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Excel 自制手帐内页格式教学 Take a Note


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Excel
Posted on March 24, 2011 by s

鑑於許多人都對自製手帳很有興趣,這邊先以 Excel 做示範 畢竟 Excel 比較好上手,而且拿來規劃版型也很方便! 本次要示範的是一週兩頁直式時間軸的內頁,當然上手之

後就很好變化了 完成的頁面樣子可以直接拉到最底下去看 1. 開啟一個新檔之後,最關鍵的點就在這 請在右下角找到「整頁模式」的小icon來切換檢視模式吧

2. 在上方的「版面配置」功能區點選「邊界」

3. 在版面設定的「邊界」視窗中,為了方便設計將所有邊界都設定為0

4. 但由於印表機紙張本身有預設邊界,所以在上圖視窗點選「選項」進入印表機設定 這邊每台印表機的內容都不一樣,不過重點是要找到「滿版列印」的選項

5. 回到版面設定視窗中,請點選「工作表」這個分頁,下方的列印方式要改成「循列列印」

6. 設定完之後回來就會變成沒有邊界的頁面了,此時我們要把格子都變成方形的作為方眼 點試算表中左上角的箭頭可以全選所有表格,接著在上方欄位編號任意位置點右鍵!欄寬

上圖的數字是經過計算的,計算方式首先則是要確定版型 下圖是這次要設計的草稿(真的很草…囧) 可以看出我要製作的是直式一週兩頁,一頁就會有四個區塊 這麼一來欄位的格子數必須要是四的倍數,A4的寬度是21cm,我預計一個區塊要有8個格子寬 所以一頁會有8!4=32欄,21cm÷32=0.65625,這就是欄寬。 由於是要拿來當方眼的,所以高度也要設定成一樣的。

7. 以上基本設定就結束了,接下來就可以開始設計內容。 由於我的底紋是方眼,所以先把這頁全部選起來加上格線。 左上角預定要放這週的資訊,像是年、月等部分,在設計內容時,「跨欄置中」是個很方便的功能。

8. 輸入完資訊之後填色、改變字體與大小等,並視需要修改格線

9. 接著同樣使用「跨欄置中」來輸入每日的內容,並設定格線

10. 可能會放的節日或月向也要先設定好格式,等版面全部設計完成後再來依據真實內容做修改。

11. 接著開始輸入時間軸,這邊可以依照個人需求做調整。 需要注意的是打完數字之後欄寬可能會被擠開,請記得將欄寬調回來。

12. 這是目前為止的版面設計樣貌

13. 接著我想要在左下角放上小月曆,這邊的月曆作法可以套公式。 首先打上一~日,接著在「一」的下方打上數字的「1」, 「1」的右邊則是套用公式為「1」(週一下方的格子)+1,往右直接拉到週日做成日期的第一排

14. 週一第二排的公式則是設定為週日第一排+1,週二~週日的第二排則可直接複製週二~週日的第一排

15. 第三排開始直接複製第二排即可,往下拉出總共六排的日期,這個就是月曆的基準

16. 接著可以自行設定週六週日想要使用的格式或顏色

17. 設定格線,雖然整頁都是方眼,但是月曆的部份為了不要混淆視覺所以把方眼移除, 設定完之後可以先把這個基準月曆複製到另一個分頁上做備用

18. 順便在左下角做出頁碼,方便到時候算台數或是校稿時的檢查

19. 格式差不多都設定完了,可以開始來複製一天的格子 框起來的部分就是一天的範圍,直接往右拖複製出三天

20. 這樣就可以看出一頁的樣子,不過還有需要修改的地方

21. 第一個是日期的部份,由於剛才只有先打上數字做格式,一複製日期就會錯 現在我們要填入符合實際情況的真正日期,後面的公式才能計算出正確的日期

22. 打上正確的日期後需要修改顯示的格式為我們想要的,在這邊我只需要「28」不需要年月日。 在「數值格式」的欄位中選擇「其他數值格式」來修改

23. 由「yyyy/m/d」中我們可得知這是年月日的數值,直接修改成「d」就會只顯示「日」的數字

24. 經過這樣的修改,右邊的日期格子就可以套用+1的公式了

25. 接著修改星期的部份,這邊由於每頁的星期都是一樣的,所以就不需要另外套公式直接打上即可

26. 不好意思突然想到時間軸中我習慣把中午的地方加上色塊來區分上午或下午

27. 至此,左頁設計完成,接著直接選擇週三的區塊往右複製到週日

28. 由於套用了公式,我們可以看到即使是 2/28 日它也會自動判斷,後面不會出現29. 30. 31 而是對應了正確的日期,需要修改的部份只有星期的資訊

29. 再把六日的格式修改一下,右下角也加上頁碼,這邊的頁碼設定公式為左邊頁碼+1

30. 兩頁都完成了!接下來請選取這兩頁並複製到下一頁去。

31. 把下一頁的第一個日期修改成公式,公式內容就是上一週的週日日期+1

頁碼也是同樣作法

32. 把左下角的日期修改為正確日期,剛才在日曆上做了許多設定,現在你只需要把該月真正1號起始日之前的數 字都刪除,那個格子就會自動變成1號,後面的數字也會自動改變,該月結尾以後的數字也刪除即可 通常我還會把當週以框線框起來標示。

做完的內容像這樣

之所以會直接以A4做版面設計只是因為我不會立刻印出來 而是編完之後存成 PDF 來依據台數修改頁面順序(直接在 Excel 上修改公式會亂掉) 但是我其實都是以 Mac 作業的,為了解說方便所以使用 Windows 版的拍圖 我其實不知道 Windows 上的 PDF 軟體是否能修改頁面順序…囧 週末在來上傳以上的錄影檔好了(Mac版的)
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7 Responses to Excel
671 says:
July 21, 2011 at 10:57 pm

版主你好=)) 我也用excel畫了表格但在轉存成pdf的時候 excel的虛線到pdf中全部都變成了實線 版主你的會這樣嗎?
Reply

s says:
July 21, 2011 at 11:04 pm

咦?我剛剛試了一下 Windows版的好像會變成實線耶 不過Mac版的不會 不太確定Windows版的有沒有解法…囧
Reply

671 says:
July 24, 2011 at 1:46 am

沒關西(好像沒辦法……)ˊVˋ 還是謝謝版大的教學真的很讚=D
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only says:
August 1, 2011 at 11:38 pm

版大你好,我一步一步跟您的教學指示邊思考自己的需求一邊製作,但不知道為什麼,在設定欄寬跟列高時,我每次輸入 0.66,最後都會只有0.64,不曉得是我哪裡設定錯誤?導致第二頁的第一欄的儲存格左框線會留在前一頁ˊˋ 還請您解答一下,謝謝您了:)
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s says:
September 7, 2011 at 8:12 pm

這好像是Excel的bug 框線的問題好像也是要看格式 有時候我會在四周多留一行避免這種情形發生

像這樣不知道能不能理解呢? 就是最外面那圈不使用這樣~
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Traveler Leo says:
September 23, 2011 at 5:03 pm

版主你好,拜讀您的巨作 也一步步照上列步驟完成 想請教一下 如何變成橫式的大小 我要排成A5的格式 煩請教導小弟一下
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s says:
September 24, 2011 at 2:03 pm

橫式是指內頁是橫的嗎? 可以在 Excel 的版面設定中調整紙張方向唷! 至於尺寸,我個人都是以 A4 做設計 然後最後要印的時候選擇印成「一張兩頁」就會是A5內頁尺寸 選擇「一張四頁」就會是A6內頁尺寸 這樣的好處是同一歀設計可以用同一個檔案印出不同尺寸的版本 壞處就是內頁設計的格子、文字大小等不會那麼精確
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