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采购合同管理制度0918


江苏其元集团采购合同管理制度

《采购合同管理制度》 采购合同管理制度》
一 总则 1.0 目的
为了规范采购合同签订的管理,降低采购风险,最大限度维护企业利益,特制定本管理制度。

2。0 适用范围。
本制度适用于生产原辅料、外协加工、设备、工装模具、办公用品等采购单价 100 元(含)和采购 交易金额 10

00 元(含)以上的单项采购。小额零星采购项目直接由部门总经理或受总经理委托的 合同签署代理人正式签署采购单即可!

3。0 权责划分。
1.各部门总经理或其授权人负责合同签订的批准。 2.各事业部采购计划:常备材料由生产管理部门制定;预备材料由物料管理部门制定;非常备材 料由使用部门制定。 3.采购部负责合同条款的商讨和合同的履行跟踪。 4.合同审计部门负责对合同签定和执行的合理性进行审核监督!

二、合同拟定、审批和签署 合同拟定、
1.合同拟订。 1.1.合同拟订必须在进行供应商调查和询价、比价、议价的基础上进行。 1.1.1 采购部门应调查主要材料的市场与行情,并建立厂商资料,作为采购及价格审核的参考。 1.1.2 采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目,提供市场行情资料,作为材料存 量管理及核决价格的参考。 1.1.3 采购人员接获“请购单”后应依请购案件的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商 提供的资料,除经核准得以电话询价之外,另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。 1.1.4 若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者,采购经办人员应检附资料并于 “请购单”上予以证明,经主管核发后,先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。 1.1.5 对于厂商的报价资料经整理后,经办人员应深入分析后,以电话等联络方式向厂商议价。 1.1.6 采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件,应立即先行询价、议价,待接到请购 单后优先办理。 1.1.7 如属新品开发“试车检验”的采购条件,采购经办人员应于“请购单”注明与厂商议定的 付款条件呈核。 1.1.8 采购人员询价完成后,送“请购单”附呈三家以上报价单(供应商名称,生产/销售许可证, 营业执照,联系人,电话,公章等)及详细询价或议价结果及拟订“订购厂商” “交货期限”与“报 价有效期限”经主管审核,并依请购核决权限呈核。 1.2.采购人员根据对方资信情况,起草符合本制度规定的采购合同。 1.3.企业采购合同采用统一的标准格式和条款,依据不同物品的特性各由事业部门总经理会同法 律顾问共同拟定;应至少包括但不限于以下内容: 1.3.1.交货地点、方式。 1.3.2.交货期。 1.3.3.包装要求。 1.3.4.规格、特性指标。对于有特殊品质要求或内在性能较为复杂的设备或非标准件等,必要 时签订技术协议书。 1.3.5.验收:供应商应严格遵守合同约定,按期、如数、保质于指定地点交货。

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1.3.6.标识要求:对不同批次混用可能导致品质问题或带来生产不便的货品,应要求明确标识, 以便进行区分管理。 1.3.7.不合格品处理。 (1)不合格品应由供应商取回,并由企业另定期限补齐。 (2)鉴别不合格品时所产生的人工费用由供应商承担。 (3)企业降低验收水准接受供应商的货品时,货款应酌情折让。 (4)因货品不合格所产生的一切损失及费用由供应商负担。 1.3.8.保密条款:供应商不得泄露企业订购物品或估价的零件、材料规格、数量、货物及其他 业务机密。 1.3.9.付款方式。 (1)应尽量采用货到后每月按特定时间段付款的方式; (2)如采取付定金 %,货到付 %,验收合格在一个月后付 %的方式,原则上定金不超过 %,最 后一笔款在 %以上。 (3)款到发货的方式应尽量避免,不得已时也应以此为条件争取折扣。 2。合同审批。 2。1.部门采购计划申请人将拟订的合同初稿交相关部门审核并使之提出建议。 2。2.公司副总负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见。 2。3.公司合同审计部门负责对合同内容条款的合法性和合理性进行审查并提出审查意见。并负责 对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见。审查作业中,若发现异 常情况,审查部门应立即通知有关部门处理。 2。4.公司总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同 进行审阅并签署意见。 2。5.公司采购部根据公司总经理的审查意见修改合同文本,并将总经理审查意见、合同签署相关 附件等文件再次报送审查后,由公司总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式签署合同。 3。采购作业方式:除一般采购作业方式外,采购部门可依材料使用及采购特性,选择下列一种最 有利的方式进行采购: 3。1 集中计划采购:凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利者,可核定材料项目, 通知各请购部门依计划提出请购,采购部门定期集中办理采购。 3。2 长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大宗的材料,采购部门应事先选定稳定的供应商, 议定长期供应价格,呈准后通知各请购部门依需要提出请购,此后以每一采购单作为合同附件的方 式进行交易。 4、采购合同归档管理: 采购合同经公司总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式签署盖章生效后,采购经办人员返还 供应商一份,并以电话或传真确定交货(到货)日期;其余三份,一份交集团总裁审阅后经财务总监 转财务部门留存;一份交各部门采购部门遵照执行;合同正本交档案室存档备查。

三 合同履行
1 合同履行。 1。1.合同生效即具有法律约束力,公司必须按合同约定全面履行规定的通知、协助、保密等义务。 1。2.在合同履行过程中,合同承办单位应对合同的履行情况做详细、全面的书面记录,并保留相 关原始凭证。如合同履行困难,必须及时向相关参与合同管理的部门通报和报告相关公司领导。 1。3 物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”(其免填“材料检验报 告表”部分,应由部门副总级以上主管在送货单签字确认品质没有问题)送采购部门,经与发票核 对无误,于翌日前由主管核章后送财务部门。财务部门应于结帐前,办妥付款手续。

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1。4 材料须待试车检验者,其订立合同部分,依合同规定办理付款,未订合同部分,依采购部门呈 准的付款条件整理付款。 1。5 短交应补足者,请购部门应依照实收数量,进行整理付款。 1。6 超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款,否则仅依订货数付款。 2 合同变更。 严格按照合同约定维护公司权利和履行相关义务。在合同履行中出现下列情况之一,执行机构应及 时报告公司,并按照国家法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。 2。1.由于不可抗力致使合同不能履行的。 2。2.由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定的义务。 2。3.因情况变更,致使我方无法按约定履行合同,或虽能履行但会导致我方重大损失的。 2。4.其他合同约定的或法律规定的情形出现。 3 合同发生纠纷时,会同法律顾问与合同对方协商解决,协商不成需进行仲裁或诉讼的,协助法律 顾问办理有关事宜。

采购合同的管理 四 采购合同的管理
1 各部门采购人员负责设置合同文本签收记录。记录内容包含合同签定时间、供应商、规格、订单 量、订单金额、预定交期、包装方式等资料。 2 每周由各部门采购人员书面统计当月累计签定采购合同总量;已交量、未交量等;并报告预计影 响合同交付的困难等! 3 采购合同按年、月、按装订成册,保存一年以作备查。 4 采购合同保存两年以上的,各部门采购人员应将其中未付款或有欠款单位的合同清理另册保管, 已付款合同报部门总经理批准后作销毁处理。

五 附则
1 本制度由集团办公室审计监督部门负责制定、解释及修改。 2 本制度经董事长批准后实施,未尽事宜适时修订,增补亦同。 3 附件:《采购合同审计笺》

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