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大陆


汕头大学学报( 人文科学版)
第 17 卷 第 1 期 SHANTOU UNIVERSITY JOURNAL (HUMANITIES QUARTERLY) Vol. 17. No. 1 2001

大陆、台湾、香港公文格式及常用术语比较
王 健
汕头 515063) ( 汕头大学文学院, 广东



要: 大陆、台 湾、香港 的公文有一套自己 完整的 格式、常用 术语, 在 格式上 基本

构成因素大致相同, 但在编排上有所不同, 这体现了 各自的 特殊情况 , 另外在 常用术 语方 面, 大陆语言较简洁, 台湾、香港较繁琐。 关键词: 大陆、台湾、香港; 公文格式; 常用术语; 公函; 比较 中图分类号: C931 46 文献标识码: A 文章编号: 1001 4225( 2001)- 01 0036 -05

公文, 作为人类在治理社会、管理国 家的公务实践中创造和使用的应用文, 在 长期充当处理公务工具过程中形成特定的 格式, 并形成一套常用的专用语。大 陆、 台湾、香港的公文都有较固定的形式、常 用术语。大陆对公文在这些方面作了严格 的规定; 台湾继承了从民国以来的传统, 又作了多次较大的改动; 香港由于历史原 因, 在 1970 年以前, 公文只用英文, 处 理程序也按照英国的惯例, 1975 年以后, 香港政府颁布 香港政府中文公文处理手 册 , 正式在政府公文中开始中英文两种 文字并用, 从此中文公文与英文公文同等 重要。香 港公 文主 要受台 湾影 响, 在 格 式、用语等方面都很相似, 两岸三地由于 情况不同, 在格式、常用术语上又具有自 己的特点。

规范性是它的一大特点。大陆公文有严格 的格 式要求, 国 务院为 提高公文 处理效 率, 建立和健全我国国家机关公文格式系 统, 简化和统一公文格 式, 曾专门发文, 在 国家公文处理办法 第三章对公文的 格式作了细致的规定和说明。行政公文的 格式包括公文的基本构成、公文用纸、装 订。公文由 发文机关、秘密等级、紧急 程度、发文字号、签发人、标题、主送机 关、正文、附 件、 印章、成 文 时 间、附 注、主题词、抄送机关、印发机关和时间 等部分组成 [ 1] ( P308) 。这些内容组成了公 文的文头、主文、文尾三部分, 公文 文 字由左向右横写、横排。少数民族文字按 其习惯书写、排版。在民族自治地方, 可 并 用 汉 字 和通 用 的 少 数 民族 文 字 [ 1] ( P308) 。 公文用纸一般 为 16 开型 ( 长 260 毫米, 宽 184 毫米) ; 也可以采用 国际标准 A4 型 ( 长 297 毫米, 宽 210 毫 米) 。左侧装 订。 张贴的 公文 用纸 大小, 根据需要确定。 [ 1] ( P308) 大陆公文格式简


公文是具有特定格式的文件, 格式的
收稿日期: 1999- 12- 01

作者简介: 王健 ( 1968- ) , 女, 湖南人, 汕头大学文学院讲师。





大陆、台湾、香港公文格式及常用术语比较 限年存保 号 档 示

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发 文 纸 之 一

表如下图 1:
公文份号 密级 缓急

[ 1] ( P29)

称名关机( 收副 受 者本 受 文 者

) 速 别



发文机关标识 发文字号 标题 主送 正文 文 落款 主题词 抄送 印发说明域 中 华 民 国 字 第 年 月 号 日 发 件附 号字 期日 地 址 线 订 签发人 办 拟 密 装 等

台 湾 对 公 文 的 格 式 十 分 重 视, 在 1985 年颁布的 文书 处理手册 中, 对 公文的制作有具体说明。现行公文的基本 结构大体上是一致的, 一般说来, 各种公 文都可分为文头、正文、文尾三部分, 文 头部分大抵由发 文者、文种、发文时 间、 发文字号、受文者、副本收受等项目, 正 文包括标题、主旨、说明等部分, 文尾部 分主要是署名、副署、用印等。在格式编 排上可直写或横写, 直写文字从右至左排 列, 横写则应从左至右横行书写。台湾公 文格式简表如下图 2: [ 2] ( P311) 香港地区公文受台湾影响较大, 与台 湾公文大致相同, 在文头、文尾部分要标 明承办人、发文机关、发文日期、公文编 号、副本收受者等, 正文分三部分, 有标 题、主旨、说明、建议。在格式上也可以 直写或横写。 大陆、台湾、香港三地的公文都有发 文者、发文字号、发文时间、正文、受文 者等部分, 它们分别排在文头、主文、文 尾三大部分, 组成一份完整的公文。围绕 着主文部分的正文, 从不同的方面, 不同 的角 度 , 反 映 、 达 发 文 机关 的 撰 写 意 传

图, 组成一个形式与内容相结合的有机系 统, 为公文在传递过程中能得到正确的处 理, 发挥各自应有的作用, 也为公文的收 发、保管提供便利条件。不过由于历史的 原因, 三地的公文又有不同, 在台湾、香 港公文可直写或横写, 而大陆明确规定只 采取横写形式。另外由于英文在香港占有 重要地位, 在公文中也 有所表现, 为此, 这种特殊情况有特殊处理, 在 香港政府 中文公文处理手册 中, 有以下规定:
1. 中英两种文字尽 可能分 开, 需 要并行 参 考者则例外 ( 如表格等 ) 。在 此种情 形下, 中 英 文应隔段并列, 并可自左至右横写。 2. 必须中英文对 照者, 亦 可分 页并 列, 自 左至 右 横 写。如 遇 英 文 书 信 之 类, 须 具 中 译, 而译文载 在另 页或 背 页, 则 其缮 写规 格 须依 正 统中文书写格式由上至下, 由右至左排 列。

从整个文面来看, 两岸三地公文的构

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成因素基本相同, 只是在编排上有区别。 到具体文种上, 我们可看得更细致。以函 这个三地都有且运用较频繁的文种为例来 比较。大陆的函适用于不相隶属机关之间 相互商洽工作、询问和答复问题, 向有关 主管部门请求批准等。在格式上, 一般包 括开头、主体、结尾三部分。开头, 如果 是去函, 要说 明缘 由和目 的, 如 果是 复 函, 则要引叙来函, 用语上要谦恭礼 貌, 意图明 确。主 体是 函的核 心, 要 说明 事 项、要求。结尾多用诸如 请复函、特此 函复 等结束语作结。一般的函是很短小 轻骑 的, 内容单一, 语言简洁, 有的便函只有 三言 两语, 因此, 大陆 函有 公文 兵 的称誉。

谓、发函日期五部分, 开端指抬头称呼, 如由单位主动发出, 用 敬启者 , 答复 对方就用 敬复者 , 正文说明写函的原 因、目的、意见和要求, 结束在正文写好 后, 用 此致 作结, 复函用 此复 作 结, 称谓在全函末了写上对方称谓, 写对 方全称, 重要公函, 签名还要盖印章, 在 发函人签名后, 写上发函的年、月、日。 但在 1986 年 3 月香港政府向各部门正副 首长和所有用中文和市民通信的人员发出 过传阅通告, 取消上行、下行和平行的区 分, 不再使 用平 抬和 挪抬, 不必要 的语 言, 如启事 敬辞、称颂 语等 一概免 去不 用, 这样香港的公函在结构上有所变化, 由称谓、标题、正文、下款、附件、日期 几部分组成, 开端没有了, 不再使用 敬 启者 、 敬复者 。增加了标题, 下面划 一横线, 对 公文 内容 扼要摘 录。这 样一 来, 形式就简洁多了。 大陆、台湾、香港的函在形式上比较 短小, 基本构成因素大致相同。在正文部 分, 大陆函遵循按原由、事项、要求三方 面内容写作, 先说明发文原因, 对发文依 据作说明, 再具体说明事项, 最后提出要 求。台 湾、香 港的 公函 则是 由主 旨、说 明、建议组成, 先把公函的主要内容写出 来, 再作详细解释, 最后提出要求, 台湾 公函特别采取三段式, 把 主旨 、 说 明 、 办法 分行列出, 让人一目了然, 在格式上醒目。大陆公函重视正文内在逻 辑, 先有因, 后有果, 符合人们的思维习 惯, 台港公函注重开门见山, 给人总概念 之后 再解释。但 它们的 构成因素 基本相 同, 只是在编排上有些差异, 而且也在不 断向简明方向发展, 以便更好发挥作用。

函是台湾行政机关中使用最广泛、最 主要的一种公文, 它在各机关处理公务有 下列情形之一时使用: ( 1) 上级机关对所 属下 级 机 关有 所 指 示、交 办、 批 复 时。 ( 2) 下级机关对上级机关有所请求或报告 时。( 3) 同级机关或不相隶属机关间行文 时。( 4) 民众与机关间的申请与答复时。 在 行政机关公文制作改革要点 中对它 作了明确规 定, 要求 函的结构 一律采 用 主旨 、 说明 、 办法 三段式, 案情 简单 的, 尽 量 使 用 主 旨 一 段 完 成, 说明 、 办法 两段标题名称, 可随内 容而改 变, 如 说 明 可改 为 经 过 、 原因 , 办法 可改用 建议 、 请 求 。 主旨 为全文内容的精要, 以说明 函的核心内容和行文的目的、期望, 说 明 是当内容必须就事实、来源或理由作 详细说 明而 又 无法 在 主旨 内 容纳 时 用。 办法 是向受文者提出具体要求。 香港公函适用于政府机关用中文致市 民的信或回答市民的来信和请愿书, 市民 致政府机关的申请信函, 政府机关内部之 间互通情况。它分开端、正文、结束、称


公文 格式, 乍看 属于形 式问 题, 其





大陆、台湾、香港公文格式及常用术语比较
附 附送 检陈

第 1期
附陈

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实, 除了书写用纸、装订等项目外, 其它 的项目都和公文的内容密切相关, 在写作 中, 对公 文的 内容 要斟字 酌句。公文 写 作, 不同于文学创作, 具有自己独特的特 点, 其中语言方面的区别是重要的一项, 文学是 供人 欣赏的, 用词 讲究 委婉、含 蓄、生动, 公文是机关办事的依据, 要求 实事求是, 简洁明白, 并且为了更好体现 公文的权威性和强烈约束性, 有一套常用 的公文专用语。这些都为大陆、台湾、香 港认同, 各有自己的公文用语, 香港由于 受台湾影响较深, 所以在公文用语上基本 采用台湾的。
类 别 查 修正 任命 台、港 关于 特派 制定 兹派 根据 目前 大 陆 遵照 由于 兹 查

附送语

准驳语

应予照办 碍难照 办 应毋庸议 照准 无 敬表同应 无法照 办 谨呈 此致 无 右陈 此上 谨陈 希认真贯彻执行 为盼 特此函告 即希查照 为了 根据 遵照

结束语 承启语

大陆与台湾、香港三地的公文用语有 许多相似地方, 都有起首语、称谓语、引 叙语、经办语、期请语、结束语, 这些构 成一篇公文的基本结构, 让人们在写作时 有例可循, 有专用语可用。但台湾公文语 言繁琐, 在专用语中也表现出来, 如在称 谓语中, 明确分为直接称谓语和间接称谓 语两大类, 在直接称谓语里又分为三种情 况: 一是在机关间, 对有隶属关系的, 上 级对下级称 贵 , 下级对上级称 钧 , 自称 本 , 对 无 隶属 关系 的 上 级称

起首语

称谓语

钧 台端 本 贵 ( 直接称谓语) 你 ( 局) 职称 该 机关全称 贵 ( 局) ( 间接称谓语) 奉 准 据 敬悉 复 函 依照 钧察 谅达 遵经 旋经 遵即 迭经 业经 近接 悉

我 ( 局)

引叙语

惊悉 贯彻执行

大 , 平行称

贵 , 自称为

本 , 对机

经办语 期请语 ( 大陆) 期望及 目的语 ( 台湾) 除外语

经 业经 参照执行

关首 长: 上 级 对 下级 称 贵 , 自 称 为 本 , 下 级对 上 级 称 钧 长 , 自 称 本 ; 二是机关对属员称 台端 ; 三是 机关对人民称 先生 、 女士 , 或通称 君 , 对团体称 贵 , 自称 本 。间接 称谓语中也分二类: 一是对机关、团体称 全衔 ( 或简衔) , 二是对 个人一律称 君 。台湾在 称谓 用语上 的划分 十分具

请 鉴核 核示 鉴察 查核办理 希 希转行照办 除 除 外 暨 是否可

请 希 恳请



报请



征询用语 是否 当 行 ( 大陆) 当 请示语 可否之处 ( 台湾) 表态用语

当否

妥否

体, 甚至可说成太琐碎, 大陆公文相比较 就 简 单 明 了 多 了, 仅 用 你 ( 局 ) 、 我 ( 局) 、本 ( 局) 、该 ( 局) 、贵 ( 局) 就概 括各种关系之间的称呼, 清楚明白, 易于 掌握。台湾公文用语上的陈腐与它较多保 留文言文传统有关, 现在仍在使用繁体汉 字, 虽然政府曾作过多次改革, 做出一些 规定, 把一些毫无意义的词如 窃 、 为 要 、 为荷 取消不用, 一些生僻的词语 改 成 较 常 用 的 词 语, 如 令仰 改成

台港放在 期请及 照办 目的语 这类中 批示 批转

批准遵照执行 审批 阅批

批转用语



期复用语 抄送语

无 抄送 抄陈 抄发

请回复 抄送

请批示

40 希 , 饬办 改为

汕头大学学报人文科学版 ( 第 17 卷

2001 年)

请转行照办 , 但总

会者提议

来清楚陈述认同与否。大陆在

的说来, 改革力度不够大, 文言文的痕迹 较深, 带来了今天台湾公文的晦涩难懂。 香港中文公文建立较晚, 公文常用语有许 多方面都照搬台湾, 不过香港随着与外界 交流的频繁, 在公文 方面作了 较大的 改 革, 常用语也比前简洁, 如在公函里明确 称呼对方时用 先生 、 小姐 、 女士 , 自称用 我 、 本人 。另外香港由于特 定的历史背景, 有些公文需中英文并行, 但中英文有不同的句式用法, 在公文中也 表现出来。如写英文会议记录时, 很多时 候会用 It was agreed that 、 It w as re solved t hat 这些被动 句式, 至于是 谁同 意或决定可从上下文推断出来, 不会引起 误会。而在中文中很少用被动语法, 一般 情形下, 用主动句式 与会者同意 、 与

解放后, 对语言作了较彻底的改革, 推广 使用简化汉字, 抛弃繁体汉字, 语言与人 民的生活联系日益密切, 文字渐趋朴实, 对公 文语言, 大 陆更是 特别要求 它的明 晰、简朴, 强调首先要让人家看得懂, 能 清楚理解你说的话, 同时还要简明扼要地 实事实说, 不冗长繁杂, 让人们可以迅速 地了解公文的意图, 为此, 在公文用语上 不用冷僻的词语, 选用通俗易懂的词语。 文合为时而变, 可以预料, 随着大陆 与台港交往的加深, 特别是香港的回归, 大陆公文会对台港的公文产生较大影响, 彼此渗透、融合, 从语言形式看, 白话文 将是发展的方向, 格式会更加趋简, 用语 会更加浅显。

参考文献: [ 1] [ 2] 袁 一锋 . 应用 写 作基 础 [ M ] . 武汉: 华 中理工大学出版社, 1995. 张佐邦. 中国大陆、台湾、 香港行政公 文 纲 要 [ M ] . 北 京: 中 国 档 案 出 版 社, 1998.

A comparison of the mechanics for official documents between Mainland China, Taiwan and Hong Kong
WA N G J ian
( Liberal A rt s College, S hantou U niversit y, Shant ou, G uangdong, 515063)

Abstract O ffcial documents in M ainland China, T aiwan and Hong Kong have respective mechanics of t heir ow n. W hile their basic constituents are more or less alike, they differ from one another in the layout. As to the terms in co mmon use, those for use in M ainand China ar e the most concises of all. Key words mechanics for official documents; terms in common use; official letter; compar ison

( 责任编辑: 翁奕波)


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