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文件和资料控制程序


文件和资料控制程序 YG/EMS/OHSMS4.4.5-2-2005

版本:第 1 版

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1.目的 对公司内的文件进行控制,确保相关部门得到及时有效的版本。 2.范围 适用于与环境和职业、健康、安全管理体系有关的文件和资料的控制(包括外部提 供的有关文件和资料) 。 3.职责 3.1 综合管理部负责文件和

资料的发放、回收、销毁、保存及作相关记录;负责编制并 及时更新?受控文件清单?。 3.2 手册由综合管理部编写,管理者代表审核,总经理批准。 3.3 程序文件由各部门编写,综合管理部审核,管理者代表批准。 3.4 作业指导书由各部门编写,本部门负责人审核,管理者代表批准。 3.5 综合管理部负责组织相关部门对现有体系文件进行评审。 3.6 各部门指定专人负责部门环境、职业健康安全管理体系有关文件的收集、整理和归 档等。 4.程序 4.1 文件的分类和编号 4.1.1 文件和资料的分类 a.手册、程序文件和相关作业指导书; b.检查、监测、追踪调查文件; c.外来文件; d.其他类(包括组织结构图、培训计划、合格供方名录、管理方案等) 。 4.1.2 文件和资料的编号 a.手册、程序文件采用如下编号方法: 手册编号:YG/EMS/OHSMS 版本号:第一次制定为 A,第二次制定为 B… 公司代号 YG 管理体系程序编号:标准条款号-管理手册中的文件章节号-年号 4.1.3 文件和资料的编写与审批。 4.1.3.1 手册由综合管理部组织编写,管理者代表审核,总经理批准。 4.1.3.2 程序文件由相关部门编写,综合管理部主任审核,管理者代表批准。 4.1.3.3 作业指导书由相关部门编写,本部门负责人审核,管理者代表批准。 4.1.3.4 文件的发放 文件批准后,要求文件领用人在?文件发放回收记录?上签收。 4.1.5 文件和资料的更改文件更改时,由更改申请者填写?文件更改申请单?,经原审批 部门批准后进行更改,并将更改后的正稿及相应的?文件更改申请单?交至综合管理部, 由综合管理部按原发放清单进行发放,同时收回相应作废文件,在?部门文件发放记录? 上作相应记录。 4.1.6.1 文件和资料的保存及销毁由综合管理部分发的体系文件正本由综合管理部统一 保存并做好受控标识,各部门负责保存带有受控标识的文件,并做好内部使用文件的标 识工作。文应有序的加以保存以便存取和查询。 4.1.6.2 综合管理部负责编制并及时更新?受控文件清单?,以反映全公司文件版本最新 状况,各部门负责编制本部门的?部门受控文件清单?每半年向综合管理部上报一次。 4.1.6.3 综合管理部发出的文件如宣布作废,由综合管理部统一销毁,并作好销毁记录。 各部门内部使用文件由各部门负责销毁。如需留做资料应加盖“作废”文件标识,以确 保使用有效的文件版本。 4.1.7 外来文件的控制 4.1.7.1 外来文件和资料作为公司内各项活动的依据时,需经管理者代表批准,交综合 管理部统一编号留存备案,分发做好签收记录,其余外来文件和资料由相关部门自行编 号管理,交综合管理部备案。

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4.1.8 文件的管理 4.1.8.1 公司内的文件以书面形式为主。 4.1.8.2 任何人不得在受控文件上乱涂乱改,不准私自外借,确保文件的清晰、整洁和 完好。 4.1.8.3 综合管理部半年对文件进行一次全面检查,检查各类在用文件和资料的有效性, 发现问题及时进行处理。 4.1.8.4 公司内部运作及外部法律、法规及标准变更时,应及时更改相应的体系文件。 4.1.8.5 每年管理评审前综合管理部组织对现有体系文件进行定期评审,必要时予以修 订,关于发布前再次批准。 5.相关文件 受控文件清单 记录清单 6.记录 文件发放的配置表 01-A 部门文件发放记录 02-A 文件更改申请单 03-A 文件销毁申请单 04-A 外来文件确认表 05-A

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文件发放的配置表
配置部门
序 号 文件名称 版本 号
总 经 理 管 代 综 合 管 理 部 项 目 管 理 部 设 计 咨 询 部 监 理 咨 询 部

0101-A

市 场 营 销 部

财 务 部

编制/日期:

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文件发放记录
文件名称 文件编号

02-A

版 本 发 放 收文签 日期 号 号 名

备注

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文件更改(申请)通知单
文件名称 文件页数 更改原因: 生效日期 文件编号 版本号

03-A

更改前:(可附页)

申请人/日期: 更改后:(可附页)

审批意见:

审批人/日期: 通知部门:

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文件销毁(保留)申请单
文件名称 文件编号 版本号 份数

04-A

销毁/保留

审批/日期

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外来文件确认单
文件名称 文件编号 审批人 审批日期

05-A

备注

7

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受控文件清单
序号 文件名称 文件编号
版 本 生效日期 号

批准人

备 注

编制/日期 :

审批/日期:

8


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