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ppt系列感悟文章之一为什么要用ppt


ppt 系列感悟文章之一为什么要用 ppt 我不是在说这个软件多好多好。最终看了图片和软件介绍,我想回归的问题是: 我这里说 的 PPT,不限于 PowerPoint 软件,而是说整个的展示、演示的全称。我也不会花很多工夫在 技术层面上去说一些技巧,那在 Office 的帮助里面都有。 干吗做 PPT?PPT 是干吗的? 我想,PPT 有两种,一种是给别人看的,另一种是给别人讲的。共同点是都是要别人了解我 们的东西。不同的,是前一种可以用邮件发出去并支持 转发,因为里面的东西会说的很清 楚,有很多小字很多注释,或者纯是图文,总之,不需要做的人来解释,就可以看懂的。一 般情况下这种 PPT 是下面的人做出来 给领导看的或者用于平等分享的。 我们平常作的分析、 分享、总结大部分属于这种。这样的 PPT,观看者是面对电脑屏幕看的,他们眼球和屏幕的 距离不会超过 1 米。 另一种是给别人讲的,就是 PPT 的内容通常非常简单,PPT 背后的东西非常多。这种一般是 领导讲的,关键是“讲” ,不讲别人没法弄清 楚。PPT 里面通常有大幅的画面,或者非常非 常大的字。最常见的诸如“What?”之类的,广告公司创意提案的时候经常用。这种 PPT 一 定是通过投影打在 大屏幕上,演讲者手舞足蹈在前面讲的。 PPT 是用来表达自己思想的工具,只是一个工具而已。不同的是,PPT 使用一种全屏幕的独 占式推送信息的方式,更加容易获得观众的注意 力。大少爷说,跟人沟通创意,书面的方 式很可能会理解不一样,最好还是追一个电话过去,口头沟通好很多。换句话说,书面的或 者打在大屏幕上面的东西,只能 也必须是一个辅助,语言和语音的辅助。所以,我还是比 较赞同把 PPT 做得简单一点。 以前有这样的想法,自己做 PPT 的时候也在模拟,假装自己在讲,可总是仍然想放更多的东 西在 PPT 里面,这样其实对自己很不利,观众会 花更多的时间和注意力在大屏幕上面,而 不是在关注自己的举止和语气。说严重一点,这就形成不是自己在讲,而是 PPT 在讲,自己 做的是 PPT 的一个助手。这 肯定不对。想了很久,直到认真研究了 WWDC 的 keynotes 视 频。他们在用这样的方式说事情:

在说明一个新东西的时候,先把这个东西的一个 overview 显示出来,这就够了,接下来的 时间,是让观众看自己的,自己有更多的时间去讲解里面每一个要点(key points) 。而这个 时候,观众是带着问题和兴趣在听你给他解决问题,因此注意力在自己身上。

一定会有 demo,这个在介绍新产品的时候很重要,但是画面上面出现 demo 本身就好了。 我以前做了 demo,还会在上面把很多地方 highlight 出来,告诉人家这个是什么。其实,一 个好的 demo,是人就能看得懂的,我们只需要告诉人家这个还能做什么就好了,而这样的 话,一定要 说出来,而不是写在大屏幕上。

告诉人家什么东西好的时候,一定会有对比,那就要告诉人家跟谁比,哪里好。哪里 好的东西也不要写出来,每个看的人都会有自己的看法。我们要做的,就是引导观众朝我 们的想法上面去走。 先出内容还是先说出内容?这个是我在研究这个演说的时候注意过的一个问题。通常的提 案是先出内容,然后照着念一遍或者解释一遍。我发现, apple 这次演说,之所以说成功, 是他们非常纯熟地在运用技巧,控制观众的注意力。本文上面说到,看到 key points 以后, 观众带着疑问看着演讲者,演讲者担当的是解释的角色,演讲者的受关注程度就非常高。 同样的,Jobs 等人经常会提出一些玄念,一些设问 句,接着大屏幕会用比较动感强烈的动 画显示出来要推出的新东西,并且通常只有一句话,比如“next month”“today”,这时候观众 会豁然开朗,他们的注意力会马上转移到大屏幕上面,接着会无限憧憬和崇敬地看着讲演 者,等待解释。因为大屏幕上的 内容只有最关键的词,大家只能知道关键点,具体的内容 还是要有解答才行。 所以,控制观众的眼球,控制他们的注意力,非常重要!PPT 充当的角色,就是帮助我们 进行控制。 相关的几个说法,关于 PPT 制作的: Magic Seven 原则(7 士 2=5~9)。每张幻灯片传达 5 个概念效果最好。 7 个概念人脑恰恰好可以处理。 超过 9 个概念负担太重了,请重新组织。



KISS (Keep It Simple and Stupid)原则。因为我们做 PPT 针对的是大众,不是 小众。我们的目的是把自己的理解灌输给听众。深入浅出才代表你对知识的真 正掌握。



10/20/30 法则。演示文件不超过 10 页,演讲时间不超过 20 分钟,演示使用的 字体不小于 30 点(30 point)。

个人觉得这些有指导意义,但经验感和技术感太强。也没有说清楚为什么要这样做。我更愿意接 受“利用 PPT 作为工具控制观众的眼球和注意力”的说法。自己想的。 同样一篇文章里面的东西,是说 PPT 制作里面一些技巧性的东西,归纳一下分享出来,有一些 是自己总结的哦: 能用图表就用图表。所有的人都会先挑图看。 所有人看到图表,第一眼就是找最低的和最高的,然后找跟自己相关的。把这 三个东西标出来,人家会觉得很省事。 别写那么多字,没人看,除非你打算照着念。 要想办法让人知道你的 PPT 还有多少,或者告诉人家你要说的条理和结构。这 非常重要,对自己好也对观众好。 不要用超过 3 种的动画效果,包括幻灯片切换。好的 PPT 不是靠效果堆砌出来 的,朴素一点比花哨的更受欢迎。 多用口语,放在一些类似 tips 的地方,效果往往加倍。

PPT 系列感悟文章之二如何做个好的结案报告 时间: 2009-7-14 想起前段时间, 自己做的 SoCool!活动, 花了些心思做了一个总结报告, 和大家分享过两次。 因为涉及到一些机密,我一直在琢磨怎么能分享出来。终究,删掉很多东西,跟大家分享一 下,我认为结案报告的做法和一个好的结案报告应该怎么写。

首先, 我们要知道为什么要做结案?结案给谁看? 我们花了很大的精力去做一个项目, 得失、成败、喜悦、遗憾都一定有,那么我们需要有一个叫结案的东西,用来 总结:给老板看的,告诉老板你做了什么,有什么结果。 分享:给同事看的,分享自己是怎么做的,有什么好的可取的地方,如果他们做有什么一定 要注意的。因为谁也不可能在一个岗位上干一辈子,更不能让自己的事情别人做不了。自己 如果能够有一些经验留下来,对自己对公司对别人都是好事。 思考:给自己看的,当自己身处项目之中的时候,不能判断事情的好坏成败,所谓“只缘身 在此山中” 当事情结束了,我们静下来仔细去回顾的时候,才会有很多想法浮现出来,这 。 个时候一定要想办法记下来,会让自己印象更加深刻。我们还会发现“说出来”和“写 出 来” 有很大差别, 说的时候可以不经过大脑, 而写出来就一定要思考过才会写出来。 “思 这个 考”的过程对自己非常重要。 因此,事情做完了,要让老板知道、同事明白、自己成长,做一个像样的结案报告是 必要的。

然后,要有个标准:怎么就算好? 大家都见过很多很眩飞来飞去的 PPT,看完之后只 记得在飞了,却不知道他要说什么,殊不知 PPT 只是一个表达的工具,是让自己的想法能够 传播的东西而已。 我有三个标准, 做完结案之后反省一下看是不是达到这几个标准, 达到了就可以发了。 别人能“看”懂 老板三分钟就要知道你要说啥 尽量好看一点 我们一个一个说。 别人能“看”懂 和做普通的 PPT 不同,结案的 PPT 不是每个人都有机会对着所有人讲,因此我们说这种 PPT 多是一种 “看” PPT, 的 而不是 “听” PPT。 的 所以我们要让那些没有机会看我们 presentation 的人很容易弄明白: o 你是干什么的?你干什么了?

就是说如果我们离开这个岗位了,留下来的分享,要让别人知道你的基本情况吧。

o

你怎么干的?效果怎么样?

怎么干的,我们自己可能很清楚,但是别人不一定清楚,一年之后更不会清楚。所以把当时 的做法、想法、计划、打算都记录下来,造福后人阿。 告诉人家你做了哪些努力去改善项目, 收到了什么样的效果, 这样别人会觉得你实在是细致, 确实是在努力做事。 o 如果我做,你有什么要交代的?

换句话说,把自己的遗憾、自己的暗点详尽地表达出来。不可能有完美的项目,知道自己的 不足对自己很宝贵。对别人更宝贵,在一个平等分享的公司,这是造福后世的事情。 把自己当成一个很傻很傻的,完全不知道这个项目的人,把自己的 PPT 过一遍,看看有没有 表达清楚。在找一个不了解的人看看,如果他也看懂了就没问题了。千万不要认为自己做了 一个别人看不懂的东西是什么光荣的事情! 老板很容易明白 我们说结案 PPT 很关键是给老板看。 那么老板关心什么?我们一定要知道。 我不是希望向老 板献媚,而是要体现自己的体贴,知道老板要什么,在最短的时间内给老板看他最想要看的 东西。这才是给自己机会。 老板都很忙,可能我们的时间只有三分钟。所以 在前三页马上说出你的主要成绩

一定要知道老板关心什么。老板当然知道你是干啥的,也知道你大概干了什么。那么我们只 需要告诉他最关心的几个指标就可以了。比如带来了多少销售,有 多少人买了。老板不会 去关心具体哪一天有多少,你干了多少细节工作。老板很忙,要尽可能一句话告诉他你最成 功的点,还要让它记住。所以 PPT 前几页非常重 要。一定要简单,最简单的数字列出 KPI 就可以了。 后面的内容要尽可能详细

老板看完前面三页的内容,觉得“嗯不错” 。但他发现后面还有好几十页,自己却没有时间 去看。 那这些地方我们还要不要做?当然要。 我们要在第四页 PPT 告诉老板后面有些什么, 可以包括前面讲到的项目概述、时间表、细节等等。老板基本是不会一点点看下去的,这些 就是传递给他一个信息:我很细致也很认 真。 还是那个说法,这不是讨好老板,而是一种更合适的传播方式。 尽量好看一点 好看的 PPT 谁都愿意看,但我说这不是必须的。最关健的还是内容,让别人能看懂,让老板 容易明白比形式重要一百倍。当然,能做好看就做好看一点。


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