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公司办公用品及低值易耗品管理办法,v1


*公司办公用品及低值易耗品管理办法
为进一步加强公司办公用品及低值易耗品的管理, 严格办公 用品的采购、验收和保管程序,使办公用品及低值易耗品的管理 程序化、制度化、标准化,进一步提高管理水平,本着“勤俭节 约”的原则,根据公司实际情况,特制定本办法。

一、办公用品分类及低值易耗品的范围
1、办公用品分为消耗性办公用品和非一次消耗性办公用

品两 类,分别采用不同的管理办法: 消耗性办公用品:指公司统一办公使用、一次性消耗掉的办公 用品,包括:钢笔、圆珠笔、签字笔、铅笔、毛笔、各种笔芯、订 书机、铅笔刀、刀片、曲别针、大头针、墨水、胶水、橡皮、铁夹、 印油、复写纸、记录本、稿纸、便笺、信封、胶带、塑料绳、电池 (1 号、2 号、5 号、7 号、纽扣电池) 、复印纸、打印纸、碳粉、色 带等。 非一次消耗性办公用品:指在办公时非一次性消耗的使用时间 较长的办公用品,包括:计算机耗材、u 盘、移动硬盘、直尺、自由 尺、大订书机、剪刀、打孔机、打码机、文件盒、文具盒、印台、 台历板(芯) 、自由夹、电源插排等。 2、低值易耗品是指单位价值在 2000 元以内,不作为固定资产 核算的各种用具、物品等,公司的低值易耗品包括低值品和易耗品 两大类:

低值品:办公桌椅、沙发、茶几、文件橱、工具、计算器、衣 架、饮水机、加湿器、洗衣机、电冰箱、录像机、电话机、电风扇、 电暖器等。 易耗品:暖水瓶、洗脸盆、茶具、塑料水桶、垃圾桶等。

二、职责分工
1、总经理工作部为公司办公用品及低值易耗品的归口管理部 门,具体负责下列工作: (1)根据工作需要负责制订办公用品及低值易耗品的年度费用 计划; (2)定期编制采购计划; (3)审核各领用部门的领用计划; (4)监督各部门办公用品及低值易耗品使用情况。 2、财务部根据总经理工作部提出的办公用品及低值易耗品 年度费用计划, 结合当年公司费用预算安排, 进行资金综合平衡; 负责办理资金结算。 3、物资供应部负责办公用品及低值易耗品的采购。 4、行政工作部负责办公用品及低值易耗品的发放和实物管 理;负责办公用品及低值易耗品的验收、清点、登记、建帐。 5、公司各部门为办公用品及低值易耗品的使用部门,负有 直接保管责任, 应指定专人负责本部门办公用品及低值易耗品的 管理,按规定领用、保管。

三、低值易耗品配置标准

根据工作岗位及职别不同,低值易耗品配置标准如下: 1、公司领导:配置办公桌椅、沙发、茶几、文件橱、计算 器、衣架、饮水机、电话机、茶具、垃圾桶等,标准为 20000 元 /人。 2、副总师及部门负责人:办公桌椅、沙发、文件橱、计算 器、电话机、饮水机、垃圾桶等,标准 5000 元/人。 3、其他管理人员:办公桌椅、文件橱、计算器、电话机、 公用饮水机、垃圾桶等,标准 2000 元/人。 4、生产运行岗位及班组:初次配置时由使用部门提出计划, 报总经理工作部按照配置标准进行审核; 新来人员或配置需求发 生改变时,使用部门应重新提报计划。 5、会议室、接待室配置标准由总经理工作部制定方案经公 司领导审查后确定。

四、计划编制和审批程序
1、公司各部门应在每年 12 月 5 日前,根据部门工作需要 预测下年需用种类数量,编制需用计划经部门负责人签字后,交 总经理工作部汇总。 2、总经理工作部应在每年 12 月 12 日前,汇总各部门年度 计划,结合当年实际用量,预测下年度需用数量,并考虑市场价 格情况,编制下年度费用计划。 3、消耗性办公用品由总经理工作部根据库存情况每季度 制订一次计划,报公司经营副总经理审批后交物资供应部采购。

非一次消耗性办公用品,由各部门提报计划,经总经理工作部审 核、公司经营副总经理批准后交物资供应部采购。

五、办公用品及低值易耗品的采购
1、办公用品及低值易耗品的采购业务,统一由物资供应部 办理,其他部门和个人不得自行购置。物资供应部采购时,必须 有审批计划,不得无计划采购,造成仓库积压。 2、物资供应部在购置办公用品及低值易耗品之前,应收集、 调查生产厂家的信誉、产品质量、价格,货比三家后择优采购。 在采购过程中,发现价格与计划价格有较大偏差时,应与总经理 工作部及时沟通;大宗物资的采购,由总经理工作部会同物资供 应部、使用部门采取招议标方式进行。 3、负责采购的人员采购物品须亲自看货、验货,对质次价 高的物品一律不得采购。 4、采购回的物品,由物资供应部交行政工作部验收入库。 5、行政工作部应严把入库质量关,对劣质品、有质量问题 或未按计划要求购买的物品均有权拒绝入库。

六、办公用品及低值易耗品的保管、发放、领用
1、办公用品及低值易耗品由行政工作部保管和发放。 2、行政工作部应建立健全办公用品及低值易耗品的实物台 帐,实物台帐要按类别、品种、规格、数量、价格逐项登记,如 实反映收、发、存情况。每月盘点一次库存情况,确保供应,减 少积压。库存盘点完后于每月 25 日前将库存情况报总经理工作

部。 3、办公用品及低值易耗品实行领料单制度。各部门需用时, 由领用人持经部门主任签字的《办公用品领用单》和办公费用限 额本到总经理工作部审核后方可领取。 领用部门的费用限额本中 费用用完时,不能再领用物品。 4、各部门在领用办公用品及低值易耗品时,应仔细检查其 质量,对劣质品、有质量问题或未按要求发放的可以拒领,一经 领出,不予退换。 5、各部门要建立本部门办公用品及低值品台帐,如实反映 本部门办公用品及低值品的领用、在用、报废情况。要加强办公 用品及低值品的实物管理,保证其安全完整,未经批准,不得随 意转移和报废。 6、低值品报废时,由使用部门写出书面报告交总经理工作 部,报公司经营副总经理批准后办理注销手续。 7、由个人保管使用的低值品,在本人调离、退休时或内部 工作变动时,需到总经理工作部办理移交手续。

七、办公用品及低值易耗品费用的报销
1、物品验收入库后,由采购人员凭采购发票、入库单、物 资需求计划单办理报销。 2、购置办公用品及低值易耗品应当取得增值税发票,否则, 财务部有权拒绝报销。

八、本办法由总经理工作部负责解释。

九、本办法自公布之日起执行。


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