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测土配方施肥资料整理与档案管理


测土配方施肥补贴项目数据资料 整理与档案管理
测土配方施肥补贴既是一项重大的支农惠农补贴政策, 也是现阶 段加速推进测土配方施肥工作的重要措施, 而且对提高我国科学施肥 整体水平具有积极广泛而深远的影响。我省自 2005 年启动测土配方 施肥补贴项目以来,目前已有 58 个县(市、区)先后纳入国家测土 配方施肥补贴范围。在项目实施过程中,各项目县(市、区)分别形 成了大量的测土配方施肥数据资料, 这些数据资料既是项目成果的具 体体现,也是今后项目验收和成果应用的主要依据。切实加强测土配 方施肥数据资料的收集整理与档案管理, 不仅是目前实施测土配方施 肥补贴项目的重要工作内容, 而且是我们这一代土肥工作者必须肩负 的一项历史性工作。下面,我从农业科技档案管理的角度,根据目前 全省测土配方施肥补贴项目实施情况, 讲讲测土配方施肥项目数据资 料整理与档案管理。 一、目前测土配方施肥档案管理的现状与问题 所谓测土配方施肥档案, 就是在测土配方施肥工作中形成的大量 数据资料的归纳整理与保存,具体包括野外采样、农户调查、土壤测 试分析、田间试验、配方设计及配方校验、配方肥产销、施肥效果评 价、示范推广、宣传培训、技术创新和仪器设备更新改造等方面形成 的一列文件资料。 (一)前二次土壤普查档案工作存在的问题 50 年代末 60 年代初,我国曾开展过第一次土壤普查,当时各级 政府采取领导、群众、技术人员相结合的工作方法,开展土壤调查。 虽然形成了大量的数据和成果资料, 为推动我国土壤科技进步和土肥

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事业发展发挥了极其重要的作用, 但由于当时部分地方忽视了土壤普 查档案的收集和整理,到 70 年代末开展第二次土壤普查工作时,土 壤普查资料已所剩无几,所以在开展第二次土壤普查工作时,很多工 作不得不从头开始,耗费了大量的人力、财力。在这次进行第二次土 壤普查资料拯救行动中,大家都有切身体会,部分地方正是因为当时 档案的集中管理工作没有到位,很多地方的《土壤志》《数据集》是 、 从个人手中收集到的,还有部分县的土壤志、数据集、土壤剖面表因 当时管理不善,发生了丢失、霉变现象,给项目实施中的选址、定点 工作带来了极大的不便。同样如此,本次测土配方施肥项目,国家、 地方投入了大量的人力、 物力, 如不引起对档案管理工作的高度重视, 切实加以解决,不但影响到下一步的项目验收,而且会犯下无法弥补 的历史性错误。 (二)目前测土配方施肥档案的集中管理问题 目前,由于农业部尚未出台用来约束、指导测土配方施肥档案管 理的《规范》 ,我省已开展项目的大多数县,对于测土配方施肥档案 应该怎样管理?测土配方施肥的资料应该怎样收集、 整理?还存在着 很大的盲目性。目前我省 33 个已开展测土配方施肥工作的项目县的 档案管理水平存在着很大的差异, 有相当一批项目县档案的归宿问题 还没有得到很好的解决。据初步了解,我省各项目县在测土配方施肥 档案的管理上有以下三种模式: 一是项目档案由土肥站项目执行人员 收集,县农业局档案室负责归档与管理;二是项目资料由土肥站统一 收集,但没有进行分类和立卷;三是项目资料仍分散在项目执行人手 中,既没收集,更没人管理。 按照农业部测土配方施肥项目验收管理要求和《档案法》中规定 的“实行统一领导、分级管理”的原则,我省项目县目前的上述三种 管理模式中,除第一种外,其余两种都存在问题。各项目县要真正把 档案管理工作做好,就必须要做到“三有” (有领导负责,有专门经

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费、有专人整理。 )项目完成后,按照有关规定,所有的项目档案应 在土肥站进行系统整理,编制相关目录,经单位负责人审核后,于次 年的六月底向农业局档案管理部门移交。 以维护项目档案的完整和安 全。 如果考虑到以后工作的利用问题, 有条件的县可在进行资料整理、 立卷时,多装订一份备用。 最近, 中国肥料信息网上刊登了山东省无棣县重视测土配方施肥 档案管理的一篇文章,值得我们借鉴。无棣县农业局高度重视项目的 档案管理工作,项目实施期间,不但建立了档案管理机制,保证了专 项经费,而且形成了由分管领导、专职档案员和兼职档案员组成的档 案工作规范化管理网络,他们的具体做法是,由分管领导全面负责档 案管理工作;专职档案员负责项目档案的规范化分类、归档及业务监 督; 兼职档案员具体负责每个工作环节的档案资料收集、 整理、 移交, 目前他们整理的项目档案达 84 卷。 (三)测土配方施肥档案的利用问题 测土配方施肥档案形成后,怎样合理开发档案信息资源,提高测 土配方施肥档案的利用率,是摆在广大土肥工作者面前的一大课题。 因为档案具有资源、凭证和查考作用,所以我们要充分发挥土肥技术 特长, 要从信息理论和资源理论的角度来研究测土配方施肥档案的利 用工作,既要做到能准确完整的提供自身所拥有的档案信息,又要继 续做好农业科技档案信息的加工编研工作。 按照农业部测土配方施肥补贴项目验收管理暂行办法,当前,测 土配方施肥补贴项目必须做好以下几个方面的成果资料汇编,一是 xx 县测土配方施肥补贴项目工作报告、技术报告、专题报告;二是 xx 县测土配方施肥数据集及数据库;三是 xx 县测土配方施肥典型材 料汇编;四是县域耕地资源管理信息系统、成果图集及耕地力评价成 果报告。在此基础上,还必须利用计算机对测土配方施肥档案及近期 土肥科技成果进行土肥信息资源重组,并随时完善、不断更新,通过

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这些措施,使测土配方施肥档案原有信息孕育并产生新的信息,使之 不断增值, 发挥其最大的作用。 但目前, 这方面的工作普遍不尽人意。 当然,主要是各项工作正在全面展开或刚刚结束,但各地必须未雨绸 缪,从人力、物力、财力等方面有所准备。 二、测土配方施肥数据资料整理 测土配方施肥数据资料包括:数据文本资料、图件资料、文字资 料、表格资料、数据库资料、多媒体资料等六大类。 (一)数据文本资料 包括土壤志、土种志、农业志、农业区划、历年统计年鉴、农业 气象资料等资料。 1、邮政编码表:邮政编码由六位数组成,可到当地邮政部门查 询,是调查与采样点统一编号的重要组成部分,应在调查前进行收集 与整理。 2、土壤类型代码表:县内土壤类型代码表,以第二次土壤普查 土壤分类系统为准,8 位数字表示。第一、二位(最高位)表示土类; 三、四位表示亚类;五、六类表示土属;七、八信位表示土种。 3、主要河流及湖泊基本情况统计表、灌溉渠道基本情况统计表、 农田水利综合分区统计表:包含水源条件、输水方式、灌溉方式等信 息,是采样点基本情况调查的重要内容,可从当地水利部门获取。 4、各利土利典型剖面理化性状统计表:包含成土母质、剖面构 型、土壤质地等信息,通过整理土壤普查资料获取。 5、农样及农业生产基本情况资料、粮食产量及种植面积统计资 料(以村单位) :包含熟制、曲型种植制度、常年产量水平等信息, 可从各县统计局或乡政府获取。 6、农业气象资料:包含常年降雨量、有效积温和无霜期等信息, 可从当地农业气象信息部门获取。 7、历年 土壤肥力监测点田间记载及检测结果资料:用于与历史

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土壤养分状况进行比较。 8、基本农保护块登记、基本农田保护区基本情况统计表:包含 地块的法定面积信息,从当要的国土部门获取。 9、县、乡、村名编码表:应建立一套最新、最准确编码,附新 旧对照表。 10、土壤养分丰缺指标体系:用于评价土壤养分状况,进行养分 分级汇总,通过整理样试验资料获取。 11、土壤志、土种志:包括第二次土壤普查农化样点基本情况及 检测结果数据。 12、 作物品种特征资料: 包含品种和生产潜力产量, 百斤籽粒氮、 磷、钾等参数。通过整理相关试验资料获取。 (二)图件资料 图件资料指印刷的各类地图、专题图、卫星图片发及商品数字化 矢量和栅格图。包括地形图、土壤图、土地利用图、行政区划图等图 件资料。 1、 地形图 (1: 万) 通过地形图可以生成数字高程模型 5 。 (DEM) , 求得每个采样的调查点的坡度、坡向及海拔高度等信息,是采样点基 本情况调查的重要内容。 地形图采有和中国人民解放军总参谋部测绘 的地形图,由于近年来分路、水系、地形地貌有变化较大,应从当地 水利,分路,规划,国土等部门收集有关最新图件资料对地形图进行 修正。 2、土壤图(1:5 万) 、土地利用图(1:5 万) 、采样点位分布图 (1:5 万) 。在进行调查和采样点位确定时,为了使采样点具有代表 性,需要综合考虑土壤类型,土地利用方式等多个因素。因此土壤图 和土地利用图是必不可少的图件资料。通过土壤图和土地利用图,可 以得到每个采样点位的土壤类型 信息和土地利用信息,是采样点基 本情况调查的重要内容。 其中土壤图采用第二次土壤普查时期的成果

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图件;土地利用图暨各地国土部门编制的土地现状利用图,定期进行 更新,收集该数据时需注意属性数据(地类号、权属、面积等)完整 性。也可通过购买航片或卫片判读生成;采样点位分布图要在地形图 上准确标明位置及编号。 3、地貌类型分布图(1:5 万) 。通过将地貌类型分区图和采样 点位图叠加,可以得到每个采样点位的地貌类型信息,是采样点基本 情况调查的重要内容。 通过收集地貌类型分区图可以大大降低调查时 的工作量,并提高地貌信息获取的准确宽。 地貌类型图是根据土貌类型将辖区内农田进行分区, 并采样第二 次土壤普查分类系统绘制而成,也可从当地地质部门获取。 4、农田水利分区图(1:5 万) 。通过将农田水利分区图和采样 点位图叠加,可以得到第个采样点位的水源条件、排水能力和灌溉能 力等信息,是采样点基本情况调查的重要内容。 农田水利分区图根据田间工程设施、灌溉模数、排涝模数等对辖 区内耕地分别进行分区绘制而成。也可从有关水利部门获取。 5、行政区划图(1:5 万) 。通过行政区划图可以统计各行政区 域内土壤养分与耕地地力的分布情况。 由于近年撤乡并镇等工作致使部分地区行政区划变化较大, 因此 一定收集最新行政区划图(到行政村) ,并请注意名称、拼音、编码 的一致,并编制新旧地各对照表。 6、地下水位等值线图(1:5 万) 。地下水位等值线图包含通常 地下水位深度等数据,是采样地块基本情况调查的重要内容。地下水 位等值线图可从当地水利部门或地矿产部门获取。 (二)文字资料 包括申报资金计划、实施方案、合同、施肥建议卡、项目技术报 告、项目工作报告、技术报告、专题报告等。 (三)原始表格

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包括外业调查(包括第二次土壤普查剖面记载表,本次外业调查 形成的《测土配方施肥采样基本情况调查表》和《农户基本情况调查 表》 ,并由此而产生的一系列统计表格) 、田间肥效试验(四类试验) 、 分析化验、施肥建议卡等原始资料与统计表格。 (四)数据库资料 包括年度田间试验数据库、土壤采样数据库、土壤样品数据库、 肥料配方数据库、测土配方施肥效果评价数据库 (五)多媒体资料。主要包括项目执行过程中形成的大量图片和 阶段性情况汇报及项目年度与三年验收汇报资料。 三、测土配方施肥资料的整理步骤 测土配方施肥数据资料的收集与整理主要工作流程总体应按收 集---登记----鉴定----分类-----编码----整理-----归档的流程进 行:

完整性检查 收集 登记 鉴定 可靠性检查 整理 编码 分类 筛选

归档
测土配方施肥项目产生的档案种类多,数量大、专业性强,它有 别于传统意义上的文书档案、科技档案及农业部门其他门类的档案。 测土配方施肥档案具有内在特定的联系,不能人为地割裂。因此,在 开展测土配方施肥项目资料整理工作时应遵循完整、准确、系统的特 点,按收集-鉴定-分类-整理-归档的流程进行。 (一)收集 测土配方施肥档案资料的形成十分丰富, 涉及阶段 (环节) 很多。

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我们可根据测土配方施肥项目实施中涉及的土壤测试、田间试验、配 方设计、配方校验、配方肥产销、施肥效果评价、示范推广、宣传培 训、技术创新和仪器设备购置内容等十个内容,分阶段收集测土配方 施肥资料。 第一个阶段。为立项、申报阶段的文件资料。主要包括项目县申 请立项的请示、批复;项目实施方案;项目县第二次土壤普查形成的 各类资料和图件、 土地详查、 土壤监测、 中低产田土改良、 土肥试验、 秸秆还田、耕作制度、作物品种、作物产量及县(乡)基本情况等。 第二个阶段。为项目实施阶段的文字材料。这一阶段是项目工作 的重点,它包括野外调查原始表格,分析化验原始记录,以及田间试 验、配方设计、配方校验、配方肥产销、施肥效果评价、示范推广、 宣传培训、技术创新、仪器设备招投标、仪器设备购置、项目照片等 多项工作。 第三个阶段。为项目验收阶段文件材料。包括测土配方施肥项目 自查报告、项目验收申请报告、测土配方施肥专家组专家验收意见、 本区域年度田间试验数据库、土壤样品测试数据库、肥料配方数据库 等项目要求的五个数据库;各类成果图件、项目技术报告和项目工作 报告、成立项目领导小组和专家技术组的文件、工作责任制、项目财 务报表、审计报告等。 (二)鉴定 资料鉴定包括完整性检查、可靠性检查和筛选三个阶段。 1、完整性检查。资料的完整性至关重要,一套统计数据如果不 完全,只能作为辅助数据,无法实现与现有数据的完整性比较。 2、可靠性检查。检查数据的所有者、生产者、时间、数据产生的 背景等信息。来源不清的数据不能使用。 3、筛选。通过以上步可基本确定哪些是有用的资料,对于重复、 冗余或过于陈旧的资料,应用进一步筛选。

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4、 分类。 按资料类型分或资料涉及内容进行分类, 进行分类管量。 5、编码。为便于管理的使用,对所有资料编码。 6、整理。已经编码的资料进行必要的整理、装订和封装,珍贵资 料应采取适当的保护措施。 7、归档。所有资料必需归档,建产管理查阅使用的制度,严防资 料散失。 对收集的所有资料进行鉴定,看其是否具有利用价值,是鉴定的 一个重要环节。主要从以下两个方面来判断: 1、资料自身的特点和状况,包括资料的内容、来源、名称、可 靠程度、有效性等方面。 2、社会利用的需求。这是决定文件资料价值关系的主要因素。 那些资料不需要归档? 1、项目工作中的重份文件。同一个文件打印后会有许多份,除 特别重要的文件可保留二、三份外,其他文件均只保留一份。同一文 件的定稿、正本不算重份文件。 2、无查查考利用价值的事务性、临时性文件。临时通知 3、未经签发的文稿草稿。 (三)分类 按照上述资料的收集范围,以项目实施的内容、形成的时间为主 要分类依据,按立项申报,项目实施,项目验收三个阶段分别整理。 (可购置 1-2 个档案柜。要根据每个阶段形成文件资料的多与少,合 理分配存放资料的空间。 ) 测土配方施肥资料的类目设置直接关系到档案质量的好坏, 它是 保证测土配方施肥档案质量的基础, 所以土肥系统专业技术人员在建 立测土配方施肥档案之前,要认真领会项目实施方案的整体要求,对 各个阶段可能会形成的资料进行认真的思索,是否体现了档案完整、 准确、系统的特性。

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项目实施阶段是测土配方施肥的重点,同时也是类目设置的难 点,在这里重点谈谈这个阶段的类目设置,首先,根据实施方案,在 项目实施这个大类中建立若干小类, 我们可设立土壤测试、 田间试验、 配方设计、配方校验、配方肥产销、施肥效果评价、示范推广、宣传 培训、技术创新、仪器设备招投标、仪器设备购置、项目照片、大事 记等 N 个纸质卷宗。同时,在计算机的 D 盘或 E 盘下建立测土配方施 肥实施项目文件夹,在该文件夹下,再设立与纸质卷宗类目同样内容 的文件夹。 (四)归卷 1、文件、资料及时处理。测土配方施肥资料的平时归档工作是 一项很细致的工作,它贯穿整个项目的实施过程。归卷类目确定后, 项目工作人员必须要及时把已办理完毕的文件资料归入到相关的类 目卷宗内,在平时归卷中,由于工作中形成资料的数量不平衡,某些 卷内文件数量过多时,可增加卷宗,在卷宗上可加注“之一” “之二” 等,再则,事先编制的归卷类目与实际工作中形成的资料内容如果不 完全吻合,就要注意修改、调整结构,使其更具合理性。 总之,测土配方施肥资料的平时归卷,是指人们在实施测土配方 施肥项目中,根据已形成的资料的内容、性质,将资料逐件归入已建 立的相关内容的档案卷宗内的一个过程, 也就是平常我们所说的对号 入座。如:田间试验方案、各种试验记载表可归入田间试验卷宗内; 配方设计的卷宗内可归入测土配方施肥通知单、配方施肥建议卡等。 在项目实施中形成的各类照片全部归入项目照片的卷宗内。 电子文件的归档,也是同样的道理,由于电子文档的类目设置与 纸质资料的类目设置完全一致, 。所以在项目实施工作中,所有纸质 资料相配套的电子文档,一定要随时收集,并拷贝到设置的相关目录 下,资料或文本以前没有电子文档的,可采取先扫描后归档的办法。 值得注意的是;在项目实施过程中,所有形成的文件资料都要同

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时将不同载体的文件资料归档,纸质的材料要及时放入卷宗,而电子 文档则拷贝到相对应的子目录中,在归档时力争做到基本同步,以维 护文件资料的系统、准确,完整。 (五)立卷 测土配方施肥项目工作中形成的大量文件在项目完成后要加以 系统的整理,整理的最终结果是把零碎的单份文件组合在一起,形成 一个个数量不等的案卷, 这就叫立卷。 立卷应以项目为基本整理单位。 立卷时应尊重测土配方施肥项目档案的特点, 档案的编目和装订参照 《科技档案卷构成的一般要求》进行操作为宜。 下面我们仍以项目实施阶段中,形成的田间试验卷宗为例,来谈 谈怎样立卷? 立卷是资料整理的最后一个环节。立卷时,要按照项目发展的时 间、内容重要的程度进行排序,同一事项批复在前,请示在后;正本 在前,定稿和草稿在后;项目图纸按图号顺序排列,既有文字材料又 有图纸的,文字材料在前、图纸在后;为了今后方便查找档案,尽量 采用以问题特征为主, 一事一卷的立卷方法。 比如某县根据实施方案, 在当地选择了水稻、 蔬菜、 柑桔 3 种主要作物为研究对象, 在立卷时, 我们则应以作物品种为基本单元立卷,在排序时,将试验记载与测试 的数据放在这个卷宗的最前面,如基本情况、试验设计方案、土壤、 植株养分化验结果等,然后将该品种的各种等试验设计表格放在后 面。所有材料立卷时,都要将重份文件剔除。 (装订时只保留一份) 立卷的流程: 卷内的编码。 就是对卷宗内的资料进行页码的编排, 在一个档案卷宗内,页号为流水号,编号的基本原则是凡有文字的纸 张,都要编页号。 2、编制卷内文件目录:编好页内的编码后 卷内文件目录由顺序号、文号、责任者、题名、日期、页码、备 注组成,见下表:

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卷 内 文 件 目 录 顺 序 号 1 号 (1997 湖南省 )土字 土肥站 第7号 湖南省 关于做好中 96 低产田改良 工作总结的通知 文 责任者 题 名 期 1997 年5 月 1997 年1 月 1997 节水旱作农业调查报告 年 10 月 1997 年7 月 3038 15 10 1 号 注 日 页 备

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1996 年度土壤改良工

土肥站 作总结

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湖南省 土肥站

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湖南省 中低产田改良工程“一书三 土肥站 图”编绘内容和方法

3、装订成册。装订之前,为防止铁订生锈,应先将文件资料上 的订书针去掉,再按照三孔一线进行装订。 4、拟写案卷标题。测土配方施肥项目档案一般是以问题特征为 主,其案卷标题可采用作者+问题+名称的模式。按照这样的模式拟写 案卷标题,可以把标题分成三部分,首先是案卷内文件的作者,其次 是本卷文件的问题特征,也就是这一卷文件资料的中心内容,最后是 卷内文件的文种名称。三者文字上的顺序也如上所列,先是作者再是 问题,最后是名称,中间用连词与结构助词相连,如: 宁乡县农业局关于测土配方施肥项目田间试验的文件材料 作 者 问
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名 称

名称还可根据案卷内容界定为通知、报告、意见等。拟写案卷标题时 要防止出现标题冗长、题文不符、结构残缺零乱、滥用省略、出现病 语等现象。案卷标题一般应控制在二、三十字的范围之内,最多不超 过四十个字。案卷标题上所反映的内容要与案卷本身的内容相对应, 拟写标题可先用一张纸条起草夹在卷皮上, 待全面检查修改确认无误 后,再用墨笔抄写到卷皮的封面上。 5、照片及电子文档的归档。照片档案是指由扫描仪、数码相机 等设备获得的,以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计 算机系统阅读、处理、并可在网络传递的静态图像。照片档案在立卷 前同样要进行鉴定,对于没有归档价值的或重复的剔出,立卷时要对 照片的出处、事由、拍摄时间作详细的记录,再进行照片的编目(案 卷号、照片号、拍摄者、保管年限、光盘号) 。电子文档的归档也是 一样,在进行归档刻录以前,要对所有文件进行整理,删掉重复和无 保管价值的文件,以项目为单位刻录 2 套以上的光盘,并对光盘进行 记载、编号。 6、整理项目档案时必须购置的设备。各项目县在申报仪器设备 采购计划时, 一定要将整理项目资料时所用的仪器及立卷所需的工具 列入采购计划, 除政府采购中申报的计算机、 扫描仪、 数码相机以外, 还要购置档案柜、 装订机、 档案卷皮和装订档案用的取钉器、 针线等。 四、行文格式与文种的匹配问题 按照测土配方实施方案要求, 各项目县的项目实施申报和验收材 料都要交省站汇总,各项目县上报的材料中,普遍存在三个方面的问 题:一是文头纸格式不规范,上行文文件与下行文文件格式混用,二 是行文关系错误,三是文种错误,如以“请示”代替“报告” 。 根据《国家行政机关公文格式》 (GB/T9704-1999)规定,现行行 政公文的格式包括文件格式、信函格式、命令格式和会议纪要格式四 种。这四种格式中我们用得最多的是文件格式,其中文件格式又分为

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上行文格式、平行文格式和下行文格式。而且,根据发文者的构成情 况,又存在单独行文格式和联合行文格式。每种格式所用的文头纸都 有规定的格式。其中报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答 复上级机关的询问。请示适用于向上级机关请求指示、批准。 (一)上行文的文头纸。主要用于下级机关向上级机关的发文。 (二)平行文的文头纸。主要用于没有领导与被领导关系,也没 有业务上的指导与被指导关系的机关之间的行文。 (三)下行文的文头纸。一般用于上级机关对下级机关的行文。 (四)联合行文的文头纸。一般用于几个单位的联合行文,联合 行文有上行文和下行文两种。

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