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Excel高级教程(珍藏版)


Excel 高级教程

在 Excel 中统计与上报两不误 实现思路 因为在 Excel 中就能实现单元格中数据的动态更新,所以我们只需在 Excel 文档中建立两个 工作表,分别取名为“出勤统计表”和“汇总表”。把要进行数据输入与统计的“学生出勤情况统计 表”建在“出勤统计表”工作表中(如图 1) ,而把作为上报材料的“学生出勤情况汇总表”建在“汇总 表”工作表中(如图 2) 。然后把“学生出勤情况汇总表”与“学生出勤情况统计表”中的有关表格进 行链接,就可实现数据的动态更新了。

如果上报材料除了此汇总表以外还有许多其他文字,只需在“汇总表”工作表中插入 OLE Word 对象即可,这样我们在“出勤统计表”工作表中输入数据进行统计后,马上就可在“汇总表” 中打印上报材料,而无需运动 Word 了。 数据统计的动态更新 其实, 实现单元格中数据的动态更新就是把要实现数据动态更新的单元格与源数据单元格进 行链接,链接方法以“汇总表”中“汉语言”专业的出勤率为例: 1. 打开“出勤统计表”工作表,激活“汉语言”专业的出勤率单元格 H5,进行复制。 2. 打开“汇总表”工作表,激活“汉语言”专业的出勤率单元格 B3,单击[粘贴]按钮,这时粘 贴入单元格里的数据会无效。我们只要单击单元格旁边的“粘贴”图标,选择“链接单元格”(如图 3) 。这时函数编辑框中显示为“=出勤统计表!$H$5”,说明此单元格已与“出勤统计表”工作表中的 H5 单元格进行了链接。

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数据的上报 如果需要上报的“汇总表”中还需输入许多其他文字,如何在“汇总表”工作表中插入 OLE Word 对象呢?这里的 OLE Word 对象实际就是嵌入在 Excel 工作表中的 Word 文档,它可弥补 Excel 对文字处理能力的不足。方法很简单,首先单击菜单中“插入/对象”命令。然后在弹出的“对 象”对话框中的“新建”选项卡里的“对象类型”栏中选择“Micrsoft Word 文档”, 单击[确定]按钮 (如 图 4) 。最后只需在插入的 OLE Word 对象中对文字进行输入并编辑,方法与在 Word 中一样。

如果需要上报的“汇总表”中还需输入许多其他文字,如何在“汇总表”工作表中插入 OLE Word 对象呢?这里的 OLE Word 对象实际就是嵌入在 Excel 工作表中的 Word 文档,它可弥补 Excel 对文字处理能力的不足。方法很简单,首先单击菜单中“插入/对象”命令。然后在弹出的“对象” 对话框中的“新建”选项卡里的“对象类型”栏中选择“Micrsoft Word 文档”,单击[确定]按钮(如图 4) 。最后只需在插入的 OLE Word 对象中对文字进行输入并编辑,方法与在 Word 中一样。

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Excel 中单列表格的打印方法 《中国电脑教育报》2004 年第 23 期 E9 版刊登了“打印 Excel 中的单列表格”一文,介绍利用 Excel 的文件另存与 Word 的查找替换与排版实现 Excel 中的单列表格的打印方法。 其实利用 Excel 自身的公式操作, 也可轻松实现单列表格文本的合成打印。 以横向排列, 逐行显示的 “学生姓名” 列为例,具体操作方法如下: 1. 先在当前表 sheet1 的适当位置选择一列作为数据合成列,如 F 列,并在其下第 2 个单元 格 F2 中输入公式“=F1&&" "&&B2” ,(公式表示在二个姓名之间空 2 格)则 F2 中产生第一个姓 名,选择 F2,利用向下拖动填充句柄的方法将 F2 中公式复制到以下单元格中,直到最后一行, 则以下单元格的内容将会是当前行以前的所有行中的姓名合成。 2. 选择 sheet2 表,在 A1 单元格中输入公式“=TRIM(Sheet1!F49)” ,F49 为 sheet1 表中最后 一人的姓名合成值,即将所有姓名组合复制到 A1 单元格中,然后将 A1 单元格的对齐格式设置 为自动换行,水平方向左对齐,垂直方向上对齐,并适当调整 A 列的宽度。 3. 将 A1 单元格设置为打印区域, 通过打印预览与打印可实现单列文本打印效果的观察与输 出。 利用这种方法操作的优点是两个单元格的内容间隔可根据需要任意设置。同时,通过操作 Excel 打印预览中的页边距线,可迅速任意调整页面上下左右边距,达到合理排版的功能,另外, 对 A1 单元格的内容通过选择性粘贴的复制, 也可将合成后的具体内容在 Word 中加以排版输出。 大家不妨试一试 巧妙删除 Excel 中的换行符 在用 Excel 输入数据时,我们知道按下“Alt+Enter”可以在单元格中实现换行。笔者在管理学籍 时,录入家庭住址时就常用这一招。不过,今天却遇到了一件麻烦事,领导要求把学生的家庭住 址变成一行,也就是要把换行符全部去掉。真是狂晕,如果一个一个去修改,还不把我累死。 静下心来想一想, “解铃还需系铃人” ,Excel 应该会有办法的。捣鼓了一会儿,办法找到了, 也非常简单,方法如下:选定当前列,单击“格式/单元格” ,出现“单元格格式”对话框,单击 “对齐”标签,可以看到中间的“自动换行”是选中的,把它前头面的小勾去掉,就一切 OK 了。
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其实,我们在按下“Alt+Enter”实现在单元格换行时,就是把这个“自动换行”的选项选上 了,现在反过来,也同样可以把它去掉,如此而已。 Execl 中为每页设置行标题 如果不设置每页的表头,则单击“打印预览”按钮,可以看到只有第一页中有表的表头,而其它 的页中都没有; 这样打印出来的表看起来会很不方便, 我们可以通过给工作表设置一个打印表头 来解决这个问题。 方式一: 由于这个功能不能在预览视图中设置, 单击 “关闭” 按钮回到正常的编辑视图, 打开 “文 件”菜单,选择“页面设置”命令,打开“页面设置”对话框(如图 6),单击“工作表”选项 卡,单击“顶端标题行”中的拾取按钮,对话框变成了一个小的输入条,

在工作表中选择数据上面的几行,这时在“顶端标题行”框中会自动输入这个区域的的引用,把 它为表头,单击输入框中的返回按钮,回到“页面设置”对话框,单击“确定”按钮,现在单击 “打印预览”按钮,所有的页中就都标题了。 方式二: 在”文件”--?”页面设置”的”打印标题”区的”顶端标题行”框输入要打印的行标题的引用, 如将第 1 行到第 3 行设为每页的行标题题,就输入$1:$3 即可.

Excel 中日期与时间的快速处理 1、任意日期与时间的输入数字键与“/”或“-”配合可快速输入日期,而数字键与“:”配合可输入时 间:如输入“3/25”,然后回车即可得到“3 月 25 日”。又如输入“9:25”,回车即得到“09:25”。2、 当前日期与时间的快速输入选定要插入的单元格,按下“Ctrl”键与分号键“;”,然后回车即可插 入当前日期。而要输入当前时间,同时按住“Ctrl”键、“Shift”键与
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分号键,然后回车即可。3、日期与时间格式的快速设置如果对日期或时间的格式不满意,可以 右击该单元格,选定“设置单元格格式→数字→日期”或“时间”,然后在类型框中选择即可。 (出 处:赛迪网--中国电脑教育报) 利用 Excel 的函数和筛选功能巧妙分班 1、处理思路 学校大多根据学习成绩进行分班,一般是按总分名次来划分的:比如要分 8 个班,则第 1 名分到 一班、第 2 名分到二班……第 8 名分到八班,接着第 9 名分到八班、第 10 名分到七班……第 16 名分到一班。 2、划分班级 先将学生情况及成绩调入 Excel 工作表中, 按总分降序排列(假设总分在 H 列, 第一名在第三行), 在总分列的右一列(即 I 列)从 I3 单元格开始向下填充 1、2、3……再在其右一列(即 J 列)用公式 算出应分在哪一个班级。 具 体 操 作 如 下 : 在 J3 单 元 格 中 输 入 公 式 “=IF(MOD(I3,2*8)>8,8-MOD(I3,8)+1,(IF(MOD(I3,2*8)=0,1,MOD(I3,2*8))))”, 再在 J 列按公式将每 名学生自动填充上班级号, 每个工作表改名为一班、 二班……在每个班级工作表中复制和原表一 样的表头,在原成绩表中用“自动筛选”按班级号筛出各个班级的学生,并将其复制到相应的各个 班级工作表即可。 小提示:以上公式中的“8”是要划分的班级个数,可以根据班级数的变化而修改,若分成 n 个班 级, 则总公式为“=IF? MOD? I3? 2*n? >n? n -MOD? I3? n? +1? ? IF? MOD? I3? 2*n? = 0? 1? MOD? I3? 2*n? ? ? 。 ” ? 3、打印名单 分好班级后,要把各班级的学生名单打印出来,一个班最好用一张标准纸,可用分栏打印解决班 级人数多的问题。而 Excel 没有专门的分栏打印功能,我就利用 Excel 的公式制作出分栏打印效 果。 具体操作如下:先将某一班级名单按自己要求设置好,如页边距、表头、行高、字体等。在打印 预览中,判断出每页的数据行数 x(所谓数据行,指表头除外的记录行),回到普通视图下,在表 的右边空列中,从第一数据行开始填充自然数序列 1、2、3……假设此列在 K 列,第一数据行为 第 3 行,则在 L3 单元格中填入公式“=mod(int((K3-1)/x),y)”(其中 x 为每页的数据总行数,y 为分 栏的栏数,就分班而言,两栏就够用了),并向下填充整个表。则该列出现了从 0 到 y-1 的数, 即给每行计算出了该行所在的栏号, 复制表头到新的工作表或新建的工作薄中。 在班级工作表中 也用“自动筛选”功能分别筛选出第 0 栏、第 1 栏……第 y-1 栏,并分别复制到新工件表中。 再对各新工作表进行相应的设置,如页边距、表头、行高、字体等,注意不要逐个工作表进行设 置,按住“Ctrl”键,用鼠标单击窗口中需要设置相同内容的各个不同工作表标签,在其中一个工 作表中修改设置,另外的工作表中就能自动修改。所有工作表都设置好后,分栏打印的各班名单 就制作好了,用打印机打印出来便大功告成。 此方法都保留了原表,有利于修改,如要改变班级数、打印栏数、每页行数,只需改变 n、x、y 的值。另外,此方法用的是“自动筛选”功能,也可以用“高级筛选”来完成,大家可以试一试。

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在 Excel 单元格中设置“斜线”效果 表格中出现斜线是经常的事(如图 1), 以前遇到这种情况, 要么把表格导入到 WPS Office 或 Word 中处理,要么就是打印好了之后再用笔加上去。经过一番摸索,终于发现了在 Excel 中设置斜线 的方法。

图1

图 21、实现在单元格中分行的效果:我们首先在单元格中输入“性别”,这时候按 回车键的话,光标就会转到其他单元格中去了,所以必须按住“Alt”键的同时按回车键,光标转 到下一行,接着输入“姓名”,然后再在“性别”前加入若干空格键,即可达到如图 2 的效果。

图 32、在单元格中设置斜线:选择单元格,在 右键菜单中选择“设置单元格格式”,在出现的对话框中选择“边框”标签,进行斜线的设置(如图 3)。

将 Excel 的文本数字转换成数字 在 Excel 中,系统将前面带有半角单引号的数字视为文本对待,而且为了某些需要,用户可以通 过“格式”菜单中的“单元格”命令,将数字设置为文本格式。然而,现在我们却需要把工作表中文 本格式的数字转换成数字,那么以下方法可以一试。 1.一次转换一个单元格 在“工具”菜单上,单击“选项” ,再单击“错误检查”选项卡(一定要确保选中了“允许后 台错误检查”和“数字以文本形式存储”复选框) 。选中任何在左上角有绿色错误指示符的单元 格。在单元格旁边,单击出现的按钮,再单击“转换为数字” 。 2.一次转换整个区域 在某空白单元格中,输入数字“1”。选中该单元格,并在“编辑”菜单上单击“复制”命令。选取
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需转换的存储为文本数字的单元格区域。在“编辑”菜单上,单击“选择性粘贴”。在“运算”下,单 击“乘”。单击“确定”按钮。 3.处理特殊财务数字 一些财务程序显示负值时在该值右边带有负号“-”。要将此文本字符串转换为数值,必须返回 除最右边字符(即负号)以外的所有文本字符串字符,然后乘以“-1”。例如,如果单元格 A2 中 的值为“156-”,那么公式“=LEFT(A2,LEN(A2)-1)*-1”将文本转换为数值“-156”,然后用上面的方 法操作

在 Excel 中快速完成成绩统计查询 每次考试结束之后,最让老师头痛的就是成绩查询了。现在,我们可以利用 Excel 2000 的系统函 数建立一个成绩查询系统, 只要您在指定单元格中输入欲查询成绩的学生姓名, 他的各科考试成 绩和名次就会自动显示出来。非常便利。 在 Excel 中,双击“Sheet1”,将其命名为“成绩统计”,然后建立一个如图 1 所示的成绩统计表, 输入全部学生的各科成绩备用。用常规的方法计算出各学生的总分,并排出名次(这里就不详述 做法了) 。

图1 双击“Sheet2”,将其命名为“成绩查询”。在“成绩查询”工作表中,建立如图 2 所示的表格。单击 B2 单元格,输入欲查询成绩的学生姓名。单击 B3 单元格,在其中输入“=VLOOKUP($B$2,成绩 统计!$B $3:$I$56,2,FALSE)”,按回车键,则可以得到该名学生的语文成绩;单击 B4 单元格,在 其中输入“=VLOOKUP($B$2,成绩统计!$B$3:$I$56,3,FALSE)”,按回车键,得到数学成绩;单击 B5 单元格,在其中输入“=VLOOKUP($B$2,成绩统计!$B$3:$I$56,4,FALSE)”,按回车键,得到英 语成绩;单击 B6 单元格,在其中输入“=VLOOKUP($B$2,成绩统计!$B$3:$I$56,5,FALSE)”,按回 车键,得到机械成绩;单击 B7 单元格,在其中输入“=VLOOKUP($B$2,成绩统 计!$B$3:$I$56,6,FALSE)”,按回车键,得到电工成绩;单击 B8 单元格,在其中输入 “=VLOOKUP($B$2,成绩统计!$B$3:$I$56,7,FALSE)”,按回车键,得到总分;单击 B9 单元格,在 其中输入“=VLOOKUP($B$2,成绩统计!$B$3:$I$56,8,FALSE)”,按回车键,得到名次。到此,我 们就可以得到该名学生的全部考试成绩以及总分、名次了。

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图2 有了这个,以后我们只需要在“成绩查询”工作表的 B2 单元格输入要查询成绩的学生姓名,然 后回车,则相关的信息就立刻可以显示。现在,查询成绩该很轻松了吧!

用 Excel 批量计算年龄 一位做保险业务的朋友接到一笔团队大订单,有近千条记录。她花了半天的时间用 Word 录入了 客户的档案后,根据要求需要补充填写每个客户的年龄。如果一个个用笔算,又是需要花上大半 天的时间,还好客户档案中有每个人的身份证号,于是我用 Excel 很快帮她计算出了每位客户的 年龄。 1. 首先把 Word 中的客户档案全部复制到 Excel 中生成一个数据库文件。然后在数据库文件中 新建一列,并命名为“出生年月”。因为身份证号有 15 位和 18 位,为了计算方便,先对身份证号 进行排序。 2. 用 MID 函数计算出第一个客户的出生年月。函数表达方式如下:MID(E2,7,2) ,表示 第一个客户的身份证号在 E 列第二行中,要从这个位置中的第 7 个文本始返回 2 个长度的字符。 回车确认后, “J2”中的值变为“62”,表示该职工 62 年出生。接着下拉 J2 公式复制单元格,快 速求出每个职工的出生年月(若身份证为 18 位,则公式变为 MID(E2,9,2) )再把 J 列的格 式改为数值型。 3. 在 D2 中输入计算机公式“=103-J2”就可求出该职工的实际年龄。 下拉 D2 中的公式再次复制, 近千个职工的年龄就一键敲定。 小编注: 以上的方法中的出生年月只有在 2000 年以前才有效, 如果客户中有 2000 年以后出生 的人,则计算时还要做些变通 资料整理用 Excel 单位里的各类文件资料堆积如山, 继续存在电脑里, 随时都可能遭受病毒侵害和系统崩溃的灭顶 之灾。资料的保管最理想最安全的办法是刻录到光盘里。刻录之前,我们必须对杂乱的文档进行 整理。有一个很有效的整理方法,虽然操作起来有些麻烦,但日后查找却极为方便。试想,当老 板十万火急地要你立马找出上年度的工作总结, 面对成百上千的文档, 你仅仅动了几下鼠标就轻 松搞定时,老板会怎样欣赏你
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1.准备工作:打开资源管理器,在任意盘符新建一个文件夹,将要刻录的所有文件存在其中。 2.建立 Excel 表格:建立一个 Excel 表格,用来录入文档的相关资料。可以分为序号、文件类 型、文件名称、文件来源、文件日期、备注等。文件类型又可分为上级文件、单位文件、人事资 料、财务报表等。制作表格时,最好不要进行单元格的合并,以免影响以后的操作。 3.资料的录入:资料录入时无需分类进行,可以无序录入。除了在表格中直接录入外,还可 以利用窗体来录入。方法是:单击菜单栏“数据/记录单”,打开窗体录入框,在相应的框格中输 入资料。输入完后,回车打开新的一张表格(如图 1) 。输入之前可以先将文件类型、文件来源 等项目中的固定分类,通过“自动更正”功能逐一用简单的符号代替,只要输入简单的符号就可以 了

4.建立超链接:录入之后,选定每个文件名称的单元格,单击鼠标右键,选择“超链接”,在 弹出对话框中选择对应的文档。 5.排序:因为我们是无序录入的,录入完后,为了有序排列,就要利用排序功能了。选中表 格的任意单元格,执行菜单栏上“工具/选项”,在弹出的对话框中单击“自定义序列”选项卡,在左 边框中选择“新序列”,单击“导入”后,选中表格中文件类型的所在区域,再按一次“导入”(如图 2) ,确定后我们会发现原先无序的内容一下子变得有序了。

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排序之后, 你会发现序号因此被打乱了。 没关系, 在你排序之前, 在序号列之后插入一空白列, 任你怎么排序,序号都不会改变。不过,记得排序之后删除这列。 将表格保存到新建的文件夹里并放在所有文档之前。好了,所有的整理工作都完成了,最后就 是把文档刻录到光盘里保存了

用 Excel 函数快速填入部门名称 这学期,我们单位正在申报省部级重点技工学校和市级文明单位,各部门都在积极准备资料。在 准备过程中,经常要输入各种表格,进行数据的处理。大量的表格中都需要填入教职员工所在部 门的名称,这对于一个有一百多名老师的学校,是一件非常繁琐的工作。在工作中,我发现了一 个“偷懒”的办法,现在把它写出来,和大家一起分享! 下面我就以 Excel 2000 中的一个“学校职工情况表”为例,来告诉大家如何利用 Excel 函数快速 填入部门名称。如图 1 所示,要求填入相应部门代号后的所在部门名称。

图1 1. 选取需要填入所在部门的范围 F4:F118。 2. 单击格式工具栏上的[插入函数]按钮,接着在“粘贴函数”对话框中的“函数分类”栏选择“查 找与引用”,“函数名”选择“LOOKUP”,单击[确定]按钮(如图 2) 。

图2
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3. 在弹出的“选定参数”对话框中选择参数组合方式,单击[确定]按钮。 4. 分别在查找范围中输入 E4:E118,在单列范围中输入 H4:H8,在输出结果中输入 I4:I8(如 图 3) 。最后按下 Ctrl+Shift+Enter 键,单击[确定]按钮即可。

图3 这样,眨眼间对应教职员工所在部门的名称就填好了,看看最后的结果,是不是感觉很方便! 附表为函数 LOOKUP 的结构说明

EXCEL 中替换的妙用 我试着制作本校的课程表。在制作过程中,我发现了“替换”功能在 Excel 中的一则妙用,一起 来看看吧。 我校属于初中、 小学合并的一所实验性的学校, 全校从小学一年级到初中三年级统一称为一年级、 二年级??九年级,每年级有 5 个班。因此,在设计课程表时,“年级课程表”我就建立了九个, “班级课程表”相应的也是九个(每个 5 页) ,如图所示。 按照原来的做法,我开始设置课程表之间的关联。首先将“一各班”与“一” (即一年级)之间 设置好关联,接着再去设置“二各班”与“二”之间的关联。当设置到此处的时候,我觉得如果 继续这样设置到“九各班”与“九”之间的关联,会浪费很多时间,心里就想到去寻找“捷径” 。 仔细观察, 我发现了各组关联之间大同小异, 仅仅在关联时的 “编辑公式” 中有一点小小的差别: “一各班”与“一”之间的关联编辑栏里是“=一!××”,“二各班”与“二” 之间的关联编辑栏里 是“=二!××”……“九各班”与“九”之间的关联编辑栏里是“=九!××”。

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于是,我就想到了使用“替换”功能,具体做法是:首先设置好“一各班”与“一”之间的关联, 然后复制表“一各班”为“一各班(2)”、“一各班(3)”……并分别将其更名为“二各班”、“三 各班”……接着启用“替换”操作,在“二各班”中将“一!”替换为“二!”,在“三各班”中将“一!”替 换为“三!”……以此类推,即可将所有“班课程表”及其关联快速制作完成。 特别说明,在“替换”操作中,键入的“! ”号要用英文输入状态下的“! ”号。

巧妙处理 Excel 工作表表头 当新建或打开一个已有的 Excel 工作表时,都不可避免地会遇到表格表头的创建或修改,并且在 表格编辑过程中和表格输出时也涉及表头的处理问题,我们可以利用一些技巧来更好地处理 Excel 表头。 1. 让表头自动填写当前月份和日期 比如表格标题为“某公司 6 月份电费统计表”(如图) ,其中“6”为进行电费统计的当月月份, 第二行为制表日期。假如该单位电费每月公布一次,那么每月打开此表修改编辑时,都要对标题 中的月份和制表日期进行修改,万一只改动了表内数据,而忘记以上两个时间的改动,会出现表 头时间与表内数据的矛盾。我们采取一个一劳永逸的措施,随时打开此工作表,让表头自动填写 当前月份和日期。这要借助 Excel 三个函数来实现,在标题单元格输入“="实验中学"&& MONTH(TODAY())&&"月份电费统计表"”,函数“MONTH(TODAY())”表示当前月份,在第二行 制表时间单元格输入“=TODAY()”。函数“TODAY()”表示当前日期,就出现图中结果。

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完成上述设置,任何时候打开该表,我们大可放心地去做表内数据的处理工作了,不必担心表 头时间会出现什么差错,无需对表头做任何改动。 2. 锁定表头 当我们编辑过长或过宽的 Excel 工作表时,需要向下或向上滚动屏幕,而表头也相应滚动,不 能在屏幕上显示, 这样我们搞不清要编辑的数据对应于表头的那一个信息。 按下列方法可将表头 锁定,使表头始终位于屏幕可视区域。 首先选定要锁定的表头,如果我们要将图中表头(1~3 行)锁定,那么单击 A4 单元格,然后 单击“窗口”菜单中的“冻结拆分窗口”命令, 即可完成表头的冻结。 假如还需锁定表格左侧第一列, 那么单击第一列和第三行交叉处的右下方单元格 B4,以下操作步骤同上。 如果要取消表头锁定,则单击“窗口”菜单中的“撤消窗口冻结”命令。 3. 为表格多页输出自动加表头 如果我们要输出一个工作表, 而此表需要输出多页, 如何让第一页以后的每一页都自动加上与 第一页相同的表头呢?可以这么做:单击“文件”菜单下的“页面设置”命令,弹出“页面设置” 对话框;单击“工作表”选项卡,在“打印标题”下“顶端标题行”右边文本框中单击鼠标左键, 出现闪烁光标后,在 Excel 表用鼠标左键选择表头所在行,最后选择“确定”即可。

巧用 Excel 的“自动筛选”功能
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如图 1 所示的工作表(假设 D 列已填入数据)若要上报或打印,还必须对 F 列和 G 列做隐藏处 理(若直接删除,填充到 D 列的数据将全部丢失) 。我在实际工作中,摸索出了一种方法,即利 用 Excel“自动筛选”功能快速实现部门名称的录入,下面仍以“学校职工情况表”为例,说明其操 作步骤。 1. 按图 1 格式输入表格基本数据(F 列、G 列不需要录入) 。

图一 2. 单击“数据”菜单,选中“自动筛选” ,则在每个字段右侧出现一个下箭头的按钮,单击“部 门代码”右侧的按钮,打开一个下拉列表如图 2 所示。

图二 3. 单击下拉列表中的任意一个“部门代号” ,例:单击“1”,则“部门代码”为“1”的所有记录全 部显示在屏幕上(如图 3) 。

图三 4. 在图 3 中选中“所在部门”列的单元格区域,输入“教务科”,按下“Ctrl”键不松开,再按回车 键,则“部门代码”为“1”的记录的“所在部门”列都填充上了“教务科”(如图 4) 。
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图四 5. 重复步骤 3 和步骤 4 可完成所有部门的填写操作。 启用”筛选”---“自动筛选”中的”自定义……”后出现的“自定义自动筛选方式”对话框,它可以设 置两个条件。

用 Excel 实现机房网络化的考试
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早就想设计一个在线的网络考试系统, 但是笔者的编程技术有限, 暂时还无法完成一个正规的考 试系统。后来经过摸索,笔者使用 Excel 完成了一个简单的考试系统,经过几次考试的实验与改 进,完全可以在平时的教学中运用。现把实现的方法与大家分享。服务器端设置 首先在教师机上建立一个 test 文件夹,并建立两个电子表格文件,分别命名为“test.xls”和“汇 总.xls”,其中“test.xls”为试卷文件,“汇总.xls”是用来汇总的文件。同时在该文件夹内建立 58 个 文件夹(假设 58 个学生机) ,可以通过批处理的方法实现: md s1 md s2 ?? md s58 然后再将 test.xls 文件分别复制到这 58 个文件夹中: 我们可以首先向 s1 中复制一个 test.xls 文件, 然后再执行 copy.dat,copy.dat 内容如下: copy s1\test.xls s2 copy s2\test.xls s3 ?? copy s56\test.xls s57 copy s57\test.xls s58 现在每个文件夹中都有一个 test.xls 了,下面我们编辑 test.xls 和汇总.xls 文件。 1. 试卷 test.xls 的设置 test.xls 如图 1 所示(假设以 20 道选择题为例) 。其中 C1 单元格为姓名填写处,E1 单元格为学 号填写处,A3~A22 为答案填写区(20 道题) ,选择题的选项用数字“1、2、3、4”,不要用字母, 以防止学生输入字母与空格的混合。并把答题区的颜色设置为灰色,防止学生抄袭。 2. 汇总.xls 的设置 如图 2 所示,建立两个表,第一个为答案表,用来收集试卷的第一列的答案和学号姓名。A2 单 元格为“='D:\test\s1\[test.xls]选择填空题'!$E$1”(统计学号) ,B2 单元格为“=D:\test\s1\[test.xls]选 择填空题'!$C$1” (统计姓名) C2:V2 分别为“='D:\test\s1\[test.xls]选择填空题'!$A$3” , (统计答案) 、 “='D:\test\s1\[test.xls]选择填空题'!$A$4”……“='D:\test\s1\[test.xls]选择填空题'!$A$22”。 然后选中 A2:V2,将鼠标移动到右下角,变成黑色十字的时候,向下拖动到第 59 行(假设有 58 台学生机) ,此时第 3~59 行与第 2 行是相同的,都是“='D:\test\test\s1\[test.xls]……”,这里需要 改一下, 4 行改为 s2、 5 行该为 s3, 第 第 依次类推。 为了更快捷, 也可以使用“编辑”菜单中的“替 换”命令,将每行中的“s1”替换掉。 然 后 再 设 计 分 数 表 , 用 来 判 断 对 错 并 统 计 分 数 , 如 图 2 所 示 。 c2 中 输 入 “=IF( 答 案 表!C2=C$61,$C$62,"0")”,将标准答案写在从 c61 单元格开始的第 61 行,该公式表示:如果 c2 等于标准答案 c61 单元格的数值,则显示 c62 指定的分数,否则为 0 分。然后选中该单元格,鼠 标移动到右下角横向拖动 20 个格,然后再选中第一行纵向拖动 58 个格。 在 C62 中输入“2”,表示每道题 2 分,如图 3 所示。如果正确给 2 分,如果错误给 0 分。然后分 别横向求和,就可以得到每个学生的分数。 学生机端设置 首先在学生机上建立一个隐藏共享文件夹, 笔者所在机房中的 d 盘都是隐藏共享的。 教师机上再
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共享一个“test$”共享文件夹,教师把考试文件复制到其中,让学生访问教师机上的“领取试卷”共 享文件夹,运行其中的“领取试卷.dat”,内容为“copy \\teacher\test$\test.xls d:\”。 这样试卷就复制到学生机的桌面上了,学生在指定的地方填好答案后单击[保存]按钮即可,考试 结束时,教师运行收试卷程序: copy \\s1\d$\ test.xls D:\test\s1 copy \\s2\d$\test.xls D:\test\s2 ?? copy \\s58\d$\test.xls D:\test\s58 并把统计.xls 复制到 d:\test 文件夹中,打开统计.xls,成绩就一目了然了。

图 1 test.xls 文件

图 2 汇总.xls 文件

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图 3 分数设置

用 Excel 实现定时提醒 如果您从事设备管理工作,有近千台机械设备需要定期进行精度检测,那么,就得每天翻阅“设 备鉴定台账”来寻找“到期”的设备——实在是太麻烦了!用 Excel 建立一本“设备鉴定台账”是 不是方便得多?方法是:用 Excel 的 IF 函数嵌套 TODAY 函数来实现设备“到期”自动提醒。 首先,运行 Excel,将“工作簿”的名称命名为“设备鉴定台账”,输入各设备的详细信息、上次鉴 定日期及到期日期(日期的输入格式应为“年-月-日”,如:2003-10-21,如图 1) 。

图1 然后,选中图 1 所示“提示栏”下的 F2 单元格,点击插入菜单下的函数命令,在“插入函数”对话 框中选择“逻辑”函数类中的 IF 函数,点击[确定]按钮,就会弹出“函数参数”对话框,分别在 Logical_test 行中输入 E2=TODAY()、 value_if_true 行中输入“到期”、 Value_if_false 行中输入“" "”(如 图 2),并点击[确定]按钮。这里需要说明的是:输入的 "" 是英文输入状态下的双引号,是 Excel 定义显示值为字符串时的标识符号,即 IF 函数在执行完真假判断后显示此双引号中的内容。为 了醒目,可在“单元格属性”中将 F2 单元格的字体颜色设置为红色。
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图2 最后,拖动“填充柄” ,填充 F 列以下单元格即可。 我 们 知 道 Excel 的 IF 函 数 是 一 个 “ 条 件 函 数 ” , 它 的 语 法 是 “IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)”,具体地说就是:如果第一个参数 logical_test 返回的 结果为真,则执行第二个参数 Value_if_true 的结果,否则执行第三个参数 Value_if_false 的结果; Excel 的 TODAY 函数[语法是 TODAY()]是返回当前系统日期的函数。 实际上,本文所应用的 IF 函数语句为 IF(E2=TODAY(),"到期",""),解释为:如果 E2 单元格中的 日期正好是 TODAY 函数返回的日期,则在 F2 单元格中显示“到期”,否则就不显示,TODAY 函 数返回的日期则正好是系统当天的日期。 Excel 的到期提醒功能就是这样实现的。

Excel 妙用----公式结果我都要 Excel 最重要的应用就是利用公式进行计算。无论输入是纯粹的数字运算,还是引用其他单元格 计算,只要在一个单元格中输入公式,就能得到结果。这个直接显示结果的设计对于绝大多数场 合来说都是适用的,但某些情况下就不那么让人满意了。比如说在做工程施工的预结算编写,使 用 Excel,既要写出工程量的计算式,也要看到它的结果,于是这样相同的公式在 Excel 里面要 填两次,一次在文本格式的单元格中输入公式,一次是在数据格式的单元格中输入公式让 Excel 计算结果。 如何既能看到公式又能看到结果呢?这个问题笔者认为可以从两个方面考虑:一种方法是所谓 “已知结果,显示公式” ,先在数据格式单元格中输入公式让 Excel 计算结果,然后在相邻的单 元格中看到公式;另一种方法所谓“已知公式,显示结果”,就是先在一个文本格式的单元格中输 入公式,在相邻的单元格中看到结果。 已知结果,显示公式
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假设 C 列为通过公式计算得到的结果(假设 C1 为“=A1+B1”,或者直接是数字运算“=2+3”) ,而 相邻的 D 列是你需要显示公式的地方(即 D1 应该显示为“=A1+B1”或者“=2+3”) 。 1. 打开“工具”菜单选择“选项”命令,出现“选项”对话框。 2. 在“常规”选项卡中,选中“R1C1 引用方式”选项。 3. 定义名称,将“引用位置”由“=GET.CELL(6,Sheet1!RC[-1])”即可。这里的 RC[-1]含义是如 果在当前单元格的同行前一列单元格中有公式结果, 则在当前单元格中得到公式内容, 即在含公 式结果单元格的同行后一列单元格显示公式内容;如果将 RC[-1]改为 RC[1],则在公式结果的同 行前一列单元格显示公式内容。 4. 如果“引用位置”中含有“RC[-1]”,则在含公式结果单元格的同行后一列单元格中输入 “=FormulaofResult”即可得到公式;如果“引用位置”中含有“RC[1]”,则在含公式结果单元格的同 行前一列单元格中输入“=FormulaofResult”即可得到公式。 提示:如果想要在含公式结果单元格的同行后数第 2 列中显示公式内容,则需要把“引用位置” 中的“RC?-1? ” 改为“RC?-2? ” 。 已知公式,显示结果 假设 C 列为输入的没有等号公式(假设 C1 为“A1+B1”) ,而相邻的 D 列是你需要存放公式计算 结果的地方(即 D1 显示 A1 和 B1 单元格相加的结果) 。 1. 选中 D1,然后打开“插入”菜单选择“名称”命令中的“定义”子命令,出现“定义名称”对话框。 2. 在“在当前工作表中的名称”输入栏中输入定义的名称“ResultofFomula”,在下方的“引用位 置”编辑栏中输入“=EVALUATE(Sheet1!C1)”,单击[确认]按钮退出。 3. 在 D1 中输入“=ResultofFomula”,然后选中按住右下角的填充柄向下拉动填充即可。 提示:EVALUATE? ? Eexcel 4.0 版的宏表函数,Excel 2000 和 Excel 2002 中还支持,但只 是 可用于名称定义中。 4. 填充后要按[F9]进行重算,如果 C 列的公式有改动,也需要及时按[F9]进行重算。 巧施妙计,就能让公式和结果在 Excel 中和平共处了,你也试试吧。

避开 Excel 的误差 微软的 Excel 软件在财务应用领域使用得非常广泛、被许多单位用来处理财务数据。笔者就是用 Excel 来为单位做工资表的,不过笔者在使用过程中发现,当用 Excel 进行复杂算术运算时,其 计算出来的结果有时会与电子计算器的结果有些微小的差别, 特别是在进行多项除法运算而留有 余数的情况下,算术“误差”很容易产生,究其原因,就是 Excel 在除不尽的情况下,不会自动对 数值进行四舍五入的操作。这在要求严格的财务报表上当然是不允许的,避开这种“误差”的途径 有两种: 1. 利用 Round 函数对中间值四舍五入 Excel 中 Round 函数的格式为:Round(数值,保留的小数位数),它的作用就是对指定数值进行四 舍五入的操作并保留指定小数位数。比如 Round(8.8888,2)的意思就是对 8.8888 的千分位进行四 舍五入、结果就是 8.89,当然为工作方便,此函数括号内的数值也可以是单元格地址或别的算术 公式,每个中间值经过这样处理后得到的最终运算结果就和计算器算出来的一致了。 2. 正确设置 Excel 选项来避开“误差”
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上述函数方法虽然方便,不过遇上大型 Excel 表格时,如果每个单元格都要设置这个函数,工作 量未免太巨大,这时我们就可以进入 Excel 的[工具]→[菜单]→[选项]→[重新计算],在“工作簿选 项”处勾选“以显示值为准”,上述 Excel“误差”也可有效避免,而默认情况下这个小选项是没有被 勾选的。

用 EXCEL 建立家庭收支表 无需家政管理方面的软件,利用 EXCEL 电子表格强大的数据处理功能,根据自己的实际情况设 计具体项目,就能建立家庭收支情况动态分析表,可以很好地进行个人理财。 下面以一个三口之家(父李明,母黄芳,女儿)为例介绍建立分析表的一般步骤与方法。 一、建立收入账目表 1.李明收入表 双击 EXCEL 左下“Sheet1” ,键入“李明收入” ,按回车键。选 A1,键入“年月” ,回车, 选 A2,键入“Jan—98”(1998 年 1 月),回车。选 A2,将鼠标对准单元格的右下角,出现黑“+” 后,按住鼠标左键向下拖动至 A13,在 A14 中键入“合计” 。选 B1、C1、D1、E1,依次输入“工 资”“奖金”“其他收入”和“总收入” 、 、 。选 E2,键入“=B2+C2+D2” ,回车。点 E2,将鼠标 对准单元格右下角,出现黑“+”后,按住鼠标左键向下拖至 E13,回车。选 B14,键入“=B2 +B3+??+B13” ,回车。点 B14,将鼠标对准单元格右下角,出现黑“+”后,按住鼠标左 键向右拖至 E14,回车。 2.黄芳收入表 双击“Sheet2” ,键入“黄芳收入” ,回车。余下步骤同“李明收入表” 。 3.家庭总收入表 双击“Sheet3” ,键入“家庭总收入” ,回车。选 A1,键入“年月” ,选 A2,键入“Jan—98” , 照前法建立年月栏目。选 A14,键入“合计” 。选 B1、C1、D1,依次输入“李明收入”“黄芳 、 收入”“总收入” 、 。在 B2 中键入“=李明收入!E2” ,在 C2 中键入“=黄芳收入!E2” ,在 C2 中键 入“=黄芳收入!E2” ,在 D2 中键入“=B2+C2” ,回车。分别照前法将鼠标下拖至 B13、C13、 D13,选 B14,键入“=B2+B3+??B13” ,回车。照前法将鼠标向右拖至 D14,回车。 二、建立支出账目表 1.日支出明细表。 双击“Sheet4” ,键入“每日支出” ,回车。选 A1,键入“日期” ,回车。选 A2,键入“1998 —01—01” ,回车。选 A2,将鼠标对准单元格的右下角,出现黑“+”后,按住鼠标左键向下拖 动至 A366,(出现“1998—12—31 为止”)。选 A33,单点击“插入”——选“行” ,然后在 A33 中键入“合计” 。分别选 A66、A94、A125、A157、A188、A220、A252、A283、A315、A346、 A378 照“A33”建各月支出合计项。选 B1、C1、D1、E1、F1、G1、H1、I1、J1、K1、L1,依 次键入“伙食费”“水电费”“电话费”“文化娱乐”“人情往来”“家用物品”“子女费用” 、 、 、 、 、 、 、 “李明支出” “黄芳支出” “其他支出”和“总支出”(具体项目可根据家庭实际情况定)。选 、 、 B33,键入“=B2+B3+??+B32(从每月第一天所在单元格起一直加到最后一天所在单元格)” , 回车。将鼠标对准 B33 单元格右下角, 待出现黑 “+”后按住鼠标左键拖动至 K33。分别选 B66、 B94、B125、B188、B220、B252、B283、B315、B346、B378,照“B33”所用方法键入并拖动
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鼠标。选 L2,键入“=B2+C2+D2+??K2” ,回车。选 K2,将鼠标对准单元格的右下角,出 现黑“+”后,按住鼠标左键向下拖动至 K378。这样一年中每一天的支出明细表就建好了。 2.家庭总支出表 双击“Sheet5” ,键入“家庭总支出” ,回车。在 A1 至 A14 中建立年月栏目和合计项,照方 法 4,选 B1、C1、??K1,依次建立各具体开支项目。分别选 B2、B3、??B13,键入“=每 日开支!B33”“=每日开支!B66”??“=每日开支!B66”??“=每日开支!B378”(日开支明细 、 表中每个月合计项所在单元格)”并照前法分别将鼠标向右拖动至 L2、L3、??L13。选 B14, 键入“=B2+B3+??B13” ,回车,照前法将鼠标向右拖动至 L14。 三、建立收支总账目表 双击“Sheet6” ,键入“收支总表” ,回车。照前法建立年月栏和合计项。分别选 B1、C1、 D1,键入“总收入”“总开支”“结余” 、 、 。选 B2、C2、D2,依次分别键入“=家庭总收入!D2” , “=家庭总支出!L2”“=B2—C2” , ,分别将鼠标对准 B2、C2、D2 单元格的右下角,出现黑“+” 后,按住鼠标左键向下拖动至 B13、C13、D13。选 B14,键入“=B2+B3+??B13” ,回车。 照前法向右拖鼠标至 D14。 以上所有表格建好后,使用操作极为简便,在收入表和每日支出表单元格中输入相应数据, 所需数据都将自动生成。同时可利用 EXCEL 的功能随时进行数据查询,筛选并绘制各种动态分 析曲线和图表。及时掌握了解家庭收支变化情况。

Excel 快速录入小数技巧 在工作中笔者要经常录入大批保留三位小数的数据表,数据范围为 0.001~100.000,由于大部分 数据集中 0.001~0.010 之间,这样输入一个数据就需要击键 5 次,录入速度比较慢。能不能提高 输入速度呢?经过研究,笔者发现通过对数据格式进行重新定义可大大提高录入效率,如输入 “0.001”只需输入“1”即可,下面是具体的实现方法和步骤: 方法一:自动设置小数点 1. 选定需要输入数据的单元格; 2. 在“工具”菜单上,单击“选项” ,再单击“编辑”选项卡; 3. 选中“自动设置小数点”复选框; 4. 在“位数”框中,输入小数位数,本例中输入“3” ; 5. 单击“确定”按钮,开始输入数据。 编辑提示: “位数”框中可输入正数,也可以输入负数。例如,如果在“位数”框中输入“3” , 然后在单元格中键入“1” ,则其值为“0.001” 。如果在“位数”框中输入“-3” ,然后在单元 格中键入“1” ,则其值为 “1000” ;在选择“自动设置小数点”选项之前输入的数字不受小数位 数的影响。 方法二:自定义数据格式 1. 选定需要输入数据的单元格; 2. 在“格式”菜单上,单击“单元格” ,选中“数字”选项卡; 3. 在“分类”下拉框中选中“自定义” ; 4. 单击“类型”输入框,输入新的格式类型“0.000,” ,注意逗号“,”为半角英文字符,而非中
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文全角标点; 5. 单击“确定”按钮,开始输入数据。 编辑提示:可以通过自定义“类型”来定义数据小数位数,在数字格式中包含逗号,可使逗 号显示为千位分隔符,或将数字缩小一千倍。如对于数字“1000” ,定义为类型“# ###” 时将显示为“1 000” ,定义为“# ”时显示为“1” 。 不难看出,使用以上两种方法虽然可以实现同样的功能,但仍存在一定的区别:使用方法一 更改的设置将对数据表中的所有单元格有效, 方法二则只对选中单元格有效, 使用方法二可以针 对不同单元格的数据类型设置不同的数据格式。使用时,用户可根据自身需要选择不同的方法.

巧用 Excel 建立数据库大法!
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日常工作中,我们常常需要建立一些有规律的数据库。例如我为了管理全乡的农业税,需建立一 数据库,该数据库第一个字段名为村名,第二个字段名为组别。我乡共 19 个村,每个村 7~17 个组不等,共计 258 个组。这个数据库用数据库软件(哪怕是 Visual FoxPro 6.0 或是 Access97 等高档次的)很不好建立——逐个儿输入吗,只有傻瓜才有这种想法。用 Access 宏或 FoxPro 编 程来输入吧,这些数据似乎还嫌不够规则(每个村对应的组数不一定相同) ,这个程序编写可就 不那么简单了,除非你是编程高手兼编程迷,否则可有小题大作之嫌了。 其实 Excel 提供了一些很有用的功能,可让我们任何一个人都可轻松搞定这些数据库: 第一步:打开 Excel97(Excel2000 当然也行) ,在 A 列单元格第 1 行填上“村名”,第 2 行填 上“东山村”, 19 行填上“年背岭村”(注:东山 17 个组,2+17=19 据此推算) 第 28 行填上“横 第 , 坡村”(算法同前,牛背岭村 9 个组:19+9=28) ,如此类推把 19 个村名填好。 第二步:在第 B 列第 1 行填上“组别”,第 2 行填上“第 1 组”并在此按鼠标右键选择“复制” 把这三个字复制剪贴板, 然后在每一个填有村名的那一行的 B 列点一下鼠标右键选择“粘贴”在那 里填上一个“第 1 组”。 第三步;用鼠标点击选中 A2“东山村”单元格,然后把鼠标单元格右下角(此时鼠标变为单 “十”字形) ,按住鼠标往下拖动,拖过的地方会被自动填上“东山村”字样。用同样的方法可以把 其它村名和组别用鼠标“一拖了之”。填组别时你别担心 Excel 会把组别全部填为“第 1 组”,只要 你别把“第 1 组”写成“第一组”,Excel 会自动把它识别为序列进行处理。所以拖动“第 1 组”时, 填写的结果为“第 2 组”“第 3 组”……填完这两个字段后,其它的数据可以继续在 Excel 中填写, 也可等以后在数据库软件中填写,反正劳动强度差不多。 第四步: 保存文件。 如果你需要建立的是 Access 数据库, 那么别管它, 就用 Excel 默认的“.xls” 格式保存下来。如果你需要建立的是 FoxPro 数据库,那么请以 Dbase 4 (.dbf)格式保存文件。 第五步:如果需要的是 Access 数据库,那么你还必需新建一个 Access 数据库,在“新建表” 的对话框里,你选择“导入表”然后在导入对话框中选择你刚刚存盘的“.xls”文件。 (什么?你找不 到?! 这个对话框默认的文件类型是 Microsoft Access, 只要你改为 Microsoft Excel 就能找到了) , 选择好导入文件后, 你只要注意把一个“第一行包含列标题”的复选框 芯托辛耍ㄈ绻 你不需要 ID 字段,你可以在 Access 向你推荐主关键字时拒绝——选择“不要主关键字”) ,其余的你都可视而 不见,只管按“下一步”直至完成。导入完成后你可以打数据库进行使用或修改。如果你需要的是 FoxPro 数据库,那么更简单,可以直接用 FoxPro 打开上一步你存盘的“.dbf”文件,根据需要进 行一些诸如字段宽度、字段数据类型设置就可以使用了。 说到这里,你可能会说“呀,太简单了,我也会” ,那么好了,我写这篇文章的目的就是要 大家尽可能不再做那些很麻烦的事, “该偷懒时就偷懒”嘛。

Excel 中三表“嵌套”成一表 问题的提出:期末考试完后,学校领导要我出一份简报,以反映全校的教学情况(简报的式样 见表一) 。我已经在 Excel 中存储有:全校各班各科任课教师名单(见表二) 、全校各班各科平均 成绩(见表三) 、全校各班各科及格率(见表四)等基本数据,可以说只要把这后三张表的数据 综合到一起也就完成了简报的制作。全校有 50 多个班,考试科目又多,把上述数据再输一遍, 工作量之大是可想而知的。好在这三种表格的式样基本相同,于是我先采用逐级逐科“复制→粘
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贴”的方法来工作。但是这要不断地选、不断地复制、不断地在窗口间切换,费时费力且易出错。 “如果后三种表格能向 Flash 中的透明图层一样相互嵌套就好了”,在这种理念的驱动下,我大胆 探索,终于找到了解决 Excel 表格“嵌套”的方法。 解决的方法:怎样才能实现 Excel 中表格的“嵌套”呢?方法其实很简单,下面我们一起来看 看吧! 1. Excel 中新建一名为“简报”的文件,并按式样绘制表一。

2. 打开表二,在各科目的后面插入两个空列(这主要是为了与表一的式样相同) 。

3. 选定各学科的任课教师名单,执行“复制”命令。 4. 将窗口切换到表一,选择相应的目标单元格,执行“编辑→选择性粘贴”命令。
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5. 在“选择性粘贴”对话框的最下面选中“跳过空单元”选项(这一步可是表格“嵌套” 的关键) ,单击“确定” 。这样我们就完成了表二“嵌套”到表一的工作。 6. 分别打开表三、表四,重复执行 2—5 步骤,将表三、表四也“嵌套”到表一中。简报的制 作就这样轻松完成了。

当我在短时间内将简报清样送到领导手中时,他们的吃惊程度是可想而知的。其实我想说: “这没什么,精彩的还在以后呢!呵呵。 ”

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提高 EXCEL 录入速度十大绝招 因工作的需要, 我常常用 EXCEL 处理大量的表格文档, 感到一个最头痛的问题就是文本的录入, 由于本人的录入速度不高,使我不得不常常加班加点地干,才能勉强完成老板交给的任务。经过 多年来的不断摸索,我发现了一些能提高 EXCEL 输入速度的小招式,现归纳出来,希望大家能 喜欢。 第一招--内嵌序列法。如果你经常需要输入一些有规律的序列文本,如数字(1、2……) 、 日期(1 日、2 日……)等,可以利用 EXCEL 内嵌的序列来实现其快速输入: 先在需要输入序列文本的第 1、第 2 两个单元格中输入该文本的前两个元素(如"甲、乙") 。 同时选中上述两个单元格, 将鼠标移至第 2 个单元格的右下角成细十字线状时 (我们通常称其为 "填充柄") ,按住鼠标左键向后(或向下)拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后,松开左 键,则该序列的后续元素(如"丙、丁、戊……")依序自动填入相应的单元格中。 第二招--右键拖拉法。 有时需要输入一些不是成自然递增的数值 (如等比序列: 4、 2、 8……) , 我们可以用右键拖拉的方法来完成: 先在第 1、第 2 两个单元格中输入该序列的前两个数值(2、4) 。同时选中上述两个单元格, 将鼠标移至第 2 个单元格的右下角成细十字线状时,按住右键向后(或向下)拖拉至该序列的最 后一个单元格,松开右键,此时会弹出一个菜单(如图 1) ,选"等比序列"选项,则该序列(2、 4、8、16……)及其"单元格格式"分别输入相应的单元格中(如果选"等差序列",则输入 2、4、 6、8……) 。

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第三招--定义序列法。单位里职工的姓名是经常需要输入的,有的职工姓名中含有生僻的字 输入极为困难,如果我们一次性定义好"职工姓名序列",以后输入就快多了: 将职工姓名输入连续的单元格中,并选中他们,用"工具→选项"命令打开"选项"对话框(如 图 2) ,选"自定义序列"标签,先后按"导入"、"确定"按钮。以后在任一单元格中输入某一职工姓 名(不一定非得是第 1 位职工的姓名) ,用"填充柄"即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续 的单元格中。

第四招--自动更正法。因工作的需要,我常常需要将一些国家标准的名称(如"《建筑安装工 程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]")输入单元格中,对这些文本的输入要求即准确又必须 统一。我利用"自动更正"功能解决了为一难题: 用"工具→自动更正"命令,打开"自动更正"对话框(如图 3) ,在"替换"下面的方框中填入
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"G300",在"替换为"下面的方框中填入"《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]", 然后按确定按钮。以后在单元格中输?quot;G300"(注意:G 一定要大写! )确定后,系统会自动 将期改正为"《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]",既快速又准确、统一。

特别需要指出的是:如果表格中需要文本"G300"时,你可以先输入"G3000"及后面的文本, 然后再将"1"删除即可。 你可以依照上述方法将有关文本一性定义好,方便以后使用。特别指出的是:在这里定义好 的自动更正词条在 OFFICE 系列其他应用程序(如 WORD)中同样可以使用。 第五招--函数合并法。 我经常需要输入一些施工企业的名称 (如"马鞍山市第九建筑安装工程 有限责任公司"等) ,这些文本大同小异,如果采取上?"自动更正"法,多了以后自己可能也记不 清其代码了(你可以打一外一览表,摆在电脑前供查找) ,这时我们可以用 EXCEL 的一个函数 来实现类似这些文本的快速输入: 假定上述文本需要输入某一工作薄的 Sheet1 工作表的 D 列中(如 D2 单元格) ,我们先在 Sheet2 工作表中的两后单元格(如 A1 和 B1)中输入文本"马鞍山市"和"建筑安装工程有限责任 公司", 然后在 Sheet1 有 D2 单元格中输入公式: =CONCATENATE(Sheet2!$A$1,C2,Sheet2!$B$1), 以后我们只要在 C2 单元格中输入"第九",则 D2 单元格中将快速输入"马鞍山市第九建筑安装工 程有限责任公司"文本。 对于这一招有三点值得说明:①我们可以用填充柄将上述公式复制到 B 列的其他单元格中, 以后只要在 C 列相应的单元格中输入某企业名称的关键词(如"第九") ,则该企业的全称将填入 到 D 列相应的单元格中。②为了便于公式的复制,我们再公式中对单元格的引用采取了"绝对引 用"(如 Sheet2A1 和 Sheet2B1,这部分单元格不随公式的复制而发生变化,加上"$"符号即表示 绝对引用)和"相对引用"(如 C2 单元格,我们没有加"$"符号,该单元格会随着公式的复制而自 动作相应的调整) ③这样做工作表中就会多出一列 。 (C 列) 我们在打印时不希望将它打印出来, , 我们选中该列后右击鼠标,在随后弹出的菜单中?"隐藏"项,即可将该列隐藏起来而不被打印出 来。
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第六招--一次替换法。有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本,特别是要多次输 入一些特殊符号(如※) ,非常麻烦,对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的 方法来克服这一缺陷: 先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母(如 X。注意:不能是表格中需要的 字母) ,等表格制作完成后,用"编辑替换"命令(或按 Ctrl+H 键) ,打开"替换"对话框(如图 4) , 在"查找内容"下面的方框中输入代替的字母"X",在"替换值"下面的方框中输入"※",将"单元格 匹配"前面的"∨"号去掉(否则会无法替换) ,然后按"替换"按钮一个一个去替换(如果表格中确 实需要字母 x 时,这样做就可达满足这要求。注意:此时鼠标最好选定在需要替换的单元格前面 的单元格中,最好选定 A1 单元格。,也可以按"全部替换"按钮,一次性全部替换完毕(这样做 ) 表格中所有的 x 都被替换掉,且鼠标可以选定在任何单元格中) 。

第七招--快速复制法。有时后面需要输入的文本前面已经输入过了,可以采取快速复制(不 是通常的 Ctrl+C、Ctrl+X、Ctrl+V)的方法来完成输入: ①如果需要在垂直方向的一些连续的单元格中输入同一文本 (如"砖混结构") 我们先在第 1 , 个单元格中输入该文本,然后用"填充柄"将期复制到后续的单元格中。 ②如果需要输入的文本前面在同一列中前面已经输入过,当你输入该文本前面几个字符时, 系统会提示你,你只要直接按下"Enter"键就可以把后续文本输入。 ③如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同, 可以直接按下 Ctrl+'键就可以完成输入。 ④如果不相邻的多个单元格需要输入同样的文本, 我们可以在按住 Ctrl 键的同时, 用鼠标点击需 要输入同样文本的所有单元格,然后输入该文本,再按下"Ctrl+Enter"键即可。 第八招--定义格式法。有时我们需要给输入的数值加上单位(如"平方米"等) ,少量的我们可 以直接输入,而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们?quot;自定义"单元格格式的方法 来实现单位的自动输入: 我们先将数值输入相应的单元格中(注意:仅限于数值!,然后在按住 Ctrl 键的同时,选取 ) 所在需要加同一单位的单元格,用"格式→单元格"命令,打开"单元格格式"对话框(如图 5) , 在"数字"标签中,选中"分类"下面的"自定义"选项,再在"类型"下面的方框中输入"#"平"方"米", 按下确定键后,单位(平方米)即一次性加到相应数值的后面。

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第九招--定义词组法。对于一些经常需要输入的文本(如"建筑工程质量监督") ,我认为,采 取利用输入法的"手工造?quot;功能来实现比较好(此处以"五笔输入法"为例) : 启动"五笔输入法", 用鼠标右击状态条, 选"手工造词"选项, 打开"手工造词"对话框 (如图 6) , 在"词语"后面的方框中输入词组(如"建筑工程质量监督",最多 20 个汉字, 夹杂一些符号也可 以) ,在"外码"后面的方框中输入"编码"(最好采用系统自动生成的外码,他符号该输入法的编 码规则,便于记忆和使用) ,然后先后按"添加"和"关闭"按钮。以后可以象输入其他词组一样输 入你自定义的词组。 第十招--零找碎敲法。下面这些方法与输入看起来没有直接的关系,但简化了对 EXCEL 的 设置过程,自然也就提高了录入速度: ①大家知道,如果向 EXCEL 中输入位数比较多的数值(如身份证号码) ,则系统会将其转 为科学记数的格式,为与我们的输入原意不相符,解决的方法是将该单元格中的数值设置成"文 本"格式。如果用命令的方法直接去设置,自然很慢。其实我们在输入这些数值时,只要在数值 的前面加上一个小"'"就可了(注意:该"'"必须是在英文状态下输入) 。 ②如果某个单元格中输入的文本一行容不下, 我们在按住"Alt"键的同时, 按下"Enter"键就可 以快速强行让其转行。 以上十招保准能使你的录入速度大大提高,不信?!请你试试看。如果各位有什么更好的高 招,别忘了告诉后,在下在此先谢过了!! ! 利用 Excel 的函数和筛选功能巧妙分班 1、处理思路 学校大多根据学习成绩进行分班,一般是按总分名次来划分的:比如要分 8 个班,则第 1 名分到 一班、第 2 名分到二班……第 8 名分到八班,接着第 9 名分到八班、第 10 名分到七班……第 16 名分到一班。 2、划分班级 先将学生情况及成绩调入 Excel 工作表中, 按总分降序排列(假设总分在 H 列, 第一名在第三行),
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在总分列的右一列(即 I 列)从 I3 单元格开始向下填充 1、2、3……再在其右一列(即 J 列)用公式 算出应分在哪一个班级。 具 体 操 作 如 下 : 在 J3 单 元 格 中 输 入 公 式 “=IF(MOD(I3,2*8)>8,8-MOD(I3,8)+1,(IF(MOD(I3,2*8)=0,1,MOD(I3,2*8))))”, 再在 J 列按公式将每 名学生自动填充上班级号, 每个工作表改名为一班、 二班……在每个班级工作表中复制和原表一 样的表头,在原成绩表中用“自动筛选”按班级号筛出各个班级的学生,并将其复制到相应的各个 班级工作表即可。 小提示:以上公式中的“8”是要划分的班级个数,可以根据班级数的变化而修改,若分成 n 个班 级, 则总公式为“=IF? MOD? I3? 2*n? >n? n -MOD? I3? n? +1? ? IF? MOD? I3? 2*n? = 0? 1? MOD?3? 2*n? ? ? ? ” I 。 3、打印名单 分好班级后,要把各班级的学生名单打印出来,一个班最好用一张标准纸,可用分栏打印解决班 级人数多的问题。而 Excel 没有专门的分栏打印功能,我就利用 Excel 的公式制作出分栏打印效 果。 具体操作如下:先将某一班级名单按自己要求设置好,如页边距、表头、行高、字体等。在打印 预览中,判断出每页的数据行数 x(所谓数据行,指表头除外的记录行),回到普通视图下,在表 的右边空列中,从第一数据行开始填充自然数序列 1、2、3……假设此列在 K 列,第一数据行为 第 3 行,则在 L3 单元格中填入公式“=mod(int((K3-1)/x),y)”(其中 x 为每页的数据总行数,y 为分 栏的栏数,就分班而言,两栏就够用了),并向下填充整个表。则该列出现了从 0 到 y-1 的数, 即给每行计算出了该行所在的栏号, 复制表头到新的工作表或新建的工作薄中。 在班级工作表中 也用“自动筛选”功能分别筛选出第 0 栏、第 1 栏……第 y-1 栏,并分别复制到新工件表中。 再对各新工作表进行相应的设置,如页边距、表头、行高、字体等,注意不要逐个工作表进行设 置,按住“Ctrl”键,用鼠标单击窗口中需要设置相同内容的各个不同工作表标签,在其中一个工 作表中修改设置,另外的工作表中就能自动修改。所有工作表都设置好后,分栏打印的各班名单 就制作好了,用打印机打印出来便大功告成。 此方法都保留了原表,有利于修改,如要改变班级数、打印栏数、每页行数,只需改变 n、x、y 的值。另外,此方法用的是“自动筛选”功能,也可以用“高级筛选”来完成,大家可以试一试。 小编寄语:分班是教学管理信息化的一个热门话题,之所以“热” ,我想是因为信息化的手段确 实提高了教师们的工作效率, 还有一个原因就是每个老师的方法都各有所长, 以上方法的特点是 充分利用了 Excel 提供的函数和筛选功能, 我想这位徐老师在研究出那么一长串公式后一定颇有 成就感,那么如果您在工作中也有这样的小“成就”(当然并不局限于分班喽),不妨与大家一起分 享,我们为您提供这样的空间

excel 中的选择性粘贴 Excel 为我们提供了一些自动功能。 先来看看选择性粘贴: 这里的选择性粘贴是指把剪贴板 中的内容按照一定的规则粘贴到工作表中, 而不是像前面那样简单地拷贝。 就拿这个表来说吧 (如 图 1)。

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图1 这里的“利润”一栏是我们使用公式计算得到的,选择这一栏,复制到 Sheet2 中,可以看 到数值并没有跟着复制过来;这时就可以使用选择性粘贴了:打开“编辑”菜单,单击“选择性 粘贴”命令,打开“选择性粘贴”对话框(如图 2),在“粘贴”一栏中选择“数值”,单击“确 定”按钮,数值就可以粘贴过来了。 这种情况不仅是在几个工作表之间复制时会发生,在同一 个工作表中进行复制时也会遇到,到时可要注意。

图2 选择性粘贴还有一个很常用的功能就是转置功能。 简单地理解就是把一个横排的表变成竖排 的或把一个竖排的表变成横排的:选择这个表格,复制一下,切换到另一个工作表中,打开“选 择性粘贴”对话框,选中“转置”前的复选框,单击“确定”按钮,可以看到行和列的位置相互 转换了过来。 另外一些简单的计算也可以用选择性粘贴来完成: 选中这些单元格, 复制一下, 然后打开 “选 择性粘贴”对话框,在“运算”一栏选择“加”,单击“确定”按钮,单元格的数值就是原来的 两倍了。 此外你还可以粘贴全部格式或部分格式,或只粘贴公式等等。
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Execl 的编辑技巧 (1) 分数的输入 如果直接输入“1/5”,系统会将其变为“1 月 5 日”,解决办法是:先输入“0”,然后输 入空格,再输入分数“1/5”。 (2) 序列“001”的输入 如果直接输入“001”,系统会自动判断 001 为数据 1,解决办法是:首先输入“'”(西文 单引号),然后输入“001”。 (3) 日期的输入 如果要输入“4 月 5 日”,直接输入“4/5”,再敲回车就行了。如果要输入当前日期,按一 下“Ctrl+;”键。 (4) 填充条纹 如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹, 可以利用对齐方式中的填充功能。 先在一单元格内填 入“*”或“~”等符号,然后单击此单元格,向右拖动鼠标,选中横向若干单元格,单击“格式” 菜单,选中“单元格”命令,在弹出的“单元格格式”菜单中,选择“对齐”选项卡,在水平对 齐下拉列表中选择“填充”,单击“确定”按钮(如图 1)。

图1 (5) 多张工作表中输入相同的内容 几个工作表中同一位置填入同一数据时,可以选中一张工作表,然后按住 Ctrl 键,再单击窗 口左下角的 Sheet1、Sheet2......来直接选择需要输入相同内容的多个工作表,接着在其中的任意 一个工作表中输入这些相同的数据, 此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。 输入完

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毕之后,再次按下键盘上的 Ctrl 键,然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表,解除这些工作 表的联系,否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。 (6) 不连续单元格填充同一数据 选中一个单元格,按住 Ctrl 键,用鼠标单击其他单元格,就将这些单元格全部都选中了。在 编辑区中输入数据,然后按住 Ctrl 键,同时敲一下回车,在所有选中的单元格中都出现了这一数 据。 (7) 在单元格中显示公式 如果工作表中的数据多数是由公式生成的, 想要快速知道每个单元格中的公式形式, 以便编 辑修改,可以这样做:用鼠标左键单击“工具”菜单,选取“选项”命令,出现“选项”对话框, 单击“视图”选项卡,接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效,单击“确定”按钮(如图 2)。这时每个单元格中的分工就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示,就再设置“窗 口选项”栏下的“公式”项失效即可。

图2 (8) 利用 Ctrl+*选取文本 如果一个工作表中有很多数据表格时,可以通过选定表格中某个单元格,然后按下 Ctrl+* 键可选定整个表格。 Ctrl+*选定的区域为: 根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格 的最大区域。 这样我们可以方便准确地选取数据表格, 并能有效避免使用拖动鼠标方法选取较大 单元格区域时屏幕的乱滚现象。 (9) 快速清除单元格的内容

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如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注, 就不能简单地应用选定该单元格, 然 后按 Delete 键的方法了。要彻底清除单元格,可用以下方法:选定想要清除的单元格或单元格范 围;单击“编辑”菜单中“清除”项中的“全部”命令,这些单元格就恢复了本来面目。 在同一 Excel 单元格中混用文本与数值数据 在 Excel 中,有时我们需要在同一单元格中既显示文本,又显示数值。可以通过以下这些公式技 巧来将文本与数字混合显示在同一单元格中。 技巧之一 例如,假设 A6 单元格包含数值 1234,我们可以在另一个单元格(如 D5)中输入以下公式: ="总数:"&A6 则在 D5 单元格中就会显示出:“总数:1234”,如图 1 所示。

图 1 计算结果 在本例中,符号&所起的作用是将文本“总数”与 A6 单元格中的内容连接在一起。对这样 一个包含公式的单元格应用数值格式是不起作用的,因为单元格中包含文本而不是数值。 技巧之二 如果在公式中巧妙地使用 TEXT 函数,也可以实现文本与数值同时显示在一个单元格中。 例如,我们可以在另一个单元格(如 D6)中输入以下公式: ="总数: "&TEXT(A6,"$#,##0.00") 这样在 D6 中就会显示为:“总数: $1,234.00”,如图 2 所示。

图 2 计算结果 技巧之三
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下面是一个使用 NOW 函数实现同一单元格同时显示文本与日期时间型数值的例子。 ="本报告打印于"&TEXT(NOW(),"yyyy-mm-d h:mm AM/PM") 则输入完成后显示为:“本报告打印于 2006-04-19 4:21 PM”,如图 3 所示。

图 3 使用 NOW 函数的效果

隐藏指定 Excel 行 不让它们被打印出来 在有些情况下,我们并不需要打印 Excel 工作表的某些行。例如,包含机密信息的行,或者包含 中间计算结果的行。 这时,我们可以将这样的行隐藏起来,在打印完工作表之后再恢复其显示。如果工作表中包 含许多不需要打印的行,隐藏与恢复显示的工作就会比较费时费力了。 下面将向大家介绍一种快速切换行的隐藏与显示状态的技巧, 使用这一技巧, 会大大提高隐 藏与显示非打印行的工作效率。该技巧主要用到 Excel 的“组与分级显示”功能。 如图 1 所示,我们将以该工作表为例来进行练习,其中第 5、10、15 行是不希望打印的行。 点击此处下载例子工作表。

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图 1 工作表 具体操作步骤如下。 1.选中第 5 行,选择菜单命令“数据|组和分级显示|组合”(或者按快捷键 Alt+Shift+向右方 向键),如图 2 所示。

图 2 菜单命令 这时,在第 5 行左侧出现如图 3 所示的 标记,并且在工作表的左上方出现 1 和 2,这是分 级显示符号。单击某级别的显示符号,可以隐藏或显示下一级的明细数据。我们要利用的正是分 级显示符号的这一功能。
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图 3 标记 2.选择第 10 行,按 F4 键。F4 键的作用是重复最近的一次命令。这里也可以按 Alt+Shift+向 右方向键,只不过不如 F4 来得快捷。 3.选择第 15 行,按 F4 键。现在的工作表如图 4 所示。

图 4 工作表 4.单击左上角的分级显示符号 1,将第 5、10、15 行隐藏,现在的工作表应如图 5 所示。

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图 5 工作表 经过以上操作, 我们可以快速地将不需要打印的行隐藏起来, 等打印完了可以再单击分级显 示符号 2 将其恢复显示。 小提示:Alt+Shift+向右方向键实际上是将某行降了一级,如果想让某行升一个级别,可以 按快捷键 Alt+Shift+向左方向键,或者选择菜单命令“数据|组和分级显示|取消组合”。

避免 Excel 重复输入数据 选中需要输入身份证号码的单元格区域(如 D2 至 D101),执行“数据→有效性”命令,打开“数 据有效性”对话框,在“设置”标签下,按“允许”右侧的下拉按钮,在随后弹出的快捷菜单中, 选择“自定义”选项,然后在下面“公式”方框中输入公式:=COUNTIF(D:D,D2)=1,确定返回。 以后在上述单元格中输入了重复的身份证号码时,系统会弹出提示对话框(如图 1),并拒绝 接受输入的号码。

图1 注意:为了让输入的身份证号码能正确显示出来,请将单元格设置为文本格式。

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Excel 2000 技巧:如何将姓与名分开? 有这样一个问题,一个数据表中,A 列是由姓和名组成了,如何将姓和名分开呢? 一个简单的方法是应用 Left 函数,此函数可以返回文本串中的第一个或前几个字符。 Left 函数的语法形式为: LEFT(text,num_chars) 其中:Text:是包含要提取字符的文本串。 Num_chars:要提取的字符数量,这个值必须大于或等于 0; 如果 num_chars 大于文本长度,则返回所有文本; 如果忽略 num_chars,则假定其值为 1。 下面我们看一下这个例子,要将姓分开,且例子中都是单姓的,所以我们可以在 B1 中添入 “=left(A1)”,然后利用自动填充功能,完成下面单元格公式的复制。

我们再看一个例子,某些会计程序在显示负数时会在数值的右边添加负号 (–)。如果导入 的文件是在按此方法保存负数的程序中创建的, Microsoft Excel 会将这些数值作为文本导入。 则 要将此文本串转换为数值,必须返回除最右边字符(即负号)以外的所有文本串字符,然后乘以 –1。对于 num_chars 参数,可使用 LEN 函数计算文本串中字符的个数,然后减去 1。例如, 如果单元格 A1 中的值为“234–”,我们可以在 B1 中输入“LEFT(A1,LEN(A1)–1)*–1”。

按回车后 B1 中就显示为“–234”。同样,我们可以利用自动填充的功能完成其余数据的 转换。

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好,Left 函数的功能就讲这些,与之相对的还有个“right”函数,可以返回文本串中后一个 或几个字符,你可以放手一用了!

在同一 Excel 图表工作表中显示多个图表 在 Excel 中,当我们希望单独查看图表或数据透视图报表时,可以使用图表工作表。图表工 作表指的是工作簿中只包含图表的工作表, 在其中可以插入独立于工作表数据的图表, 或者插入 独立于数据透视表的透视图报表。 Excel 允许将多个图表嵌入到一个独立的图表工作表中, 下面的技巧将介绍如何在一个图表 工作表中同时显示多个图表,并使图表的显示可以随窗口大小自动调整。 1.象平常一样在一个工作表中先输入一些用于创建图表的数据,如图 1 所示。

图1 2.选中 A1 至 E5 单元格,执行菜单命令“插入>图表”,当出现如图 2 所示的“图表向导” 对话框时,直接单击“完成”按钮,在工作表中创建一个柱形图表。

图2
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3.单击工作表中的任一空白单元格,然后按快捷键 F11,这将创建一个用于放置嵌入图表的 图表工作表,如图 3 所示,新建的图表工作表出现在工作表 Sheet1 的左边。

图3 4.单击 Sheet1 回到柱形图表所在的工作表, 选中柱形图表, 然后执行菜单命令 “图表>位置” , 打开如图 4 所示的“图表位置”对话框,选中将图表“作为其中的对象插入”单选钮,并在右侧 下拉列表中选择“Chart1”,单击“确定”按钮,即可将柱形图作为一个对象插入到新建的图表 工作表 Chart1 中,结果如图 5 所示。

图4

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图5 5.重复上述步骤再向图表工作表 Chart1 中插入两个其它类型的图表,适当改变之三个图表 的大小和位置,并选择菜单命令“视图>随窗口大小调整”,这样当我们缩放 Excel 窗口或工作 簿窗口时, 图表工作表中的这三个图表就会自动随窗口的大小变化作出调整以适应窗口了, 如图 6 所示。

Execl 操作三技巧 最近几天,小张一直觉得头疼,在这个月有大量的数据报表需要整理分析,而且其中的很多资料 需要打印出来予以存档。由于绝大部分的资料是通过 Excel 编辑的,打印出来的效果总不能够让

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领导满意,比如分页没有标题行、没有设置页眉、页脚??更为重要的是,其中的一些资料要分 发给合作单位,因此公司的 LOGO 必须添加到 Excel 文档的每页的适当位置,怎么办呢? 其实这些难题,都可以通过 Excel 中的“页面设置”选项予以解决,下面就来看看具体是如何 操作的。 **让打印的 Excel 文档有标题 一些内容较多的 Excel 文档,往往一页容不下,因此需要打印多页,但是当打印出来后,就会 发现作为表格重要项目的顶端标题行(或者左端标题列)仅仅在表格的第一页中出现,这样在以 后的使用过程中就会造成一些不便。如果需要让打印出来的多页 Excel 文档每页都有标题,可以 采用以下操作予以解决。 第一步: 打开需要打印的 Excel 文档, 比如: 2004 年四季度产品销售汇总分析表.xls, 单击 “文 件”菜单,选择 “页面设置”命令,在弹出的“页面设置”对话框中,单击“工作表”选项卡 (图 1)。

第二步:在“工作表”选项卡中,单击“打印区域”框右侧的折叠按钮,在随后弹出的“页 面设置-打印区域”对话框中选择需要打印的数据区域(图 2),比如$A$4:$G$96。需要注意的 是,这里只需要选择主要的数据区域,而不要选择标题行所在的单元格区域。

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第三步:由于小张这次打印的表格标题行在文档的最上方,因此单击“工作表”选项卡中“打 印标题”下面“顶端标题行”右侧的折叠按钮,在弹出的“页面设置-顶端标题行”对话框中选 择文档顶端的标题行所在的单元格区域,比如$1:$3,这样打印出来的文档每页都有标题行了。 需要注意的是,如果标题行处于多行中,在选择时,一定要直接选定所需要的所有行,而不 要在按住 Ctrl 键的同时选择需要的行, 这样是不能将选择的区域作为标题行, 会弹出一个打印标 题选择错误的提示窗口。如何设置 Excel 文档的页眉、页脚 ***大家都知道在 Word 中,可以非常方便地设置文档的页眉、页脚,在 Excel 文档中同样可 以编辑,这样在打印的处理的每页 Excel 文档中都会出现相应的注释信息了,会使 Excel 文档显 得更加专业了。另外在 Excel 文档的页眉、页脚中,可以根据自己的需要添加图片。 1、.添加页眉、页脚 如需要插入页眉、页脚时,单击“页面设置”对话框中的“页眉/页脚”选项卡,由于小张需 要在文档中插入页脚,因此单击选项卡中“页脚”下面的列表框,从中选择一种自己比较喜欢的 页脚格式,比如:wanglanfu, 第一页,2004-12-7(图 3)。

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2.、添加 LOGO 按照领导的意图,小张还需要在文档的适当位置添加公司的 LOGO,因此他单击“页眉/页脚” 选项卡中的“自定义页脚”按钮,在弹出的“页脚”对话框中,从其下方的页脚内容位置框中, 选择在页脚中插入公司 LOGO 的位置,比如“左”。 单击“页脚”对话框中间工具栏中的“图片”按钮,在随后弹出的窗口中选择公司的 LOGO 图片文件,比如:公司标志 02.gif,然后单击“插入”按钮(图 4)。

当在页脚中插入公司 LOGO 图片时,其大小可能并不符合文档需要,因此需要调整一下,单 击“页脚”窗口工具栏最右侧的“图片格式”按钮,在弹出的对话框中,设置插入图片的适当大 小、比例等(图 5)。
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全部设置完毕后,关闭“页面设置”对话框,通过“文件”菜单中的“打印预览”选项,就 可以看到刚才编辑的漂亮的页脚了(图 6)!

***能节则俭,节约每一页打印纸 虽然行标题和页脚都设置了好了,但是小张发现最后一页的内容太少了,还不足纸面的 1/3, 这样是不是有点浪费纸张啊,而且也不美观!对于这个问题可以通过设置页面缩放比例来解决。 在“页面设置”对话框中,单击“页面”选项卡,由于需要将 3 页内容缩小在 2 页上打印, 因此他可以选中“缩放”下面的“调整为”复选项,然后将其后面的“页宽”、“页高”数值分 别设置为“2”即可(图 7)。

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这样打印出来的 Excel 文档,领导能不满意吗?领导满意,奖金自然会更多一点!

EXCEL 小技巧:两列数据合并 比如我们做好一个 EXCEL 表格,填好了数据,现在想修改其中的一列(行) ,例如:想在 A 列原来的数据的基础上加 8,有没有这样的公式?是不是非得手工的一个一个数据地住上加?对 于这个问题我们自然想到了利用公式,当你利用工式输入 A1=A1+8 时,你会得到 EXCEL 的一 个警告: “MICROSOFT EXCEL 不能计算该公式??”只有我们自己想办法了,这里介绍一种 简单的方法: 第一步: 在想要修改的列(假设为 A 列)的旁边,插入一个临时的新列(为 B 列) ,并在 B 列的第一 个单元格(B1)里输入 8。 第二步: 把鼠标放在 B1 的或下角,待其变成十字形后住下拉直到所需的数据长度,此时 B 列所有的 数据都为 8。 第三步: 在 B 列上单击鼠标右键, “复制” B 列。 第四步: 在 A 列单击鼠标的右键, 在弹出的对话框中单击 “选择性粘贴” 在弹出的对话框中选择 , “运 算”中的你所需要的运算符,在此我们选择“加” ,这是本方法的关键所在。 第五步:
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将 B 列删除。 怎么样?A 列中的每个数据是不是都加上了 8 呢?同样的办法可以实现对一列(行)的乘, 除,减等其它的运算操作。原表格的格式也没有改变。

Excel 打印故障问答 问:我想打印彩色的页眉,却不能为页眉应用彩色格式。如何解决? 答:页眉中的文字只能打印为黑色,即便使用彩色打印机,也不能对页眉和页脚中的文字应 用彩色。要打印彩色页眉,可以使用打印标题代替页眉。例如,要在每页的顶端打印公司的徽标 与地址,将徽标与地址信息放置在工作表的前几行;在“文件”菜单上,单击“页面设置” ,单 击“工作表”选项卡,然后在“顶端标题行”框中,输入包含徽标与地址的行。 问:我使用“格式”菜单上的“背景”命令,为工作添加了背景图案,但打印时,却没有打 印工作表背景。为什么?如何解决? 答: “格式” 用 菜单上的 “背景” 命令添加到工作表中的背景图案不会被打印出来。 但用 “插 入”菜单中的“图片”命令添加到工作表中的图案和用“格式”菜单上的“单元格”命令添加到 工作表中的单元格背景图案或阴影,都会被打印出来。 问:在我打印工作表时,Excel 忽略了所设置的分页符。为什么? 答:如果已设置让 Excel 将工作簿打印到特定数目的页面中,那么,Excel 将忽略已设置的 手动分页符, 并缩小打印工作表的尺寸。 若要将工作表打印到指定的页数中并使用手动插入的分 页符,请单击“文件”菜单上的“页面设置” ,再单击“页面”选项卡,然后单击“缩放比例” 。 如果“缩放比例”不能产生预期效果,你可以在设置打印区域时,将其中的每一页都选定为独立 的区域,Excel 会将打印区域中不相邻的区域打印到独立的页面上。 问:我在工作表中设置了多个打印区域后,Excel 却不能将多个打印区域打印到同一页上。 如何解决? 答:如果打印区域中包含工作表中的不相邻区域,在默认情况下,Excel 将 把每个区域打印到单独的页面上。 你可以使用下列方法指定工作表中的独立区域, 并将它们打印 到同一页面上。 1.将不相邻的列打印到相邻的位置上:选定不想打印的列,点击“格式”菜单中的“列” , 然后单击“隐藏” 。设置一个包含所有列的打印区域,其中也包括隐藏的列。 2. 将不相邻的行打印到上下相邻的位置上: 选定不想打印的行, “格式” 点击 菜单中的 “行” , 然后单击“隐藏” 。设置一个包含所有行的打印区域,其中也包括隐藏的行。

EXCEL 进行学生成绩管理一例 在老师的日常工作中,对学生的成绩进行统计分析管理是一项非常重要也是十分麻烦的工 作,如果能够利用 EXCEL 强大的数据处理功能,就可以让各位老师迅速完成对学生的成绩的各 项分析统计工作。下面就向各位朋友介绍一些利用 EXCEL 进行学生成绩管理的小技巧。 一、快速转换学生考试成绩等级 有的时候, 会遇到要将学生的考试成绩按实际考试分数转换成相应成绩等级的情况, 如将考 试成绩在 90 分以上的成绩转换成“A+”形式,85-89 分的成绩转换成“A”形式...。一般情况,
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在 EXCEL 表格中大家会采用 IF()函数来设计公式进行转换,这样所设计的公式会变得很复杂, 如果进行转换的成绩等级类型超过 IF()函数的最大嵌套(7 层)时,IF()函数就无能为力了。这时我 们可用如下的方法来简化操作。 1、打开学生成绩工作表(格式内容见图 1)。 2、在 G2 到 I12 单元格录入考试成绩分数段与考试成绩等级对照表。 3 、 在 D3 单 元 格 录 入 公 式 “=INDEX(I$3:I$12,MATCH(1,(C3>=G$3:G$12)*(C3<=H$3:H$12),0))” ,由于该公式为数组公式, 在录入完上述内容后,必须同时按下“Ctrl+Shift+Enter”键,为上述公式内容加上数组公式标志 即大括号“{}” 。该公式的作用就是,根据 C3 单元格中的学生成绩,在 D3 单元格自动将该成绩 转换成相应的成绩等级。 4、将光标移到 D3 单元格,向下拖动填充柄至 D12 单元格,将公式进行快速复制,这样就 可以迅速完成转换学生成绩等级的工作(效果见图 2)。 二、快速统计学生考试成绩分布情况 在利用 EXCEL 管理学生考试成绩时,常常要统计各分数段学生考试成绩的分布情况,如果 采用下面介绍的这种方法,就能使这项工作变得非常方便。 1、打开学生成绩工作表(本例仍使用上例的工作表,格式见图 1)。 2、在 G3 至 G6 单元格录入学生考试成绩的统计分段点。如在本例中采用的统计分段点为: 60、69、79、89,即统计 60 分以下、61-69、70-79、80-89、90 分以上五个学生考试成绩区段的 人数分布情况,当然你也可以根据自己的实际需要在此进行不同的设置。 3 、 选 中 要 进 行 公 式 设 计 的 单 元 格 区 域 B14 至 B18 , 按 下 F2 键 , 录 入 公 式 “=FREQUENCY(C3:C12,G3:G6)” ,由于该公式为数组公式,在录入完上述内容后,必须同时按 下“Ctrl+Shift+Enter”键,为上述公式内容加上数组公式标志即大括号“{}” 。 4、 当上述操作完成后, B14 至 B18 单元格就迅速得到了正确的学生考试成绩分布情况(图 在 3)。 5、值得注意的是,在我们设计统计区段时,这个统计区段必须比统计分段点的数据个数多 一个。这个多出来的统计区段表示超出最高间隔的数值个数。例如,在本例中,我们设计的统计 分段点为 60、69、79、89 四个数值,这时要想取得正确的统计区段分布数据,就必须在 B14 至 B18 五个单元格中输入 FREQUENCY() 函数计算的结果,多出来的这一个单元格将返回学生成 绩表中大于 90 分的成绩的人数。

用 EXCEL 建立学生学业成绩动态评价表 学生学业成绩的统计与汇总是教务管理中一项十分烦琐的常规工作。 用手工方法统计, 不仅工作 效率低下,而且又容易出错。特别是如果要对其作进一步的量化分析,用传统的统计方法几乎是 不可能的。而采用计算机管理,就能使上述问题迎刃而解,教务员可从繁琐的工作中解放出来。 要实现教务统计工作的电脑化, 一种解决方案是使用专用的教务管理软件或学校管理系统, 另外 一个办法是利用 EXECL(电子计算表格)自动计算、自动按条件筛选和数据共用的特点,自己 建立学生学业成绩动态评价表。 从上学期开始, 我们对原有的学生学业成绩统计进行改革。 我们利用计算机的 EXECL 软件,
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建立了学生成绩(包括单元考查)综合评价动态管理工作簿,进行学业成绩实时反馈分析。下面 结合本校的实践就学生学业成绩综合评价的基本概念、建立过程及其意义作简要介绍。 一、学业成绩综合评价的基本概念及简单使用 在原有成绩统计指标基础上, 我们参照体育达标成绩计算办法, 按学生得分情况分别统计出 A、B、C、D、E 五个分数档次的人数(A 等 90 分以上,B 等 80~89 分,C 等 70~79 分,D 等 60~69 分,E 等 59 分以下) ,各自计算出占参加考试人数的百分数(即各等第的人数率) ,然后 按(A×4+B×3+C×2+D×1-E×4) ×100 计算出该学科的综合得分。汇总出本班级的综合分后, 再算出全年段的综合得分,最后算出本学科本班学生与全年段综合分的相对差。我们把上述“相 对差”作为考核教师教学质量的重要指标。 为了提高效率,我们按学生名册事先将各班学生姓名输入 EXECL 工作簿,并按姓氏顺序自 动排序,以这个顺序打印成学生登记册,用于记录学生学业成绩。利用 EXECL 的计算和统计功 能,设定好各项指标的计算公式,同时与每个年级每门学科的统计表建立链接关系。每次只要利 用极短的时间将成绩依次录入工作簿, 前面所说的所有统计数据即时生成一张动态统计表, 点击 相应的汇总表,同年级同学科的各项指标马上以表格形式呈现出来,并可打印出来。实现了真正 意义上的方便、快速、准确。 二、学业成绩综合评价有关表格的建立过程 第一步,建立学生学业综合评价基础表。启动计算机后,调出 EXECL 程序。启动 EXECL, 选中“sheet1”工作表,在单元格 A、B、C、D??分别输入姓名、语文、数学等项目,将学生 姓名及各科学业成绩一一输入,形成下表: A 1 2 3 4 5 6 7 ?? 46 47 48 49 50 51 52 姓名 张小刚 王大明 李芳 胡飞 陈小强 姚敏敏 ?? 蒋东 A 等人数 B 等人数 C 等人数 D 等人数 E 等人数 综合得分 B 语文 85 91 78 83 65 48 ?? 84 C 数学 68 93 84 69 76 51 ?? 76 D E F

在单元格 B47(B 列与第 47 行的交叉单元格)插入函数“=COUNTIF(B2:B46,">=90")” (双 引号不要输入) ,在单元格 B48 插入函数“=COUNTIF(B2:B46,">=80")- B47” ,同理,在单元格 B49 、 B50 及 B51 分 别 插 入 “ =COUNTIF(B2:B46,">=70")- B47-B48 ” 、
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“=COUNTIF(B2:B46,">=60")- B47-B48-B49”和“=COUNTIF(B2:B46,"<=59")” 。EXCEL 会自动 统 计 出 46 个 学 生 中 A 、 B 、 C 、 D 、 E 各 等 的 人 数 。 在 单 元 格 B52 插 入 公 式 “=(B47*4+B48*3+B49*2+B50*1-B51*4)/(B47+B48+B49+B50+B51)*100”即自动算出综合得分。 利用复制工具,很快可统计出 C 列(数学学科)A、B、C、D、E 各等的人数及综合得分。 有两个以上平行班的话,参照上述列表,从 A54(为了使两个班形成明显区别 A53 不要设置 任何数据)起分别填入另一个班的学生学业成绩及所要统计的数据。 双击“sheet1” ,输入名称(如“一年级期终成绩” )将工作表改名为与实际内容相符的名称。 用类似的方法,在“sheet2” “sheet3”中建立“二年级、三年级期终成绩”表。至此学生学 、 业综合评价基础表基本构建完成。 第二步,建立学生学业综合评价汇总表。插入新的工作表,利用 EXECL“粘贴链接”功能, 可将一工作表中 B47 到 B52 各项数据,自动在新的工作表中同步反映。如下表: A 1 2 3 4 5 6 7 8 ?? 在单元格 E1 填入合计,在 E2 设置计算公式“=B2+C2+D2” ,用复制功能计算出 E3-E6 的合 计数,用计算各班综合得分的公式“复制”算出全年段综合得分。在单元格 A8 填入综合分相对 差,在单元格 B8 设置计算公式“=B8-$E7”“$E7”表示绝对位置)算出综合分相对差,既“本 ( 班级某学科综合分相对于全年段综合分之差” ,算得结果如下表: A 1 2 3 4 5 6 7 8 ?? 打开“文件”菜单,进行“页面设置” ,可方便地实现打印功能。亦可粘贴到“Word”进行 重新排版处理或粘贴到“PowerPoint”进行演示处理。 上述数据将会随着原始数据(学生学业成绩)的变化而变化,利用“复制”功能将“空表格”
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B 一(1)班 24 10 8 2 0 327.27

C 一(2)班 32 5 2 2 1 345.24

D 一(3)班 34 9 2 0 0 371.11

E

F

A 等人数 B 等人数 C 等人数 D 等人数 E 等人数 综合得分

B 一(1)班 24 10 8 2 0 327.27 -20.82

C 一(2)班 32 5 2 2 1 345.24 -2.85

D 一(3)班 34 9 2 0 0 371.11 23.02

E 合计 90 24 12 4 1 348.09

F

A 等人数 B 等人数 C 等人数 D 等人数 E 等人数 综合得分 综合分相对 差

制作完成后,只要往基础表中输入学业成绩,即完成了综合得分的计算和汇总统计,大大减少了 重复劳动,提高了工作效率。 三、建立学业成绩综合评价系统的意义 通过采用上述学业成绩综合评价办法,我们认为好处有以下五点:第一,突出了面向全体。 教师们抓学困生的积极性和主动性明显增强,因为从计算办法上可知,减少一名 E 等学生,相 当于 5 名 D 等或 C 等的学生上升一个等第。第二,避免了教师过分强调分数,追求名次的极端 现象,从过去的考试统计成绩来看,有的年级,特别是低段学科成绩十分接受,就平均分来说, 有的只能在百分位或千分上分出高低,这种现象的发展结果,强化了教师为分数而教的意识,不 利于素质教育的实施。而用这种办法统计,淡化了教师们的分数意识。第三,能客观地进行纵向 比较,通过比较相对差的变化可看出某教师接任后所教学科的进展情况,避免了“差班”无人接 的现象。第四,用这个办法统计出的综合分相对差,不受卷面难易的影响,不但同学科纵向能进 行比较, 而且不同学科之间也能进行比较, 能更加客观公正地反映出教师的工作实绩及进步情况。 第五,解放了劳动力,提高了工作效率。只要将成绩依次输入事先设计好的表格,一切统计数据 计算机都会正确无误地即时反映出来,从实际效果来看,是无法与手工统计相提并论。

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excel 高级筛选数据 使用高级筛选功能可以对某个列或者多个列应用多个筛选条件。 为了使用此功能, 在工作表 的数据清单上方,至少应有三个能用作条件区域的空行,而且数据清单必须有列标。 “条件区域” 包含一组搜索条件的单元格区域, 可以用它在高级筛选筛选数据清单的数据, 它包含一个条件标 志行,同时至少有一行用来定义搜索条件。有了条件区域,就可以按下列操作步骤来进行高级筛 选:

图 16 单击这个按钮 步骤一、选择数据清单中含有要筛选值的列标,然后单击常用工具栏中的“复制”按钮,参 见图 16,或者按下键盘上的 Ctrl V 组合键。接着参见图 17,选择条件区域第一个空行里的某个 单元格,然后单击常用工具栏中的“粘贴”或者按下键盘上的 Ctrl V 组合键。

图 17 将选定的列标复制在条件区域中

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图 18 在条件区域中输入筛选条件 步骤二、在条件区域中输入筛选条件,如图 18 所示。

图 19 进入“高级筛选”对话框 步骤三、从“数据”下拉菜单中选择“筛选”命令,然后从“筛选”子菜单中选择“高级筛 选”命令,进入图 19 所示的“高级筛选”对话框。

图 20 单击这个设置按钮 步骤四、参见图 20,单击“高级筛选”对话框中“条件区域”设置按钮后,单击选定 条件区域中的条件,然后再单击此按钮返回“高级筛选”对话框,最后单击“确定”按钮,结束 操作。 在“高级筛选”对话框中进行操作时,若筛选后要隐藏不符合条件的数据行,并让筛选的结 果显示在数据清单中,可打开“在原有区域显示筛选结果”单选按扭。若要将符合条件的数据行 复制到工作表的其他位置,则需要打开“将筛选结果复制到其他位置”单选按钮,并通过“复制 到”编辑框指定粘贴区域的左上角,从而设置复制位置。 注意:在“高级筛选”时,可以将某个区域命名为 Criteria。此时“条件区域”框中就会自 动出现对该区域的引用。也可以将要筛选的数据区域命名为 Database,并将要粘贴行的区域命名
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为 Extract,这样,中文 Excel 2000 就会让这些区域自动出现在“数据区域”和“复制到”框中。

excel 自动筛选数据 若要查看数据清单中符合某些条件的数据, 如本月中已有哪些用户与本公司有业务联系, 就 要使用筛选的办法把那些数据找出来。 筛选数据清单可以寻找和使用数据清单中的数据子集。 筛 选后只显示出包含某一个值或符合一组条件的行,而隐藏其它行。 中文 Excel 2000 提供有两条用于筛选的命令: “自动筛选”和“高级筛选” 。 “自动筛选”命令可以满足您的大部分需要,当需要利用复杂的条件来筛选数据清单时就可 以考虑使用“高级筛选”命令。 为了使用“自动筛选”命令,可以按下列步骤进行操作: 步骤一、参见图 12,从“数据”下拉菜单中选择“筛选”命令,然后从“筛选”子菜单中 选择“自动筛选”命令。

图 12 选择“自动筛选”命令 注意:如果当前没有选定数据清单中的单元格,或者没有激活任何包含数据的单元格,选择 “自动筛选”命令后,屏幕上会出现一条出错信息,并提示您可以做的操作。类似的操作还会在 其它地方出现。 此后,数据清单中第一行的各列中将分别显示出一个下拉按钮,如图 13 所示,自动筛选就 将通过它们来进行。

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图 13 第一行的各列中将分别显示出一个下拉列表 通过图 13 所示的列标下拉列表,就能够很容易的选定和查看数据记录。 例如,这一步操作用于指查看工资额为 800 元的员工,操作结束后,它就会显示在屏幕上, 如图 15 所示,这就是自动筛选的结果。

图 14 筛选工资额为 800 元的数据记录

图 15 查看工资额为 800 元的员工 注意:若要在数据清单中恢复筛选前的显示状态,只需要进入“数据”下拉菜单后从“筛 选”子菜单中选择“全面显示”命令即可。 EXCEL 中设置排序条件 与筛选的操作不同,利用“数据”下拉菜单中的“排序”命令进行操作就不一样了。此命令对于 数据内容较多的数据清单特别有用,若只想对某区域进行排序,也能让您非常满意,因为通过它 可以设备各种各样的排序条件,并让中文 Excel 2000 自动进行排序。操作时,屏幕上将显示如图 10 所示的“排序”对话框,可以使用的各选项功能如下所述。

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图 10 进入“排序”对话框 1.主要关键字 通过一份下拉菜单选择排序字段, 打开位于右旁的单选按钮, 可控制按递增或递减的方式进 行排序。 2.次要关键字 通过一份下拉菜单选择排序字段, 打开位于右旁的单选按钮, 可控制按递增或递减的方式进 行排序。如果前面设置的“主要关键字”列中出现了重复项,就将按次要关键字来排序重复的部 分。 3.第三关键字 通过一份下拉菜单选择排序字段, 打开位于右旁的单选按钮, 可控制按递增或递减的方式进 行排序。如果前面设置的“主要关键字”与“次要关键字”列中都出现了重复项,就将按第三关 键字来排序重复的部分。 4.有标题行 在数据排序时,包含清单的第一行。 5.无标题行 在数据排序时,不包含清单的第一行。 在使用“排序”命令时,若要排序的只是某一个区域,那么招待此命令时屏幕上会显示“排 序报警”对话框,如图 11 所示。

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图 11 屏幕上将显示此对话框 在这个对话框中,若选择打开“当前选定区域排序”单选按钮,则在单击“排序”按钮 后将排序邻近的相关字段。若打开“以当前选定区域排序”则仅排序选定的区域。 注意:如果排序结果与所预期的不同,说明排序数据的类型有出入。若想得到最好的结果, 就要确保列中所有单元格属于同一数据类型。为了排序,输入的数据可以是数字或文字,但应避 免在连续的单元格中交替输入数字或文字, 而确保所有数字都要以数字或文字方式输入是排序是 否成功的关键所在。若要将数字以文字方式输入,如邮政编码或产品编号,请在数字之前加上一 个省略符号(’ 如: 610000, ), ’ 或在输入之前把该列格式化为文字, 或输成中文符号, 610000。 如:

EXCEL 中排序数据记录 在中文 Excel 2000 中也可以根据现有的数据资料对数据值进行排序。 按递增方式排序的数据类型及其数据的顺序为: 1.数字,顺序是从小数到大数,从负数到正数。 2.文字和包含数字的文字,其顺序是 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9(空格)”# $ % & ' ( ) * + , - . / : ; < = > ? @ [ ] ^ _ ‘ | ~ A B C D E F G H I J K L ! M N O P Q R S T U V W X Y Z。 3.逻辑值,False 在 True 之前。 4.错误值,所有的错误值都是相等的。 5.空白(不是空格)单元格总是排在最后。 递减排序的顺序与递增顺序恰好相反,但空白单元格将排在最后。 日期、时间和汉字也当文字处理,是根据它们内部表示的基础值排序。

图 8 单击这个按钮按升序方式排序 最简单的排序操作是使用 “常用” 工具栏中的按钮。 在这个工具栏上有两个用于排序的按钮, 图标上有 AZ 与向下的箭头的哪一个按钮, 用于按降序方式重排数据,参见图 8。 按钮上标有 ZA
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与向下的箭头的哪一个按钮用于递减排序,参见图 9。 注意:若选定了某一列后来使用图 8 与图 9 所示的操作,排序将只发生在这一列中,其它列 的数据排列将保持不变,其结果可能会破坏原始记录结构,造成数据错误!

图 9 单击这个按钮按降序方式排序

EXCEL 中创建数据清单 在中文 Excel 2000 中,排序与筛选数据记录的操作需要通过“数据清单”来进行,因此在操作前 应先创建好“数据清单”“数据清单”是工作表中包含相关数据的一系列数据行,如前面所建立 。 的“员工工资表” ,这张电子报表就包含有这样的数据行,它可以像数据库一样接受浏览与编辑 等操作。 这与使用中文 Visual FoxPro 6 相类似, 只是在中文 Excel 2000 中可以很容易地将数据清 单用作数据库,而在执行数据库操作时,例如查询、排序或汇总数据时也会自动将数据清单视作 数据库,并使用下列数据清单元素来组织数据: ·数据清单中的列是数据库中的字段 ·数据清单中的列标志是数据库中的字段名称 ·数据清单中的每一行对应数据库中的一个记录 那么数据清单与电子报表的区别是什么呢? 其实没有多大的区别,前者的第一行含有列标题,后者是包含数据清单在内的数据库,而且 还有标题!所以,您能很容易的建立数据清单。如员工工资表中的“姓名”“年龄”“职务” 、 、 、 “工资额” ,这些就可以作为数据清单中的列标题,使用鼠标器选定如图 1 所示的单元格区域, 一份数据清单就建立好了。

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图 1 选定这个区域建立数据清单 其实,若选定一个区域,中文 Excel 2000 也会在需要的时候自动建立一份数据清单,只是该 数据清单将包含所有的单元格,自动找到的列标题也不一定正确。 注意: 在每张工作表上只能建立并使用一份数据清单。 您也应避免在一张工作表上建立多份 数据清单,因为某些数据清单管理功能(如筛选)等一次也只能在一份数据清单中使用。 一旦建立好了数据清单,还可以继续在它所包含的单元格中输入数据。无论何时输入数据, 初学都应当注意遵循下列准则: 1.将类型相同的数据项置于同一列中 在设计数据清单时,应使同一列中的各行具有相同类型的数据项。这一点在前面建立“员工 工资表”时就体现了出来,这是初学者一眼就能看明白的。 2.使数据清单独立于其它数据 在工作表中,数据清单与其他数据间至少要留出一个空列和一个空行,以便在执行排序、筛 选或插入自动汇总等操作时,有利于中文 Excel 2000 检测和选定数据清单。 3.将关键数据置于清单的顶部或底部 这样可避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。 因为这些数据在中文 Excel 2000 筛选数据 清单时可能会被隐藏。 4.注意显示行和列 在修改数据清单之前,应确保隐藏的行或列也被显示。因为,如果清单中的行和列没有被显 示,那么数据有可能会被删除。

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图 2 进入“边框”选项卡 5.注意数据清单格式 如前所述,数据清单需要列标,若没有的话应在清单的第一行中创建,因为中文 Excel 2000 将使用列标创建报告并查找和组织数据。 列标可以使用与数据清单中数据不同的字体、 对齐方式、 格式、图案、边框或大小写类型等。在键入列标之前,应将单元格设置为文本格式。 6.使用单元格边框突出显示数据清单 如果要将数据清单标志和其他数据分开,可使用单元格边框(不是空格或短划线) 。 其操作步骤如下: 步骤一、右击选定的单元格,然后从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令,进入“单元 格格式”对话框后单击“边框”选项卡。 步骤二、单击“外边框”按钮后,从“线条”区域的“样式”列表窗中选择一种线型,参见 图 3。

图 3 选择边框线的样式 步骤三、从“颜色”下拉列表中选择边框线的颜色,接着在“预览窗”中单击要使用边框线 的边线,参见图 4。

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图 4 单击要使用边框线的边线 步骤四、单击了每一条要使用边框线的边后,单击“确定”按钮,然后在中文 Excel 2000 的工作窗口中单击数据清单外的任意一处,就能在屏幕上看到所加入的边框线了,如图 5 所示。

图 5 上述操作的结果 7.避免空行和空列 避免在数据清单中随便放置空行和空列, 将有利于中文 Excel 2000 检测和选定数据清单, 因 为单元格开头和末尾的多余空格会影响排序与搜索, 所以不要在单元格内文本前面或后面键入空 格,可采用缩进单元格内文本的办法来代替键入空格。

图 6 进入数据记录单

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EXCEL 公式中的数据类型自动转换 尽管每个运算符都需要特定类型的数值与之对应,但如果输入数值的类型与所需的不同,中文 Excel 2000 还是有可能做些力所能及的转换,并完成计算,虽说不是所有的转换都能成功,但下 表中所列的常见输入错误都能被很好地处理。 表:公式中的数据类型自动转换

EXCEL 技巧两则 ★实现条件显示 统计学生成绩时, 希望输入 60 以下的分数时, 能显示为 “不及格” 输入 60 以上的分数时, , 显 示为“及格” 。这样的效果,不妨称之为“条件显示” ,用 IF 函数可以实现。假设分数在 B3 单 元格中,要将等级显示在 C3 单元格中。那么在 C3 单元格中输入以下公式实现不同的等级: =if(b3<=60,“不及格”“及格”) 分“不及格”和“及格”两个等级 , =if(b3<=60,“不及格” ,if(b3<=90,“及格”“优秀”)) 分三个等级 , =if(b3<=60,“不及格” ,if(b3<=70,“及格” ,if(b3<90,“良好”“优秀”))) 分为 , 四个等级 注意:符号为半角,IF 与括弧之间不能有空格,而且最多嵌套 7 层。 ★跨表操作数据 设有名称为 Sheet1、Sheet2 和 Sheet3 的三张工作表,现要用 Sheet1 的 D8 单元格的 内容乘以 40%,再加上 Sheet2 的 B8 单元格内容乘以 60%作为 Sheet3 的 A8 单元格的内容。则应 该在 Sheet3 的 A8 单元格输入以下算式:=Sheet1!D8*40%+Sheet2!B8*60%。

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怎样同时改变多行行高? 我们知道, 通过拖动行或列间的分界线可以改变行高或列宽, 但怎样同时改变向行或几列的高度 或宽度呢? 我们以改变行高为例,先选中要改变行高的列,按下 Shift 键再单击行标题头,可以选定连 续的多行(如果要选中多个不连续行,可以按下 Ctrl 键)。选中多列后,拖动任意一个被选中的 行标题间的分界线,到适当高度释放鼠标,所有被选中的行高都改变了。

我们也可以精确地改变行高:选中多行后,单击“格式”菜单,选择“行”中的“行高”命 令,设置行高为 20,单击“确定”,行高都被设置为 20 了。

同样道理,我们可以通过拖动或精确设置的方法改变多列的列宽。

如何将姓与名分开? 有这样一个问题,一个数据表中,A 列是由姓和名组成了,如何将姓和名分开呢? 一个简单的方法是应用 Left 函数,此函数可以返回文本串中的第一个或前几个字符。 Left 函数的语法形式为: LEFT(text,num_chars) 其中:Text:是包含要提取字符的文本串。 Num_chars:要提取的字符数量,这个值必须大于或等于 0;
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如果 num_chars 大于文本长度,则返回所有文本; 如果忽略 num_chars,则假定其值为 1。 下面我们看一下这个例子,要将姓分开,且例子中都是单姓的,所以我们可以在 B1 中添入 “=left(A1)”,然后利用自动填充功能,完成下面单元格公式的复制。

我们再看一个例子,某些会计程序在显示负数时会在数值的右边添加负号 (–)。如果导入 的文件是在按此方法保存负数的程序中创建的, Microsoft Excel 会将这些数值作为文本导入。 则 要将此文本串转换为数值,必须返回除最右边字符(即负号)以外的所有文本串字符,然后乘以 –1。对于 num_chars 参数,可使用 LEN 函数计算文本串中字符的个数,然后减去 1。例如, 如果单元格 A1 中的值为“234–”,我们可以在 B1 中输入“LEFT(A1,LEN(A1)–1)*–1”。

按回车后 B1 中就显示为“–234”。同样,我们可以利用自动填充的功能完成其余数据的 转换。

好,Left 函数的功能就讲这些,与之相对的还有个“right”函数,可以返回文本串中后一个 或几个字符,你可以放手一用了!

分列功能的妙用 上一个例子中, 我们用 left 函数将姓名中的姓和名分开了, 说实话, 这个方法比较笨, 因为 EXCEL 中提供了分列功能。
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我们可以看下面这个例子, 原始数据中含有编号, 而且随着行数的增加, 编号位数也在增加, 这时就不能用 Left 函数来解决问题了。

我们可以分列功能将编号和文本分开。选中此列,单击“数据”菜单中的“分列”命令,弹 出“文本分列向导”对话框。

在对话框中提供了两类数据分割方法,一是按固定宽度,一是按分隔符号。将姓与名分开的 问题就可以通过选择“固定宽度”项来解决,当前这个例子可以选择“分隔符号”项,单击“下 一步”。

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这里要选择分隔符号,因为例子中的编号和文本中间都有“.”,所以我们可以选择“其他” 复选框,并在后面的文本框中输入“.”,再单击“下一步”。

单击“完成”按钮,编号和文本就被分开了。

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如何显示多行文本 一般情况下,在单元格中输入的文本是不换行的,这样看起来会很别扭。

如果要在同一单元格中显示多行文本,可以这样做:选中要换行的单元格,单击“格式”菜 单,选择“单元格”命令,然后选择“对齐”选项卡,选中“文本控制”标题下的“自动换行” 复选框。

这时界面就变成了下面的样子。

如果单元格中还有段落, 就要在里面输入硬回车, 这时 Enter 键的功能不是在单元格内换行, 而是在单元格间移动。这时我们可以在编辑栏(或正编辑的单元格)中要换行的地方单击鼠标, 按 ALT+ENTER 键来换行。

换行后的效果如下图,在编辑区文字是换行的。

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如何输入小写的“true” 一看到这题目,你一定会笑,这谁不能,就在单元格里输入呗!可是你输入试试,会发现,一旦 输入“true”回车后,系统会自动把小写的“true” ,变为大写的“TRUE” ,让你需要小写时,颇 为头疼。 不过,现在我有一个很简单的办法,可以让你正确输入小写的“true” 。方法就是:在输入字 母前,先输入一个英文半角的单引号“'” ,然后再输入小写的“true”回车就可以了。

在输入小写的“false”时,同样会被系统转化为大写字母,处理方法当然和上面的一样了。 还有,当你想在单元格中输入“001”时,excel 也不会让你轻松的输入,直接输入是不行的,必 需输入“'001”才可以。 不知你有没有注意过,当你在单元格内输入“5/1”时,系统会自动将其转化为“5 月 1 日” ,真是“好心帮倒忙呀!,不过现在好了,只要先输入一个英文半角的单引号,就可以解决 ” 这类问题了。 以后再遇到这样不能直接输入的问题,试一试这个技巧,也许会有效。

巧用“摄影”工具 在 excel 中,有一个“摄影“工具 ,你知道吗?它可以将你的表格,图表,直接转化为图形,

然后作为图形,贴到 word 文档或 excel 表格中。 首先,要把这个照相机 拖到工具条中,做法是:打开“工具”菜单,选择“自定义...” ,

然后在弹出的对话框中,选择“命令”选项卡,再从“类别”一栏中选择“工具” ,从“命令” 一栏中,选择带这个照相机的“摄影”一项,选中并将它拖到工具条中,就可以了。
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现在,我们来看看怎样“照相” ,先简单做一个表格,将其选中,表格的周围会出现一圈 虚线。然后,用鼠标点一下工具栏中的照相机图标,再在页面中的任一位置单击鼠标左键,刚才 被照上的图表,就被“洗”成图片,放到页面中了。对这张图,可以进行所有的图片操作命令, 如加底纹,改边框,变颜色等。

如果,你要把它放到 word 文档中,只要进行普通的拷贝,粘贴就可以了。

记忆式键入法的妙用
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我们可以利用记忆式键入功能在同一数据列中快速填写重复录入项。 如果在单元格中键入的起始字符与该列已有的录入项相符, Microsoft Excel 可以自动填写其 余的字符。比如这一列中,我们已经输入过“张同国”这个名字,在表中同一列的不同行中再输 入“张”字,单元格中就会自动显示出“张同国”字样。如果按 下 ENTER 键,这个名字就输 入到单元格中了。这一功能我们就称为记忆式键入法。

注意:此记忆式键入法只能“记忆”文字或文字与数字的混合项。所记忆的内容与已有录入 项的大小写格式是一致的。 如果不想采用自动提供的字符,可以继续键入。如果要删除自动提供的字符,可以按 BACKSPACE 键。 我们还可以从当前数据列录入项列表中选择所需录入项。在录入时,按 ALT+↓ 键即显示 已有录入项列表。

也可以用右键单击相应的单元格,再单击快捷菜单中的“选择列表”命令,并从列表中选择 相应的条目。

如何快速了解函数的用法 Excel 中提供了上百种工作表函数,我们可以根据需要选用。 如果知道所要作用函数的名字, 但又记不清它的所有格式, 这时我们可以用键盘快捷键把参 数粘贴到编辑栏内。 具体方法是:在编辑栏中输入一个等号,然后录入一个函数,再按下 Ctrl+A 键,弹出公式 选项板,里面显示了选定函数的名称及其每个参数。在打开的对话框中添入所需参数,当我们选

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取任何一个参数时,在对话框中会看到它的解释。 当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数 的函数时,这个方法非常有用。

如果你不知道 EXCEL 提供了那些函数,或是记不起函数是怎么写的,可以用下面的方法 查看。单击工具栏上的“粘贴函数” 按钮,弹出“粘贴函数”对话框。我们可以在左侧列表

框中选择函数分类,在右侧列表框中选择函数名称,对话框的下面就会出现一行小字,提示此函 数的作用和功能。

Excel 中录入固定格式数据的技巧 在应用 Excel 某些单元格中需要输入固定格式的数据时,怎么办呢?我们利用“数据有效性”做 成一个下拉列表,即可进行选择性输入。 选中需要建立下拉列表的单元格区域,执行“数据→有效性”命令,打开“数据有效性”对 话框,在“设置”一栏下,按“允许”右侧的下拉按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选择“序列” 选项,然后在下面“来源”方框中输入序列的各元素(如“董事长”总经理,副总经理,销售主 管,其他职位”等),按确定返回。
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选中上述区域中某个单元格,在其右侧出现一个下拉按钮,点击此按钮,在随后出现的下拉 列表中,选择相应的元素(如“副总经理”),即可将该元素输入到相应的单元格中。

Excel 中日期与时间的快速处理 1、任意日期与时间的输入数字键与“/”或“-”配合可快速输入日期,而数字键与“: ”配合可 输入时间: 如输入 “3/25” 然后回车即可得到 月 25 日” 又如输入 , “3 。 “9:25” 回车即得到 , “09:25” 。 2、当前日期与时间的快速输入选定要插入的单元格,按下“Ctrl”键与分号键“;”,然后 回车即可插入当前日期。而要输入当前时间,同时按住“Ctrl”键、“Shift”键与 分号键,然后回车即可。 3、日期与时间格式的快速设置如果对日期或时间的格式不满意,可以右击该单元格,选定 “设置单元格格式→数字→日期”或“时间”,然后在类型框中选择即可。

Excel:利用身份证号码 提取个人信 一、分析身份证号码 其实,身份证号码与一个人的性别、出生年月、籍贯等信息是紧密相连 的,无论是 15 位还是 18 位的身份证号码,其中都保存了相关的个人信息。 15 位身份证号码:第 7、8 位为出生年份(两位数),第 9、10 位为出生月份,第 11、12 位代 表出生日期,第 15 位代表性别,奇数为男,偶数为女。 18 位身份证号码:第 7、8、9、10 位为出生年份(四位数),第 11、第 12 位为出生月份,第 13、14 位代表出生日期,第 17 位代表性别,奇数为男,偶数为女。 例如,某员工的身份证号码(15 位)是 320521720807024,那么表示 1972 年 8 月 7 日出生, 性别为女。如果能想办法从这些身份证号码中将上述个人信息提取出来,不仅快速简便,而且不 容易出错,核对时也只需要对身份证号码进行检查,肯定可以大大提高工作效率。 二、提取个人信息 这里,我们需要使用 IF、LEN、MOD、 MID、DATE 等函数从身份证号码中提取个人信息。如图 1 所示,其中员工的身份证号码信 息已输入完毕(C 列),出生年月信息填写在 D 列,性别信息填写在 B 列。 1. 提取出生年月信息 由于上交报表时只需要填写出生年月, 不需要填写出生日期, 因此这里我们只需要关心身份 证号码的相应部位即可,即显示为“7208”这样的信息。在 D2 单元格中输入公式 “=IF(LEN(C2)=15,MID(C2,7,4),MID(C2,9,4))”,其中: LEN(C2)=15: 检查 C2 单元格中字符串的字符数目, 本例的含义是检查身份证号码的长度是 否是 15 位。 MID(C2,7,4):从 C2 单元格中字符串的第 7 位开始提取四位数字,本例中表示提取 15 位身 份证号码的第 7、8、9、10 位数字。 MID(C2,9,4):从 C2 单元格中字符串的第 9 位开始提取四位数字,本例中表示提取 18 位身 份证号码的第 9、10、11、12 位数字。 IF(LEN(C2)=15,MID(C2,7,4),MID(C2,9,4)):IF 是一个逻辑判断函数,表示如果 C2 单元格是
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15 位,则提取第 7 位开始的四位数字,如果不是 15 位则提取自第 9 位开始的四位数字。 如果需要显示为“70 年 12 月”这样的格式,请使用 DATE 格式,并在“单元格格式→日期” 中进行设置。 2. 提取性别信息 由于报表中各位员工的序号编排是按照上级核定的编制进行的, 因此不可能按照男、 女固定 的顺序进行编排,如果一个一个手工输入的话,既麻烦又容易出错 例如性别信息统一在 B 列填写,可以在 B2 单元格中输入公式 “=IF(MOD(IF(LEN(C2)=15,MID(C2,15,1),MID(C2,17,1)),2)=1,"男","女")”,其中: LEN(C2)=15:检查身份证号码的长度是否是 15 位。 MID(C2,15,1):如果身份证号码的长度是 15 位,那么提取第 15 位的数字。 MID(C2,17,1):如果身份证号码的长度不是 15 位,即 18 位身份证号码,那么应该提取第 17 位的数字。 MOD(IF(LEN(C2)=15,MID(C2,15,1),MID(C2,17,1)),2):用于得到给出数字除以指定数字后的 余数,本例表示对提出来的数值除以 2 以后所得到的余数。 IF(MOD(IF(LEN(C2)=15,MID(C2,15,1),MID(C2,17,1)),2)=1,"男","女"):如果除以 2 以后的余 数是 1,那么 B2 单元格显示为“男”,否则显示为“女”。 回车确认后,即可在 B2 单元格显示正确的性别信息,接下来就是选中填充柄直接拖曳。如 图 2 所示,现在这份报表无论是提取信息或是核对,都方便多了!

图 1 输入身份证号码

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图 2 提取个人信息

用填充柄自动填充工作表 在 Excel 2000 工作表中,如果需要在一行或一列单元格中填入安顺序排列的项目序号,用 Excel 2000 的自动填充功能可以帮助您快速输入这些数据序列,而且还不容易出错。你不会不知 道什么是控制柄吧?选中一个表格,其右下角有一个实心的小方块,它就是控制柄,当鼠标放上 去的时候便会变成实心的“+”。其方法:在第一单元格那输入其实数据,在下一个单元格那输 入第二个数据,选定这两个单元格,将光标指向单元格右下方的填充柄,沿着要填充的方向拖动 填充柄,托过的单元格中会自动的按 Excel 2000 内部规定的序列进行填充。如(下图二), 在 B3 中输入“第 1 名”,然后拖动控制柄往下拉,松开鼠标时所拉过的区域就自动填充了“第 2 名、第 3 名”。在拖动控制柄的过程中我们也可以在鼠标的右边小说明中看到所填充的内容。

图二 如果使用鼠标右键拖动单元格填充柄,也可以实现自动填充。其方法是:在某单元格内输入 数据, 按住鼠标右键, 沿着要填充的方向拖动填充柄, 此时就会弹出包含下列各项的快捷菜单(如 图三):复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充、以天数填充、以工作日填充、 以年填充、等差序列、等比序列。。。。此时,您可以根据需要进行选择填充方式。显然,这种 方法更有灵活性。

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图三 另外,双击填充柄自动填充工作表也是一个不错的方法 自动填充数字序列和文本序列也可以不拖动填充柄通过单元格区域, 而采用双击填充柄的方 法实现:对于数字序列的填充,要选定包含初始值单元格在内的两个单元格,然后双击填充柄。 而对于文本序列的填充,只需选定初始值单元格,仍然后双击填充柄。 例如: 要想在 B2:B11 中输入数字序列 “1、 3.....10” 只须在 B2 中输入 2、 , “1” 选定 B2:B11, , 双击填充柄即可。如果需要在“C2:C7”中输入文本序列“第 1 名、第 2 名、.....第 6 名” ,只需 要在 C2 中输入“第 1 名” ,选定 C2 单元格,双击填充柄即可。 双击填充柄自动填充是一种更为快速的方法, 要填充的序列的单元格区域越大, 如超过一屏的大 区域,越能体现他的优越性。 要注意的是,自动产生的序列数由 A2 向下直到遇到空白单元格为止的单元格个数决定。例 如, A9 为空白单元格,那么此法仅在 B2:B8 中 产生序列“1、2、3、.....7” 。同样,若 B5 为空 白单元格,那么仅在 C2:C4 中产生序列“第 1 名、第 2 名、第 3 名” 。

Execl 小技巧 在 Execl 中快速互换数据 在 Execl 中,相邻两列或两行的数据如果要进行互换,一般方法是用“复制”、“粘贴”的方法 来进行,其实还有更快的方法。假定要把 A1 和 B1 的数据互换,先选取 A1,接着将鼠标移到选 取范围的边缘,光标的形状变成白色箭头状,这时先按住键盘上的 Shift 不放,再按住鼠标的左 键,拖动鼠标到 B1 右边框线上,这时在右边框线上会出现一条虚线,先松开鼠标左键后,再松 开 Shift 键,数据便已经互换了。相邻行之间的数据互换如法炮制即可。 输入 SUM 函数有快法 在 Excel 工作表中,SUM(求和)函数是大家使用最为频繁的函数之一。要输入该函数时,大 家通常的做法是单击常用工具栏上的“自动求和”(∑)按钮。其实,按住 Alt 键,同时键入“=”,同 样可以输入 SUM 函数。而且这免除你移动鼠标的麻烦,节省了时间,能够提高编辑效率。 巧用 IF 函数核对录入的数据 在 Excel 中输入大量数据时,输入人员常因数据量大,看得头晕眼花,经常输错,结果还需
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人工校对几遍,但仍然不能保障完全正确。其实巧用 Excel 中的 IF 函数便能达到比人工校对效 率更高。在输入的数据(如 C1 单元格)后面另增 D1 与 E1 单元格,D1 单元格用作核对,在 E1 单 元格中输入=if(C1=D1,"正确","错误")即可。那么我们先将 C 列中数据输完后,再在 D 列中重输 一遍,如 E 列中提示“错误”,则表示该行数据中 C 列或 D 列中有一项是错误的。 Excel 中动态公式的应用 在 Excel 的某个工作表中,如果随时查看某个动态区域的统计结果,可以设计动态公式:在 某个单元格中输入函数式:=SUM(INDIRECT(B1):INDIRECT(C1))。如果需要统计 D2 至 H51 区 域中数值的和(也可以进行其他计算),只要在 B1 和 C1 单元格中分别输入 D2 和 H51,上述函数 式所在的单元格中就显示出了相应的和。 在 Excel 中插入拼音 在我们使用 Excel 时,常常会遇到十分孤僻的字,但加上拼音注释就能使人看得更明白。具 体的方法是:选中想要加入拼音注释的表格,打开 Excel 的菜单栏中的“格式”菜单,选中“拼音 信息/设置”项,在弹出的对话框中的“设置”和“字体”选项中,分别选择拼音的对齐方式和字体, 最后选择“拼音信息”子菜单中的“编缉”, 即可以在单元格中输入拼音了。 要查看拼音, 可通过“拼 音信息”子菜单中的“显示和隐藏”项显示注释的拼音。 在 Excel 中快速输入特殊符号 报表中常用的“二○○二”中的“○” 。很多人都是将就地打印为“二 00 二”、“二 OO 二”或“二 零零二”。其实这都是不正确的,“00”是数字键,“OO”是英文字母“o”的大写,“零零”是中文数字 的大写,而“二”是中文数字的小写,它们之间都不匹配。经过仔细摸索,笔者发现被忽略的中文 输入法中的“软键盘”可以轻松地输入常用符号。打开中文输入法,先输入“二”,在中文输入法状 态下,用鼠标右键单击输入法的“软键盘”标志,这里选“单位符号”,这样输入法的软键盘就被打 开且定位到中文数字上,按键盘上的 Q 键或用鼠标点击“软键盘”上的 Q 键,中文小写的“○” 便被录入进来。 在 Excel 中快速输入大写数字 在“智能 ABC 输入法”状态下,按住 Shift 键,再按下“i”键(不含引号),松开 Shift 键,然后 输入任一数字键,就得到相对应的大写数字了。另外,财会人员常用的单位词,如“个、拾、佰、 仟、万”等,同样可以借助于 i 键加上单位词相对应的汉语拼音第一个字母方便地得到(具体可查 看“智能 ABC 输入法”的“帮助”菜单)。 让 Excel 启动时自动打开工作簿 用户可自定义默认工作簿,以便每次启动 Excel 时,均可自动打开此工作簿。方法是:自定 义一个新工作簿,然后将它保存在 XLStart 文件夹下。在 C:\Documents and Settings\用户名 \Application Data\Microsoft\Excel 或 C:\Program Files\Microsoft Office\Office10 下就可以找到 XLStart 文件夹。具体路径还要视你的系统安装盘符而定。 彩色 Excel 表格显示打印两不误 如果将 Excel 工作表中的数据设置为彩色格式,而打印机为黑白打印机,那么工作表中 的彩色区域打印出来的效果可能会不理想。 在不更改工作表颜色设置的情况下, 可以进行如下设 置: 1.在“文件”菜单中,单击“页面设置”命令。

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2.单击“工作表”选项,然后选择“打印”框下的“单色打印”项。如果使用的是彩色 打印机,选择该选项可减少打印所需时间。 3.单击“确定”按钮。 现在,你的 Excel 工作表在屏幕上看起来仍是赏心悦目,打印出的黑白稿也能称心如意,感 觉不错吧! 巧用“选择性粘贴”使行列互换 假如 A1-A10 单元格中有不同的内容, 现在需要将这些内容分别排列在 A1、 B1、 C1、 D1...J1 单元格中,即将原来在同一列中的内容重新排列在一行中。难道要一个一个单元格去复制粘贴 吗?完全不用。首先,选中 A1-A10 单元格,单击右键,在弹出的菜单中选择“复制”命令;接着 单击 B1 单元格,再单击右键,在弹出的菜单中选择“选择性粘贴”命令,弹出对话框,选择其中 的复选项“转置”,点击确定。这时你会看到 B1、C1....K1 单元格中已有了 A1-A10 单元格中的内 容,将 A 列选中,在右键菜单中删除,此时行列转换工作就完成了。 在 Excel 中快速输入小数 利用 Excel 处理数据时,经常会要输入一些小数,有时一整列都是小数,这样对输入速度有 很大影响,大家不妨来试试这个办法:点击“工具/选项”,在弹出的的“选项”对话框中选择“编辑” 选项,然后选中“自动设置小数点”的复选框,并在“位数”框内设定小数点的位数。这样当你输入 小数时就不用再输入小数点了, 它会将你输入的数字根据设置的小数点位数自动转化为小数! 如 设置位数是 1 位,输入 123 就自动变为 12.3 了。 让“@”减轻你的数据录入工作量 在 Excel 工作表中,如果有大量诸如“[HP 打印机]”、“[EPSON 打印机]”之类的重复文字,可 以如此定义这些单元格的格式, 以减轻数据的录入工作量: 选择需要的单元格区域, 然后单击“格 式”菜单中的“单元格”,单击“数字”选项,在“分类”框中单击“自定义”,在“类型”框中输入“[@打 印机]”(@为半角字符),单击“确定”按钮。之后,在这些单元格中,当你输入“HP”后,该单元格 将会显示为“[HP 打印机]”。 快速批量编辑 Excel 数据 要将 Excel 工作表某单元格区域中的所有值均减少 10%,可采用以下步骤:在某单元格中键 入数字“0.9”,复制该单元格,选中该区域,单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令,单击“乘”, 单击“确定”按钮。 同时在多个单元格中输入相同数据 在 Excel XP 中,一个工作表的多个单元格中(单元格可以不必相邻)有时需要输入相同的数 据,那么如何才能快速地完成输入呢?方法很简单,你只要选定需要输入数据的单元格,用 “Shift”(或“Ctrl”)键与鼠标相配合,进行连续(或分散)选择多个单元格,然后输入相应的数据(例如 “ABC”),然后按下“Ctrl+Enter”组合键,此时你会发现所有被选中的单元格均被自动添入了 “ABC”。 快速设置不同工作簿的表间引用公式 不同工作簿的工作表之间的数据引用公式设置, 通过键盘手工直接录入很麻烦, 也很容易出 错,利用 Excel 2000/2002 提供的鼠标操作方法,比较方便快捷。操作过程是:打开“数据来源” 和“数据处理”两个工作簿,在“数据处理”工作簿的某个工作表的某个单元中输入一个等号;通过 菜单上的“窗口”选项,从当前工作簿切换到“数据来源”工作簿;选中“数据来源”工作簿中的某工
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作表中某单元或区域;按回车键,回到“数据处理”工作簿的编辑工作表,发现编辑的单元出现了 公式。公式中的单元或区域是绝对引用,可以把$删除,改为相对引用,以方便其他单元公式的 复制。 让表头跟随时间走 在 Excel2000/2002 中使用函数可制作出跟随时间走的表头。 选中要输入表头的行, 输入函数 “=MONTH(NOW())&″××表″”,回车即显示系统日期所在月份的× 表;如是本月制作上月的统计 × 表,则输入函数=MONTH(NOW())-1&″×××表″,则显示系统日期月份的上一月× 表。 × 在 Excel 中少用鼠标的方法 在 Excel 2000/2002 中快速编辑数据时,当想对单元格做改动时,因为经常需要用到鼠标, 从而使编辑速度大大减慢。其实你可以使用一个快捷键──F2,这样你的手就不用离开键盘了。 方法如下: 利用方向键选择要编辑的单元格, 按下 F2 键, 编辑单元格内容。 编辑完成后, Enter 按 键确认所做改动,或者按 Esc 键取消改动。 为新工作簿设置工作表张数 Excel2002 是我们常用的办公软件,但一个新工作簿文件系统默认只有 3 张工作表,虽然可 以通过插入来添加,但总感觉不便。如果我们已规划好一个工作簿文件需要多少张工作表时,我 们可以用下面方法来事先设定。具体操作方法是,执行“工具→选项”,打开“选项”对话框,单击 “常规”选项,在新工作簿内的工作表数栏内输入你要设定的张数,确定退出。这时再新建工作簿 文件就按你的需要自动提供出若干张工作表了。 设置多页打印标题与行列标志 打开 Excel 2002,单击相应的工作表,再单击“文件”菜单中的“页面设置”命令,然后单击其 中的“工作表”选项。如果要使每一页上都重复打印列标志,单击“顶端标题行”框右侧的按钮,在 弹出的“顶端标题行”编辑框中, 输入列标志所在行的行号。 如果要使每一页上都重复打印行标志, 单击“左端标题列”框右侧的按钮,在弹出的“左端标题列”编辑框中,输入行标志所在列的列标即 可。 用 Excel 和 Word 把单列数据分为多列数据 在工作中常常需要单位人员名单,可用 Excel 2000/2002 直接打开 Dbase 等工资表数据库文 件,将姓名所在列保留并保存为 Excel 文件格式。在 Word 2000/2002 中打开此文件,点击“表格/ 转换/表格转换文字”,再重复选中“文字转换表格”,弹出提示转换成几列,填入所需列数,此文 件便按需要编辑成功。如不需要显示表格,单击鼠标右键,选中“设置表格属性”,将其颜色改为 无色即可。用此法也可将分析家数据文件编辑成多列的《股票代码及名称表》 。 快速切换相对引用与绝对引用 在 Excel 2000/2002 中输入公式时,只要正确使用 F4 键,就能简单地对单元格的相对引用和 绝对引用进行切换。 现举例说明: 对于某单元格所输入的公式为“=SUM(B4:B8)”。 选中整个公式, 按下 F4 键,该公式内容变为“=SUM($B$4:$B$8)”,表示对横、纵行单元格均进行绝对引用;第 二次按下 F4 键,公式内容又变为“=SUM(B$4:B$8)”,表示对横行进行绝对引用,纵行相对引用; 第三次按下 F4 键,公式则变为“=SUM($B4:$B8)”,表示对横行进行相对引用,对纵行进行绝对 引用;第四次按下 F4 键时,公式变回到初始状态“=SUM(B4:B8)”,即对横行纵行的单元格均进 行相对引用。需要说明的一点是,F4 键的切换功能只对所选中的公式段有作用。 巧用 MS Office 的预览功能
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熟悉 Office 2000/XP 的朋友知道,如果你在电脑中保存了许多文档,如果你取的文件名区别 不大的话, 时间一长就很容易混淆。 如果你巧用 MS Office 的预览功能的话, 就不会有此烦恼了。 以 Excel 2002 为例,如果你想打开一个 Excel 文档,可以先打开 Excel 2002,然后单击“打开”按 钮,在弹出的“打开”对话框中选择该文件所在的文件夹,单击第一行工具栏的“视图”按钮旁边的 三角符号,展开视图选项,选择“预览”,这样,只要选中一个文档,其内容就会在对话框右边显 示出来,这样你就能快速查找和认出你所需要的文件了。MS Office 的其他组件,如 Word 2000/2002、PowerPoint 2000/2002 等都有这种预览功能。 Excel 中巧借光标横向输入 我们知道,在使用 Excel 2000/2002 时,每次回车之后,光标大多都自动跳到了下面的相邻 单元格中,这使我们纵向输入很方便。但是进行横向输入的时候就要麻烦一些了。在 Excel 2000/2002 中单击“工具” “选项”, → 系统就会弹出“选项”对话框。 单击“编辑”选项, 选中“按 Enter 键后移动”复选框,然后在“方向”下拉列表框中,选择需要激活的相邻单元格方向,比如单击“向 右”,然后单击“确定”按钮。如果你想纵向输入,只要再把这个选项改回去就行了。 以“千”为单位显示数字 在编辑完成一个以“元”为单位的 Excel 2000/2002 工作表后, 如果需要改为以“千”为单位, 一 个简单的方法是:选中工作表中需要改为以“千”为单位的单元格区域,然后在“格式”菜单中,单 击“单元格”,再单击“数字”选项,在“分类”框中单击“自定义”,然后,在“类型”框中键入“0,”(实 际键入的内容不含引号, 且为半角字符), 最后单击“确定”按钮。 此时, 选定区域中的数字将以“千” 为单位显示,如“2000”就会显示成“2”;“2600”显示成“3”等。如果在“类型”框中键入“0, ,”,则 以“百万”为单位显示数字。 启用 Excel 2002 的“自动保存”功能 为使用户的数据损失降至最低,许多软件都提供了“自动保存”功能。但是在 Excel 2002 中却 没有直接提供这一功能,不过我们可以手工启用它。操作步骤如下:单击“工具”菜单→执行“加 载宏”命令→选中“自动保存”选项→单击“确定”按钮。 如果该项功能尚未安装, 需要将 Office 2002 安装盘放入光驱中,按照提示安装即可。安装完毕后,单击“工具”菜单→执行“自动保存”命令, 在“自动保存”对话框中设置合适的保存参数。至此,Excel 2002 的“自动保存”功能就被成功启用 了,我们的数据又多了一层保护。 巧用“查找与替换”实现数据统计功能 在 Excel 2000/2002 中,有时需要统计表中相同数据出现的次数。如统计人员花名册中性别 为“男”的人数, 可选中性别所在列, 点击“编辑”菜单下的“替换”项。 在“查找内容”中填写“男”, “替 换为”中填上“A”,选择“全部替换”,此时 Excel 会弹出菜单提示完成了 X 处被替换,这个 X 即 为统计出的男性人数,再选择“编辑”菜单下“撤消”功能,使原单元格数据恢复。此法适用于对函 数运用不熟悉者。 在 Excel 单元格内输入分数 要在 Excel 2000/2002 工作表的某个单元格内输入分数,如“1/3”,可以先键入“0”,再键入一 个空格,然后键入“1/3”,其他类似。 Excel 中保证录入数据的唯一性 ??在用 Excel 2000/2002 管理资料时, 常常需要保证某一列中的数据不能重复, 如身份证号。 假设要从 B2 单元格开始录入,首先选中 B2 单元格,然后点击“数据→有效性”菜单,调出“数
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据有效性对话框”;在“有效性条件”选项中选择“自定义”,在公式中输入 “=COUNTIF(B:B,B2)=1”,接着单击确定。为了将这个设置复制到 B 列中的其他单元格,我们还 需要向下拖动 B2 单元格的填充柄。以后我们在向 B 列中输入数据时,如果输入了重复数据就会出 现提示。这样就可以保证数据输入的唯一性了。 这里我们还可以扩展一下 (还是以身份证为例 ),将上面的公式改 为 “=AND(COUNTIF(B:B,B2)=1,LEN(B2)=15)”,更改后,不仅要求录入的数据是唯一的,而且长度 必须是 15,从而大大减少用户在录入中产生的错误。 隐藏 Excel 工作表中不打印的列 在编辑完成一张 Excel 工作表后,如果 C 列不想打印出来,但又不能从工作表中删除,那么 可以巧妙地将该列隐藏起来。方法是:向左拖动 C 列标的右边界,当越过 B 列的右边界时,松开 鼠标左键,则 C 列就被隐藏起来了,而且隐藏起来的列不会被打印。之后,如果要重新显示 C 列, 可将鼠标指向 B 列标的右边界,当指针变为中间一条黑粗竖线和左右向的双箭头时,稍微向右移 动鼠标,并注意观察鼠标指针的变化:当指针中间的黑粗竖线变为两条细线时,向右拖动鼠标, 则 C 列就再次显示在屏幕上了。以上操作对 Excel 工作表的行同样适用。 快速输入“度”的符号 在记事本或 Excel 2002 中,如果要经常输入“度”的符号,如直角 90° 或气温 28℃,可要记住下 面的技巧。打开记事本或 Excel 2002,按住 Alt 键,然后用数字键盘输入 186,即可得到度这个符 号。但这种方法不能在 Word 2002 中使用。 让 Excel 准确计算 Excel 2000/2002 使用 15 位有效数字精度进行存储和计算。当公式执行计算时,Excel 通 常会使用所引用的单元格中的存储值而不是显示值。 例如, 如果两个单元格中存储值都为$10.005, 并且格式都设置为货币格式,那么每一单元格中都会显示为$10.01。如果将两个单元格相加,由 于 Excel 引用的是存储值 10.005, 而不是显示值 10.01, 因此所得的结果将是$20.01 而不是$20.02。 为了能够得到$20.02 这个正确结果,需要进行如下设置: 1.在“工具”菜单上,单击“选项”,再单击“重新计算”选项。 2.在“工作簿选项”标题下,选定“以显示值为准”复选框。 3.单击“确定”按钮。 不过,如果使用工作表中显示的(带格式的)数值更改工作簿的计算精度,那么当前工作簿中所 有工作表上的所有常量数值都将被永久性地更改。如果在以后计算中又重新选择完全精度,则初 始的基本数值将无法恢复。 在 Excel 中快速插入图表 要在 Excel 2000/2002 中插入图表有许多种方式,但操作起来都不太方便快捷。根据笔者的实 际经验,下面的这种方法比较快捷好用:在制作好的表格文件中,选择好要插入图表的区域,然 后按“Alt+F1”键即可。 特殊单元格的选定 在 Excel 2000/2002 中选定特殊的单元格,会给我们的日常使用带来许多方便。如我们要选定 所有的空单元格,只要按以下步骤就可以了:先选择你所要选定空格的一块区域,如笔者要选定 C2~E5 内的所有空单元格,就先选定 C2~E5。然后选择“编辑”菜单中的“定位”命令,出现“定位” 对话框。 在该对话框内选择“定位条件”按钮, 选择所需条件, 这里我们选择“空值”复选框,单击“确
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定”就能将 C2~E5 中所有空单元格选定。 让 Excel 自动创建备份文件 用 Excel 2000/2002 编辑重要数据文件时,如果害怕不小心把数据修改错了,可以让 Execl 在 保存文件时自动创建一份备份文件。在 Excel 2002 中点击“文件”菜单,选择“保存”命令,在打开的 “保存”对话框中,按下右上角的“工具”,点选“常规选项”,出现“保存选项”对话框后,勾选“生成 备份文件”选项,按下“确定”,现在保存一下文档,Excel 就会自动给这个文件创建一份备份文件, 备份文件的文件名为原文件名后加上“的备份”字样,如“Book1 的备份.xlk”,而且图标也不相同, 相信很容易分别出哪个是备份文件。 Excel 表格数据的行列互换 一张 Excel 报表,行是项目栏、列是单位栏,现在想使整张表格反转,使行是单位栏、列为项 目栏,且其中的数据也随之变动。可先选中需要反转的数据单元格区域,执行“复制”操作,然后选 中能粘贴下数据的空白区域的左上角第一个单元格,执行“编辑、选择性粘贴”命令,打开“选择性 粘贴”对话框,选中其中的“转置”选项后,确定返回即可。 把文本型数据转换为数值型数据 在 Excel 设置成“文本型”的单元格中输入数字,不能排序、求和等,但可以将它们转换成数值 格式:在任意一个空白单元格中输入数值 1,选中该单元格,执行复制操作,然后选中需要转换的 单元格(区域),执行“编辑、选择性粘贴”命令,打开“选择性粘贴”对话框,选中其中的“乘”选项后, 确定返回即可。以上方法可用于所有版本的 Excel 中,如果你使用的是 Excel 2002 或 Excel 2003, 则选中需要转换单元格(区域),右边会出现一个智能标记,按一下这个智能标记,在随后弹出的下 拉列表中,选中“转换为数字”选项,即可快速完成转换。 在 Excel 中输入平方数 在 Excel 单元格中要输入 100 的平方这样的数字, 可以先输入“'1002”(最外层的引号不要输入), 然后在编辑栏中选中最后的 2,点击菜单命令“格式→单元格”,在打开的对话框中, 点击“字体”选项,选中“上标”复选框即可。不过,用这种方式输入的是文本型数字。 在 Excel 中用鼠标滚轮实现显示比例缩放 平时在使用 Excel 2000/2002 编辑较大的工作表时,常常要不停地拖动滚动条来查看更多的数 据,其实我们可以通过按住 Ctrl 键再拨动鼠标滚轮使文档在 10%至 100%之间进行缩放,这样就能 够在一屏中看到更多的信息。先选择“工具/选项”,在“常规”标签中选中“用智能鼠标缩放(Z)”,确 定后退出,这时我们就可以在文档中直接拨动鼠标滚轮使表格缩放,是不是更方便了?

在 Excel 中限定可输入数值的范围 学生的考试成绩通常位于 0—100 之间,在用 Excel 登记学生的成绩时,为了防止出错,我们可 以设置一个范围:选中保存成绩的单元格区域,打开“数据有效性”对话框,在“设置”标签下, 按“允许”右侧的下拉按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选择“小数”选项,然后在下面分别输 入最小值(“0”)和最大值(“100”);切换到“输入信息”标签中,设置提示信息;切换到“出 错警告”标签下,设置出错提示及处理方法。全部设置完成后,确定返回。 以后再输入成绩时,当输入的成绩不在 0—100 之间时,系统会给出相应的提示(见图),并 拒绝接受录入的数值。
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注意:不进行“输入信息”和“出错警告”设置,不影响此有效性的使用。

Excel 常见问题几例 笔者与 Excel 经常“打交道”的过程中,常遇到这样或那样的问题。其中,以下几方面的问题尤 为突出。现将出现的问题及解决的方法告知同行,以此共勉。 一、在 Excel 中不能进行求和运算 由于在操作中更改了字段的数值后, 求和字段的所有单元格中的数值没有随之变化, 造成不 能正常运算。可以单击“工具→选项”命令,在打开的“选项”对话框中单击“重新计算”选项 卡。在“计算”选项区中选中“自动重算”单选按钮,单击“确定”按钮,就可以进行自动计算 并更新单元格的值了。 二、在 Excel 中打开多个工作表时提示“内存不足,不能执行显示” 这时首先关闭所有的应用程序,在桌面上单击鼠标右键,从弹出的快捷菜单中选择“属性” 选项,在打开的“显示属性”对话框中单击“设置”选项卡,将“颜色”下拉列表框设置为 256 色,即可解决问题。 三、在 Excel 中出现启动慢且自动打开多个文件 进入 Excel 中后,单击“工具→选项”命令,在打开的“选项”对话框中单击“常规”选项 卡,删除“替补启动目录”文本框中的内容,单击“确定”按钮即可。 四、在 Excel 中出现“#DIV/0! ”错误信息 若输入的公式中的除数为 0, 或在公式中除数使用了空白单元格 (当运算对象是空白单元格, Excel 将此空值解释为零值) ,或包含零值单元格的单无格引用,就会出现错误信息“#DIV/0!。 ” 只要修改单元格引用,或者在用作除数的单元格中输入不为零的值即可解决问题。

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