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EC-ERP产品需求说明书


EC‐ERP 说明书? ?
目录?
1? EC‐ERP 产品说明?......................................................................................................................?2? 1.1? 产品定义?................

.......................................................................................................?2? 1.2? 适用客户?.......................................................................................................................?2? 1.3? 系统涉及的岗位与角色说明?.......................................................................................?2? 1.4? 产品亮点?.......................................................................................................................?3? 1.5? EC‐ERP 产品模型?..........................................................................................................?3? EC‐ERP 功能说明?......................................................................................................................?4? 2.1 数据同步(即 API)?..........................................................................................................?4? 2.1.1 订单与库存的同步?..................................................................................................?4? 2.2 订单中心? ............................................................................................................................?4? . 2.2.1 角色说明? .................................................................................................................?4? . 2.2.2 信息查看? .................................................................................................................?4? . 2.2.3 订单调度? .................................................................................................................?6? . 2.2.3 订单确认? .................................................................................................................?8? . 2.2.4 单据管理? ...............................................................................................................?11? . 2.2.5 售后服务? ...............................................................................................................?12? . 2.2.6 财务(付款、退款)?............................................................................................?18? 2.2.7 管理员? ...................................................................................................................?20? . 2.3 发货中心? ..........................................................................................................................?22? . 2.3.1 角色说明? ...............................................................................................................?22? . 2.3.2 单据打印? ...............................................................................................................?23? . 2.3.3 校验(单据+商品)?..............................................................................................?24? 2.3.4 出库(发货)? .......................................................................................................?25? . 2.4? 采购管理? .........................................................................................................................?26? . 2.4.1? 角色说明? ..............................................................................................................?26? . 2.4.2? 采购管理? ..............................................................................................................?26? . 2.4.3 入库环节? ...............................................................................................................?29? . 2.4.4 采购退货? ...............................................................................................................?31? . 2.4.5 仓库管理? ...............................................................................................................?32? .

2?

? ? ? ?

1 EC-ERP 产品说明
1.1 产品定义
EC‐ERP,是帮助卖家管理订单和建设组织架构的业务处理平台,科学的订单处理 流程树, 使多人分岗位多角色协同处理订单, 帮助卖家提高后端运营效率降低后 端运营成本。? ?

1.2 适用客户
1. 2. 3. 4. ? ? 多销售前端的电子商务企业? 做电子商务的传统企业? 代运业务的企业? 业务量日订单超过 50 单以上,需分岗位,分角色流协作处理业务?

1.3 系统涉及的岗位与角色说明
名词? 系统管理员? 接单员? 订单调度员? 订单确认员? 售后服务人员? 财务(订单)? 仓库单据打印员? 仓库备货员? 仓库校验员? 仓库打包员? 仓库发货员? 仓库退货收货人员? 仓库质检人员? 说明? 系统管理员,分配权限? 给登陆店铺的买家提供商品导购及信息查询? 任务分派及订单处理组任务协调? 确认订单信息正确:如配送信息、确认货品货存,确认发货仓库? 与客户协调, 对售后内容进行申核和补充, 同时对于已经质检的商品 进行退换货类型确认和通知财务退款? 确认订单付款、确认订单退款? 打印单据(拣配单、发货单、快递单)及将单据匹配订制在一起? 根据拣配单去仓库拿货和配货? 检查发货商品的数量与重量是否与系统匹配? 封装校验完成的包裹与贴快递单? 二次校验及将封装后的包裹分类并移交给快递公司? 收取退回的货物,录入退回货物的快递信息? 退回货品的质量检验,提供质检的结果及入库类型?

采购管理员? 入库人员? 财务(采购)? ?

供应商维护、商品编辑、库存补货、采购订单管理? 采购入库、入库取消、入库退货? 确认采购付款、入库赊账单结算、采购退款确认?

1.4 产品亮点
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 支持多销售平台的订单、库存数据联通 提供按岗位、角色进行业务分工协作,并可提供精确的绩效考核数据 支持 CSV、EXCEL 等格式数据的导入与导出 内置完善的从提交申请到退换货处理的售后服务信息跟踪及处理方案 提供单据的批量打印及可视化编辑 内置出库校验功能,使商品准确发货 随时了解商品补货需求,了解库存供货情况,提高客户满意度。 打破账套管理限制,采购账款单据联动,内部结算账目清晰。 库存水平动态控制,以销订购,及时提醒补货计划。 入库控制多样选择,人工入库、条码入库随意切换。

1.5 EC-ERP 产品模型

? ? ?

2 EC-ERP 产品功能说明
2.1 数据同步(即 API) 2.1.1 订单与库存的同步?
功能简介 i. 新建订单详细信息同步到 EC-ERP ii. 销售平台的预占库存下载以 EC-ERP iii. 已经发货的快递公司与快递单号更新到销售平台 iv. EC-ERP 中的最大可购买量库存数据同步 订单同步内容详细

2.2 订单中心 2.2.1 角色说明?
名词? 系统管理员? 接单员? 订单调度员? 订单确认员? 售后服务人员? 财务? ? 说明? 系统管理员,分配权限? 给登陆店铺的买家提供商品导购及信息查询? 分派订单处理权限,使订单确认组或组员可以处理订单? 确认订单信息正确:如配送信息、确认货品货存,确认发货仓库? 对售后服务申请的内容进行申核和补充的人员, 同时对于已经质检的 商品进行退换货类型确认和通知财务退款? 确认订单付款、确认订单退款?

2.2.2 信息查看?
功能详细 1. 按状态显示所有订单:未付款、已付款、待发货、已发货、已完成、已退款、已作 废、已取消

2. 按订单号、来源店铺、会员名称、收货人、电话号码、发货区域搜索订单 3. 按商品名称与货号搜索商品,显示内容:货号、货品名称、规格、仓库名、库位、 数量(最大/实际) 操作

? ? UI

订单列表页?

订单详细?

库存查看?

?

2.2.3 订单调度?
功能详细 4. 系统自动将订单分派给已经建立好的订单处理小组或组员,异常情况下手工分配 5. 订单列表分类显示:未分派订单(n) 、已分派长(n) 、全部订单(n) 6. 高亮度显示长时间确认订单 7. 可根据条件对订单进行搜索 操作

? ? UI

订单列表页?

订单详细?

订单调度?

工作流程图?

成功登录系统 打开订单调度界面

有无未分派 有 选择未分派订单



有无长时间未确认 有 是否重新分派 是



全部分派



选择订单确认组 选择订单 分派 选择订单确认组

分派

2.2.3 订单确认?
简要说明: 对订单信息进行审核和确认? 功能详细 1. 处理人员可查看所有订单,可操作所属订单处理组的订单 操作:查看订单、确认订单、取消订单、售后申请提交、异常订单 注:确认订单界面可选择发货仓库、快递公司、配送信息编辑 2. 搜索(普通搜索、组合搜索) :支付方式、收货人、收货人电话、收货人 E-Mail、 分公司,会员名称、淘宝 ID、旺旺账号、拍拍 ID、QQ 号、商品编码、商品名称、 快递单号、快递公司、订单状态。 ? 操作

? UI

订单列表?

订单详细界面?

?

订单确认界面(编辑发货信息)?

订单确认界面(商品选择发货)?

操作流程图?

2.2.4 单据管理?
简要说明 退货单、发货单、退款单、付款单单据管理? 功能详细 发货单:在货品已发货后,系统生成发货单? 退货单:在 EC‐ERP 售后服务中的收货界面录入快递信息后,系统生成退货单? 退款单:财务点击退款按钮,录入退款信息并点击确认后系统生成退款单? 付款单:财务点击付款按钮,录入付款信息并点击确认后系统生成付款单,若为先款后 货即时到账的,第三方支付平台在反回支付成功的状态后,系统自动生成付款单? 盘点损益汇总表? 付款单查询? ? 赊购单查询? ? 采购退款单查询? ? 单据作废? ? 采购结算统计表? UI

a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. ?

单据管理?

?

2.2.5 售后服务?
简要说明 售后服务申请的审核和确认商品的退换货在订单确认中心, 退回商品的收货和质检在订 单处理中心。 名词解释 名词? 退换货收货库? 终端平台? 终端用户? 用户? 系统? 退货总数量? 角色说明: ? 名词? 申请审核员? 说明? 1. 审核申请的商品是否可以退回和退回货品寄回的地址? 2. 确认退回并已质检的货品的退换货类型? 3. 确认退款详细,提交退款详情? 收取退回的商品, 查看是否按要求寄回商品, 录入退回货物的快递信 息和商品? 退回货物的质量问题检查? 说明? 线下存放售后服务中退回货品的地方? EC‐ERP 连接的 b2c、b2b、淘宝店等等? 各终端平台提交售后服务申请的会员? 售后服务人员(包含了申请审核员、收货员、质检员)? EC‐ERP(订单确认中心、订单处理中心)? 核对最终质检的商品总数是否和应退回的商品总数相等?

收货员? 质检员?

注:角色与实际操作人并不是一对一的,会存在一个人身兼多角色,一个角色身兼多权限? ? 功能详细 1.1 EC-ERP 下载终端平台的售后服务申请到订单确认中心的售后服务申请审核中,售 后服务人员审核申请,确认用户是否可以把所申请的商品退回售后服务中心质检 1.2 同意退回货物,申请审核人员给用户留言,告诉终端用户退回货物的寄回地址并要 求用户寄回货物的同时寄回发货单 1.3 货物退回后,收货员根据根据售后服务申请的内容,首先确认终端用户是否按要求 寄回,然后录入寄回的快递信息和退回货品的货号。若未按要求寄回,线下电话和 申请审核员沟通。收回的货物放入虚拟的退换货收货库

1.4 质检人员在退换货收货库中拿出同一订单同一申请的所有货物,对每一个货品进行 质检,并录入质检的结果。 1.5 审请申请员根据质检界面清算售后服务中的费用(退款、折旧价、快递费、差价) 和终端用户沟通后,确认货品的退换货类型,根据退换化类型提交退款申请和发货 请求 ? 操作

申请审核和退换货类型确认(客服中心)?

终端用户退回货品的收货(仓库)?

退回货品的质检(仓库)?

UI

售后服务列表?

?

售后服务申请详情?

退换货类型确认?

退货收回?

质检?

质检类型配置界面?

工作流程图

? ? ?

2.2.6 财务(付款、退款)?
简要说明: 确认付款,确认退款? 业务规则 1. 一张订单可以有多张付款单 2. 应收金额 = 0,付款单的状态为未付款 3. 0 < 应收金额 < 实收金额,付款单的状态为部份付款 4. 应收金额 = 实收金额,付款单的状态为已付款 5. 将退货申请中的退款的订单单独罗列出来,退款信息读取在退货申请界面已经录入 的信息 6. 退款单是在退款后生成,生成的退款单需要绑定到订单中,且订单实收金额需要减 去退款的金额 7. 搜索:支付方式、支付账号、支付人、收货人、收货人电话、收货人 E-Mail、分公 司、会员名称、淘宝 ID、旺旺账号、拍拍 ID、QQ 号、商品编码、商品名称、快递 单号、快递公司、订单状态。 操作

UI 付款列表?

?

? 详情界面?

? ? 付款窗口?

? 退款窗口?

?

2.2.7 管理员?
简要说明: 添加操作员,并将操作员与岗位、角色绑定? 业务规则 1. 可添加操作员并编辑信息,并将操作员与相应发角色绑定? 2. 可添加角色并编辑信息,并将各界面权限与角色绑定? 3. 订单处理中心人添加管理员时需要能与仓库绑定? 4. 可添加订单确认小组与订单确认人员,并且订单确认小组可与订单来源平台绑定? 5. 可对订单来源平台、仓库进行管理? ? 操作

UI 控制面版

操作员列表

添加操作员

角色管理

角色添加

?

2.3 发货中心 2.3.1 角色说明?
名词? 单据打印员? 备货员? 校验员? 说明? 单据打印(拣配单、发货单、快递单、发票、录入快递单号)? 根据拣配单去仓库拿货和配货? 检查单据和商品信息是否匹配?

发货员? 退货收货人员? 质检人员? ?

打包、移交商品给快递公司、包裹重量的录入? 收取退回的货物,录入退回货物的快递信息? 退回货品的质量检验,提供检验的结果?

2.3.2 单据打印?
简要说明: 处理发货单列表? 业务规则 1. 单据的打印:拣配单、发货单、发票、快递单(需在系统中录入快递单号) 2. 所有的单据可多次打印,若出现 n+1 次打印,需要弹出框提醒 3. 若订单确认中心选择的快递公司不可到达用户所在区域,则可在此更改快递公司 4. 若无法正常配货或发货,则将发货单打回“订单确认中心”做异常订单处理,同时 需要填写备注 5. 系统货品库存量不足的情况下,仍可以继续发校验,出库操作 6. 可导出导入运费表格,批量录入快递费 7. 可搜索:订单来源、订单号、发货单号、收货人电话、收货人 E-Mail、会员名称、 淘宝 ID、 旺旺账号、 拍拍 ID、 号、 QQ 商品编码、 商品名称、 快递单号、 快递公司、 订单状态 操作

UI 联合打印

打印快递单界面

录入快递单号界面

2.3.3 校验(单据+商品)?
简要说明:

快递单号录入系统后,单据和商品数据流到此处? 业务规则 1. 扫描订单号,显示“扫描入的订单”所生成的且属于校验员所在仓库的发货单的配 送信息,正确后点击下一步,显示发货商品和数量,扫描货品号,所配货品和数量 与发货单信息一致,则点击下一步扫描入快递单号,若快递单匹配成功,校验完成 2. 所有扫描入的信息与系统中的不一致或者查询不到,弹出提示框提示 3. 在扫描货号时, 初始状态下, “需要扫描数 = 发货单的发货数量” 、 “未扫描数 = 需 要扫描数 - 已扫描数” 4. 不能正常发货,扫描订单号,在显示出来的界面中显示“打回发货单”按钮。 5. 若不能正常发货,点击打回发货单功能,填写备注后,发货单中的商品被打回订单 确认中心重新分派 操作
校验

校验员

打回发货单

UI

扫描货品号与快递单号

2.3.4 出库(发货)?
简要说明: 校验成功后商品和单据数据会流到此处? 业务规则 1. 扫描快递单号,系统匹配发货单信息,匹配后的信息不需要显示在界面上 2. 录入实际包裹重量后系统提交,系统根据实际重量和算法获得实际快递费。 3. 快递单和包裹重量提交后,发货单状态变更为已经发货,仓库消减库存,消减订单

确认中心总库存

操作

操作说明 用户:扫描快递单号,录入包裹重量 系统:计算实际的递费用,记录到系统中,变更发货单状态为已发货,消减仓库货品库 存,消减订单确认中心总库存 UI

? 中心的互联,可以记录和查询会员交易记录进行整合 ? ?

2.4 采购管理 2.4.1? 角色说明?
名词? 采购管理员? 入库人员? 财务? ? ? 说明? 供应商维护、商品编辑、库存补货、采购订单管理? 采购入库、入库取消、入库退货? 确认采购付款、入库赊账单结算、采购退款确认?

2.4.2? 采购管理?
功能详细 1、提供商品信息的编辑、商品规格编辑。? 2、提供供应商信息的编辑,呈列供应商所供应的商品,供应商品的历史价格;显示供应

商的预付款和往来账查询。? 3、补货提醒,可呈现用户设定库存维持水平下的补货,根据补货清单可分供应商生跳转 到已编辑好的采购单。? 4、可进行商品采购,可根据现购、赊购选择方式的不同实现采购单制单,入库单制单。? 操作

UI

供应商信息?

?

商品信息?

?

补货提醒?

? 提示:当对补货列表进行供应商筛选,则出现生成采购单功能操作按钮,实现相应货品的采 购。?

?

采购订单?

?

操作流程图?

?

2.4.3 入库环节?
功能详细 1、提供传统入库和条码入库两种方式选择? 2、条码入库应设置条码入库功能键值。? 3、入库后的商品可进行入库退货? 操作

UI

传统入库?

条码入库?

提醒:上图条码入库的确认入库功能是通过扫描特定值“99999995”完成的。 “99999995” 是默认值,可以在系统工具中自定义修改。?

?

入库退货?
?

操作流程图?

Y

?

2.4.4 采购退货?
功能详细 1、入库前的采购退货通过采购终止完成。? 2、入库后的采购退货通过入库退货完成。? ? UI

采购终止?

?

入库退货?

? ?

2.4.5 仓库管理?
功能详细 1、货位资源查看,维护功能在系统工具。? 2、库存表查看。? 3、盘点表? UI

货位资源查看?

? 货位资源可在系统工具下进行信息维护,在系统初始化的时候,即应维护完成。?

?

库存表?

?

?

盘点表?

? 盘点表可自定义导出,导出后进行线下盘点,成功后通过导入更新系统库存。?

?


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