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水利水电档案管理手册


草拟公文应当做到: (档案管理手册第一部分综合档案管理)
(一) 符合国的法律、 法规及其他有关规定。 如提出新的政 策、规定等,要切实可行并加以说明。 (二) 情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清 楚, 直述不曲, 字词规范, 标点正确, 篇幅力求简短。 (三) 公文的文种应当根据行文目的、 发文机关的职权和与 主送机关的行文关系确定。 (四) 拟制紧急公文

, 应当体现紧急的原因, 并根据实际需 要确定紧急程度。 (五) 人名、地名、数字、引文准确。引用公司应当先引标 题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日 期应当写明具体的年、月、日。 (六) 结构层次序数,第一层为“一” 、第二层为“ (一), ” 第三层为“1.” ,第四层为“ (1)。 ” (七) 应当使用国家法定计量单位。 (八) 文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。 使用国际组织外文名称或其缩写形式, 应当在第一次 出现时注明准确的中文译名。 (九) 公文中的数字, 除成文日期、 部分结构层次序数和在 词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作 为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数 字。

项目竣工文件的编制(第二部分科技(建设项目)档案管理)
一、竣工文件编制要求 (一)项目施工及调试完成后,施工单位、监理单位应根据 工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项 目竣工文件。 (二)竣工文件由施工单位负责编制,监理单位负责审核。 主要内容有:施工综合管理文件、测量文件、原始刻录及质 量评定文件、材料(构、配件)质量保证书及复试文件、测 试(调试)及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程 说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。 (三)根据国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表及 建设项目实际情况,进一步惧所缺少的重要文件;文件数量 未满足合同或协议规定份数的,应按要求复制补齐。 (四)对施工文件、施工及设备技术的准确性和更改情况进 行核实,并按要求修改谨补充标注到相应的文件上。 (五)与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与 竣工图编在一起,也可以单独组卷,但应由项目主管部门或 建设单位作出统一规定。 (六)凡为易褪色材料(如复写纸、热敏纸等)形成的并需 要永久和长期保存的文件,应附一份复印件。 二、竣工图编制要求 (一) 、各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目,

在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位负责 编制。如行业主管部位规定设计单位编制或施工单位委托设 计单位编制竣工图的,应明确规定施工单位和监理单位的审 核和签字认可责任。 (二) 、竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位,真 实反映项目竣工验收时的实际情况。 (三)按施工图施工没有变动的,由竣工图编制单位在施工 图上加盖并签署竣工图章。 (四)一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更,可在 原图上更改,加盖并签署竣工图章。 (五)涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及 图面变更面积超过 35%的,应重新绘制竣工图。重绘图按原 图编号,末尾加注“竣”字,或在新图图标内注明“竣工阶 段”加盖并签署竣工图章。 (六)同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入 竣工图中,但应在图纸目录中列出图号,指明该图所在位置 并在编制说明中注明;不同建筑物、构筑物应分别编制。 (七)建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面 图和综合管线竣工图。 (八)竣工图图幅应按 GB/T 10609.3 要求统一折叠。 (九)编制竣工图总说明及各专业的编制说明,叙述竣工图 编制原则、各专业目录及编制情况。

三、竣工图的更改方法 (一)文字、数字更改一般是杠改;线条更改一般是划改;局 部图形更改可以圈出更改部位,在原图空白处重新绘制。 (二)利用施工图更改,应在更改处注明更改依据文件的名 称、日期、编号和条款号。 (三)无法在图纸上表达清楚的,应在标题栏上方或左边用 文字说明。 (四)图上各种引出说明应与图框平行,引出线不交叉,不 遮盖其他线条。 (五)有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的,应 在修改变更处进行杠改,当更改内容较多时,可采用注记说 明。 (六)新增加的文字说明,应在其涉及的竣工图上作相应的 添加和变更。 四、竣工图章的使用 (一)竣工图章内容、尺寸如图所示。单位:mm
编制单位

竣 工 图
编制人 技术负责人 编制日期

监理单位名称

监理人

(二)所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。 竣工图章中的内容填写应齐全、清楚,不得代签。 (三)行业主管部门规定由设计单位编制竣工图的,可在新 图中采用竣工图标,并按要求签署竣工图标。竣工图标的内 容格式由行业统一规定。 (四)竣工图章应使用红色印泥,盖在标题栏附近空白处。 (五)竣工图的审核 1、竣工图编制完成后,监理单位应督促和协助竣工图编制 单位检查其竣工图编制情况,发现不准确或短缺时要及时修 改和补齐。 2、竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变 更、施工及质检记录相符合。 3、竣工图按单位工程、装置或专业编制,并配有详细编制 说明和目录。 4、竣工图应使用新的或干净的施工图,并按要求加盖并签 署竣工图章。 5、一张更改通知单涉及多图的,如果图纸不在同一卷册的, 应将复印件附在有关卷册中,或在备考表中说明。 6、国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目,外 方提供的竣工图应由外方签字确认。

项目文件的整理与归档
一项目文件的整理

(一)建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家 有关规定, 并按档案管理的要求, 由文件形成单位进行整理。 (二)建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文 件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件,应根据文 件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理。 (三)勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件,应 按项目或专业整理。 (四)施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理;检查 验收刻录、质量评定及监理文件按单位工程整理。 (五)设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单 位整理;现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣 工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处 理文件由施工单位整理。 二、项目文件的组卷 (一)组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点,保持 卷内文件的有机联系;分类科学,组卷合理;法律性文件手续 齐备,符合档案管理要求。 (二)项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、 结构、专业组卷;项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、 电梯、消防、环保等顺序组卷;设备文件按专业、台件等组 卷;管理性文件按问题、时间或项目仗义执言性、基础性、 竣工验收文件组卷;监理文件按文种组卷;原材料试验按单

项工程 、单位组卷。 (三)案卷及卷内文件不重份;同一卷内有不同保管期限的 文件,该卷保管期限从长。 三、案卷与卷内文件的排列 (一)管理性文件按问题、时间或重要程度排列。 (二)施工文件按管理 、依据、建筑、安装、检测实验刻 录、评定、验收排列。 (三)设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试 和运行维修等顺序排列。 (四)竣工图按专业、图号排列。 (五)卷内文件一般文字在前,图样在后;译文在前,原文 在后;正件在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后。 四、案卷编目 (一)卷内文件页号的编写 卷内文件有书写内容的页面均应编写页号;页号编写单 面书写文件在右下角;双面书写文件,下面在右下角,背面 在左下角;图页号编写在右下角,或标题栏外右;成套图样或 印刷成册文件,不必编写页号;各卷之间不连续编页号。 (二)卷内目录的编制 卷内目录包括的内容如下: ——序号, 应用阿拉伯数字从 1 起依次标注卷内文件的顺序, 一个文件一个号;

——文件编号,应填写文件文号或图样的图号,或设备、项 目代号; ——责任者,应填写文件形成部门或主要责任者; ——文件题名,应填写文件标题全称; ——日期,应填写文件形成日期; ——页号,应填写每份文件首尾页上标注的页号; ——备注(需要时填写) 。 (三)案卷封面和脊背的编制 案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式,主要内 容如下: ——案卷题名,应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包 括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称 等;项目名称应与批准的原立项、设计(包括代号)相符;归 档外文资料的题名及主要内容应译成中文; ——立卷单位,应填写文件组卷部门或项目负责部门; ——起止日期,应填写卷内文件形成的起止日期; ——保管期限,应依据有关规定填写组卷时划定的保管期 限; ——密级,应依据保密规定填写卷内文件的最高密级; ——档号,应依据建设单位提供的项目档案分类编号方案, 填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。 案卷脊背,应填写保管期限、档号和案卷关键词。

案卷封面及脊背的档号,暂用铅笔填写;移交后由接收单位 统一正式填写。 (四)卷内备考表 ——卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数,不同载体文 件的数量(见示例) ,说明组卷情况,如立卷人,检查人, 立卷时间等; 示例:文字材料 20 件,100 页,照片 10 张,附图 1 张。 ——卷内备考表排列在卷内文件之后; ——互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的 档案保管单位的档号,并注明其载体形式。 五、案卷装订要求 (一)文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式; 图纸可不装订,但同一项目应统一。 (二)案卷内不应有金属物。 (三) 单份文件装订时, 应在卷内每份文件首页右上方加盖、 填写档号章。档号章内容有:档号、序号。 (四)外文资料应保持原来的案卷及文件排列左右为顺序、 文号及装订形式。 六、卷皮、卷内表格规格及制成材料 (一)卷皮一般采用卷盒、卷夹两种。其外表规格为 310mm ×220mm,厚度分别为 10mm、20mm、30、40、50mm,用牛皮 纸板双裱压制。

(二)案卷内封面、卷内目录、备考表的尺寸为 297mm× 210mm。 (三)卷盒和卷内表格印制应清晰端正。 七、声像材料整理 声像材料整理时应附文字说明,对事由、时间、地点、人物、 作者等内容进行著录。 八、项目文件的归档 (一)建设单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建 设项目完成后,将经整理、编目后所形成的项目文件按合同 规定的要求,向建设单位档案管理机构归档。 (二)根据基本建设程序和项目特点,归档可按阶段分期进 行,也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣 工验收文件一并归档。 (三)归档文件应完整、成套、系统。应记述和反映建设项 目的规划、设计施工及竣工验收的全过程;真实记录和准确 反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符、技术数 据可靠、签字手续完备;文件质量应符合要求。 九、项目文件的归档审查 施工单位在项目竣工文件收集、编制和整理后,应依次由竣 工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确 情况和案卷质量进行审查或三方会审;经建设单位确认并办 理交接手续后连同审查刻录全部交建设单位档案管理机构。

十、项目文件的归档时间 除受委托进行项目档案汇总整理外,各施工承包单位应在项 目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档;有尾工 的应在尾工完成后及时归档。 国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表 长期:16-50 年
序号 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 2 2.1 归档文件 可行性研究、任务书 项目建议书及其报批文件 项目选址意见书及其报批文件 可行性研究报告及其评估、报批文件 项目评估(包括借贷承诺评估) 、论证文件 环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复 设计任务书、计划任务书及其报批文件 设计基础文件 工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘 察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说 明 地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要 设备安装测量定位观测记录 水文、气象、地震等其他设计基础资料 设计文件 总体规划设计 方案设计 初步设计及其报批文件 技术设计 施工图设计 技术秘密材料、专利文件 工程设计计算书 关键技术试验 设计评价、鉴定及审批 项目管理文件 征地、移民文件 征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书 建设前原始地形、地貌、状况图、照片 施工执照 永久 永久 永久 长期 永久 永久 永久 永久 永久 永久 长期 永久 永久 永久 永久 永久 永久 长期 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 长期 长期 长期 长期 长期 永久

短期:5-15 年
保管期限 建设单位 施工单位 设计单位

2.2 2.3 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 4 4.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4

永久 永久

长期 长期

4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.2.6 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5 4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 5 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5

计划、投资、统计、管理文件 有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、 实施计划和调整计划 概算、预算管理、差价管理文件 合同变更、索赔等涉及法律事务的文件 规程、规范、标准、规划、方案、规定 招标文件审查、技术设计审查、技术协议 投资、进度、质量、安全、合同控制文件 招标投标、承发包合同协议 招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件 投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书 和投标澄清文件、修正文件 开标议程、开标大会签字表、报价表,评标纪 律、评标人员签字表、评标刻录、报告 中标通知书 全责谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同 变更文件 专项申请、批复文件 环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规 划等文件 水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文 件 原料、材料燃料供应等来源协议文件 施工文件 建筑施工文件 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会 审纪要 施工组织设计、方案及报批文件,施工计划、 施工技术及安全措施、施工工艺文件 原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复检单 建筑材料试验报告 设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核 定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘 录等 施工定位(水准点、导线点、基准线、控制点 等)测量、复核记录、地质勘探 长期 长期 长期 长期 永久 长期 长期 长期 长期 长期 永久 长期 长期 长期 永久 长期 长期 永久 长期 长期 长期 长期 长期 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期

5.1.6 5.1.7 5.1.8 5.1.9 5.1.10 5.1.11

永久

长期 长期 长期

土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图、 永久 桩基工程记录、地基验槽记录 施工日记、大事记 隐蔽工程验收记录 各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测 记录、事故处理报告 工程质量检查、评定 永久 永久 永久

长期 长期 长期

5.1.12 5.1.13 5.1.14 5.1.15 5.1.16 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5

技术总结、施工预、决算 交工验收记录证明 竣工报告、竣工验收报告 竣工图 声像材料 设备及管线安装施工文件 开工报告、工程 技术要求、技术交底、图纸会 审纪要 长期 永久 永久 永久 长期

长期 长期 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期

施工组织设计、 方案及其报批文件、 施工计划、 长期 技术措施文件 原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单 建筑材料试验报告 设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部 件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联 系单、备忘录等 焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 隐蔽工程检查验收记录 强度、密闭性试验报告 设备、网络调试记录 施工安装刻录、安装质量检查、评定、事故处 理报告 系统调试、试验记录 管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录 管线标高、位置、坡度测量记录 中间交工验收刻录证明、工程质量评定 竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算 竣工图 声像材料 电气、仪表安装施工文件 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会 审纪要 长期 长期 长期 永久

5.2.6 5.2.7 5.2.8 5.2.9 5.2.10 5.2.11 5.2.12 5.2.13 5.2.14 5.2.15 5.2.16 5.2.17 5.3 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 5.3.5

永久 永久 长期 长期 长期 长期 短期 长期 永久 永久 永久 长期

长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期

施工组织设计、 方案及其报批文件、 施工计划、 短期 技术措施文件 原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单 建筑材料试验报告 设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部 件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联 系单、备忘录等 系统调试、整定记录 绝缘、接地电阻等性能测试、校核 长期 长期 永久

5.3.6 5.3.7 5.3.8 5.3.9

长期 长期

长期 长期 长期

材料、 设备明细表及检验刻录、 施工安装刻录、 永久 质量检查评定、事故处理报告 操作、联动试验 短期

5.3.10 5.3.11 5.3.12 5.3.13 5.3.14 6 6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3

电气装置交接记录 中间交工验收记录、工程质量评定 竣工报告、竣工验收报告 竣工图 声像材料 监理文件 施工监理文件、资料 监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及 批复 施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材 料报审 施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措 施审核,施工进度、延长工期、索赔及付款报 审 开(停、复、返)工令、许可证、中间验收证 明书 设计变更、材料、零部位、设备代用审批 监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、 指示,来往函件 工程材料监理检查、复检、实验记录、报告 监理日志、监理周(月、季、年)报、备忘录 各项测控量及复核文件、外观、质量、文件等 检查、抽查记录 施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工 安全事故报告 工程进度计划、实施、分析统计文件 变更价格审查、支付审批、索赔处理文件 单元工程检查及开工(开仓)签证、工程分部 分项质量认证、评估 主要材料及工程 投资计划、完成报表 设备采购、监造工作监理资料 设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划 市场调查、考察报告 设备制造的检验计划和检验要求、检验刻录及 试验报告、分包单位资格报审表 原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告 开动、复工报审表、暂停令 会议纪要、来往文件 监理工程师通知单、监理工作联系单 监理日志、监理月报 质量事故处理文件、设备制造索赔文件

短期 永久 永久 永久 长期 建设单位 长期 长期 长期 长期

长期 长期 长期 长期 长期 监理单位 长期 长期 长期 长期

6.1.4 6.1.5 6.1.6 6.1.7 6.1.8 6.1.9 6.1.10 6.1.11 6.1.12 6.1.13 6.1.14 6.2 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.2.5 6.2.6 6.2.7 6.2.8 6.2.9

长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期

长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期

6.2.10 6.2.11 6.3 7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 8.9 8.10 9 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 9.10 9.11 9.12 9.13 9.14

设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结 算审核文件 设备采购、监造工作总结 监理工作声像材料 工艺设备文件 工艺说明、规程、路线、试验、技术总结 产品检验、包装、工装图、检测记录 设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质 量合格证明 设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品 备件单 设备图纸、使用说明书、零 部件目录 设备测绘、验收刻录及索赔文件 设备安装调试、测定数据、性能鉴定 科研项目 开题报告、任务书、批准书 协议书、委托书、合同 研究方案、计划、调查研究报告 试验记录、图表、照片 实验分析、计算、整理数据 实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明 书 实验装置规程、安全措施、事故分析 阶段报告、科研报告、技术鉴定 成果申报、鉴定、审批及推广应用材料 考察成果、重要课题研究报告 涉外文件 询价、报价、投标文件 合同及其附件 谈判协议、议定书 谈判记录 谈判过程中外商提交的材料 出国考察及收集来的有关材料 国外各设计阶段文件及设计联络文件 各设计阶段审查议定书 技术问题来往函电 国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说 明书等随机文件

长期 长期 长期 建设单位 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 永久 永久 永久 永久 永久 永久 长期 永久 永久 永久 短期 永久 永久 长期 长期 短期 永久 永久 永久 永久 长期 施工单位

长期 长期 长期 设计单位

国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票、 短期 保险单证明 设备开箱检验刻录、商检、海关及索赔文件 国外设备、材料的防腐、保护措施 外国技术人员现场提供的文件材料 永久 短期 长期

10 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7 10.8 10.9 10.10 11 11.1 11.2 11.3 11.4 12 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 12.7 12.8

生产技术准备、试生产文件 技术准备计划 试生产管理、技术责任制 开、停车方案 设备试车、验收、运转、维护记录 试生产产品质量鉴定报告 安全操作规程、事故分析报告 运行记录 技术培训材料 产品技术参数、性能、图纸 工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检 测记录 财务、器材管理文件 财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资 统计 工程 概算、预算、标底、合同价、决算、审计 及说明 主要材料消耗、器材管理 交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、 递延资产清册 竣工验收文件 项目竣工验收报告 工程 设计总结 工程 施工总结 工程 监理总结 项目质量评审文件 现场声像文件 工程审计文件、材料、决算报告 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期 永久 永久 短期 短期 短期 短期 长期 短期 长期 短期 短期 永久 短期

环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、 永久 档案等验收审批文件

12.9

竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名 册、签字、验收备案文件

永久

长期

长期

12.10

项目评优报奖申报材料、批准文件及证书

长期

长期


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