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如何简单整理家庭档案


如何简单整理家庭档案

杨俊生 (广州市公安局海珠区分局)

摘要:家庭档案的整理可以概括为简单地分类,简单地整理, 简单地保管三句话。在整理家庭档案过程中要注意持之以恒,要注 意随时补充,要教育家庭成员注意利用原则。

关键词:家庭档案

整理

问题

随着

人民群众生活水平的提高,精神生活也在不断地丰富。日 常生活中,人们发现家里多了很多平时用得着但又不知如何管理的 诸如各类证书、购买物品的发票、各种说明书、病历、书信甚至书 画或照片、录像带等东西。随着档案知识的普及,他们想到了用档 案管理的方法来管理这类东西,这就产生了现在称为家庭档案的一 类新型档案。 当前对家庭档案管理的研究非常丰富,从家庭档案的定义到家 庭档案的分类,到家庭档案的整理归档、日常保管等等都有涉及。 但笔者认为家庭档案不同于一般机关或企事业单位的档案,后者有 专人管理,每一项工作都可以按照专门的档案管理的原则来开展。 而家庭档案存在于每一个家庭当中,不同的家庭有不同的管理者,
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作为家庭档案的管理者可能是大学教授、可能是机关干部、可能是 路边的小贩、也可能是工厂外来工,其文化水平、管理水平或对档 案的理解和能投入整理家庭档案的时间自然千差万别。所以笔者认 为,家庭档案的管理不应只是在我们档案工作者当中自娱自乐的一 项活动,而应该作为普罗大众,深入到千家万户的一项文化活动, 家庭档案的管理规范和操作手册应该简明扼要、通俗易懂,符合大 多数人的管理水平,甚至应省略一些档案管理应有的程序,使档案 整理过程简单化,而不能过于卖弄高深,过于形式,过于理论化。 1 如何简单地整理家庭档案 可以概括为三句话:简单地分类,简单地整理,简单地保管。 1.1 简单地分类 家庭档案内容极为丰富,涉及面很广,而且由于家庭结构不同, 家庭成员经历不同,家庭档案的类别也不尽相同。但是,每个家庭 成员肯定有工作、学习、生活的经历,少不了注意健康和财富,所 以每个家庭肯定有几类东西,那就是:财产类档案、健康类档案、 工作学习类档案和照片音像类档案。 财产类档案包括家庭收入支出账目、存折、股票等各类投资交 易证卡、有价证券、工资条、水电费支出记录、保险凭据、借据、 合同契约、贵重物品清单和发票、各种家用电器的说明书、保修卡、 维修单等。 健康类档案包括病历、诊断书、医疗保健卡、各类检查的报告、 表格、结果、住院记录、疫苗接种和药物过敏记录、家庭成员意外
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伤害记录以及医院处方、饮食禁忌等。 工作学习类档案包括工作笔记、文章及著作手稿、工资资料、 奖励材料、学习笔记、作业、升学考试材料、学习成绩单、毕业证 等。 照片音像类档案包括包括家庭成员各个时期的照片,结婚、寿 庆、旅游观光、聚会娱乐等活动形成的录像带、光盘、电脑软盘等 资料。 而上述概括未尽的档案,可以归为其他类别。这样简单的分类, 对于一般人来说均能明白接受。 1.2 简单地整理 对于纸质材料,应展开抚平,大于 A4 的才折叠保管,破损的可 进行修补,然后按同一小类装入纸质档案袋或塑料文件袋,如购物 发票一袋、病历一袋、说明书一袋、重要证件一袋等等,材料多的 可分多袋,袋子表面以简要文字表明内装何物。装好袋的档案就可 按上述 5 个类别分别装入大号的档案盒或塑料文件盒,盒背以简要 文字表明内装何物。 对于照片类档案,只需以每一项活动为一组照片分好,每组照 片前写明该项活动的时间、地点、人物、内容,按时间顺序排列装 入家用照片簿。底片则以整筒为单位,放在该底片涉及的第一组照 片处。对于数码照片则按每一项活动分别建立文件夹,照片说明以 文本文件格式存于该文件夹内,以 8 位日期号码加上表明该项活动 内容的简要文字为文件夹名,以年为单位分别刻录光盘保存。
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对于录像带和光盘档案,可以直接以小标签贴于录像带盒和光 盘面,以表明该录像带和光盘的时间、地点、人物、内容等。 一般来说,家庭档案的总量不会很多,经过上述整理后的档案, 由于档案盒上均有简要文字表明内装何物,打开柜门就一目了然, 可以迅速查找到需要的材料。对于划分保管期限、编号、编目等程 序就可以省略了。 1.3 简单地保管 家庭档案没必要按机关档案一样要求放在专用的档案箱柜甚至 专用的库房,最实用的保管方式是将家庭档案按类别排放在避免阳 光直射的书柜一角,再放上樟脑丸等防虫药,如果条件允许,还可 以在柜内放置防潮物品。当然重要的家庭档案如房产证、存折之类 可以另外锁起来存放。 2 整理家庭档案中应注意的问题 2.1 要注意持之以恒。 很多人刚整理家庭档案时都会很有兴趣,毕竟是自己家里的东 西而不是工作上的东西,整理起来总觉得比较轻松。但整理过程中 由于要收集的材料比较多,有些烦琐,兴趣便降下来了,逐渐地整 理工作就停下来了。所以我们要明白家庭档案内容非常丰富,整理 工作并非一朝一夕可以完成,而要持之以恒,以点滴之功,有时间 就整理一点,最后总是可以完成的,关键是不能停。 2.2 要注意随时补充。 家庭档案整理完成并非一劳永逸,因为家庭成员还在不断参加
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社会活动,产生新的材料,这些材料必须随时补充到家庭档案中去, 以利于查找和避免日子长了以后遗忘。 2.3 在利用家庭档案中还要教育家庭成员注意利用原则。 如用后应放回原来位置,注意保护原件不能损坏等。不然在利 用过程中将档案弄乱了、弄丢了,或者放错位置了,将前功尽弃, 不得不重新整理。

参考文献: 1. 蒋卫荣:家庭档案及其管理, 《中国档案》2003 年第 12 期 2. 荆绍福:家庭档案建立的可能性与必要性, 《中国档案》2003 年第 12 期

作者简介:杨俊生,男,广州市公安局海珠区分局科员,联系 地址:广州市同福中 368 号,邮政编码:510220,电话:83117740, 电子信箱:yang_js@126.com

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