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电子档案管理规范1


电子文件归档与管理规范(试行)
一、范围 本标准规定了在公务活动中产生的, 具有保存价值的电子文件的形成、 积累、 归档、保管、利用、统计的原则和方法。 二、引用标准 青岛市电子文件归档与管理规范;电子文件归档与电子档案管理办法 GB/T 18894—2002 三、术语 本标准采用下列术语 1、 电子文件 指在计算机及网络环境中生成的社会活动记录,即以数码形式存储于磁带、 磁盘、 光盘等载体, 依赖计算机系统阅读、 处理, 并可在通信网络上传送的文件。 2、归档电子文件 具有凭证和利用价值、作为档案保存的电子文件。 3、真实性 指按规定对电子文件的内容和显示形态进行鉴定后, 确认其与形成时的原始 状况一致。 4、完整性 指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。 5、有效性 指电子文件应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系 统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 6、逻辑归档 指在计算机网络上进行, 不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门 移交的过程。 7、物理归档 指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。 8、元数据

指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件 环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 四、管理体制和职责 1、文件形成部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集、登记,确保其 真实性、完整性、有效性和安全性,并定期向档案管理部门移交;档案管理部门 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控,规定 电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。 2、为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用,从电子文件产生时就应 按照制度要求,妥善管理,以确保其不散失、不损毁、不失真。 3、归档的电子文件,应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案 部门要确保电子文件能有效机读。 4、档案管理人员应用严格保密档案人员的个人信息以及其他的档案材料的 内容。 五、电子文件的收集 1、收集范围 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件、相关人员信息的 更正或调整及相关软件均属收集范围。按照电子文件的信息类型包括: (1)文本文件:指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。 (2)图像文件:指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。 (3)图形文件:指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。 2 电子文件收集要求 (1)归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存,并在内容及 相关描述上保持一致。 (2)文本文件收集时应统一将其转换为 TXT、word、excel、wps 等通用格式 的文档 (3)静态图像文件收集时应统一将其转换为 PDF、JPEG、jpg 等常用格式, 推荐使用 JPEG、pdf。 (4)电子文件性质代码:R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正 式电子文件;N—无纸电子文件;T—文本文件;I 一图象文件;G—图形文件;V 一影像文件;A—声音文件;M—多媒体文件;P—计算机程序;D—数据文件。

六、电子文件的归档 1、归档要求 文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档, 定期把经过鉴定符合归档条 件的电子文件进行物理归档,并按档案管理的要求进行登记和交接。 2、归档电子文件应按"件"进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件, 密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理,如:正文与附件、重要章程的 历次修改稿等。 3、同一宗内的电子文件按照年度-保管期限-机构(问题)或保管期限-年度 -机构(问题)等分类方案进行分类。 4、按电子文件类别代码相对集中的组织存储载体。 七、鉴定 1、电子文件的鉴定工作,应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的 鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。 2、归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性 和有效性进行检验,并由负责人签署审核意见,检验和审核结果填入《归档电子 文件移交、接收检验登记表》—2002 (见附录 A 的表 A3)? 3、电子文件保管期限和密级的划分工作,参照国家关于纸质文件材料密级 和保管期限的有关规定执行。 电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内 容信息的保管期限一致。 4、归档时间 逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。 5、检测 在进行电子文件归档工作时,应对归档电子文件的基本技术条件进行检测, 检测内容包括:硬件环境的有效性,软件环境的有效性及其信息记录格式、有无 病毒感染等。具体要求参照第八条。 6、把带有归档标识的电子文件集中,拷贝至耐久性好的载体上,一式 3 套, 一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。对于加密电子文件,则应在解 密后再制作拷贝。 7、推荐采用的载体,按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、

可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。 8、存储电子文件的载体或装具上应贴有标签,标签上应注明载体序号、全 宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等,归档后的电子文件的载体应设置 成禁止写操作的状态。 9、将相应的电子文件机读目录、其他说明等一同归档,并附《归档电子文 件登记表》(见附录 A 的表 A.4 和表 A.5)。归档电子文件应以盘为单位填写《归 档电子文件登记表》首页(见附录 A 的表 A.4),以件为单位填写续页(见附录 A 的表 A.5)。 八、移交、接收检验 移交、 8.1.1 文件形成单位在移交电子文件之前,档案保管部门在接收电子文件

之前,均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验。 8.1.2 检验项目如下:

——有无病毒; ——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续; ——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全; ——对特殊格式的电子文件,应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否 完整。 检验结果分别由移交单位、 接收单位填入 《归档电子文件移交、 接收检验登记表》 (见附录 A 的表 A.3)的相应栏目。 8.1.3 档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对

检验不合格者,应退回重新制作,并再次对其进行检验。 8.2 移交手续

档案保管部门验收合格,完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见 附录 A 的表 A3)的填写、签字、盖章环节。登记表一式 2 份,一份交电子文件形 成单位,一份由档案保管部门自存。 8.3 有效性保证 随着系统设备更新或系统扩充,应及时对归档电子文件进行迁移操作,并填 写《归档电子文件迁移登记表》(见附录 A 的表 A.6)。 九、电子档案的利用与保密 电子档案的利用与保密 利用 9.1.1 归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允

许擅自复制电子文件。 9.1.2 9.1.3 利用时应使用拷贝件。 利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网

的方式利用时,应遵守国家或部门有关保密的规定,有稳妥的安全保密措施。 9.1.4 9.2 9.2.1 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。 归档电子文件的鉴定销毁 归档电子文件的鉴定销毁,参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定

执行,且应在办理审批手续后实施。 9.2.2 属于保密范围的归档电子文件,如存储在不可擦除载体上,应连同

存储载体一起销毁。 十、统计要求 统计要求 档案保管部门应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁 情况进行统计。

二○一○年





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A(规范性附录)登记表格式 表A.1 电子文件登记表(首页)

形成部门 文 件 特 征 完成日期 载体编号 通讯地址 电 话 联系人 载体类型

设 备 环 境 特 征

硬件环境(主机、 网络服务器型号、 制造厂商等) 操作系统 数据库系统 软件环境(型号、 版本等) 相关软件(文字 处理工具、浏览 器、压缩或解密 软件等) 记录 类型 □定长 □可变长 □其他 记录总数 总字节数

文 件 记 录 特 征

记录结构(物理、逻 辑) 记录字符、图 形、音频、视 频文件格式 文件载体 填表人(签名) 型号: 数量: 备份数:

□一件一盘 □一件多盘

□多件一盘 □多件多盘

制 表 审 审核人(签名) 核













表A.2

电子文件登记表(续页) 第 页 备注

文件 编号





形成 时间

文件稿 本代码

文件类 别代码

载体 编号

保管 期限

表A.3归档电子文件移交、接收检验登记表

单位名称 检验项目 移交单位: 载体外观检验 病毒检验 真实性检验 完整性检验 有效性检验 技术方法与相关软件说明 登记表、软件、说明资料检验 接收单位:

填表人(签名) 年 月 日 年 月 日

审核人(签名) 年 月 日 年 月 日

单位(印章) 年 月 日 年 月 日

表A.4归档电子文件登记表(首页)

形成部门 文 件 特 征 完成日期 载体编号 通讯地址 电 话 联系人 载体类型

设 备 环 境 特 征

硬件环境(主机、 网络服务器型号、 制造厂商等) 操作系统 数据库系统 软件环境(型号、 版本等) 相关软件(文字 处理工具、浏览 器、压缩或解密 软件等) 记录 类型 □定长 □可变长 □其他 记录总数 总字节数

文 件 记 录 特 征

记录结构(物理、逻 辑) 记录字符、图 形、音频、视 频文件格式 文件载体 送交部门 通讯地址 电 话 型号: 数量: 备份数:

□一件一盘 □一件多盘

□多件一盘 □多件多盘

联系人 年 月 日

制 表 审 核

送交人(签名) 接收部门 通讯地址 电 话 联系人

接收人(签名)







表A.5归档电子文件登记表(续页) 第 文件 编号 题 名 形成 时间 文件版 本代码 文件类 别代码 载体 编号 保管 期限 页 备注

表 A.6

归档电子文件迁移登记表

硬件系统: 源系统 设备情况 系统软件: 应用软件: 存储载体:

硬件系统: 系统软件: 目标系统 设备情况 应用软件: 存储载体:

记录数: 被迁移归档 电子文件情况 迁移时间: 操作者:

字节数:

填表人 (签名)







审核人(签名)







单位 (盖章)








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