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第二讲EXCE表格设计与输出


第二讲 常用表格排版与输出
§1 EXCEL文件构成 §2 表格中整列与整行的选取方法 §3 列宽、行高调整方法

§4 单页表格制作
§5 多页纵向表格制作方法

§6 工作表的组合操作
§7 不同工作表间数据的调用 §8 数据的自动筛选
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EXCEL

r />§1 EXCEL文件构成
一、EXCEL文件组织形式
1.工作簿:即一个EXCEL文件
?文件的扩展名为XLS,文件名不能为单元格地址

2.工作表:由256列、65536行构成的表格
?一个工作簿默认有三张工作表,最多可以有255 张工作表。 ?表名不能为单元格地址,全表区域为A1:IV65536

二、快速定位当前单元格方法
1.按F5键后输入某单元格或区域 2.按Ctrl+光标键
?可越过无数据的行或列
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三、冻结、隐藏列或行
1.冻结操作

EXCEL

?冻结:即某些行或列不随滚动条移动 ?设置被冻结的列与行方法: ?单击某一单元格,“窗口”—“冻结窗 格” ?解除冻结方法: ?“窗口”---“取消冻结窗格”

2.隐藏列与行操作(先选后作)
?隐藏列:Ctrl+0 ?解除隐藏列:选取的单元格应含有被隐 藏的列后,按 Ctrl+Shift+0 ?隐藏行:Ctrl+9
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§2 整列、整行选取方法 一、整列选取方法
1.单列选取
?单击某列标:A、B、C…… ?单列地址表示:A:A、 B:B、 C:C……

2.多列选取
?拖列标选取 ?多列地址表示:A:C 表示A,B,C三整列

二、整行选取方法
1.单行选取:单击某行号,地址表示为3:3 2.多行选取:拖行号选取
?地址表示为2:4,表示第2,3,4三整行

§3 列宽(行高)调整方法 一、任意列宽调整方法
1.单列任意宽度调整
?左键拖该列标的右边界

2.多列任意相等宽度调整
?选取多列,左键拖其中任一列标的右边界

二、最适列宽调整方法
1.单列最适列宽调整
?左键双击某一列标的右边界

2.多列最适列宽同时调整
?选取多列,左键双击其中任一列标右边界

EXCEL

§4 单页表格制作 一、常见单页表格
1.纵向:成绩表、课表、出勤表 2.横向:设备表、通讯录、工资表 3.单页表格的数据
?纵向:一般为6~10列;20~40行 ?数据较少时不要刻意扩大行高为一页

二、页面设置
1.页面卡:纸张大小、方向(纵、横) 2.页边距卡:
?页眉、页脚=0;上下左右=1.4~3厘米 ?居中方式:水平与垂直均居中
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EXCEL

三、单页表格排版
1.排版准备:纯数据库数据状态
?无标题、无单元格合并等 ?显示行、列分隔线 ?“页面设置”或“打印预览”之后可显 示

2.选中全表
?Ctrl+A或左单击“全选”按钮

3.列宽调整
?左双击某一列标的边界(最适列宽)

4.超过一页的处理方法
?减小字号,再全选并左双击某一列标边界

5.不够一页时:加大字号再调或加宽某列
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6.行高调整

?全选表格后,拖某行号下边界 ?通常,表体中各行的高度应当相等 ?预留2~3行,以便制作表头
?插入一空行作为第一行 ?在A1中输入表头 ?在第一行中选取A1到表中数据末列 ?单击“合并及居中”按钮 ?对表头字符格式化,并调整该行高度

7.表头制作

8.加表格线
?选中除表头外的区域,单击田字边框按钮

9.表体数据对齐方式:水平、垂直均居中

四、带斜线表格制作
1.单元格中数据自动换行方法
?单击某一单元格 ?“格式”—“单元格”(或按Ctrl+1、或右单击) ?“对齐”卡-----“自动换行” ?水平对齐方式:居左 ?按空格键多次后输入:姓名 学号

2.添加斜线方法
?单击某一单元格 ?在Ctrl+1对话框的“边框”卡中选取某斜线

五、单元格的合并与拆分
? 添加合并与拆分图标
?“工具”—“自定义”---命令卡---格式类别中

§5 多页表格制作 一、表间自动分页
1.行高调整方法与单页相似 2.第二页表头行及字段名行的打印方法
?“页面设置”—“工作表”卡 ?在“顶端标题行”中输入:$1:$2 ?注意: 两页时应为第二页头预留2~3个空行

二、表间手动分页
1.应用情况:某些行必须存在于某一页中 2.调整方法:“视图”---“分页预览”
?手工拖分页线即可

EXCEL

§6 工作表的组合操作 一、工作表组合操作应用场合
?多表中在相同位置、有相同内容输入时 ?如各表中的姓名字段,编号字段,字段 名。相当于“复写纸”功能

二、组合方法及操作要点
1.工作表组合方法
?按Ctrl或Shift键,左单击各表名

2.解除组合方法
?左单击组合表外的任一表名 ?或在组合表名上右单击----取消成组工作表
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EXCEL

§7 引用其它工作表数据方法
1.应用:各表数据的汇总、统计
?以相对地址表示方法为例

2.含有工作表名的地址表示
工作表!单元格区域 或 工作表区域!单元格区域

3.举例:
?当前表的某单元格中的公式引用另表数据 ?Sheet2!B2:C4 ?某单元格公式引用相邻四张表中相同区域数据 ?Sheet1:Sheet4!B2:C4

4.上机练习实例
?上、下学期及全年三张成绩表间数据关联
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EXCEL

其他内容

1.格式刷 2.表格合并与拆分 3.图标添加 4.WINDOWS剪贴板功能 5.WINDOWS通用选取对象方法 6.WINDOWS通用拷贝方法 7.上一讲自测题讲解
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