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公文处理与写作基本知识2


公文处理与写作基本知识 (2010 年 1 月) 一、公文的定义、特点、作用和分类
(一)公文的定义
公文是党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中所形 成的具有法定效力和规范体式的公务文书。

(二)公文的特点
1、鲜明的政治性。 2、法定的权威性。 3、严密的科学性。 4、体式的规范性。 5、法定的程序性。

(三)公文的作用
1、法规行政约束作用。 2、领导指导作用。 3、联系公务作用。 4、宣传教育作用。 5、沟通信息作用。 6、依据凭证作用。

(四)公文的分类
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公文在其长期的发展过程中, 适应国家机关各项活动的不同 需要,逐步形成了不同的种类。

1、公文分类的意义
(1)正确区分公文类别,有助于公文撰写的规范化; (2)正确区分公文类别,有助于公文传输的制度化; (3)正确区分公文类别,有助于公文立卷归档的科学化;

2、公文分类的标准
(1)按法定文件规定,公文可分为法定党政公文和机关常 用事务文书。 国务院 2000 年 8 月 24 日发布、2001 年 1 月 1 日起施行的 《国家行政机关公文处理办法》中规定的 13 种公文。即:命令 (令) 、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、 批复、意见、函、会议纪要;中共中央办公厅 1996 年 5 月 3 日 发布的《中国共产党机关公文处理条例》中的 14 种公文:决议、 决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条 例、规定、函、会议纪要。 机关事务文书,是指国家机关为处理日常事务而制发的文 书。常用的有:计划、总结、简报、章程、办法、调研报告、讲 话稿等。 (2)按公文的行文方向划分,有上行文、下行文和平行文。 上行文,即被领导、指导的下级机关向上级领导、指导机关

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报送的公文。如:报告、请示。 下行文,即上级领导、指导机关向下级被领导、指导的机关 发送的公文。如:命令、决定、公告、通知、批复。 平行文, 即同一组织系统中的同级机关或不相隶属机关之间 互相递送的公文。如:函、议案。 (3)按公文办理的紧急程度划分,有特急公文(特急) 、紧 急公文(急件) 、常规公文(平件) 特急公文:是指事关重大而又十分紧急,要求以最快的速度 形成、运转和处理的公文。 紧急公文:一般也是涉及重要工作需要急速形成、运转和处 理的公文。 常规公文:是指可以按正常速度形成、运转和处理的公文。 (4)按公文的秘密等急划分,有绝密公文(绝密件) 、机密 公文(机密件) 、秘密公文(秘密件) 、内部公文(内部件) 、国 内公文(国内件) 、公开公文(公开件) 绝密件:指内容涉及最重要的国家秘密,泄露会使国家的安 全和利益遭受特别严重损害的公文。 机密件:指内容涉及重要的国家秘密,泄露会使国家的安全 和利益遭受特别严重损害的公文。 内部件:指内容不涉及国家秘密,但不宜对社会公开,只限 在机关单位或一定范围内部运转的公文。
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国内件:指内容不涉及国家秘密,但不宜对国外公开发布的 公文。 公开件,指内容不涉及国家秘密,可直接对国内外公开发布 的公文。 (5)按公文的用途划分,有正件、附件、承办件、参阅件 正件:是正式文件,其主要部分是行文部分。它是处理公务 的具体书面工具。没有正件,便不会有附件。 附件:是附在正件后边,对正件或正件的部分内容加以补充 说明的公文或材料。 承办件:是指需要办理、执行的文件。这类文件,一般说来, 时间性、政策性、强制性较强。 参阅件:是仅供阅读参考的文件。它没有强制执行作用。 (6)按公文运转的范围划分,有通用公文和专用文书。 (7)按公文的效用程度划分,有草稿、讨论稿、定稿、正 本、副本、试行本、修订本。

3、公文的常规分类(包含事务文书)
(1)报请公文。报请类公文,是下级机关单位向上级领导 机关报告工作、反映情况、请求回复的公文。如:报告、请示。 (2)指挥类公文。指挥类公文,是由上级领导机关制发, 用以指导下级机关工作的公文。如:命令(令) 、指示、批复、 决定。
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(3)知照类公文。知照类公文,是各级机关之间或机关内 部向一定范围通知事项、 通报情况、 联系工作、 公布要求的公文。 如:通知、通报、通告、公告、函、会议纪要。 (4)法规类文书。法规类文书,是由机关单位或组织团体 制定和发布的, 要求有关组织和人员强制性贯彻执行的工作或活 动的规范与要求的文书。如:章程、条例、规定、办法、细则。 (5)计划总结类文书。计划文书,是为实现某一工作目标 而制定的有关方法、步骤、措施等的策划性文书。其特点是有较 强的指挥性、针对性、激励性。如:计划、总结、调研报告、工 作研究、简报、会议纪录。 (6)演讲类文书。演讲类文书,是在集会和公众场合发表 讲演的文书。 (7)常用经济类文书。本来是属于专用文书。但随着机关 工作都以经济为中心, 因而其中不少文种已经成为国家机关常用 的事务文书。如:经济调研预测报告、经济活动分析报告、可行 性研究报告、经济合同、产品说明书、经济广告。

二、公文的行文规范
(一)公文的行文规则
1、行文应当确有必要,注重效用。不滥发空文。简化行文 手续。
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2、尊重组织关系, 根据机关间的工作关系准确行文原则。 3、 党政分开的原则。 行政机关不能向党的组织发指示性文件, 不以行政机关名义向党组织请示问题。 党组不向下级行政机关和 党的组织行文。行政机关在发文时,如涉及党的工作内容,应与 同级党委联合行文。 4、精简公文和控制数量原则。不重复行文,不多头行文。 5、一般不越级行文的原则。只有上级机关指定直接越级上报 的公文,检举、控告直接上级机关的公文才可以越级行文。 6、应分清主送机关和抄送机关。不多头主送和忽视抄送,尊 重机关职权; 7、 报刊上发表的文件,视为正式文件。 8、 机关内部应规定发文权限,部门内设机构除办公厅(室) 不得对外正式行文。 9、上级机关的公文不能随意翻印、转发。 10、 行文由办公秘书部门统一处理的原则。 11、公文不直接报领导者个人的原则。 12、 请示不抄下级机关的原则。 13、 请示只主报一个机关的原则。 14、 向下级机关和系统的重要行文应该同时抄送直接的上级 机关。 15、 政府各部门除以函的形式商洽工作、 询问情况和答复问题、
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审批事项外,一般不得向下级政府正式行文件。如所发文件内容 涉及须经政府审批的事项,经政府同意也可以由部门行文,但文 中必须清明“经市或县(区)人民政府同意”字样。

(二)公文的行文方式
1、逐级行文。逐级行文,是指某级机关向直接的上级机关或 所属的直接下一级机关的行文。即按机关层次一级一级地行文。 2、多级行文。多级行文,是指向两个或两个以上级别的机关 的行文。 3、直接行文。直接行文,是指不受组织系统与级别层次的制 约而直接向对方机关单位制发公文。 4、越级行文。越级行文,是指越过直接的上级或下级机关向 更高的上级机关或更低的下级机关行文。 越级行文只限于下述情况:一是由于发生了严重的紧急情况, 如发生重大的恶性案件、敌人入侵、严重自然灾害等;二是经过 请示直接上级领导机关,但长时间得不到解决的问题;三是直接 上下级机关之间或有关部门之间有争议而久拖不决的问题; 四是 上级领导机关直接交办,并指明越级上报的事项;五是对直接上 级领导机关进行检举、揭发、控告的问题;需直接询问、答复联 系的具体事项,而又与直接上级机关无关的,可越级行文。 5、联合行文。对于涉及各机关(部门)之间的事宜,可联合 行文。联合行文时,作者应是“同级机关” 。
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三、公文的格式
这里所讲的公文格式是国务院 2000 年 8 月 24 日颁布的 《国 家行政机关公文处理办法》及中国标准出版社出版的《国家行政 机关公文格式》 (GB/T9704——1999)规定的行政机关公文格式。 行政公文由眉首(红色反线以上的部分) 、主体(标题至主 题词之间的部分) 、版记(主题词及其以下各要素) 三大要素(部 分)构成。下面,讲讲构成行政公文各要素的格式规范,包括不 同文种的格式规范。 (以上加文本演示说明) 具体为: 公文用纸和文件头的规范;公文份数序号、秘密等级和保密 期限、紧急程度标识规范;发文字号及签发人标识的规范;标题 的规范; 主送机关标识的规范; 正文的格式规范; 附件标识规范; 成文日期标识及盖章规范;附注的规范;版记的规范;印刷和页 码标识的规范;几种文种格式上应注意的问题。

(一)公文的眉首格式
置于公文首页红色反线(宽度同版心,即 156 ㎜)以上的各 要素统称眉首。它们包括公文份数序号、秘密等级、紧急程度、 发文机关标识、发文字号、签发人。

(二)公文的主体格式
置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间各要素统
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称主体。公文的主体格式由公文标题、主送机关、公文正文、附 件、成文时间、公文生效标识、附注组成。

(三)公文的版记格式
置于公文主题词以下的各要素统称版记。公文的版记格式, 由主题词、抄送机关、印发机关、印发时间、版记中的反线等构 成。

四、公文文种及写作规范要求
(一)通知
通知是上级机关向下级机关传达指示、部署工作,批转下级 机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文,布置工作与 周知事项时所用的一种下行公文, 有时也是告知有关单位需要周 知或共同执行的事项的平行文种。通知用得最为广泛,因而使用 频率很高。 A:主要类型有: 1.部署工作性通知。 2.贯彻指示性通知(指示性通知) 。 3.管理措施性通知。 4.会议、培训通知。 5.任免聘用干部通知。 6.事务性通知。
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7.交流信息类的通知。 8.印发类通知(发布性通知) 。 9.转发类通知。 10.批转类通知。 批转、转发和印发有区别。批转是上级对下级的文件,加批 语以“通知”向下转发; “转发”适用于转发上级机关和不相隶 属机关的文件;印发适用于本县(区) 、本部门印发法规、规章 性公文、讲话、工作意见、要点、实施方案、计划、规划等。 B:通知的规范要求: 1.通知是下行文。 2.通知可以联合行文。 3.工作部署性通知,一般分根据、事由和工作要求 3 部分, 4.通知内容广泛、形式多样。 5.通知是格式要素较为齐备的一种公文,一般只是没有“签 发人”栏。 6.所有转发、批转、印发的对象都是公文的主件的一部分, 不作“附件”看待。

(二)报告
“报告”是下级机关向上级领导机关,业务机关向指导机 关,执行机关向权力机关汇报工作、反映情况、提出意见建议、 答复询问所使用的陈述性上行公文。 “下情上达”是制发“报告”
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的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主,表达方式以概括叙 述为主,要客观地向上级反映具体情况,不要过多地采用议论和 说明。语气要求委婉、谦和,不宜用指令性的语言。 A:报告的特点,概括有四: 一是报告的行文目的是向上级汇报本机关的工作、情况、建 议、答复等,它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题,所 以不带请示事项,这也是它与请示区别的重要区别之一。 二是报告中一般不提出建议或意见。否则就要采用“意见” 这一文种。 如果确需在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建 议或意见,可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行,报告一经 批准,便作为批转文件的内容的一部分下发,其权威性依赖或附 属于批转机关,不能作为“附件” 。 三是报告在内容上不象请示那样有“一文一事”的要求,它 可以在一件公文中综合报告几件事情,层次结构也比较复杂。 四是报告广泛使用于下级机关向上级机关反馈信息, 是沟通 上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反 映问题、提出建议,也是下级机关必须履行的一项工作制度。 B:报告的主要类型。 报告是向上级机关汇报工作、反映情况,提意见或建议,答 复询问使用的文种。分 5 种类型: 1、正常工作报告;
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2、情况报告; 3、回复性报告; 4、文件备案报告; 5、意见建议性报告(一般应以“意见”上报) 。

(三)请示
下级机关在工作中发生的不能自行决定的重大问题, 不属本 机关权限审批的事项,需要上级帮助解决的重大事项,以及对上 级指示要求中不明确的问题等,向上级请求批准、指示时使用的 公文文种。 A:请示通常分类四类: 1.请求审批事项请示。 2.请求解决问题的请示。 **以上两类请示件,结束语用“当否,请示。、 ”“特此请示, 请审示。 ”字样。 3.建议性请示。 **此类请示件,结束语用“妥否,请批示。 ”字样。少部分 需要批转执行的,结束语用“以上请示,如无不妥,请批转有关 部门执行”的字样。 4.请求指示、答复问题的请示。 **此类请示件,结束语用“以上请示当否,请指示。 ”字样。 B:请示的规范要求
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1.不越级请示,不横向请示。 2.请示不能多头主送。 3.请示公文一文一事。 4.请示件要有上报机关明确而具体的意见。 5.请示件不下发。 6.紧急请示事项要说明时限。 7.请示件可联合行文。 8.上级机关答复请示要正式行文答复,有“强制回复”的性 质。 9.请示的问题必须是属本机关职权内无权或确难以处理的 问题与事项,不能超越职权请示其他机关的问题。 10.请示要标注“签发人” 。 C:报告与请示的区别: 二者都属于向上级机关报告情况、 反映问题。 二者区别在于: 1.报告属阅件,请示属办件。请示都要有回音,报告一般不 需办复,这是最大的区别。 2.功能上看,请示主要是请求解决问题或给予指示、答复问 题。报告主要是反映情况,提出意见、建议供决策参考。 3.报告内容广, 涉及面可大可小, 篇幅可长可短, 形成多样; 请示内容单一, “一文一事” ,基本结构简单,只有事由和请示事 项两部分,篇幅一般不长。
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4.格式上,报告较少限制。请示原则上只送一主办机关,报 告可报若干机关。联合请示少见,联合报告较多见。 5.结尾不一样。请示严谨规范,如“当否,请批示”等,报 告则不同,多种多样。 6.都是上行文。二者的受文单位必须是上级机关,不能把 “函”这一文种写成请示、报告。

(四)批复
批复是答复下级机关请示事项的下行公文。 下级机关遇有本 单位无权、无力、无法解决的事项需要向上级机关请示时,上级 机关就使用“批复”这一文种答复请示事项。批复的内容主要是 对请示事项明确表态,或同意,或不同意,或部分同意,有时还 对请示事项作出修正、补充。 A:批复具有以下特点: 1.批复与批示的不同点。批示针对的文种较多,有报告、计 划、总结、意见等;而批复则只针对于请示。 2.行文具有被动性。批复的写作以下级的请示为前提,它是 专门用于答复下级机关请示事项的公文,先有上报的请示,后有 下发的批复, 一来一往, 被动行文, 这一点与其他公文有所不同。 3.内容具有针对性。 4.效用的权威性。 B:批复的规范 要求
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批复的主送机关明确只有请示机关一个。 **不能与指示、复函混用。 **批复件,原则上一文一事。 **批复的引据要规范。 **非请就不得复,对报告的批复是错上加错。 C:批复与批转的异同: 1.相同之处: (1)从公文授受关系来看,都是构成上下级隶 属关系。 (2)从行文目的来看,都是对来文所请示的事项作出 回应。 (3)从文件的效用来看,都有不可更改性。不管是批复还 是批转,下发到受文机关后,都必须严格执行。 2.不同之处: (1)受文单位的多寡不同。批复的受文单位 较少,主送机关只一个,批转的受文单位多,主送机关若干个。 (2)所用文种不同。批转、批复都有批准性质,但批转下级机 关的公文,用“通知” (3)文件结构不同。批复一般不必重 。 复请示原文,而批转已经把请示原文作为公文的一部分。

(五)函
函,适用于不相隶属机关、平行机关之间相互商洽工作,询 问和答复问题,请求批准和答复审批事项,向有关主管部门请求 批准等。 A:按行文关系划分,函是平行文。 函有两种,一是正式公函,二是便函。
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B: 复函的原由常见写法是 “××日来函收悉” 或 , “关于?? 的函收悉。 ” 结尾:有的意完即止,无特殊的结尾标志;有的在结尾处写 上“特此函告”或“盼复”“请函复” 、 ;若是复函,则写上“特 此函复” 。 C:函的规范要求。 **函是平行公文。 **函的结束语,请求批准时写“请函复”“请审批”“请研 、 、 复” ,通知函用“特此函告” 。

(六)会议纪要
会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项使用的一种行 政公文。会议议定事项是本单位、本地区、本系统开展工作的依 据。有的会议纪要的精神也可供别的单位、别的系统参考。 A:会议纪要的特点。 1.内容的纪实性。 2.表达的要点性。 3.称谓的特殊性。 B:会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是: 第一, 性质不同: 会议记录是讨论发言的实录, 属事务文书。 会议纪要只记要点,是法定行政公文。 第二,功能不同:会议记录一般不公开,无须传达或传阅,
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只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求 贯彻执行。 C:写法。会议纪要的写法既要求简单明了,又叙述全面, 一般写法是“什么时间、什么人、主持召开什么会议,什么单位 的负责人参加了会议,会议对什么问题进行了专题研究和部署, 会议听取了什么单位关于什么问题的汇报 (或会议通报了什么情 况) ,什么人最后作了统一讲话,会议达成了共识,形成了一致 意见,现纪要如下:会议认为、会议指出、会议强调、会议要求、 会议决定” 。 D:注意事项。一是会议纪要的编号“第 期” ,要用阿拉伯

数字,印发时间用汉字;二是参会人员标识。正文后空 1 行、左 空 2 字,标“参会人员:XX 单位 XX 人、XX 人,XX 单位 XX 人。 ” 一定要列出参会单位名称,以防同名同姓;三是会议纪要不加盖 印章,不标识主送机关。四是会议纪要无主题词。

(七)意见
意见用于对重要问题提出见解和处理办法。 A:意见的分类 按行文方式分,意见有直接发文和随通知转发或批转两类。 按性质和内容分,有规划性意见、实施意见和具体工作的意见。 B:意见的写法。 意见是对重要问题提出见解和解决办法,从宏观上指导工
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作,在写作时,首先要求提出问题、分析问题,然后再制定出解 决问题的具体办法和措施。

(八)决定
决定适用于对重要事项和重大行动做出决策和安排, 奖惩有 关单位和人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。这里 的重要事项,是指带有全局性或具有重大意义和影响的事项,重 大行动是指对社会产生巨大影响的行动。 A:由于决定的内容是“对重要事项或重大行动做出安排” , 所以决定具有如下两方面的特点: 一是制约性。 二是指挥性和指导性。 B:适用范围(类型) 。 1.对某项工作或重大行动作出安排的决定。 2.对某一重大问题作出处理的决定。 3.对设置机构、任免人员、召开会议或表彰、处分等重要 事项作出的决定。 4.撤销变更下级机关的决定。 C:写作注意事项 1.不能滥用决定行文。 2.决定的内容要与“决定”文种相符,不能滥发决定。 3.决定原由要充分、准确、合理。
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4.决定的原由是决定事项的依据、理由。要注意交待清楚, 做到既简明扼要,以要有理有据,令人信服。 5.决定事项要具体、明确、清楚。 6.决定事项是决定的主要内容,有关机关据此贯彻执行。 7.标题要完整、时间标注要准确。 D:与其它文种的区别 决定与通知、指示的区别:一般事关全局、政策性强,任务 艰巨、 执行时间长的重大工作,才适宜使用“决定”这一文种。 它的使用范围较“通知”要窄一些。指示虽也是指导性的文件, 但它是针对某一时期全面的、原则性问题,且偏重于步骤、方法 和原则的指导。

(九)通报
通报是上级把有关的人和事告知下级的公文。 用于传达重要 情况、事项,表彰先进、批评错误而适用的文种。它的作用是表 扬好人好事, 批评错误和歪风邪气, 通报应引以为戒的恶性事故, 传达重要情况以及需要各单位知道的事项。其目的是交流经验, 吸取教训,教育干部、职工群众,推动工作的进一步开展。 A:通报的特点 1.告知性。 2.教育性。 3.政策性。
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B:通常按内容性质把通报分为三类: 1.表彰性通报。表彰性通报,就是表彰先进个人或先进单 位的通报。 2.批评性通报 。批评性通报,就是批评典型人物或单位的 错误行为、不良倾向、丑恶现象和违章事故等的通报。 3.情况通报。 这类通报具有沟通和知照的双重作用。

(十)议案
是指国家各级人大代表,大会常务委员会向本届大会提出, 并请求大会予以审议的文书。 政府公文中, 指各级人民政府按法律规定程序向同级人民代 表大会或人大常委会提请审议事项的文种。 议案一般涉及重大问题,具有建议性、可行性特点。 《宪法》 第 72 条规定: “全国人民代表和全国人民代表大会常务委员会组 成人员, 有权依照法律规定的程序分别提出属于全国人民代表大 会和全国人民代表大会常务委员会职权范围内的议案” 。

(十一)公告
公告是用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。 公告主要有两种,一是宣布重要事项,如最近我国将在东海 进行地对地导弹发射训练;二是宣布法定事项,如宣布某项法规 或规章,宣布国家领导人选举结果。 有一类公告是属于专业性的或向特定对象发布的, 如经济上
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的招标公告,按国家专利法规定公布申请专利的公告,属专业性 公告;也有按国家民事诉讼法规定,法院递交诉讼文书无法送本 人或代收人时,可以发布公告间接送达,是向特定对象发布的, 这些都不属行政机关公文。 A:行政机关公文中的公告,具有如下特点: 一是内容重要。 二是对象广泛。 三是制发机关级别高。 B:写法 公告是一种严肃庄重的公文,它内容单一,篇幅较短,或篇 段合一,或分条列点,表达直截了当,语言简洁明快。

(十二)通告
通告是属于周知性的文种之一,是在一定的范围内,对社会 各有关方面、人民群众、机关团体公布应当遵守和周知的事项的 文件。 通告与公告都同属于周知性公文,二者区别:一是通告所宣 告的事项多属于专业性或业务性的,多涉及公安、交通、金融方 面;公告为重大事项的发布。二是相关对于公告,通告发文机关 级别低、 发文范围小、 内容为一般事项。 三是在实践工作使用 “通 告”较多,使用“公告”较少。
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(十三)命令(令)
命令(令)是国家权力机关、行政机关、军事机关及其负责 人颁布的,是具有强制执行性质的领导性、指挥性的下行公文。 主要用于依据有关法律巩固行政法规和规章; 宣布施行重大强制 性行政措施;嘉奖有关单位和人员。 命令(令)是“依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣 布施行重大强制性行政措施;奖惩有关人员”时所使用的公文。 A:命令(令)与别的公文相比较,具有以下几个特点。 1.内容重要。 2.权威性强。 3.强制性大。 B:命令(令)的分类:命令(令)通常使用的种类有:公 布令、行政令、任免令、嘉奖令、惩处令、通缉令、撤销令。

五、公文的办理规程
(一) 公文处理的含义、 任务、 作用和原则:
1、公文处理的含义。公文处理是党政机关、人民团体、企 业事业单位一项经常性的工作。广义的公文处理也称作“文书处 理” ,指:收文的阅处,发文的制发和办结文件的立卷、归档、管 理,以及对公文处理工作的组织、指导等所进行的全部工作。狭
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义的公文处理,也叫“办文” ,仅仅指收文处理的拟办、批办、 承办、催办等环节和发文处理中的拟稿、核稿、签发等定稿前的 各环节的工作。 2、公文处理的任务。我国公文处理的任务,总的讲:是准 确及时安全地处理各类公文,当好领导的参谋和助手。 公文处理的具体任务是: (1)发文办理。包括从草拟到分发 等整个行为过程。 (2)收文办理。即收文机关对收到公文予以签 收、承办或撰拟新的公文作出答复或批转、转发的处理。 (3)公 文管理。即办公厅(室)的文秘专职人员对公文的统一收发、审 核、用印等一系列管理过程。 (4)公文归档。即对已办理完毕的 公文进行整理、归档的行为过程。 3、公文处理的作用。公文处理是机关实现管理职能和重要 形式,是国家档案事业的基础。 4、公文处理的原则。公文处理的基本原则是:实事求是、 精简高效,做到及时、准确、安全、保密。

(二)发文的办理程序
发文办理,是指以本机关名义制发公文的过程。包括以下几 道程序:交拟、草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、 分发、存稿和传递。 在这里重点讲一下“审核”这一道程序的要求。审核,又称 核稿,是指办公室(秘书科)对即将送机关负责人签发的文稿所
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作的全面审核、把关和修改,这一项工作做得如何将直接影响到 公文的质量。按照《国家行政机关公文处理办法》的规定,文稿 审核的主要任务是把好 6 关: 一是行文关。重点审查是否确需行文,行文方式是否妥当, 是否符合行文规则和制作公文的有关要求。 二是政策关。重点审查文稿的内容是否符合党和国家的方 针、政策和法律、法规。 三是措施关。 重点审查文稿中提出的措施和办法是否符合客 观实际,是否明确具体,是否具有可操作性。 四是协调关。重点审查文稿内容所涉及的县(区) 、部门是 否经过协调,意见是否一致,是否还需进一步协调。 五是表述关。重点审查文字表述是否做到概念准确,简明扼 要,条理清楚,语法规范,中心突出,观点鲜明,主题词标写恰 当。 六是休式关。重点审查文种选择是否恰当,公文格式是否符 合有关规定,标题是否简洁准确,收文机关和发文机关的关系处 理是否恰当,主送、抄送机关是否准确,印发范围、秘密等级、 紧急程度、发文字号、成文时间、印刷份数、附件标注等是否准 确无误。

(三)收文的办理程序
收文的办理程序, 指的是在收到公文后机关内部就文件的办
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理过程而构成的一系列工作程序。收文办理程序,具有确定性、 连续性与规范性的特点。具体包括以下几道程序:签收、登记、 审核、拟办、批办、承办、催办、注办。 在这里重点讲一下“拟办意见”的写法。拟办是指各单位的 办公室或文秘部门在收文阅读后提出的初步处理意见, 以提供机 关负责人阅批时参考。提“拟办意见”这项工作是办公室文秘人 员发挥参谋助手作用的一个重要渠道。 一是要确定文件主批人;二是确定承办单位和协办单位;三 是紧急公文要注明办理时限;四是凡不符合《国家行政机关处理 办法》规定的公文,经办公室或秘书科负责人批准后,可以退回 呈报单位并说明理由。 在具体撰写时,要求做到有情况、有分析、有建议,必要时 要在文件后附上有关处理依据和背景材料, 最终达到机关负责人 不看文件,只看拟办意见就批示“同意拟办意见”的目的。

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