成绩表

七、 工作表的修饰

?行列的修饰 ?单元格的格式化 ?工作表的格式化

工作表格式化是指通过格式 设置或套用系统模板获得 所需格式的表格。

1、行和列的设置
调整单元格的行高和列宽 : 方法一:采用菜单命令

“格式”菜单/“行”命令(或“列”命令)
方法二:采用拖放操作 拖动鼠标来调整行高(或列宽)

行和列的设计:
§? ? ? ? ? 9801001 ? ? 9801002 ? ? 9801003 ? ? 9801004 ? ? ? ? ÷ ? ? ? ? · ? ? ? ? ? ? ? ? ? § 56 80 64 93 ? ? ? ? 78 85 45 87 ? ? ? ? ? ú 65 90 69 75
§? ? ? ? ? ? ? 9801001 ? ? ÷ ? 9801002 ? ? ? ? 9801004 ? ? ? ? ? ? 9801005 ? ? ? ? 9801006 ? ? ? ? ì ? ? ? ? § 56 80 93 73 75 ? ? ? ? 78 85 87 62 64 ? ? ? ? ? ú 65 90 75 85 80

§? ? ? ? ? 9801001 ? ? 9801002 ? ? 9801004 ? ? 9801005 ? ? 9801006 ? ?

? ? ÷ ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ì

? ? ? § 56 80 93 73 75

? ? ? ? 78 85 87 62 64

? ? ? ? ? ú 65 90 75 85 80

添加一行或一列的方法: (1)单击某一行的行号选中该行或某一行的某个单元格,选择 菜单【插入】/【行】命令。

(2)右击某一行的行号,从快捷菜单中选择【插入】选项;当然,

在选中该行后,在该行任一单元格上右击【插入】也可。
(3)选中一行中任意单元格,在其上右击,从弹 出的快捷菜单中选择【插入】选项或选择【插入 】/【行】命令,弹出【插入】对话框,选【整行 】单选按钮,并单击【确定】。

删除行、列

整行、整列的删除:
选中要删除的整行(或整列), 【编辑】菜单中的“删除”命令; 或右键快捷菜单-“删除”。

2、单元格的修饰:

(1)“格式”/“单元格”

数字选项卡 数值:设置小数位数

货币:设置货币样式
日期:日期的表示形式 百分比:0.2 ---〉20% 科学计数法: 0.145 ---〉1.45E-01

设置对齐方式
默认情况下,Excel根据单元格中数据的类型,自动调整数 据的对齐方式。用户也可利用“单元格格式”的“对齐”选项 卡进行设置。 文本对齐方式:水平、垂直 文本控制:合并单元格 文本方向:旋转度

设置字体

字体选项卡:

字体、字形、字号、
下划线、颜色

框线的设置:
使用“格式”工具栏上的

“边框”各按钮,或执行“格
式”/“单元格”命令,可以为 表格设置线条和边框线。

单击“格式”工具栏上“边框”

按钮右边的小箭头,屏幕出现“边
框”各小图标。

单元格底纹:

(2)格式/条件格式

例:将小于60分的用红色倾斜显示,大于90的绿色倾斜加粗

(3)格式的复制

①使用格式刷:
首先选中要复制格式的单元格; 然后单击工具栏上的“格式刷”按钮,最后在要复制到的单元 格上单击。 ②选择性粘贴 复制后,单击鼠标右键选择“选

择性粘贴”

(4)单元格的插入与修改、移动与复制、清除与删除:
插入: ① 选中要插入的单元格或区域; ② 选择【插入】→单元格,弹出“插入”对话框 ③ 在提供的四种选择中选择所需的一种,再单击“确定”按钮。

修改单元格内容:
若在原数据上略加修改且数据较长时,可通过双击单元格 来进行修改,此时状态栏显示为“编辑”。也可单击要修改的

单元格,重新录入新数据,状态栏显示为“就绪”。

移动与复制单元格内容 通过菜单方式完成复制和移动单元格内容与Word相同,不

再赘述。
通过鼠标拖动方式完成复制和移动单元格内容步骤如下: (1)选定要被移动的单元格区域,将鼠标移到区域边框线上,

鼠标指针将变成移动箭头形状。
(2)按住鼠标左键拖动到需要移动数据的目标位置,松开按

键即可完成数据的移动(如果鼠标移动时按住Ctrl键将完成数
据的复制操作)。

(3)如果在鼠标移动时按住Shift键将以插入方式移动或复制
单元格内容,目标单元格原有内容相应右移或下移。

删除与清除:

清除: 将单元格或区域的内容清除,使之成为空白区域。 删除:

将单元格或区域的整个内容(包括内容和单元格本身)去
掉,然后它的右邻(或下邻)单元格产生移动来顶替当前空间。

数据的清除包括四个方面:数据的格式、批注、内容及全部。我 们可以只清除其中一个方面,如只清除数据的内容,这时格式仍 然保留。 【例5.2】 清除单元格B3,B4,B5的全部内容。操作步骤如下: ① 选定区域B3:B5; ② 选择【编辑】→清除→全部
说明:在“清除”子菜单中: “全部”:清除所有信息; “格式”:只清除格式,内容和批注不变 “内容”:只清除内容,格式和批注不变; “批注”:只清除批注(在单元格的右上角有红色小三角的表示有批注)。 若只需要清除数据的内容,保留数据的格式、批注等,还可以用以下简单的 方法。 方法一: 选定B3:B5,按<Del>键。 方法二: 选定B3:B5,指针放在单元格区域内并用快捷菜单中的“清除内容” 项

?清除单元格: Backspace键或Del键 单元格还在,清除内容、格式、批注 ?删除单元格:

单元格不存在,将选定的单元格从工作表中删除
右键快捷菜单“删除” 或“编辑”菜单-删 除

(5)插入批注
批注就是单元格的说明、备注。 选择【插入】菜单的 “批注”命令,就会出现 一个文本框,直接输入内 容即可。 此时,在当前单元格 的右上角有一个红色三角 形,当鼠标经过它时,批

注会自动显示。

3、工作表的格式化

格式/自动套用格式

(1)选定要套用格式的区域

(2)选择自动套用格式

撤消选择“无”样

八、数据管理
1 、数据清单

2 、数据排序(重点)
3 、数据筛选(重难点) 4 、分类汇总(重难点)

1、数据清单
Excel工作表中单元格构成的矩形区域,又称数据列表。
记录:数据清单中的每一行(第一行称为表头) 每一行对应数据库中的一个记录。 字段:每一列称为字段。列标是数据库中的字段名称 数据清单中不允许有空行或空列;

不能有数据完全相同的两行记录。

建立数据清单时,注意的问题:
?避免在一张工作表中建立多个数据请单。
?数据表格的数据和其他数据之间至少留出一个空行和空列。 ?避免在数据表格的各条记录或各个字段之间放置空行和空列。 ?最好使用列名,并把列名作为字段的名称。

2、数据排序
(1)简单排序

例如:如何对“学生成绩统计表.xls”中的学生按“计
算机基础”成绩降序排列?

(2)复杂数据排序
例如:对“学生成绩统计表.xls”中的学生按下列方式 排列: 首先按“计算机基础”成绩降序排,如果“计算机基础” 成绩相等,则按“高等数学”成绩降序排,如果“高等

数学”成绩也相等,则按“大学英语”成绩降序排。

3、数据筛选
当用户只对数据列表中一部分数据感兴趣时,可以 使用数据筛选功能。数据筛选将不感兴趣的记录暂时隐 藏起来,只显示感兴趣的数据。 数据筛选分为两种: 自动筛选 高级筛选 步骤如下: 在数据清单以外的位置建立 条件区域 “数据”→“筛选”→“自 动/ 高级筛选”命令

(1) 自动筛选
全部:显示所有行。 前10个:显示由数据项或百分比指定的上限或下限范围内的行。 自定义:使用当前列中的两个条件值,或者其他比较运算符,而 不是“与”运算符(默认运算符) 空白:只显示此列中含有空白单元格的数据行。 非空白:只显示此列中含有数值的数据行。

例1:将“学生成绩统计表.xls”中的计算机基础不及 格的学生筛选出来?

(2) 高级筛选

能实现更复杂的筛选功能

例1:将“学生成绩统计表.xls”中的计算机基础不

及格或者英语不及格的学生筛选出来?
例2:将“学生成绩统计表.xls”中的计算机基础不

及格或者英语不及格的男生筛选出来?

1、建立条件区域, 同一行上的条件关系 2、打开高级筛 为逻辑与,不同行之 选对话框 间的关系为逻辑或

3、选择数据区 4、单击“确定”按钮 域和条件区域

4、 分类汇总
定义:是对数据清单按某个字段进行分类,将字段值相同的连续 记录作为一类,进行求和、平均、计数等汇总运算。 例如:求“学生成绩统计表.xls”中男生和女生的英语平均成绩 注意:在分类汇总之前,首先一定要对分类字段进行排序,否则 分类汇总就没有意义了。

先要对数据清单按分类的关键字进行排序,再执行“数据”的 “分类汇总”命令。 例4-19 在成绩表中,按“班号”字段分类汇总“成绩”的 平均分(即统计出各个班的平均分)

Sum:
Count: Average: Max:

数据清单中数值的和。它是数字数据的默认函数

清单中数据项的数目,它是非数字数据的默认函数。
数据清单中数值的平均值。 数据清单中的最大值。

Min:
Product:
Count Nums:

数据清单中的最小值。
数据清单中所有数值的乘积。 数据清单中含有数字数据的记录或行的数目。 估计总体的标准偏差,样本为数据清单。 总体的标准偏差,样本为数据清单。 估计总体方差,样本为数据清单。 总体方差,总体为数据清单。

StdDev: StdDevp: Var: Varp:

5、输入有效数据
?选定若干个单元格 ?选“数据|有效性”命令

(1)复制数据
方法二:用鼠标拖放来复制数据 (2)移动数据 移动单元格区域的数据,其操作方法与复制操作基本相同 (3) 选择性粘贴 一个单元格含有数值、格式、公式等多种特性,数据复制时 通过“选择性粘贴”可以只需要复制它的部分特性

九、公式与函数的应用
Excel的主要功能不在于它能显示、存储数据,更重要的是对 数据的计算能力,它允许使用公式和函数对数据进行计算。 (1)公式 是对工作表中的数据进行分析与计算的等式。它以“=”开始, 由常量、单元格地址和函数组成。选定单元格输入“=”输入包括

要计算的单元格相应的运算,回车键或者在编辑栏中“√”按钮即
可。 (2)函数

是预先定义好的公式,由函数名、括号及括号内的参数组成。
多个参数之间用“,”分隔。函数的分类:财务函数、日期与时间 文本函数、逻辑函数和信息函数等九类 。

函数、数学与三角函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数、

(3)例:在J2单元格中输入:=F2+G2+H2+I2,表示将单元格F2、
G2、H2、I2中的数据相加,结果放在单元格J2中。当J2为活动单 元格时,编辑栏中显示公式:=F2+G2+H2+I2 (4)运算符有很多,excel2000提供了四类运算符即算术运算符、

比较运算符、文字运算符和引用运算符。
①算术运算符如:B3^2、B4*5、A1/4、A1+B3、B3-B4 ②字符运算符如:A1&B2 (&:连接运算符,如:”石家庄”&”计算机职业学院”=”石 家庄计算机职业学院”)

③关系运算符如:E1=5、C2<90、C4<=70、C5>=80、E2<>4

④ 引用运算符如:A1:F4、$A$1、$A1、A$1、2:4或A1:C5 冒号运算符:用来表示一个区域; 如:A1:A5表示从A1到A5的所有单元格; A3:B4表示从A3左上角到B4右下角的巨型区域。 空格运算符:表示几个单元格所共同重叠的单元格。

逗号运算符:用于处理两个以上不连续的单元格或区域的引用.

表5-1 常见运算符

1、输入函数
① 选定输入公式的单元格; ② 键入等号“=”以激活编辑栏。或直接单击编辑栏中的编辑公 式按钮,键入公式,之后按<Enter>键完成输入。 公式的修改也是通过编辑栏来完成。

右图为输入公式的一个例子(D1单元格的值为“A1+B1+C1”)。

? 公式的自动填充:

?将鼠标移到单元格右下角的小方块。
?鼠标变成小十字时,按住鼠标左键,向下或向右拖动。

?到达目标后,放开左键,公式就被自动填充。

2、单元格的引用
相对引用:指当把一个含有单元格地址的公式复制到一个新的位 置或者用一个公式填入一个区域时,公式中的单元格地址会随着 改变。 举例:将E16的求和结果复制到E17,E18,E19等. ?选定E16,在其中输入=C16-D16,回车确定输入 ?使用编辑栏中复制命令 ?选定E17到E19处,用编辑栏中粘贴命令,结果自动得出。

绝对引用:指在把公式复制或填入到新位置时,使其中
的单元格地址保持不变。需在行号和列标前加上“$”。

例:在F2中输入公式“=$C$2+$D$2+$E$2”
设置绝对地址 需在行号和列 号前加符号“$”

混合引用:是指在一个单元格地址中,既有绝对地址引
用又有相对地址引用。 例:在F2中输入公式“=C2+$D$2+$E2”

有些函数不需要参数,有些函数需要多个参数,其中有些参

数是可选的。不同的函数需要的参数也不相同,要正确使用函数
必须按正确的次序和格式输入参数。在使用函数时,包含参数的 圆括号必须配对,圆括号和参数之间不能出现空格或其他字符
函数样式 =SUM(B1,B3,B4) 说明 用于不连续单元

=SUM(B1:B4)
=SUM(1,2,3,4) =SUM(SIN(B1),COS(B4)) =SUM(A1,COS(A10))

用于连续单元
用于数字求和 采用其他函数求和 使用混合函数求和

函数参数类型

表5 公式返回的错误值及产生的原因(参考)

函数功能

已知机试成绩和笔试成绩, 计算总评成绩

例如:计算总评成绩 (公式为: = C2*0.4 + D2*0.6 ) 对总评成绩取整数(公式为:= Round(C2*0.4 + D2*0.6, 0) )

注意: ▲ Excel的所有公式都以“=”号开头,输入公式后按<Enter>键 确认。在单元格输入公式后,单元格会显示公式运算的结果,而 在编辑栏内显示该公式本身。

▲ 所有公式中输入的符号一律使用西文标点符号。 在单元格输入数据或等号后,编辑栏左边出现×,如果单击×或 按<Esc>键为放弃输入

十、绘制图表
用图表来描述电子表格中的数据是Excel的主要功 能之一。Excel能够将电子表格中的数据转换成各种类 型的统计图表,更直观地揭示数据之间的关系,反映数 据的变化规律和发展趋势,使我们能一目了然地进行数 据分析。 常用的图表类型有柱形图、条形图、饼图、折线图、 XY散点图等

(一)创建图表
1.使用快捷键创建 选定区域?按下 F11键,自动创建 2.使用向导(如图

1.2.3.4)
选择数据?插入 菜单?图表类型?

确定数据系列?设
置图表选项?确定 图表位置

如果选择“作为新工作表插入”单选按钮,会在该工作簿中创建

一个图表工作表;如果选择“作为其中的对象”单选按钮,将创
建一个嵌入图表。

(二)认识图表

(三)编辑图表 ?选定图表项 ?选定绘图区 ?选定数据序列

注意:当你选定了整个图表或其中的一个对象时,都会
出现一个名为“图表”的工具栏,可以通过工具栏对图

表进行编辑。

图表的移动和缩放 移动图表:选定后,当鼠标变成十字箭头时可以移动 缩放图表:当鼠标变成8个控制点时可以缩放 更改图表类型 选定?图表?图表类型命令?适合的类型?确定即可 修饰图表 设置图表的标题格式,设置坐标轴格式

设置绘制区或图表区的格式,改变图表图案

合并计算
认识问题(合并计算和分类汇总)
相同:对相同记录进行操作 相异:合并计算是不需排序记录,且能同时操作很多表或者工作

簿中进行;分类汇总是先将表中的数据进行排序,而且排序是在
一个表中。合并计算的步骤: 数据 合并计算命令 合并计算对话框 函数

引用位置

十一、排版与打印
一、页面设置

1.页面

2.页边距

3.页眉和页脚

4.工作表

二、打印文档
打印的方法与Word基本相同,下面对打印对话框不
同点加以说明: ① 选定区域:只打印工作表中选定的单元格区

域。非相邻的选定区域打印在独立页上。此项优
于在“页面设置”对 话框中设定的打

印区域。

②选定工作表:打印所有当前选定工作表的所有区域,按选定的
页数打印。如果没有定义打印页数,则打印整个工作表。 ③整个工作簿:打印当前工作簿中所有的工作表。 也可直接单击〖常用〗→打印,将根据先前在“页面设置”对 话框中指定的选项,直接打印当前活动工作表。

分页预览
指定: 视图 删除:
视图 分页预览 打印区域 拖动鼠标设置 取消打印区域

视图

常规

打印预览与打印 选择“文件”菜单中的“打印预览”命令,或者单击“常

用”工具栏中的“打印预览”按钮进入打印预览方式。 1.打印预览 “下一页/上一页”按钮:当打印的工作表多于一页时,单击 “下一页”按钮,可以显示下一页;单击“上一页”按钮,可以 显示上一页。 “缩放”按钮:使工作表在放大视图和全页视图之间切换。 “打印”按钮:可以打开“打印”对话框。 “设置”按钮:可以打开“页面设置”对话框。 “页边距”按钮:可以调整页边距、页眉和页脚。 “分页预览/普通视图”按钮:可以在分页预览视图和普通视图 之间切换。 “关闭”按钮:可以返回到工作表的编辑窗口中。

5.插入分页符

若选定A列某单元格(或选定某行)并插入分页符,则插入 的是水平分页符;若选定某列并插入分页符,则插入的是 垂直分页符;若在其他位置插入分页符,则同时插入水平 分页符和垂直分页符。

若工作表内容不止一页,系统会自动在其中插入分页符,工 作表按此分页打印。有时某些内容需要打印在一页中,例如,一

个表格按系统分页将分在两页打印,为了使该表格在一页中打印,
可以在该表格开始处插入水平分页符,这样,表格独占一页。插 入垂直分页符,则可以控制打印的列数。 ① 单击分页符插入位置(新页左上角的单元格)。 ② 单击【插入】→分页符。

4)删除分页符
① 单击分页符下的第一行(或右的第一列)的单元格。 ② 单击【插入】→删除分页符。

课后总结
? 要求了解Excel2000的窗口,掌握Excel2000的启动和 退出,熟练掌握工作簿的新建、保存、打开和关闭, 工作表的编辑、单元格中内容的输入,学会自动填充 数据、编辑数据和数据有效性的设置。掌握工作表的 格式化,工作表的移动、复制、删除和重命名等操作。 ? 要求掌握能利用公式和常用函数进行计算,强调了单 元格的相对引用和绝对引用,以及两者在复制公式时 的区别。 ? 要求用户能够根据需要制定自己的图表,直观地再现 数据的分布情况,能够实现对数据清单进行排序、筛 选、分类汇总等处理。

本章主要给同学们介绍了Microsoft Office工具之一

的Excel的使用,通过学习,大家了解了Excel与前一章
所介绍的Word在不同领域的使用. 在这一章中给大家描述了Excel文档的建立、通过

公式和函数进行数据处理以及创建图表等基本操作,
它还有着更多隐藏的使用技巧和方法,有待同学们的

进一步探索。

第四节 用工作簿组织信息
一、不同工作表间的引用 ? 二、共享单元格
?
1.

设置共享工作簿

(1) “工具”菜单 |“共享工作簿”命令,单击“编 辑”选项卡。 (2)选择“允许多用户同时编辑,同时允许工作簿 合并”复选框,单击“确定”按钮。 (3)出现提示时,保存工作簿,使用“文件”菜单 中的“另存为”命令,将共享工作簿保存在其他 用户可以访问到的网络硬盘中。

2015-1-24

117

2.

?

?

?

?

为共享设置密码 (1)选择“文件”菜单 中的“另存为”命令,在 另存为对话框中,单击 “工具”菜单上的“常规 选项”命令 ( 2 )在“保存选项”对 话框的“打开权限密码” 编辑框中,键入密码,然 后单击“确定”按钮。 ( 3 )在“确认密码”对 话框的“重新输入密码” 编辑框中重新键入密码, 然后单击“确定”按钮。 ( 4 )单击“保存”按钮, 如果有回应提示,请单击 “是”按钮,用打开的工 作簿替换现有工作簿。

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课后习题:
? 1. ? ?

?

?

?

什么是工作簿、工作表、单元格?它们之间有什 么联系? 2. 如何移动和复制工作表?如何改变工作表标签显 示数目?如何改变工作表名称及设定工作表页数? 3. 在Excel中如何输入公式?单元格的地址如何确定? 4. 什么是嵌入图表?什么是图表工作表?什么是数 据清单?什么是数据记录单?在数据清单中输入数据 的准则是什么? 5. 在数据清单中如何对数据排序、查找数据和分类 汇总?什么是数据透视表?在数据透视表结构中有些 什么对象? 6. 文本和数据的输入有什么不同?特殊符号的输入 方法是什么?
119

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? 七、创建数据透视表

一、创建 利用数据视图向导表

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? 二、结构组织 ?行字段:来自原始数据且在数据透视表中被 指定为行方向的字段。 ?列字段:数据透视表中被指定为列方向的字 段。 ?页字段:被分配到页或筛选方向上的字段。 ?数据字段:包含汇总数据的数据库或源数据 清单中的字段。
? 三、删除数据透视表(详见操作)
注意:当数据透视表删除后,源数据不受影响,若 数据透视表是在单个的工作表中,也可以直接删除这 样工作表。

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