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信息管理系统6


第六章 管理信息系统 的系统分析

安徽建筑工业学院 管理学院 邵晓宇

2015-5-31

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要 点
? 系统分析的目的和任务

? 可行性分析
? 业务流程调查(绘制业务流程图)

? 数据流程调查(绘制数据流程图)
<

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一、系统分析的目的 和任务

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1. 系统分析的目的
—— 建立系统的逻辑模型。

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1. 系统分析的任务
1)初步调查 2)可行性分析 3)详细调查 4)建立系统的逻辑模型

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系统的逻辑模型与物理模型
逻辑模型 —— “做什么”
物理模型 —— “怎么做”

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二、初步调查

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1.

调查内容

① 企业总貌:组织概况、企业目标、现行系统 情况、简单历史、企业产品、产值、利税、体制 及改革情况、人员基本情况、面临的问题、中长 期计划及主要困难等。
② 企业信息需求情况:了解各职能机构所要处 理的数据,估计各机构发生的数据及频度,调查 内、外部环境的信息及信息源。

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8

2.

调查方法






发调查表 查资料





……

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三、可行性分析

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1. 可行性分析的任务
——明确项目开发的必要性

和可行性。

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2. 可行性分析的内容
(1)管理上的可行性
① 管理人员对开发项目的态度 ② 现行管理的条件

(2)技术上的可行性
① 现有的软、硬件技术条件 ② 开发人员的水平

(3)经济上的可行性
① 组织的经济情况 ② 新系统将带来的效益
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3. 可行性分析报告
(1)系统简介 (2)项目的目标 (3)所需的资源、预算和期望效益 (4)对项目的可行性结论

① 可以立即开发 ② 改进原系统 ③ 目前不可行
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四、详细调查

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1. 调查的目的
—— 在于完全掌握现行系统的
现状,发现问题和薄弱环节,收集资

料,为下一步的系统化分析和提出新
系统的逻辑设计做好准备。

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2. 参与调查的人员
使用部门的业务人员
使用部门的主管 系统分析人员

系统设计人员

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3. 调查方法
召开调查会
访问 发调查表

参加业务实践
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4.主要调查的内容
(1)管理业务调查 (2)数据流程调查

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五、管理业务调查

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开发和建立MIS 的根本目的在于提高管 理水平,严格地说,设计一个新的信息系统, 应首先进行组织的重新设计,应当把建立新 系统看成是对组织的一种有目的的改变过程。
对于基于计算机的信息系统来说,其环境就是 管理系统,它的输入来自环境,输出则交付环境。 因此对现行管理业务的调查十分重要,其中包 括:组织结构调查、管理功能调查和管理业务流程 调查等。

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(一)组织结构调查
组织结构调查就是对组织结构与功能 进行分析,弄清: 1. 组织内部的部门划分 2. 各部门之间的领导与被领导关系 3. 信息资料的传递关系 4. 物资流动关系与资金流动关系 5. 各部门的工作内容与职责 此外,还应详细了解各级组织存在的 问题以及对新系统的要求等。
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(一)组织结构调查
作为业务调查所画出的组织结构图,为了更 好地表示部门间的业务联系,与一般组织结构图 存在以下区别: (1) 除标明部门之间的领导与被领导的关系外, 还要标明资料、物资、资金的流动关系。 (2) 图中各部门、各种关系的详细程度以突出 重点为标准,即那些与系统目标明显关系不大的 部分,可以简略或省去。 (3) 除了组织边界内的部门与联系外,还需画 出与组织有业务联系的边界以外的若干部门与联 系。
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一般的组织结构
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某高校出版社的的组织结构 2015-5-31

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(二)管理功能调查 为了实现系统的目标,系统必 须具有各种功能。 所谓功能,指的是完成某项工 作的能力。 调查中可以用功能层次图来描 述从系统目标到各项功能的层次关 系。
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某销售系统的管理功能(业务结构)
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(三)业务流程调查
调查管理业务流程应顺着原系统信息 流动的过程逐步地进行,内容包括各环节 的处理业务、信息来源、处理方法、计算 方法、信息流经去向、提供信息的时间和 形态(报告、单据、屏幕显示等)。 管理业务流程图是一种描述系统内各 单位、人员之间业务关系、作业顺序和管 理信息流向的图表,利用它可以帮助分析 人员找出业务流程中的不合理流向。
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(三)业务流程调查 1. 业务流程图的基本符号
XXX
XXX XXX XXX

人员或部门

业务功能

单据

多张单 据

XXX

账簿

信息流

物资流
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资金流
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车间 有关部门 用料计划 领料单 未批准 领料单 库存报表 用料 流水帐

2. 业 务 流 程 图 的 绘 制
主任 领料通知 库存帐 已批准 领料单
有 管理员 无

订货单(合同)

缺料通知单

入库单

例1. 企业物 资管理业务 流程图

采购员

催货单

补充订货单 供货单位 2015-5-31

提货通知单
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某出版社邮购股业务流程

年销售计 划

销售合 同1

开发 票人

追加订 货单

订销售合 同

销售 合同

销售合同分 类与编号

销售合 同2

销售合 同3
顾客 销售合 同3 登记合同 执行合同

发货 人

存档

发货通 知单

厂长

月销售实 现情况

统计月销 售实现

合同执行 台账

修改合同 执行

例2. 销售合同管理业务流程图
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业务流程图的作用
– 业务流程图是系统分析员作进一步系统分析的 依据 – 业务流程是系统分析员,管理人员相互交流的 思想工具 – 系统分析员可以直接在业务流程图上拟出计算 要处理部分 – 利用业务流程图分析业务流程是否合理

(三)业务流程调查
3. 表格分配图 表格分配图可帮助分析员表示出 系统中各种单据和报告都与哪些部门 发生业务关系。

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采购过程的表格分配图
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业务流程分析
– (1)、分析的目的
? 分析原有系统中存在的问题是为了在新系统建设中予以克服或改 ? 进。系统 ? 可能这时,就需要在对现有业务流程进行分析的基础上进行业务流程 重组,产生新的更为合理的业务流程。

– (2)、分析的内容
? 业务流程分析过程包括以下内容: – 原有流程的分析。分析原有的业务流程的各处理过程是否具有存 在的价值,其中哪些过程可以删除或合并,原有业务流程中哪些 过程不尽合理,可以进行改进或优化

?

– 业务流程的优化。原有业务流程中哪些过程存在冗余 信息处理,可以按计算机信息处理的要求进行优化, 流程的优化可以带来什么好处。 – 确定新的业务流程。画出新系统的业务流程图 – 新系统的人机界面。 4、业务流程的重组

?

调查和分析的重点是:
– 不合理的业务流程有哪些? – 不合理的业务流程产生的历史原因是什么? – 改进措施有哪些?以及改进会涉及到哪些方面(包括 涉及面以及技术支持)? – 改进前后对组织的目标的影响有多大?

六、数据流程调查

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(一)数据流程调查的作用
管理业务调查过程中绘制的管理业务 流程图和表格分配图等虽然形象地表达了 管理中信息的流动和存储过程,但仍没有 完全脱离一些物质要素(如货物、产品 等)。为了用计算机进行信息管理,还必 须进一步舍去物质要素,收集有关资料, 绘制出原系统的数据流程图,为下一步分 析做好准备。
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(二)数据流程调查的内容
1.收集原系统全部输入单据(如入库单、收据、 凭证)、输出报表和数据存储介质(如账本、清单) 的典型格式。 2.弄清各环节上的处理方法和计算方法。 3.在上述各种单据、报表、账本的典型样品上或 用附页注明制作单位、报送单位、存放地点、发生 频度(如每月制作几张)、发生的高峰时间及发生 量等。 4.在上述各种单据、报表、账册的典型样品上注 明各项数据的类型(数字、字符)、长度、取值范 围(指最大值和最小值)。
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管理信息系统所涉及的数据可从以下途径调查得到:

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(三)数据流程图
1. 基本符号
部门。

<名称>

( 1 )外部实体 —— 系统以外不受系统影响的人或

通常外部实体扮演的角色为信息源或信息用户。
报表 经理
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例:

客户

订单

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(三)数据流程图
1. 基本符号

<名称>

(2)数据流——表示流动的数据。

必有来源和去向,其来源和去向可以是一个 外部实体,也可以是一个处理或数据存储。

例:

客户

订 单

订货处理

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(三)数据流程图
1. 基本符号

<功能>

(3)处理(逻辑)——表示对数据的加工或变换。 必有流入和流出的数据流,在此只简要写出处 理的名称,而不详细描写具体的处理方法。
P3.2

例:

订 单

订货处理
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(三)数据流程图
1. 基本符号

<名称>

(4)数据存储——表示对数据的逻辑存储。 一般均有流入和流出的数据流,在此只简要写出 数据存储的名称,而不详细描写具体的存储内容。
P2.5 P2.6

例:

记总账
2015-5-31 总账

编制会计 报表
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(三)数据流程图
2. 数据流程图绘制方法

自顶向下,分层绘制。

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“自顶向下,分层绘制”示意图

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(三)数据流程图
3. 数据流程图绘制规则
(1)每张数据流程图须从左往右绘制,即从产生数据的 外部实体开始到使用数据的外部实体结束。
P4 学生 办 行政 办
学生基本信息 班级基本信息

排课

教师基本信息 教室基本信息 课程信息 专业信息

课程表

P1 基础信息管理
基础信息库 课程表

课程表
成绩单

学生

P2 系
教学计划 成绩单

教师
教学计划

教学计划管理

P3 成绩管理
成绩单

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(三)数据流程图
3. 数据流程图绘制规则 (2)对含义明显的数据流,其名称可以省略。

P2.6

编制会计 报表

会计报表

经理

.

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(三)数据流程图
3. 数据流程图绘制规则

(3)尽量避免数据流的交叉。
P2.1

XX
P2.2

XXX

P2.3

XX
P2.4
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XX

XX

XXX 2015-5-31

49

(三)数据流程图
3. 数据流程图绘制规则

(4 )对于需在两个设备上进行的处理,应避免直 接相连。
P2.2 P2.3

XX

XX

XXX

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改进:可以在它们之间加一个数据存储。 2015-5-31 50

(三)数据流程图
3. 数据流程图绘制规则

(5 )如果一个外部实体提供给某一处理的数据 流过多,可将它们合并成一个综合的数据流。

订货单

订货单

顾客

支 票 顾客事务 退货单 询 问

处理顾 客事务

支 票 退货单 询 问

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(三)数据流程图
3. 数据流程图绘制规则

(6)下层图中的数据流应与上层图中的数据流等 价(平衡),即子图必须与它上一层的一个加工对 应,两者的输入数据流和输出数据流必须一致。
P1 P2
客户 帐号

P3.1

P3.2

提货单

XX

XX
提货单

XX

XX

订货单

P3

数量

P3.3

XX
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XX
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父 图

子 图

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(三)数据流程图
3. 数据流程图绘制规则

(7)对于大而复杂的系统,其图中的各元素应加以编号。 通常在编号之首冠以字母,用以表示不同的元素,可以用P 表示处理,用D表示数据流,用F表示数据存储,用S表示外 部实体。

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(三)数据流程图
数据流程图示例:一个进销存管理系统数据流程图

供应 商

发货单 订货单

进销存 管理

发货单

顾客
订货单

图1

顶层数据流程图

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供应 商

发货单 订货单

P1

入库单

P2

提货单

P3

订货单
顾客

采购 管理

缺货 通知

库存 管理

销售 管理

发货单

应付款通知

P4

收款通知

财务 管理 图2 第二层数据流程图
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发票

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(三)数据流程图

内部实体

例题:绘制某公司工资管理系统数据流程图 某单位工资发放过程如下: 工资发放前,由财务科根据已存档的“上月工资发放清单” 和人事科送来的“本月人员及工资变动表”填写“本月工资 发放清单”中的相关项。接着,再根据总务科送来的“本月 扣款清单”将扣款数填入“本月工资发放清单”。最后计算 出每位职工的应发工资数,并填入“本月工资发放清单”, 为工资发放人员发放工资做好准备。

外部实体
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第一步找出外部实体 第二步找出处理 2015-5-31

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(三)数据流程图
用数据流连接外部实体及处理,加上数据存储
本月人员 及工资 变动表 本月工 资发 放单 本月工 资发 放单 本月工 资发 放单

人事 科

填写

填 入 扣 款

计算 工资

工资发 放员

上月工资发放清单

扣款 清单

总务 科
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本月工资发放清单
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(四)数据字典
1. 定义
数据字典是对数据流程图中的各元素所作的
一套详细而精确的说明。

数 据 项、数据结构 数 据 流、处理逻辑 数据存储、外部实体
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(四)数据字典
2
数据结构1 数据结构2 数据结构3 数据项 数据项 数据项 数据项 数据项 数据项 数据项 数据项 数据项 数据项 数据项 数据项 数 据 结 构 4

. 数 据 结 构

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……

……

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……
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(四)数据字典
DS03-01:用户订货单的数据结构 DS03-02:定货单标 识 DS03-02:用户情 况 DS03-02:配件情 况

I1:订货单编号 I2:日期

I3:用户代码 I4:用户名称 I5:用户地址 I6:用户姓名 I7:电话
I8:开户银行 I9:帐号

I10:配件代码 I11:配件名称 I12:配件规格 I13:订货数量

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(四)数据字典
3. 数据字典的编写 数据项
例: 内容: ( 1 )名称、编号、别名 和简述 (2)数据项的长度 (3)数据项的取值范围
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编号:I02-01

名称:材料编号
别名:材料编码 简述:某种材料的代码 类型及宽度:字符型,4位 取值范围:“0001”~“9999”
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(四)数据字典
3. 数据字典的编写 数据结构
例: 内容: (1)名称、编号 (2)简述 (3)数据结构的组成 编号:DS03-01

名称:用户订货单
简述:用户所填用户情况及 订货要求等信息 数据结构组成: DS03-02+ DS03-03+ DS03-04

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(四)数据字典
3. 数据字典的编写 数据流
内容: (1)名称、编号、简述 (2)来源、去向 (3)数据流的组成 (4)数据流量及高峰流量
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例: 编号:F03-08 名称:领料单 简述:车间开出的领料单 来源:车间 去向:发料处理模块 数据流组成: 材料编号+ 材料名 称+领用数量+日期+领用单 位 数据流量:10份/时 高峰流量:20份/时(上午9:00~11:00)
2015-5-31 63

(四)数据字典
3. 数据字典的编写
处理逻辑
举例
编 号:P02-03 名 称:计算电费 简 述:计算应交纳的电费 输入数据流:数据流电费价格,来源于数据存储文件价格表;数 据流电量和用户类别,来源于处理逻辑“读电表数字处理” 和数据存储“用户文件”。 处 理: 根据数据流“用电量”和“用户信息”,检索“用户文 件”,确定该用户类别;再根据已确定的该用户类别,检 索数据存储“价格表文件”,以确定该用户的收费标准, 得到单价;用单价和用电量相乘得该用户应交纳的电费。 输出的数据流:数据流“电费”,一是去外部实体“用户”,二 是写入数据存储“用户电费帐目”。 处 理 频 率:对每个用户每月处理一次。
安徽建筑工业学院 管理学院 邵晓宇 2015-5-31 64

(四)数据字典
3. 数据字典的编写
数据存储
举例

编 号:F03-08 名 称:库存帐 简 述:存放配件的库存量和单价 组 成:配件编号+配件名称+单价+库存量+备注。 关键字:配件编号。 相关联的处理:P02、P03。
安徽建筑工业学院 管理学院 邵晓宇 2015-5-31 65

(四)数据字典
3. 数据字典的编写
外部实体
举例

编 号:S03-01
名 称:用户 简 述:购置本单位配件的用户 输入的数据流:D03-06、D03-08。 输出的数据流:D03-01 。
安徽建筑工业学院 管理学院 邵晓宇 2015-5-31 66

(四)数据字典
4. 数据字典的管理
卡片形式

计算机软件

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(五)处理逻辑说明
数据流程图中较简单的处理逻辑,在数据字 典中已经描述清楚。 而对于较复杂的处理逻辑,必须使用处理逻 辑的专门说明工具加以描述。 描述处理逻辑工具主要有三种:
结构式语言 判断树 判断表

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(五)处理逻辑说明
1. 结构式语言

结构式语言是介于自然语言和计算机语言之 间的一种较为简洁的语言。 结构式语言使用三类词汇、四类语句进行处 理逻辑的描述。

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(五)处理逻辑说明
1. 结构式语言
动词 —— 如:“计算”、“获 得”、…… 名词 —— 如:“工资”、“库存 量”、…… 保留字 —— 如:“如果”、“否 则”、……
安徽建筑工业学院 管理学院 邵晓宇 2015-5-31 70

三 类 词 汇

(五)处理逻辑说明
1. 结构式语言
祈使句 — 如:“计算工资”、“获得库存 量”、…

四 类 语 句

判断句 — 如果 条件 则 动作A 否则 就动作B 循环语句 —— 如:“直到……为止”、…… 复合语句

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2015-5-31

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(五)处理逻辑说明
1. 结构式语言

例:用户订货处理的说明。

如果 欠款时间≤30天 如果 需要量≤库存量 则 立即发货 否则 先按库存量发货,进货后再补发 否则 如果 欠款时间≤100天 如果 需要量≤库存量 则 先付款再发货 否则 不发货 否则 先付欠款
安徽建筑工业学院 管理学院 邵晓宇 2015-5-31 72

(五)处理逻辑说明
2. 判断树

用树型结构分析并描述各种条件组合出的方 案,以及每种方案下所采取的决策。 条件11 … 决策1 条件1 条件12 … 决策2
决策名 条件2 条件13



决策3

……

……

……

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条件n

……

条件n1
2015-5-31 条件 n2

… …

决策i
73

决策m

(五)处理逻辑说明
2. 判断树

例:用户订货处理的说明。 说明:用T表示欠款时间,用Qn表示需求量,用 Qw表示库存量。
Qn≤Qw T≤30 用户订 货处理 Qn>Qw Qn≤Qw

立即发货

先按库存发货 进货后再补发

30<T≤100

先付款再发货

Qn>Qw
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不发货
74 先付欠款

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T>100

(五)处理逻辑说明
3. 判断表
用数学的方法在表格中分析并描述各种条件组合出的方 这里写的每一个条件都 案,以及每种方案下所采取的决策。

条件1 条件2 条件
……

必须是最基本的条件,即每 Y Y Y …… 一个条件都只能取值:真 YY)或假( Y 各种条件组合 N N) …… ( 出来的方案
Y √ N √ √ Y …… ……

行动1

可能采取 行动2 的行动 ……

每种方案对应采 …… 取的行动
……
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(五)处理逻辑说明
3. 判断表
规 欠款时间≤30

例1:用户订货处理的说明。
则 1 2 3 4 5 Y Y N N N



欠款时间>100 件 需求量≤库存量 应 采 取 的 行 动
立即发货 先按库存量发货,进货后再补发 先付款再发货 不发货

N N Y N N Y N — Y N
√ √ √ √
2015-5-31

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先付欠款



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(五)处理逻辑说明
3. 判断表

例2:用判断表描述企业材料库存控制过程。 假设条件可分三个方面考虑,即材料的 库存情况、是否已订货和订货是否会迟到; 可能采取的行动有:取消订货、要求订货延 期、什么也不做、催订货、订一次货和紧急 订货 6 种。
安徽建筑工业学院 管理学院 邵晓宇 2015-5-31 77

库存量≥极限量

Y Y
库存模型

Y (五) 处理逻辑说明 库存量≥订货点量 Y
库存量>最低储备量 3. 判断表 库存量 极限量 订货点 最低储备量
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N Y

N N Y

N N N

实际库存曲线

78 时间

条 件

规 则 库存量≥极限量 库存量≥订货点量

库存量>最低储备量
是否已订货 订货是否迟到 取消订货

1 2 Y Y Y Y Y Y

3 4 5 N N N Y Y N Y Y Y

6 N N Y

7 N N Y

8 N N N

9 N N N

Y N Y N Y — — — — Y √ √ √ √

Y N Y N N — — —

应 采 取 的 行 动

要求订货延期 什么也不做



催订货 订一次货
紧急订货
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七、实体关系图
(Entity-Relationship Diagram)

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(一)基本概念
实体关系图对组织或业务领域的实体 (Entities) 、关联 (Association) 及数据元素 (Data Elements)提供概念性逻辑结构的描述。 实体都具有自己的属性,很多实体与实体之 间还存在着一定的联系,这些联系可以归纳为以下 三种:

一对一(1:1)

一对多(1:N)

多对多(M:N)

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(二)实体关系图(E-R图)
1. E-R图中的基本符号: 用矩形框表示实体:

用鼓形框表示实体的属性:

用菱形框表示实体间的联系:
安徽建筑工业学院 管理学院 邵晓宇 2015-5-31 82

(二)实体关系图(E-R图)
例:某教学管理系统E-R图 编号 姓名 教师 M 授课 课程号 课程名 N 课程 课时 职称 学号 姓名 学生 M 学习 N 课程 成绩
出生日期

籍贯 职务

性别

性别

学分
安徽建筑工业学院 管理学院 邵晓宇

分E-R2015-5-31 图

83

(二)实体关系图(E-R图)

教师 M 授课 合并 N N 课程

学生 M 学习

安徽建筑工业学院 管理学院 邵晓宇

2015-5-31 总E-R图

84

? 现有一个配件管理关系模式 WPE(仓库号,仓库 名,配件号,配件名,配件数量,职工号,职工 名,职工级别,职工工龄),有以下条件 ? a.一个仓库有多个职工。 ? b.一个职工仅在一个仓库工作。 ? c.每个仓库里一种型号的配件由专人负责,但一 个人可以管理几种配件。 ? d.同一种型号的配件可以分放在几个仓库中。 ? 将这个关系化为满足3NF的关系,并画出相关实 体的实体关系图。

安徽建筑工业学院 管理学院 邵晓宇

2015-5-31

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1. 系统分析的目的和任务是什么? 2. 系统的逻辑模型与物理模型有何不同 ?各是在哪个

阶段建立的? 3. 初步调查的调查内容有哪些? 4. 我们应在哪几个方面进行可行性分析? 5. 管理业务的调查包括哪几项调查? 6. 了解一个实际部门的某项管理业务,绘制它的业 务流程图。 7. 收集一个实际部门的有关资料,绘制出原系统的 数据流程图,编写数据字典和复杂处理的处理逻 辑说明。 8. 在上述调查的基础上,绘制相应的实体关系图。
安徽建筑工业学院 管理学院 邵晓宇 2015-5-31 86

THE END

安徽建筑工业学院 管理学院 邵晓宇

2015-5-31

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