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合肥学院财会类档案工作规范


合肥学院财会类档案工作规范
为了加强我院财会类档案 (以下简称财会档案) 工作的业务建设, 不断提高财会档案的质量和科学管理水平, 更好地为学院建设发展服 务, 并为考核财会档案工作提供依据, 《中华人民共和国档案法》 根据 , 财政部、国家档案局《会计档案管理办法》 ,原国家教委《普通高等 学校档案管理方法》 ,以及《中华人民共和国会计法》等法律、法规、 规章的规定,

结合我院实际情况,特制订本规范。 一 财会档案的收集和归档 1、确定财会档案归档范围的原则 (1)归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料,必须 对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 (2)归档的财务文件材料,必须反映财务、管理、会计活动的 全过程,保证完整、准确、系统。 (3)归档的财会文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其 有机联系,充分考虑财会档案的类型特点。 2、归档的主要内容和重点 (1)归档的主要内容包括综合管理,会计凭证、会计帐簿、会 计报表、工资清册等方面。具体范围见附件一、 《财会类档案归档范 围和保管期限表》 。 (2)归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有 长期保存价值的文件材料。 3、不归档的文件材料 (1)上级有关财务的普发性(非专指我院) 、不办的文件; (2)未定稿的文件 (3)重份文件及其他单位发来的文件; (4)未生效的合同、协议、单据; (5)无查考利用价值的一般性、临时性的文件; (6)与院外单位交换来的材料(可作资料保存) 。

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4、形成积累 (1)学院财会部门领导在制定财会计划时,要向会计经办人员 布置形成财会材料的任务,确定本部门的兼职档案员。 (2)财会部门的兼职档案员,要督促会计承办人员,做好平时 材料的收集、积累,注意材料的完整、系统和准确。 (3)学院档案部门应了解会计业务,监督、指导、检查财会部 门的档案业务工作。 5、整理组卷 (1)学院财会部门及各独立的经济实体单位,均为一个立卷部 门,分工归口立卷。 (2)坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则,财会部门兼 职档案员负责将积累的文件组卷成册,向学院档案部门移交。 (3)遵循会计核算材料的形成规律和特点,保持其有机联系, 便于保管和利用的组卷原则, 将归档的会计核算材料收集齐全、 完整, 并根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量,保管期限分别整理组 卷。 (4)按照会计年度时间进行组卷,不同年度的会计核算材料不 能放在一起立卷。 (5)财会部门及各独立经济实体单位将各种记帐凭证按时间顺 序整理,组成一卷或多卷,每卷不超过 200 页,厚度为 2cm 为宜。 (6)案卷封面应逐项按规定填写清楚,标题要简明确切地反映 案卷内材料内容,包括责任者,内容和文件类型、名称,用钢笔或毛 笔书写,字迹工整、清晰。 (7)卷内目录表应用于永久、定期保管的案卷,按规定格式填 写,用钢笔或毛笔书写,禁止使用圆珠笔、铅笔。 (8)编写页号,每卷页号均从 1 开始,位置在有书写文字的页 上非装订线一侧的下角。 (9)对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证,应单独立卷, 由档案部门保管到结清债权、债务时为止。
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(10)备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出等需要 说明的情况。 (11)卷内文件材料要去掉金属物,对破损的材料要修复。字迹 模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。 (12)案卷采用三孔一线的方法,粗线装订成册。卷内材料以左 下方为齐, 在左侧装订。 若装订线处有重要批注者, 须进行贴边处理。 6、归档验收 (1)院财会部门移交财会档案时间:当年财会档案,在会计年 度终结后可暂由财会部门保管 1~2 年, 期满后的次年 5 月前由财会部 门的兼职档案员, 将应归档的财会档案编制移交目录一式二份送财会 部门领导审核签字后,连同案卷集中向院综合档案室办理移交手续。 (2)院财务部门及各独立经济实体单位移交档案时,必须接受 财务处兼职档案员的业务指导,在交接时,双方必须当面验收归档材 料是否完整、系统、准确,卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。 凡不符合要求者,院财务部门有权拒绝接收,要求限期改正后归档。 (3)院综合档案室接收保管的财会档案,原则上应保持原装, 个别需要拆封重新整理的,应书面说明缘由,经主管领导核准后,会 同财会部门经办人员共同拆封整理,以分清责任。 二 财会档案的管理 1、分类编号 (1)按《高等学校档案实体分类法》进行分类标引,给出检索分类号。 (2)根据财会档案的内容构成和形成特点,编制用于档案号的二级类 目代号简表。 (3)财会类档案档号=年度号+财会档案分类号+案卷号

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案卷号按最下位类目流水。类目下面依内容顺序排列。次序可参 考《合肥学院财会类档案归档范围和保管期限表》 。凭证、报表按年 月顺序、帐簿按总账、日记账、分类账、明细账顺序。 2、编目 (1)院综合档案以案卷为对象登录目录,并编制分类目录、专 题目录等。 (2)每个案卷脊背应贴上有财会档案的标签,其位置距离底边 40 毫米处。 3、保管 (1)案卷入库时,应全面检查账、物、卡是否相符。然后按档 号排列。 (2)库房保管条件和其他技术要求,按《合肥学院档案业务建 设规范》执行。 4、鉴定和销毁 (1)财会档案的鉴定、销毁程序和手续均按财政部和国家档案 局制发的规定及《会计档案保管期限表》和《高等学校档案业务建设 规范》执行。 (2)根据财会档案的历史价值、使用价值,将保管期限分别定 为永久、长期、短期三种,对保管期限已满的案卷应及时组卷鉴定, 决定存毁。 (3)鉴定工作,在院分管档案工作的负责人领导下,由档案部 门和财会部门组成鉴定小组共同实施鉴定工作。 (4)对已经无保存价值的财会档案经院领导批准后,由学院档 案部门和财会部门各派一人监销,监销人在销毁前应认真清点,核对 无误后,在销毁清册上签字盖章,方可进行销毁。 (5)鉴定工作结束后,写出鉴定工作总结。内容包括:小组成 员名单,工作概况,鉴定范围与做法及财会档案保管期限调整,销毁 档案数量。销毁清册一式三份,一份经主管领导审查批准后归档,一 份送上级主管部门备案,一份留财会部门存查。
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(6)院综合档案室在档案销毁后,应及时调整档案柜架,并在 相应的存放地点,检索工具中注明清楚。 三 财会档案的开发利用 1、查阅财会档案的原则 按《合肥学院档案业务建设规范》执行。 2、咨询服务和指导交流 (1)指导利用者查找、利用档案,解答有关问题。 (2)编制各种形式的参考资料,如数据汇编等,积极为利用者 提供服务。 3、建立利用档案效果登记制度,尤其要注意收集利用档案后取 得的社会效益和经济效益, 以促进档案的收集工作, 将实例汇编成册, 印发宣传。 4、积极采用现代化管理手段,大力开发会计档案信息资源,更 好地为学院管理决策工作服务。 四 财会档案工作岗位责任制 1、分管财会工作的院领导职责 (1)组织学习贯彻《档案法》《普通高等学校档案管理办法》 、 和上级档案工作的方针、政策和法规,把财会档案工作列入计划,纳 入学院财会工作议事日程。 (2)定期检查和研究并解决财会档案工作中存在的实际问题。 2、财会部门领导职责 (1)组织编制本部门的财会档案工作计划、规划。 (2)制订管理制度,切实做到把财会档案工作纳入议事日程, 纳入财会管理工作之中,监督承办人员执行。 (3)为本部门的兼职档案人员开展工作提供必要条件。 (4)对经办人员提出要求,定期检查,做到各类会计核算材料 的形成、积累、归档工作与财会工作同步。 3、财会部门的兼职档案人员职责 (1)在部门负责人领导下,协助各会计承办人员做好平时各类
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会计核算材料的收集、积累工作。 (2)将已收集、积累的材料,检查是否完整、系统、准确,然 后按要求进行整理、组卷。 (3)做好暂存放在本部门档案的分类、编目、登记、保管、利 用等工作。 (4)接受学院档案部门的业务指导、监督、检查,并做好交办 的有关档案工作任务。 4、财会部门会计人员职责 (1)按规定做好平时会计核算材料的收集,积累及归档前的保 管工作。 (2)整理本人承担办理的会计档案材料并组卷。 (3)主动配合相关人员做好材料的合并组卷事宜。 5、学院档案部门职责 (1)贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,并 制订本院财会档案工作有关制度。 (2)督促、指导、检查学院财会部门做好财会档案工作。 (3)努力开发财会档案信息资源,积极提供利用,充分发挥其 作用。

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附件一:

合肥学院财会类归档范围和保管期限表
CK11 综合
序号 1 类 目 名 称 上级有关财务会计工作的文件材料 长 期 短 期 长 期 短 期 长期 (25 年) 永 久 永 久 保管期限

(1) 需要长期贯彻执行的 (2) 需要短期贯彻执行的 2 本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复 等文件 3 4 5 6 学校基金管理工作文件 会计档案移交清册 财会档案移交保管清册 财会档案销毁清册

CK12
序号 1 2 3 4 5 预算会计报表

会计报表
保管期限 永久 短期 (15 年) 长期 (25 年) 长期 (25 年) 短期 (15 年)

类 目 名 称 决算报表(含基建综合决算) 年度以上规划表、分配计划、测算表 年度以上各种统计报表(含工资报表) 季度以下各种计划、统计报表

CK13 会计账簿
序号 1 2 3 4 5 总账 预算内账簿(含明细账、分户或登记账) 预算外账簿(含明细账、分户或登记账) 学校专项基金账簿 类 目 名 称 涉及外事会计账簿 保管期限 永久 长期 (25 年) 短期 (15 年) 短期 (15 年) 短期 (15 年)
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日记账 其中:现金、银行存款日记账 固定资产明细账(卡片) (固定资产报废清理后保管 5 年)

长期 (20 年) 长期 (25 年) 短期 (15 年)

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CK14
序号 1 2 3 4 5 6 7 8

会计凭证
保管期限 永久 短期 (15 年) 短期 (15 年) 短期 (15 年) 短期 (15 年) 短期 (15 年) 短期 (15 年) 长期 (25 年)

类 目 名 称 涉及外事的会计凭证 预算内各种原始凭证、记账凭证 预算外各种原始凭证、记账账单 学校基金各种原始凭证、记账凭证 银行存款余额调节表 会计拨款凭证及其他会计凭证 银行对外账单 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

CK15
序号 1 2 3

其他类
保管期限 永久 长期 (25 年)

类 目 名 称 工资发放名册、卡片 工资转移、证明、通知存根 卡片等

各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、 短期 (10 年)

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