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技术资料管理规定


文档管理级别 文件编号 文件名称

非受控文件 JM-JS-3-1509-1002

版次/修订 页码 实施日期

技 术 资 料 管 理 规 定

编制

审批/日期


序号 日期 版本



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修订人 批准

修改内容及理由

1.目的 1.1 为加强和规范公司的技术资料管理工作, 保护公司的知识产权, 保证各种技术资料的有效性 和完整性, 防止生产技术资料丢失或外流, 做好技术保密工作, 结合公司实际, 特制定本规定。 2.适用范围 本办法适用于本公司所属单位所有生产用各类技术资料的管理,包括生产制造、产品研发等具 有归档保存价值的文档、图纸、图片等资料。主要涵盖:产品加工、装配图纸;产品原理图、 印刷图版、各种程序文件;零部件清单(含规格型号) ;组装工艺规程;检验指导书、各种产品 的技术标准等内容。 3.公里职责 3.1 研发部负责公司各类技术资料的编写, 配合文控中心完成技术文件归档工作, 配合文控中心 对各部门单位技术资料的使用管理进行监督检查。各部门分别负责各自管辖范围内技术资料的 管理。 4.公里程序 4.1 技术资料的确认 4.1.1 为保证技术资料的有效性和严肃性,避免在使用过程中产生混乱现象,公司内使用的各种 技术资料(如图纸、操作规程、产品标准等) ,先由相关部门起草编制,经研发部审核确认后, 由文控中心加盖受控印章,作为生产部门生产加工用的唯一底图(或标准) ,再下发给相关单位 执行,没有经过研发部确认的技术资料一律视为无效文件,相关单位不得使用。 4.1.2 因产品升级换代或其它原因要求修订现用的技术资料时,相关部门应向研发部提出申请, 经研发部同意后提出单位组织相关单位进行修订, 研发部审核确认后加盖受控印章, 并填写 (技 术资料更换工作流程)附表 3,再下发给相关工作单位执行。同时收回已作废的资料,视情况 进行归档或销毁处理。 4.1.3 对于新品项目涉及的技术资料,在进行样品加工前,应经过研发部审核及登记备案后方可 进行加工。在项目完成后,应将全套技术资料上交文控中心存档。 4.2 归档技术资料要求 4.2.1 归档的资料应为符合本公司生产实际的最新有效文件,资料应有编制人(设计人)及审核 或审批的签字确认;图纸类文件必须要有编码、编号,图纸的编码、编号要符合公司的标准规 定,不能随意编写;送外加工的图纸一律不得使用汉字标明部件名称、用途等,而应用编码和 编号表示;每个项目的资料要齐全,不得有遗漏现象。资料必须是最新定稿后的正式文件或原 稿文件、装订好的原始记录,资料应归档原件,不存复印件;文字、图纸同存时,内容应保持 一致。 归档的文件和资料要求图样清晰、字样工整(宋体) 、装订整齐、文本格式规范(参照《文 档管理手册》执行! ) 。对声像、照片等资料,归档时要有保护套、包装完好、封面书写标题及 编号,无涂改。 4.2 技术资料及文件发放要求 4.2.1 复制图纸和文件的发放,按照(技术资料发放工资流程)见附件。 4.2.2 复制图纸和文件必须完整和清晰,制程用的图纸和工艺流程卡应正反两面复印,以节约用 纸。 4.2.3 各类图纸及文件复制件的发放范围和复制发放的份数按下表发放。

部门

发放内容 图纸

用途 制程用 制程用 制程用

份数 1 1 1

生产部

工艺流程卡 物料清单

技术部 采购部

电子文档 外购外协部分图纸 物料清单

制程用 制程用 制程用 制程用检验 制程用检验 文件发放用

1

品管部

图纸 工艺流程卡

文控中心

所有图纸及文件

1

4.2.4 公司生产制程用的图纸和文件加盖“生产专用”章和订单编号,外购外协件图纸和文件加 盖“外购/外协用”章和订单编号,制程检验用的图纸和文件加盖“检验专用”章和订单编号, 发放时由文控中心整理,各部门签收使用。 4.2.5 生产返工用的图纸和文件,由生产部以“内部工作联系单”的形式向研发部申请,复印图 纸加盖“生产专用章”及返工单编号,并进行登记。 4.2.6 在发放规定以外,包括因客户需要等原因发放的复制图纸及文件,应按(技术资料发放申 请工作流程)见附件 2 的规定,经总经办、总经理签字确认后才可发放。此类图档及文件盖“外 部使用章”更改时不予更换。 4.2.7 提供外购外协用的复制图纸及文件由采购部/业务部外发采购组负责转发、更换。 4.3 归档时间 4.3.1 新产品项目资料在项目完工后一个月内归档,常规在产品如有变更设计或工艺改进,应在 产品定型后将变更部分技术资料在两个月内归档,其余各类具有保存价值的技术资料应及时归 档,凡对公司有保存价值的各种技术资料,各单位有责任及时归档,因归档不及时造成资料损 坏或丢失给公司利益造成损害的,有关单位及个人必须承担责任。 4.4 归档程序 4.4.1 技术资料归档前由上交单位预先整理好每个项目的全套资料, 随附好资料清单, 并填写 (技 术资料归档工作流程)附表 4,经研发部和上交单位双方当面点清并签字确认。对不完整、不 准确或不符合存档要求的各类技术资料,研发部有权上交单位修改直至达到要求后再办理归档 手续。 4.5 技术资料的使用 4.5.1 文控中心为存档底图(或标准等)的归口管理部门,生产、品管等部门使用图纸时,可向 总经办提出申请,经签字同意后,可复制底图并到文控中心加盖受控印章作为生产加工图纸, 图纸使用完后,归还至文控中心。技术资料的借查阅,必须严格遵守《文档管理手册》 “文件档 案的保管”和“文件档案的借阅”管理制度。 4.5.2 生产部门有外协委托加工产品时,在向加工方提交图纸等技术资料时,应视技术的保密程 度与双方签定技术保密协议, 为防止公司技术泄露, 加工完成后, 应及时将发出去的资料收回, 并妥善保管。 4.5.3 各部门在图纸使用过程中,要妥善保管好图纸,严禁发生因保管、使用不当而导致图纸损 坏或丢失的现象,如发现图纸损坏,应及时向文控中心提出申请以补充新图;同时,应将损坏 的图纸交还文控中心予以销毁,并填写《文件销毁申请单》 ,经相关部门会同审批后当场销毁。 4.5.4 归档的技术资料如有保密要求和查阅限制的,由归档部门会同文控中心拟定保密级别和限 制查阅使用范围,未经许可,任何单位或个人都不得将公司有保密要求的技术资料一任何方式 泄露给第三方。

4.6 技术资料的处理 4.6.1 因产品更新换代或技术 资料换版时, 原有的技术资料如有保存价值, 应加盖 “作废留用” 印章,并做好记录予以隔离存放,若无保存价值,经总经办审批,由文控中心予以销毁,防止 发生误用。 4.7 做好技术资料的管理 4.7.1 资料管理设立专门的加锁文件柜保存, 内置文件盒, 盒内分册, 册内分页, 统一进行编号。 造册要求:建立资料文件索引,并相应建立柜、盒、册的目录。柜盒册要有明显的标识。对文 件资料的保管应注意防潮、防霉、防蛀、防火等。所有资料力求管理规范、归类准确、保存完 整。 4.7.2 文控中心在研发部设一名文控管理员,以做到技术资料管理责任到人,其主要职责为:负 责公司生产过程中 的图纸等技术资料的管理;负责本单位图纸等使用后的收集、整理,并上交 文控中心存档;负责技术图纸的收发登记、保管工作。


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