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Microsoft Word2007邮件合并批量制作带图片档案方法


Microsoft Word2007 邮件合并批量制作带图片档案方法(4567 图解)

微软 OFFICE WORD 系统中的邮件合并功能,是很多熟练使用 WORD 的朋 友比较喜欢的一种实用工具,它不仅可以批量制作各种文档,还可以制 作批量带图片的文档,当然,带图片的要比不带图片的麻烦一些。而笔 者使用了 2003 和 2007,比较发现 2007 比 2

003 更为实用,当然中间也 有小的 BUG,下面笔者就将近来自己制作单位打印机档案的过程以图解 的方式写出来,以供大家共同学习研究,希望通过这篇文章帮助需要这 方面信息的朋友们,简化繁杂的工作,为简便的工作。 1、首先我们以 EXCEL2007 建立一个 EXCEL 文档,建立上你需要的 “字段”,如下图,我建立了“ID、PringIMG、品牌、型号......”等 需要的字段,其中:"PringIMG"字段为图片所以的路径,这里特别提醒, 图片的路径中需要使用如下的格式:“D:\\信息档案 \\PrintIMG\\1600KIII.JPG”这里的“\”路径符号,必须使用“\\” 这种格式,而路径,以你的实际路径为准,这里显示的是我的例文使用 的路径。如果路径中的“\”不变更成“\\”,那么将会出错,这一点 很重要。建立好 EXCEL 文档后,在这些字段中输入相应的信息,以备显 示使用。如下图:

注意:在 EXCEL 数据源中,第一行被默认当作字段名称,所以我们 在建立 EXCEL 表时,必须保证符合这个要求,不然在我们接下来建立 WORD 和 EXCEL 表格之间的链接时会出错。

2、使用 MS WORD2007 建立一个新文档,或者打开你已经建立好的 文档,这个文档就是你未来输出打印时需要的样子,也就是你要打印的 文档的模板,而全部 EXCEL 数据表中的数据,将通过套用这个模板实施 打印。以得到你需要的效果,具体模板的样子,你可以根据自己的需要 制作,这个部份不单独讲解,因为 WORD 文档制作大家都会,所以我直 接进入本文的重点,在大家建立好的文档中应用“邮件合并”功能,实 现图文输出。 当我们建立好 WORD2007 文档后, 我们就可以建立“邮件合并”了, 在 WORD2007 中,已经把“邮件合并”功能单独提到了菜单中,可见微 软是多么重视这个功能,也看得出使用者对这个功能的喜好程度。 我们单击菜单栏上的“邮件”标签,进入“邮件合并”子菜单,如 下图, 这时我们需要做的是先建立 WORD2007 文档与 EXCEL2007 文档 (就 是我们开始时建立的 EXCEL 文档)中间的数据链接关系。

单击“邮件”子菜单中的“开始邮件合并”, 点击下面的子项“邮 件合并分步向导”,打开“邮件合并分步向导”。

3、这时在窗口右侧导航栏中,会出现“邮件合并”向导列表,在 “选择文档类型”中我们使用默认选项“信函”,然后选择“下一步 正在启动文档”。如下图:

4、在接下来的“邮件合并”导航“选择开始文档”中依然使用默 认选项,这里需要说明的是:“你的模板文档处于打开状态,并且是当 前的文档。”,然后再选择“下一步 选取收件人”。如下图:

5、在这一步中,我们除了保持“选择收件人”中使用默认的“使 用现在列表”外,还要点击“浏览”选择我们事先制作的 EXCEL 文档, 以建立 WORD 和 EXECL 之间的链接。这个“浏览”位置如图所示,在中 间的位置上。 点击“浏览”后,会打开如下图左侧显示的“我的数据源”对话 框,我们鼠标左键单击“我的数据源”窗口右侧的向下箭头,打开文档 选择器,找到我们文件存放的位置,并找到指定文档,如我们的例文中 的文档存放在“D:\信息档案\计算机档案数据.xls”,那么我们就指向 D 盘,并找到“信息档案”打开这个文件夹,找到“计算机档案数 据.xls”,而后,点击窗口下方的“新建源”按钮。

6、这时,屏幕会弹出数据源中要求“选择表格”的窗口,这时我 们会看到我们先前建立的 EXCEL 表格中的文档名称,我的文档名是: “PCFILES”,那么我就指向这个名称,然后单击“确定”按钮。

7、确定后,会弹出“邮件合并收件人”窗口,显示出我们先前建 立的 EXCEL 电子表格中的全部内容, 并在每条信息前显示有一个“复选 框”,如果这里显示的数据有您不需要的数据,您可以去掉前面的复选 框,当然,也可以删 EXCEL 电子表格中的相应记录,这个工作由您自己 决定,这里显示的全部数据,将是你未来需要打印的数据,这一点要清

楚。当查看无疑问时,单击单击“确定”按钮。

8、到这里实际上我们就已经建立上了“邮件合并”,而向导剩下 的步骤可以越过,直接进入我们刚才建立的文档,来实现我们“邮件合 并”的关键步骤,建立 WORD 文档项目与 EXCEL 数据之间的对应关系。 在这里,我们会看到在“邮件”菜单中,很多的项目从先前的灰色不可 操作,到现在,已经变成了彩色,可以操作的状态了,这说明我们建立 的链接成功了。这时我们就可以按照事先建立的 WORD 文档中的相应位 置插入相对应的“合并域”,我们先将光标,停在一处要插入数据的位 置上,比如:我们将光标停在要插入 ID 的位置上,然后,我们单击“邮 件”子菜单中的“插入合并域”按钮上,这时会自动弹出下拉菜单,显 示出我们 EXCEL 电子表格中相对应的字段名, 我们可以将光标停在第一 行的“ID”上,单击选中即可。这里显示的就是 EXCEL 电子表格中第一

行的字段名,这也是我们为什么要将第一行设置成字段名称的原因所 在。 特殊说明:在下图中“自动检查错误”上面显示的“1”代表现在 的数据是 EXCEL 电子表格中的除首行字段所在行的第一条记录, 也就是 说,我们可以通过点击左右的三角按钮,可以同步显示数据表中的任何 数据在当前 WORD 中的显示,这样也可以起到校验我们建立文档正确性 的作用。具体的大家可能通过实际操作,做一下测试。

9、我们逐个添加完非图片区的字段后,剩下的工作就是如何建立 文档中的图片链接, 因为正常情况下“邮件合并”不支持直接插入图片 链接,但是“邮件合并”也给了我们解决这个问题的方法。下面我们就

开始插入图片到我们已经建立的 WORD2007 文档中,具体的建立方法如 下,如下图: 插入图片的原理:我们在要插入图片的位置,插入一个域,通过域 来调用 EXCEL 数据源中的图片地址,再通过域将这个地址解析成图片。 具体操作如下: 将光标停在要插入图片的位置, Ctrl+F9,插入域, 按 这时我们会看到一对“{ }”,在闪烁,我们在闪烁的光标位置输入 “ INCLUDEPICTURE" " ” (不含外面的中文双引号) INCLUDEPICTURE" , " 后面使用的是英文状态下的双引号,如果不加这个英文下的双引号, 会造成生成的文档中图片解析地址错误。然后,将光标停在英文双引号 中间,再次点击“插入合并域”,选中图片所在的字段,我这里用的图 片存放字段是“PCIMG”。选中后,我们可以按“F9”,显示插入的域, 看一下我们是否插入图片成功,如果成功,我们点击保存,保存文档。 这一步一定要做,否则如果出错,我们就得从新制作。

10、保存后,我们可以选中图片,按“Shift+F9”,来检查我们插 入的图片地址, 这时我们会发现, WORD2007 自动为我们的在引号内插入 了如下图中所示的:“{MERGEFIELD "图片字段名称"}”,这个就是 WORD2007 与 WORD2003 不一样的地方,在 WORD2003 中 MERGEFIELD 显示 的字段名的后面,而且,我们插入的域一但保存了,就将被转化成绝对 地址,这也就是很多朋友在使用 WORD2003 制作带图片的邮件合并文档 时,生成新文档后,图片全是一个,而不能更新成对应的图片的原因所 以,而在 WORD2003 中,在英文双引号中插入“邮件合并域”后,不能 保存,而是需要直接生成新文档,才能正确解析 EXCEL 图片路径字段中 的图片信息, 然后通过, 使用“CTRL+A”全选新生成的文档, 再按“F9” 刷新域,才能够显示正确的图片加对应的文档。而在 WORD2007 中,保 存后,也可以正确解析图片地址,不会出现 WORD2003 中的图片显示出

错的情况。

11、下图显示的就是插入“INCLUDEPICTURE" " ”时,如果后面没 有英文的双引号,时,就会提示下图中的信息,无法显示图片。

12、当我们操作正确后,我们就可以通过“邮件”菜单中的“预览 结果”按钮,来查看我们插入的图片是否正确。

特殊说明:为了显示的图标一致,我们最好使用其它的制图软 件,将图片制作成相同规格的图片,这样显示起来会更美观,比在这里
设置尺寸要美观得多,而不会出现,显示图片变形等情况。 13、当我们全部设置完成后,验证正确无误,保存后,我们就可以 使用“邮件”菜单中的“完成并合并”按钮,来完成我们“邮件合 并”,将我们的文档保存在一个新的文档中,这一步是必须的,不然我 们一次只能在现在的窗口打印一条记录,如果记录很多,那么我们就必 须的有人执守, 而我们生成新的文档后, 就可以一次性生成若干条记录, 生成新的文档中支持生成全部,也可以生成指某页到某页,如从第一页 到第十页等等。生成新的文档后,我们一定要进入下列操作,不然显示 的图片可能全都是第一个图片。

最后我们需要做的是:使用“CTRL+A”全选新生成的文档,再按 “F9”刷新域,这样就可以显示全部的正确的图片和对应的文档了,这 时我们在点击保存,将新生成的文档另存为你需要的名称,这样你就可 以在任何时间来输出打印这些文档了。 到这里,我们的带图片的通过邮件合并功能制作的档案就完成了。 图文并茂,方便实用。

在使用邮件合并功能时需要注意的地方: 1、插入图片域时必须使用“CTRL+F9”,不能直接通过键盘插入 “{}”,直接输入是无效的。 2、 WORD2007 和 WORD2003 有所不同, 所以 WORD2007 插入图片在 EXCEL 表中的路径“邮件合并域”后,WORD2007 可以保存,而 WORD2003 保存 后会丢失“邮件合并域”,所以 WORD2007 可以保存后再生成新文档, 并打印输出; WORD2003 必须在未保存的前题下进行“生成新文档”, 而 这样才能够得到正确解析的图片地址,这一点大家一定要清楚。必要的 话可以多做几次测试,就可以了。 3、无论是 WORD2007 还是 WORD2003,生成新文档后,都需要使用 “CTRL+A”全选新生成的文档,再按“F9”刷新域,这样就可以显示全 部的正确的图片和对应的文档。


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